Acerca de la Libreta de direcciones

Utilice el cuadro de diálogo Libreta de direcciones para buscar información de correo electrónico y de fax al dirigir mensajes. Utilice la carpeta Contactos para guardar y recuperar todo tipo de información acerca de otros usuarios, como domicilios, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y números de fax. Los contactos de la carpeta Contactos que incluyan una entrada en el campo Correo electrónico o en uno de los campos de número de fax, aparecerán automáticamente en la Libreta de direcciones de Outlook, dentro del cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Para abrir el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, haga clic en Libreta de direcciones  [image]  o en Libreta de direcciones del menú Herramientas.

En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones pueden existir varios tipos de libretas de direcciones, como por ejemplo Lista global de direcciones, Libreta personal de direcciones y Libreta de direcciones de Outlook. Seleccione estas libretas de direcciones en el cuadro Mostrar los nombres que figuran en. Para obtener información acerca de cómo especificar qué libreta de direcciones desea que aparezca primero, haga clic en  [image].

Tipo de Libreta de direcciones	Descripción
Lista global de direcciones	Libreta de direcciones que contiene todas las direcciones de correo electrónico de los usuarios, grupos y listas de distribución de su organización a las que puede enviar mensajes. La creación y el mantenimiento de esta libreta de direcciones es responsabilidad del administrador. La Lista global de direcciones también puede contener direcciones de correo electrónico de carpetas públicas.
Libreta de direcciones de Outlook	Libreta de direcciones que se crea automáticamente a partir de la carpeta Contactos y que incluye una entrada en el campo Correo electrónico o Número de fax. Los contactos pueden ser personas que trabajen dentro o fuera de su organización y es posible mantener múltiples direcciones de correo electrónico de cada contacto. Al actualizar los contactos en la carpeta Contactos, la Libreta de direcciones de Outlook se actualizará automáticamente. La carpeta Contactos aparece como entrada separada en Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro Mostrar los nombres que figuran en (cuadro de diálogo Libreta de direcciones).
Libreta personal de direcciones	Libreta de direcciones personalizada cuya mayor utilidad es guardar las listas personales de distribución a las que envíe mensajes con frecuencia, como por ejemplo una lista de todos los integrantes del equipo de baloncesto. Si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, también puede agregar una dirección de carpeta pública a la Libreta personal de direcciones. Los archivos de la Libreta personal de direcciones tienen la extensión .pab y pueden guardarse en un disco.
Puede agregar y quitar la Libreta de direcciones de Outlook y la Libreta personal de direcciones desde su perfil de usuario.

También puede importar libretas personales de direcciones desde Microsoft Mail 3.x o desde Microsoft Exchange Client a la carpeta Contactos o utilizarlas como si fueran de Outlook. No obstante, cualquier cambio que realice en la Libreta personal de direcciones en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones no se actualizará en la carpeta Contactos. Para obtener información acerca de cómo importar una libreta personal de direcciones a una carpeta de contactos, haga clic en  [image].


Copiar la Lista global de direcciones al equipo

•	En el menú Herramientas, seleccione Sincronizar y, a continuación, haga clic en Descargar libreta de direcciones.

Notas

•	Si desea enviar mensajes codificados mientras esté desconectado, asegúrese de hacer clic en Descargar libreta de direcciones sin conexión para incluir información detallada. Para obtener información acerca de características de seguridad como codificar mensajes, haga clic en  [image].

•	Si trabaja fuera de línea, pero está conectado a la red o si trabaja con una conexión telefónica, este comando le conectará al servidor, transferirá la Lista global de direcciones sin conexión a la red y, a continuación, se desconectará.


Dirigir un mensaje

Para enviar un mensaje rápidamente, escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO del mensaje. Separe los nombres con un punto y coma (;). Si el cuadro que desea utilizar no aparece, seleccione el nombre del cuadro en el menú Ver. Outlook intentará hacer coincidir el nombre que escriba con entradas de la Libreta de direcciones y aceptará entradas en formato estándar de dirección de correo electrónico de Internet; por ejemplo, ana256@msn.com. Para obtener información acerca de cómo comprobar los nombres antes de enviar mensajes, haga clic en  [image].

Para enviar rápidamente un mensaje a un contacto, haga clic en Contactos  [image]  y, a continuación, en el contacto al que desee enviar el mensaje. En el menú Contactos, haga clic en Nuevo mensaje para el contacto.

Además, podrá enviar un mensaje a cualquier usuario de otro sistema de correo electrónico o a diversos destinatarios con un interés común utilizando una lista personal de distribución.

¿Qué desea hacer?

Dirigir un mensaje a alguien con otro sistema de correo electrónico

Crear una lista personal de distribución


Dirigir un mensaje a alguien con otro sistema de correo electrónico

1	Redacte el mensaje.

2	Haga clic en los botones Para, CC o CCO.

Para agregar cualquiera de estos botones al mensaje, seleccione el nombre del botón en el menú Ver.

3	Haga clic en el botón Nuevo.

4	Haga clic en Sólo en este mensaje.

5	En el cuadro Seleccione el tipo de entrada, haga clic en el tipo de sistema de correo electrónico al que desee enviar un mensaje.

6	Haga clic en Aceptar.

7	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.


Dirigir un mensaje a alguien con otro sistema de correo electrónico a partir de un contacto

1	En el elemento de contacto, haga clic en Libreta de direcciones  [image].

2	Haga clic en Nuevo.

3	Haga clic en Sólo en este mensaje.

4	En el cuadro Seleccione el tipo de entrada, haga clic en el tipo de sistema de correo electrónico al que desee enviar un mensaje.

5	Haga clic en Aceptar.

6	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.


Crear una lista personal de distribución

Para poder crear una lista personal de distribución deberá tener configurada una Libreta personal de direcciones en su perfil de usuario. Para obtener información acerca de cómo agregar una Libreta personal de direcciones al perfil, haga clic en  [image].

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	Haga clic en Entrada nueva  [image].

3	En el cuadro Seleccione el tipo de entrada, haga clic en Lista personal de distribución y, a continuación, en Aceptar.

4	En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el grupo.

5	Haga clic en Agregar y quitar miembros.

6	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, seleccione la libreta de direcciones que contenga los nombres que desee agregar a la lista personal de distribución.

7	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba cada nombre que desee agregar. En el cuadro situado debajo, haga doble clic en cada nombre.


Eliminar una lista personal de distribución

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en Libreta personal de direcciones.

3	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la lista personal de distribución que desee eliminar. En el cuadro de debajo, haga clic en el nombre.

4	Haga clic en Eliminar  [image].


Agregar un nombre a la lista personal de distribución

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en Libreta personal de direcciones.

3	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la lista personal de distribución a la que desee agregar un nombre. En el cuadro de debajo, haga doble clic en el nombre.

4	Haga clic en Agregar y quitar miembros.

5	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, seleccione la libreta de direcciones que contenga los nombres que desee agregar a la lista personal de distribución.

6	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba y, a continuación, haga doble clic en cada nombre que desee agregar.


Quitar un nombre de la lista personal de distribución

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en Libreta personal de direcciones.

3	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la lista personal de distribución de la que desee quitar un nombre. En el cuadro de debajo, haga doble clic en el nombre.

4	Haga clic en Agregar y quitar miembros.

5	En el cuadro Lista personal de distribución, seleccione el nombre que desee quitar y, a continuación, presione SUPRIMIR.


Buscar nombres en la Libreta de direcciones

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en la libreta de direcciones en la que desee buscar nombres.

3	Haga clic en Buscar  [image].

4	Seleccione las opciones que desee.


Obtener información acerca de un nombre en la Libreta de direcciones

1	En el menú Herramientas, haga clic en Libreta de direcciones.

2	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en la libreta de direcciones que contenga el nombre acerca del cual desee obtener información.

3	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre que desee. En el cuadro de debajo, haga doble clic en el nombre.


Comprobar los nombres de los destinatarios antes de enviar un mensaje

Outlook comprueba automáticamente los nombres que escriba en los cuadros Para, CC y CCO con los nombres incluidos en la Libreta de direcciones antes del envío del mensaje. En caso de detectar una coincidencia exacta, el nombre aparecerá subrayado. Si aparecen varios nombres que coinciden con el que se ha escrito, debajo del mismo aparecerá una línea roja ondulada. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre para ver todos los nombres encontrados, entre los que puede elegir el de su destinatario.

Si se detectan varios nombres que coinciden con el escrito y se utilizó previamente esta dirección, el nombre elegido anteriormente de entre los diversos nombres aparecerá seleccionado con un subrayado verde de puntos para recordarle que existen otras opciones. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre para ver todos los nombres encontrados, entre los que puede elegir el de su destinatario.

Puede activar o desactivar la comprobación automática del nombre Si se desactivó la comprobación automática del nombre, puede comprobar manualmente los nombres en los mensajes.

¿Qué desea hacer?

Activar o desactivar la comprobación automática de los nombres

Comprobar manualmente los nombres antes de enviar un mensaje


Activar o desactivar la comprobación automática de los nombres

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

2	Active o desactive la casilla de verificación Comprobación automática del nombre.


Comprobar manualmente los nombres antes de enviar un mensaje

1	Redacte el mensaje e inserte la dirección a la que desea enviarlo.

2	Haga clic en Comprobar nombres  [image].


Configurar una carpeta de contactos para presentarla en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones

1	Si no aparece la lista de carpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic en la carpeta de contactos que desee que aparezca en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Libreta de direcciones de Outlook.

Mostrar

4	Active la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico.

5	En el cuadro Nombre de la libreta de direcciones, escriba el nombre de la carpeta de contactos que desee que aparezca en el cuadro Mostrar los nombres que figuran en del cuadro de diálogo Libreta de direcciones.


Quitar una carpeta de contactos mostrada en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones

1	Si no aparece la lista de carpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic en la carpeta de contactos que desee quitar del cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Libreta de direcciones de Outlook.

Mostrar

4	Desactive la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico.


Especificar la libreta de direcciones que debe aparecer primero

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios y elija la ficha Dirección.

3	En el cuadro Mostrar primero esta lista de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que desee que aparezca en primer lugar.

Para que aparezca en primer lugar una carpeta de contactos, debe seleccionar el nombre de esa carpeta de contactos, no Libreta de direcciones de Outlook.

4	Salga y reinicie Outlook.


Cambiar el orden de comprobación de los nombres en las libretas de direcciones

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios y elija la ficha Dirección.

3	En el cuadro Al enviar correo, haga clic en la libreta de direcciones que desee mover.

4	Haga clic en las flechas arriba y abajo ubicadas junto al cuadro Al enviar correo. Las libretas de direcciones de este cuadro se comprobarán de arriba a abajo.

5	Haga clic en Aceptar.

6	Salga y reinicie Outlook.


Agregar una libreta de direcciones para comprobación por nombres

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios y elija la ficha Dirección.

3	Haga clic en Agregar.

4	En el cuadro Listas de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que desee agregar.

Si desea agregar una carpeta de contactos, deberá seleccionar el nombre de esa carpeta, no Libreta de direcciones de Outlook.

5	Haga clic en Agregar y, dos veces clic en Aceptar.

6	Salga y reinicie Outlook.


Quitar una libreta de direcciones para comprobación por nombres

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios y elija la ficha Dirección.

3	En el cuadro Al enviar correo, haga clic en la libreta de direcciones que desee quitar.

4	Haga clic en Quitar.

5	Salga y reinicie Outlook.


Activar o desactivar el uso de comas para separar direcciones de correo electrónico

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

2	Active o desactive la casilla de verificación Usar la coma como separador de direcciones.

Nota   Puede seguir utilizando punto y coma (;) para separar direcciones de correo electrónico.


Solución de problemas de la Libreta de direcciones

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede encontrar un contacto en la Libreta de direcciones.

Se agregó un nuevo nombre a la Libreta de direcciones, pero no aparece en la lista de contactos

¿Qué significa el subrayado ondulado rojo o verde?

Al seleccionar una carpeta de contactos en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se produce un error


Se agregó un nuevo nombre a la Libreta de direcciones, pero no aparece en la lista de contactos

Cualquier nombre que se agregue en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones se agregará a la Libreta personal de direcciones. Las entradas en la Libreta personal de direcciones no se actualizan en la carpeta Contactos. Primero deberá agregar el contacto a la lista de contactos e incluir una entrada en el campo de correo electrónico o en uno de los campos de número de fax del contacto. A continuación, el contacto aparecerá en la carpeta Contactos bajo el título Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro Mostrar los nombres que figuran en (cuadro de diálogo Libreta de direcciones). Para obtener información acerca de cómo agregar un contacto, haga clic en  [image].


¿Qué significa el subrayado ondulado rojo o verde?

Outlook comprueba automáticamente los nombres que escriba en los cuadros Para, CC y CCO con los nombres de la Libreta de direcciones antes del envío del mensaje. En caso de detectar una coincidencia exacta, el nombre aparecerá subrayado. Si aparecen varios nombres que coinciden con el que se ha escrito, debajo del mismo aparecerá una línea roja ondulada. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre para ver los demás nombres encontrados, entre los que puede elegir el de su destinatario.

Si se detectan varios nombres que coinciden con el escrito y se utilizó previamente esta dirección, el nombre elegido anteriormente de entre los diversos nombres aparecerá seleccionado con un subrayado verde de puntos para recordarle que existen otras opciones. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre para ver los demás nombres encontrados, entre los que puede elegir el de su destinatario.


Agregar un comentario a un elemento

1	Abra un elemento que no sea una nota.

2	Haga clic en el cuadro de texto y escriba la información.

Sugerencia   Si la información que desea agregar se encuentra en un archivo, puede insertar éste en el cuadro de texto.


Abrir un elemento del calendario

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	Haga clic en el elemento que desea abrir.

3	En el menú Archivo, haga clic en Abrir  [image].

Sugerencia   También puede hacer doble clic en el elemento antes de su selección para abrirlo.


Copiar una cita

1	En Calendario, sitúe el puntero a la izquierda de la cita que desea copiar.

2	Cuando el puntero se convierta en  [image], haga clic en la cita.

3	En el menú Edición, elija Copiar.

4	Haga clic en la nueva fecha u hora que desee.

5	En el menú Edición, haga clic en Pegar.

Sugerencia    Si desea repetir la cita, puede designarla como periódica. Para obtener información acerca de la repetición de citas, haga clic en  [image].


Eliminar un elemento del calendario

1	Haga clic en el elemento que desea eliminar.

Para eliminar más de un elemento del calendario, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los elementos correspondientes.

2	Haga clic en Eliminar  [image].


Modificar una cita

1	Abra la cita que desea cambiar.

¿Cómo?

2	En la ficha Cita, seleccione las opciones que desea cambiar.

Sugerencia   En Calendario, puede arrastrar la cita a una fecha diferente. También puede hacer clic en el texto de descripción e incluir los cambios para modificar el asunto.


Modificar una cita periódica

1	Abra la cita periódica que desea cambiar.

¿Cómo?

2	Para cambiar la hora de la cita, la frecuencia o el intervalo de repetición en todas las repeticiones de la cita, haga clic en Periodicidad del menú Cita y seleccione las opciones que desee.

3	Para cambiar las demás opciones, como la ubicación o el asunto, en todas las instancias de una cita, haga clic en Modificar serie del menú Cita y seleccione las opciones que desee.

Sugerencia   Si sólo desea cambiar una instancia de la cita periódica, abra la cita y realice los cambios en la ficha Cita.


Mover una cita

1	En Calendario, sitúe el puntero a la izquierda de la cita que desea mover.

2	Cuando el puntero se convierta en  [image], haga clic en la cita.

3	En el menú Edición, elija Cortar.

4	Haga clic en la nueva fecha u hora que desee.

5	En el menú Edición, elija Pegar.

Nota   Si la cita es periódica, sólo se mueve la instancia seleccionada. Para mover todas las repeticiones de la cita, abra ésta, haga clic en Periodicidad del menú Cita y cambie la frecuencia.

Sugerencia   Para mover las citas rápidamente, arrástrelas a una nueva fecha u hora en Calendario o en el Explorador de fechas.


Todo acerca de citas, reuniones y eventos

Las citas son actividades para las que se bloquea tiempo en el calendario y no suponen invitar a otras personas ni recursos.

Las citas pueden incluir avisos adjuntos. Puede especificar cómo los demás ven el calendario mediante la designación del tiempo que ocupa una cita como ocupado, libre, provisional o fuera de la oficina. Puede programar citas periódicas. Si hace clic en una cita, se selecciona; si hace doble clic en el controlador de movimiento izquierdo, se abre. Puede ver las citas por día, semana o mes.

Cuando selecciona las horas de comienzo y fin, puede aprovechar la funcionalidad Autofecha y escribir texto como "próximo martes" o "mediodía" en lugar de escribir una fecha o una hora.

Puede programar una cita en su propio calendario y los demás usuarios pueden concederle permiso para programar o realizar cambios en las citas de sus calendarios. Las citas también pueden definirse como privadas.

Las reuniones son citas a las que se invita a personas y recursos.

Para crear y enviar solicitudes de reunión así como para reservar recursos se utiliza la Agenda de reuniones. Cuando crea una reunión, identifica a la persona y a los recursos que va a invitar y elige una hora de reunión. Las respuestas a la solicitud de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Puede realizar un seguimiento de las respuestas si hace clic en Mostrar estado de los asistentes en la ficha Agenda de reuniones del cuadro de diálogo Cita. También puede agregar personas a una reunión existente o volver a programar una reunión.

Los eventos son actividades que duran 24 horas o más.

Ejemplos de eventos son las ferias de muestras, las Olimpiadas, las vacaciones o un seminario. Un evento anual, como un cumpleaños o un aniversario, se produce cada año en una fecha determinada, en tanto que un evento se produce una vez y puede durar uno o varios días. Los eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en Calendario, sino que aparecen en títulos. Las citas que duran todo el día muestra el tiempo como ocupado, en tanto que un evento o un evento anual lo muestra como libre cuando lo ven otras personas.


Programar una cita periódica

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Calendario, haga clic en Nueva cita periódica.

3	Incluya las horas de comienzo y fin.

4	Elija la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se produce la cita y seleccione las opciones de la frecuencia.

5	Haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

7	En el cuadro Ubicación, incluya la ubicación.

8	Seleccione las demás opciones que desee.

9	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Programar una cita

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Cita.

2	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

3	En el cuadro Ubicación, incluya la ubicación.

4	Incluya las horas de comienzo y fin.

5	Seleccione las demás opciones que desee.

6	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   En Calendario también puede crear una cita si selecciona un bloque de tiempo, hace clic con el botón secundario del mouse (ratón) y hace clic en la opción Nueva cita del menú contextual.


Establecer un aviso de cita

1	Abra la cita o, si se trata de una cita periódica, la serie de citas para la que desea establecer un aviso.

¿Cómo?

2	Active la casilla de verificación Aviso e incluya el tiempo antes de la cita en que debe producirse el aviso.

3	Para personalizar la acción del aviso sólo en esta cita, haga clic en el botón  [image]  y seleccione el sonido que desea reproducir.


Programar una cita, reunión o evento

Las citas son actividades para las que se bloquea tiempo en el calendario y no implican a otras personas ni recursos. Las citas periódicas se repiten con regularidad.

Las reuniones son citas a las que se invita a personas y recursos. Las reuniones periódicas se repiten con regularidad.

Los eventos son actividades que duran 24 horas o más y pueden ocupar uno o varios días. Los eventos anuales, como un cumpleaños o un aniversario, se produce cada año en una fecha determinada. Los eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en el calendario, sino que aparecen en títulos.

¿Qué desea hacer?

Programar una cita

Programar una cita periódica

Programar una reunión

Programar una reunión periódica

Crear un evento

Crear un evento anual


Cambiar el tiempo de ocupación de un elemento del calendario

1	Abra el elemento del calendario en el que desea cambiar el tiempo de ocupación.

¿Cómo?

2	Haga clic en la opción del cuadro Mostrar la hora como que desee.

Nota   El estado de una cita afecta al aspecto con que se presenta a los demás cuando ven el calendario. De forma predeterminada, las citas se presentan como ocupado y están bloqueadas. Las citas marcadas como eventos se presentan en un título y no están bloqueadas.


Convertir una cita en periódica

1	Abra la cita que desea definir como periódica.

¿Cómo?

2	En el menú Cita, haga clic en Periodicidad.

3	Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con que desea que se produzca la cita y seleccione las opciones de la frecuencia.

4	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar  [image].


Acerca de la asignación de tareas

Las asignaciones de tareas permiten realizar el seguimiento del progreso en el trabajo que otras personas llevan a cabo para o en cooperación con usted en un proyecto. Por ejemplo, un director puede asignar una tarea a un ayudante o un empleado a otro miembro del mismo grupo. Las asignaciones de tareas requieren al menos dos personas: una para enviar una solicitud de tarea y otra para responder a esa solicitud.

Cuando envía una solicitud de tarea, pierde la propiedad de ésta. Puede conservar una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas y recibir informes de estado, pero no puede cambiar información como la fecha de vencimiento ni el porcentaje completado.

Cuando recibe una solicitud de tarea, se convierte en el propietario temporal de ésta. Puede aceptar la tarea, rechazarla o asignarla a otra persona. Si acepta la tarea, se convierte en su propietario nuevo y permanente y es la única persona que puede realizar cambios en la tarea. Si la rechaza, la tarea se devuelve a la persona que envió la solicitud. Si asigna la tarea a otra persona, puede conservar una copia actualizada en la lista de tareas y recibir informes de estado, pero la propiedad se transfiere a la persona a la que asignó la tarea.

Sólo el propietario o el propietario temporal de la tarea puede actualizarla. Si es el propietario de una tarea asignada a otras personas antes de aceptarla, cada vez que realice un cambio éste se reflejará automáticamente en las copias de sus listas de tareas. Cuando finalice la tarea, envíe informes de estado automáticos a las demás personas a las que se asignó la tarea y que los hayan solicitado.

Si asigna una tarea a varias personas a la vez, no puede conservar una copia actualizada en la lista de tareas. Para asignar trabajo a varias personas y conseguir que Outlook le mantenga informado acerca de su progreso, divida el trabajo en varias tareas y asigne cada una de ellas individualmente. Por ejemplo, para asignar un informe a tres escritores, cree tres tareas denominadas Escribir informe: Escritor 1, Escribir informe: Escritor 2 y Escribir informe: Escritor 3.


Asignar una tarea a otra persona

Las tareas se asignan mediante el envío a alguien de una solicitud de tarea. La persona que recibe la solicitud puede aceptar la tarea, rechazarla o asignarla a otra persona. Puede conservar una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas y recibir informes de estado, pero no puede realizar cambios en una tarea asignada a otra persona. Puede asignar una tarea según se indica a continuación:

•	Cree una solicitud de tarea. Outlook agrega automáticamente una copia de la tarea a su lista de tareas.

•	Cree una solicitud de una tarea que ya existe en la lista de tareas. En la lista de tareas se conserva una copia.

•	Si recibe una solicitud de tarea, reasígnela a otra persona en lugar de aceptarla o rechazarla.

•	Si asignó la tarea y se ha rechazado, reasígnela a otra persona o reclame la propiedad de la tarea mediante su devolución a la lista de tareas.

•	Si asignó la tarea y se ha aceptado, pero cambia de opinión acerca de quién debe finalizar la asignación, cree una copia no asignada de la tarea y asígnela a otra persona. Para crear una copia no asignada, debe estar activada la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas en la solicitud original enviada. Cuando cree la copia no asignada de la tarea, se borrarán los nombres de las personas en el cuadro Lista de actualización de la ficha Estado (cuadro de diálogo Tarea), de forma que los que recibían informes de estado o actualizaciones de la tarea ya no los recibirán de la tarea reasignada.

La tarea original asignada se conservará en la lista de tareas de la persona a la que asignó la tarea en primer lugar y ya no podrá mantener una copia actualizada de ella en su lista de tareas. Sin embargo, si solicita un informe de estado de la tarea o lo solicita cualquiera al que se haya asignado la tarea original, lo recibirán cuando el propietario marque la tarea como finalizada.

Después de asignar una tarea, Outlook realiza el seguimiento del propietario y del estado de actualización de la tarea. Cuando el propietario de la tarea la actualiza, el programa actualiza todas las copias en las listas de tareas de los demás que conservan una copia de ella. Cuando se finaliza la tarea, Outlook envía informes de estado a las personas a las que se asignó la tarea y que los hayan solicitado.

Puede cancelar una solicitud de tarea antes de enviarla si hace clic en Cancelar asignación  [image]  en la solicitud.

¿Qué desea hacer?

Crear una nueva solicitud de tarea

Crear una solicitud de tarea a partir de una tarea existente

Reasignar una solicitud de tarea

Reasignar una tarea rechazada

Reclamar la propiedad de una tarea asignada que fue rechazada

Crear una copia no asignada de una tarea y asignarla


Crear una nueva solicitud de tarea

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea.

2	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón Para.

3	En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.

4	Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.

5	Para conservar una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas, active la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas. Para recibir un informe de estado al finalizar la tarea, active la casilla de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea.

6	Si desea repetir la tarea, haga clic en Periodicidad  [image], seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

7	En el cuadro de texto, escriba instrucciones o información acerca de la tarea.

8	Haga clic en Enviar  [image].


Crear una solicitud de tarea a partir de una tarea existente

1	Abra la tarea que desea asignar.

¿Cómo?

2	Haga clic en Asignar tarea  [image].

3	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón Para.

4	Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.

5	Si desea repetir la tarea, haga clic en Periodicidad  [image], seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

6	Para recibir un informe de estado cuando finalice la tarea, active la casilla de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea.

Si la tarea no es periódica y desea conservar una copia actualizada en la lista de tareas, active la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas.

7	En el cuadro de texto, escriba instrucciones o información acerca de la tarea.

8	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Si asigna una tarea periódica, se conservará una copia en la lista de tareas, pero no se actualizará. Si ha activado la casilla de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea, recibirá un informe de estado de cada repetición finalizada de la tarea.


Reasignar una solicitud de tarea

1	Abra el mensaje que contiene la solicitud de tarea.

¿Cómo?

2	Haga clic en Asignar tarea  [image].

3	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

4	Para conservar una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas, active la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas. Para recibir un informe de estado cuando finalice la tarea, active la casilla de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea.

5	Haga clic en Enviar  [image].


Reasignar una tarea rechazada

1	En la lista de tareas, abra la tarea rechazada que desea reasignar.

¿Cómo?

2	Haga clic en Asignar tarea  [image].

3	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

4	Haga clic en Enviar  [image].


Reclamar la propiedad de una tarea asignada que fue rechazada

1	Abra el mensaje que contiene la solicitud de tarea rechazada.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Devolver a la lista de tareas.


Crear una copia no asignada de una tarea y asignarla

Para realizar este procedimiento, debe estar activada la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas en la solicitud original enviada.

1	En la lista de tareas, abra la copia de la tarea para la que desea crear una copia no asignada.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	Haga clic en Crear una copia no asignada y después en Aceptar.

4	Haga clic en Asignar tarea  [image].

5	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

6	Haga clic en Enviar  [image].


Responder a una solicitud de tarea

Cuando recibe una solicitud de tarea, se convierte en el propietario temporal de esa solicitud. Puede aceptar la tarea, rechazarla o asignarla a otra persona. Si acepta la tarea, se convierte en su propietario nuevo y permanente y es la única persona que puede realizar cambios en ella. Si la rechaza, puede indicar el motivo; la tarea se devuelve a la persona que envió la solicitud. Si asigna la tarea a otra persona, puede conservar una copia actualizada en la lista de tareas y recibir informes de estado, pero la propiedad se transfiere a la persona a la que asignó la tarea.

¿Qué desea hacer?

Aceptar una solicitud de tarea

Rechazar una solicitud de tarea

Reasignar una solicitud de tarea


Aceptar una solicitud de tarea

1	Abra el mensaje que contiene la solicitud de tarea.

¿Cómo?

2	Haga clic en Aceptar  [image].

3	Para aceptar sin comentarios, haga clic en Enviar la respuesta ahora.

4	Para aceptar y devolver un comentario, haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla y escriba el comentario en el cuadro de texto. Haga clic en Enviar  [image].


Rechazar una solicitud de tarea

1	Abra el mensaje que contiene la solicitud de tarea.

¿Cómo?

2	Haga clic en Rechazar  [image].

3	Para rechazar sin comentarios, haga clic en Enviar la respuesta ahora.

4	Para rechazar y devolver un comentario, haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla y escriba el comentario en el cuadro de texto. Haga clic en Enviar  [image].


Ver la lista de personas que conservan copias actualizadas de una tarea asignada

1	Abra la tarea asignada de la que desea ver la lista de actualización.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	Lea los nombres del cuadro Lista de actualización.


Enviar información de tareas a otras personas

Puede enviar información a los demás acerca de una tarea según se indica a continuación:

•	Enviar un informe de estado que Outlook crea a partir de la tarea. El informe se envía en un mensaje de correo y contiene detalles como, por ejemplo, si se ha iniciado la tarea, qué porcentaje se ha completado, las horas trabajadas en la tarea y el nombre del propietario. Outlook dirige automáticamente un informe de estado de una tarea asignada a todos los incluidos en la lista de actualización.

•	Escribir un comentario o una respuesta acerca de una tarea asignada en un mensaje de correo electrónico que Outlook dirige automáticamente. Puede indicar que el programa dirija la respuesta a todos los que decidieron conservar una copia actualizada de la tarea en sus listas de tareas u optaron por recibir un informe de estado cuando finalizase la tarea. También puede definir que Outlook dirija la respuesta a un destinatario lógico. Por ejemplo, si es el propietario de la tarea, Outlook dirige la respuesta a la persona que se la asignó. Si asignó la tarea, Outlook dirige la respuesta al propietario.

•	Enviar una copia de una tarea como dato adjunto en un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar una copia de una tarea a personas de otro departamento en la organización para informarles acerca del progreso de la tarea. Si lo desean, los destinatarios pueden hacer doble clic en los datos adjuntos para abrir la tarea y copiarla en sus listas de tareas.

¿Qué desea hacer?

Enviar un informe del estado de una tarea

Enviar un comentario acerca de una tarea asignada

Enviar una copia de una tarea a otras personas

Ver la lista de personas que conservan copias actualizadas de una tarea asignada


Enviar un informe del estado de una tarea

1	Abra la tarea de la que desea enviar un informe de estado.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Enviar informe de estado.

3	Incluya los nombres de destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO.

Si la tarea le fue asignada, ya figuran los nombres de las personas incluidas en la lista de actualización.

4	Haga clic en Enviar  [image].


Enviar un comentario acerca de una tarea asignada

1	Abra la tarea asignada acerca de la que desea enviar un comentario.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Responder o Responder a todos.

3	En el cuadro de texto, escriba el comentario.

4	Haga clic en Enviar  [image].


Enviar una copia de una tarea a otras personas

1	Abra la tarea que desea enviar.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Reenviar.

3	Incluya los nombres de destinatarios en los cuadros Para y CC.

4	Si procede, escriba un mensaje en el cuadro de texto.

5	Haga clic en Enviar  [image].

Sugerencia   Para enviar copias de varias tareas, arrastre las demás tareas desde la lista de tareas hasta el cuadro de texto del mensaje que reenvía.


Ver tareas asignadas a otras personas

1	Haga clic en Tareas  [image].

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en Asignación.


Marcar una tarea como completada

1	Abra la tarea que desea marcar como completada.

¿Cómo?

2	En el cuadro % completado, escriba 100%.

Sugerencia   Si el campo Completado, que aparece como marca de verificación en el título de columna, se presenta en la lista de tareas, puede activar la casilla de verificación que incluye para marcar la tarea como completada. También puede seleccionar Completada en el campo Estado si éste aparece en la lista de tareas.


Rechazar una tarea después de aceptarla

1	Abra la tarea que ya ha aceptado.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Rechazar  [image].

3	Para rechazar sin comentarios, haga clic en Enviar la respuesta ahora.

4	Para rechazar y devolver un comentario, haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla y escriba el comentario en el cuadro de texto. Haga clic en Enviar  [image].


Registrar una actividad en el diario

Podrá utilizar el diario para registrar interacciones con contactos importantes, elementos o documentos relevantes, así como actividades de todo tipo.

Podrá configurar las opciones para registrar automáticamente los elementos que envíe, reciba o genere para contactos seleccionados. Por ejemplo, podrá registrar automáticamente en el diario todos los mensajes de correo electrónico correspondientes a los contactos que especifique.

Es posible configurar opciones para registrar los documentos de Office creados en cualquier programa de Office. Por ejemplo, podrá registrar automáticamente en el diario todos los documentos o bases de datos creados respectivamente en Microsoft Word o Microsoft Access.

Es posible registrar elementos y documentos individuales ya creados, así como elementos y documentos que no pueden registrarse automáticamente, agregándolos manualmente al diario. Por ejemplo, las tareas y las citas no pueden registrarse automáticamente, aunque las convocatorias de reunión y las solicitudes de tareas, así como sus respectivas respuestas, sí pueden serlo. Si desea registrar una tarea o una cita, agréguela manualmente. En caso de que un documento o elemento ya existiese, agréguelo manualmente. Todo elemento o documento que pueda registrarse automáticamente en el diario podrá registrarse manualmente de esta forma.

Además, podrá registrar cualquier actividad, aunque no sea un elemento de Outlook, agregándola manualmente al diario. Por ejemplo, podrá registrar manualmente una conversación mantenida en el vestíbulo o una carta enviada a un colaborador de la que desee mantener un registro.

Podrá configurar a Outlook para que marque automáticamente los números de teléfono y, a continuación, registrar también automáticamente la llamada telefónica en el diario. Para obtener información acerca del cómo realizar llamadas telefónicas desde Outlook, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Registrar automáticamente elementos de contactos en el diario

Registrar automáticamente documentos en el diario

Registrar manualmente un elemento en el diario

Registrar manualmente un documento en el diario

Registrar manualmente cualquier actividad en el diario


Registrar automáticamente elementos de contactos en el diario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Diario.

Mostrar

2	En el cuadro Registrar automáticamente los elementos, active las casillas de verificación correspondientes a los elementos que desee registrar automáticamente en el diario.

3	En el cuadro Para estos contactos, active las casillas de verificación correspondientes a los contactos cuyos elementos desee registrar automáticamente en el diario.

Todos los elementos quedarán automáticamente registrados para todos los contactos seleccionados.

Sugerencia   Al crear un nuevo contacto, podrá configurar rápidamente los elementos que desee registrar automáticamente para ese contacto activando la casilla de verificación Crear automáticamente entradas del Diario para este contacto en la ficha Diario del elemento Contactos.


Registrar automáticamente documentos en el diario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Diario.

Mostrar

2	En el cuadro Grabar también archivos de, active las casillas de verificación situadas junto a los programas cuyos archivos desee registrar automáticamente en el diario.


Registrar manualmente un elemento en el diario

1	Abra el elemento que desee registrar.

2	En el menú Herramientas, haga clic en Registrar en el Diario.

3	Seleccione las opciones que desee en la entrada del Diario.


Registrar manualmente un documento en el diario

1	Busque el documento que desee registrar utilizando Outlook, el Explorador de Windows o el escritorio.

2	Arrastre el documento hasta Diario  [image].

3	Seleccione las opciones que desee para la entrada del Diario.


Registrar manualmente cualquier actividad en el diario

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Entrada del Diario.

2	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

3	En el cuadro Tipo de entrada, haga clic en el tipo de entrada del Diario que esté registrando.

4	Seleccione las demás opciones que desee.

5	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   Para registrar manualmente la actividad de un contacto, abra el contacto y, a continuación, haga clic en Nueva entrada del Diario de la ficha Diario.


Eliminar una entrada en el diario

1	En Diario, seleccione la entrada del Diario que desee eliminar.

¿Cómo?

2	En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

Nota   Al eliminar una entrada del Diario, no eliminará el elemento, el documento ni los contactos a los que haga referencia esa entrada. De igual modo, al eliminar un elemento o un documento que se haya registrado en el diario, la entrada en el diario de ese elemento o documento no quedará eliminada.

Sugerencia   Para eliminar rápidamente una entrada del Diario, haga clic en la entrada con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Eliminar del menú contextual.


Modificar una entrada en el diario

1	Abra la entrada del Diario que desee cambiar.

¿Cómo?

2	Seleccione las opciones que desee modificar.


Actividades que pueden registrarse automáticamente en el diario

Estos elementos pueden registrarse automáticamente en el diario

Mensaje de correo electrónico

Convocatoria de reunión

Respuesta a la reunión

Solicitud de tarea

Respuesta a la tarea

Los documentos creados en los siguientes programas pueden registrarse automáticamente en el diario*

Microsoft Access

Microsoft Excel

Cuaderno de Microsoft Office

Microsoft PowerPoint

Microsoft Word

Otros programas compatibles con Microsoft Office

* Para registrar automáticamente documentos, el programa deberá estar instalado en su equipo.


Mover una entrada del Diario

1	Abra la entrada del Diario que desee mover.

¿Cómo?

2	Escriba la nueva fecha y hora de inicio.

Nota   El mover una entrada del Diario no modificará la hora de inicio del elemento, del documento ni del contacto al que haga referencia.


Abrir una entrada del Diario

1	Haga clic en Diario  [image].

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en la entrada del Diario que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir del menú contextual.

Sugerencia   Para hacer doble clic en las entradas del Diario y abrirlas, haga clic en Abrir la entrada del Diario en la ficha Diario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Desactivar el registro automático de entradas del Diario para un contacto

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Diario.

2	En el cuadro Para estos contactos, desactive la casilla de verificación correspondiente al contacto cuyo registro automático desee interrumpir.


Solución de problemas del diario

¿Sobre qué necesita ayuda?

Desea abrir el elemento o el documento correspondiente a la entrada del Diario al hacer doble clic en ella

El contacto para el que desea registrar elementos automáticamente no aparece en la ficha Diario del cuadro Opciones


Desea abrir el elemento o el documento correspondiente a la entrada del Diario al hacer doble clic en ella

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Diario.

2	Haga clic en Abrir el elemento correspondiente a la entrada del Diario.


El contacto para el que desea registrar elementos automáticamente no aparece en la ficha Diario del cuadro Opciones

Es posible que el contacto se encuentre en una carpeta de contactos que no sea Contactos  [image]  o en una subcarpeta dentro de la carpeta principal Contactos. En Diario podrá registrar automáticamente sólo aquellos contactos situados en la carpeta principal Contactos. Mueva o copie el contacto en la carpeta principal Contactos para que el contacto aparezca en la ficha Diario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Para registrar el contacto manualmente en Diario, abra el contacto, haga clic en la ficha Diario y, a continuación, en Nueva entrada del Diario.


Crear una tarea

Las tareas son ocupaciones personales o relacionadas con el trabajo de las que puede realizar un seguimiento hasta su finalización. Las tareas pueden producirse una vez o repetirse (tareas periódicas). Las tareas periódicas pueden repetirse a intervalos regulares o basándose en la fecha en que se marcan como completadas. Por ejemplo, puede enviar un informe de estado a su director el último viernes de cada mes e ir al dentista seis meses después de la última visita.

Las tareas periódicas se agregan una a una a la lista de tareas. Cuando marca una periodicidad de la tarea como completada, aparece la siguiente periodicidad en la lista.

¿Qué desea hacer?

Crear una tarea que tiene lugar una vez

Crear una tarea que se repite con regularidad

Crear una tarea que se repite en función de la fecha de conclusión


Crear una tarea que tiene lugar una vez

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Tarea.

2	En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.

3	Seleccione las opciones que desee.

4	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   Para agregar con rapidez una tarea a la lista de tareas, haga clic en Haga clic aquí para agregar Tarea, escriba un nombre de tarea y presione ENTRAR.


Crear una tarea que se repite con regularidad

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Tarea.

2	En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.

3	Seleccione las opciones que desee.

4	Haga clic en Periodicidad  [image].

5	Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se produce la tarea y seleccione las opciones de la frecuencia.

Si hace clic en Volver a crear una tarea nueva la tarea no se producirá a intervalos regulares.

6	Si desea que la tarea comience y finalice en fechas determinadas, defínalas.

7	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar  [image].


Crear una tarea que se repite en función de la fecha de conclusión

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Tarea.

2	En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.

3	Seleccione las opciones que desee.

4	Haga clic en Periodicidad  [image].

5	Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se produce la tarea.

6	Haga clic en Volver a crear una tarea nueva y escriba una frecuencia de tiempo en el cuadro.

7	Si desea que la tarea comience y finalice en fechas determinadas, defínalas.

8	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar  [image].


Copiar una tarea

1	En la lista de tareas, seleccione las tareas que desea copiar

¿Cómo?

2	En el menú Edición, haga clic en Copiar.

3	En el menú Edición, haga clic en Pegar.

4	Si procede, abra la tarea y cambie sus opciones.

Sugerencia   Para copiar rápidamente una tarea, haga clic en ella, presione y mantenga presionada la tecla CTRL y arrástrela a otra posición de la lista de tareas.


Eliminar una tarea

1	En la lista de tareas, seleccione las tareas que desea eliminar.

¿Cómo?

2	Haga clic en Eliminar  [image].

Nota   Si elimina una tarea asignada a otra persona, sólo se borra de su propia lista de tareas. La tarea se conserva en la lista de tareas de la persona que la aceptó. Si recibía informes de estado, ya no los recibirá de nuevo.


Recuperar un elemento eliminado

1	En la barra de Outlook, haga clic en Outlook.

2	Haga clic en Elementos eliminados  [image].

3	Seleccione los elementos que desea recuperar.

¿Cómo?

4	Haga clic con el botón secundario en la selección y seleccione la opción Mover a una carpeta del menú contextual.

5	En el cuadro Mover los elementos seleccionados a la carpeta, haga clic en la carpeta a la que desea mover los elementos.

Notas

•	Para recuperar rápidamente un elemento eliminado, arrástrelo desde Elementos eliminados hasta otra carpeta.

•	Si recupera una tarea eliminada asignada a otra persona y recibía informes de estado acerca de ella, ya no los recibirá.


Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse por el Explorador de fechas

El Explorador de fechas es el pequeño calendario situado junto al área de citas del Calendario. Ofrece un método fácil y rápido de cambiar y ver fechas.

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse a determinada semana	Haga clic a la izquierda de la semana o en el número de semana.
Desplazarse hasta el mes anterior	Haga clic en la flecha izquierda del Explorador de fechas.
Desplazarse hasta el mes siguiente	Haga clic en la flecha derecha del Explorador de fechas.
Mostrar el mes actual, los últimos tres meses o los próximos tres meses	Haga clic en el nombre del mes o del año. Arrastre hacia arriba o hacia abajo para seleccionar otro mes.


Teclas para desplazarse por el Explorador de fechas

El Explorador de fechas es el pequeño calendario situado junto al área de citas del Calendario. Ofrece un método fácil y rápido de cambiar y ver fechas.

Para	Presione
Ir al primer día de la semana actual.	ALT+INICIO
Ir al último día de la semana actual.	ALT+FIN
Ir al mismo día de la semana anterior.	ALT+FLECHA ARRIBA
Ir al mismo día de la semana próxima.	ALT+FLECHA ABAJO
Ir al primer día del mes.	ALT+REPÁG
Ir al último día del mes.	ALT+AVPÁG
Quitar un día de la selección	ALT+FLECHA IZQUIERDA
Extender los días seleccionados en un día	ALT+FLECHA DERECHA


Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse en una vista de día, semana y mes

Para	Haga lo siguiente
Abrir la cita	Haga doble clic en el controlador de desplazamiento de la cita.
Cambiar la hora de inicio o de fin de una cita	Seleccione la cita y, a continuación, arrastre los bordes superior o inferior de la misma (cuando esté viendo días).
Volver a programar una cita	Haga clic en el borde izquierdo de la cita y arrastre (cuando esté viendo días).
Copiar una cita a otro día a la misma hora	Presione la tecla CTRL y arrastre la cita hasta el Explorador de fechas.
Mover una cita a otro día a la misma hora	Arrastre la cita hasta el Explorador de fechas.
Crear un evento	Haga doble clic en la parte superior del día.


Teclas para desplazarse en una vista de día, semana y mes

General

Para	Presione
Ver 1 día	ALT+1
Ver de 2 a 9 días	ALT+tecla correspondiente al número de días
Ver 10 días	ALT+0 (CERO)
Cambiar a semanas	ALT+SIGNO DE GUIÓN
Cambiar a meses	ALT+SIGNO IGUAL, ALT+MAYÚS+SIGNO IGUAL
Desplazarse entre Calendario, Cuadro de tareas y Lista de carpetas	CTRL+TAB o F6
Seleccionar la cita anterior	MAYÚS+TAB
Seleccionar la cita siguiente	TAB
Ir al día anterior	FLECHA IZQUIERDA
Ir al día siguiente	FLECHA DERECHA
Mover el elemento seleccionado al día anterior cuando se están visualizando varios días	ALT+FLECHA IZQUIERDA
Mover el elemento seleccionado al día siguiente cuando se están visualizando varios días	ALT+FLECHA DERECHA
Ir al mismo día de la semana anterior	ALT+FLECHA ARRIBA
Ir al mismo día de la semana próxima	ALT+FLECHA ABAJO
Mover el elemento seleccionado al mismo día de la semana anterior	ALT+FLECHA ARRIBA
Mover el elemento seleccionado al mismo día de la semana siguiente	ALT+FLECHA ABAJO
Desplazarse de un elemento a otro	TAB
Día

Para	Presione
Seleccionar la hora de comienzo de la jornada de trabajo	INICIO
Seleccionar la hora de fin de la jornada de trabajo	FIN
Seleccionar el bloque de tiempo anterior	FLECHA ARRIBA
Seleccionar el bloque de tiempo siguiente	FLECHA ABAJO
Seleccionar el bloque de tiempo de la parte superior de la pantalla	REPÁG
Seleccionar el bloque de tiempo de la parte inferior de la pantalla	AVPÁG
Ampliar o reducir el tiempo seleccionado	MAYÚS+FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO
Mover una cita	Situando el cursor sobre la cita, ALT+FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO
Cambiar la hora de inicio o de fin de una cita	Situando el cursor sobre la cita, ALT+MAYÚS+FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO
Semana o mes

Para	Presione
Ir al primer día de la semana	INICIO
Ir al último día de la semana	FIN
Ir al mismo día de la semana anterior (o de hace 5 semanas si se está viendo por mes)	REPÁG o FLECHA ARRIBA
Ir al mismo día de la semana siguiente (o dentro de 5 semanas si se está viendo por mes)	AVPÁG o FLECHA ABAJO
Cambiar la duración del bloque de tiempo seleccionado	MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA, DERECHA, ARRIBA o ABAJO; o bien MAYÚS+INICIO o FIN
Mover la cita hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda	ALT+FLECHA ARRIBA, ABAJO, DERECHA o IZQUIERDA


Desplazarse por Outlook

En Outlook podrá desplazarse utilizando el mouse (ratón) o las teclas de método abreviado. Algunas vistas de Outlook tienen combinaciones de teclas o funciones de mouse específicas que sólo funcionan en esas vistas determinadas, mientras que otras combinaciones de teclas o funciones de mouse funcionan en todas las vistas.

¿Qué desea hacer?

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse

Teclas de método abreviado


Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse

Puede desplazarse por Outlook utilizando el mouse o el nuevo dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse.

IntelliMouse incorpora más funciones de mouse. Tiene una rueda o botón de rueda que puede hacer girar (la rueda) o presionar (el botón de rueda) para facilitar el desplazamiento. Con IntelliMouse, en Outlook podrá desplazarse por la barra de Outlook y el área de vista preliminar, cambiar el tamaño y número de tarjetas en una vista de tarjetas, expandir y contraer grupos en una tabla o escala de tiempo, expandir subcarpetas en la Lista de carpetas, y cambiar fácilmente a otra vista.

Para imprimir un grupo de temas de ayuda relacionados, haga clic en el libro que desea de la ficha Contenido del cuadro Temas de Ayuda y, a continuación, haga clic en el botón Imprimir.

¿Qué desea hacer?

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse en una vista de día, semana y mes

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse por una escala de tiempo

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse por el Explorador de fechas

Utilizar el dispositivo señalador IntelliMouse


Teclas de método abreviado

Para imprimir todos los temas de la Ayuda acerca de las teclas de método abreviado, haga clic en el libro Información de referencia de la ficha Contenido de la Ayuda, haga clic en el libro Teclas de método abreviado y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Las teclas de método abreviado que aparecen en la Ayuda o en los menús y cuadros de diálogo de Outlook se basan en el teclado de Estados Unidos. Por ejemplo, en un teclado de Estados Unidos, debe presionar la tecla MAYÚS para insertar el símbolo <. Por esta razón, la Ayuda para EE.UU. explica que debe presionarse CTRL+MAYÚS+< para seleccionar un elemento anterior. En otros teclados, puede que la posición de los caracteres sea distinta y que, por tanto, no sea necesario presionar la tecla MAYÚS para escribirlos. Si es el caso del ejemplo anterior, sólo presiones CTRL+<. En otros teclados, pueden insertarse caracteres manteniendo presionada la tecla ALT GR, en cuyo caso, para el ejemplo anterior, deberá presionar CTRL+ALT GR+<.

¿Qué desea hacer?

Teclas para desplazarse por elementos, darles formato, crearlos y revisarlos

Teclas para desplazarse por una tarjeta

Teclas para desplazarse en una vista de día, semana y mes

Teclas para desplazarse por una tabla

Teclas para desplazarse por una escala de tiempo

Teclas para desplazarse por el Ayudante de Office

Teclas para desplazarse por el Explorador de fechas

Teclas para desplazarse por las barras de herramientas


Opciones para personas con discapacidades

Microsoft Outlook contiene funciones que facilitan el desplazamiento por el programa a las personas con problemas de visión y con movilidad limitada. Las personas con discapacidades pueden aprovechar las siguientes características:

•	Aumentar el tamaño de la fuente en una tabla.

•	Aumentar el tamaño del texto en el cuadro de texto de un elemento.

•	Ver e imprimir listas de todas las teclas de método abreviado disponibles.

•	Desplazar, ampliar y cambiar los tipos de vista directamente desde el mouse (ratón), si dispone del dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse.

Si está ejecutando Windows 95, podrá configurar o modificar las opciones de accesibilidad del sistema. Por ejemplo, la función MouseKeys de Windows permite utilizar el teclado numérico para mover y arrastrar el mouse, y hacer clic y doble clic con él. Para obtener información acerca de las opciones de accesibilidad de Windows 95, haga clic en Ayuda del menú Inicio de Windows y, a continuación, escriba accesibilidad.

Si tiene acceso a World Wide Web, podrá obtener más información acerca de la utilización de las características de accesibilidad incluidas en los sistemas operativos Microsoft Windows 95, Windows 3.1, Windows NT Workstation y MS-DOS, así como en Microsoft Internet Explorer, en la página Soporte de accesibilidad de Microsoft.

¿Qué desea hacer?

Cambiar fuentes y formatos para una vista

Cambiar el tamaño de un texto

Teclas de método abreviado

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse


Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse por una escala de tiempo

Para desplazarse	Haga lo siguiente
Hacia delante, por las unidades de tiempo visibles en la escala de tiempo	Haga clic en la flecha de desplazamiento derecha de la barra de desplazamiento horizontal.
Hacia atrás, por las unidades de tiempo visibles en la escala de tiempo	Haga clic en la flecha de desplazamiento izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
Hacia delante en el tiempo, aproximadamente una pantalla	Haga clic a la derecha del cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento horizontal.
Hacia atrás en el tiempo, aproximadamente una pantalla	Haga clic a la izquierda del cuadro de desplazamiento de la barra de desplazamiento horizontal.
Rápidamente para ver los elementos en una escala de tiempo	Arrastre el cuadro de desplazamiento hacia la derecha o hacia la izquierda en la barra de desplazamiento horizontal.
Hasta cualquier día de una escala de tiempo	Haga clic en la flecha abajo situada junto al mes y al año de la escala de tiempo superior y, a continuación, haga clic en el día que desee en el calendario pequeño.


Seleccionar múltiples elementos

•	Para seleccionar elementos adyacentes, haga clic en el primero, presione la tecla MAYÚS y, sin soltarla, haga clic en el último elemento.

•	Para seleccionar elementos no adyacentes, haga clic en el primero, presione la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en elementos adicionales.

•	Para seleccionar todos los elementos, haga clic en Seleccionar todo del menú Edición.

Notas

•	El comando Seleccionar todo sólo está disponible en las vistas de tabla, tarjeta o icono.

•	Para seleccionar los elementos de una tarjeta, haga clic en el título de tarjeta correspondiente a cada elemento que desee. Si el elemento no está visible, haga clic en una letra o en un número en el lado derecho de la ventana. Por ejemplo, para ver un contacto archivado por el apellido Saavedra, haga clic en el botón s.


Teclas para desplazarse por una tabla

Para	Presione
Ir al elemento situado debajo	FLECHA ABAJO
Ir al elemento situado arriba	FLECHA ARRIBA
Ir al primer elemento	INICIO
Ir al último elemento	FIN
Ir al elemento situado al final de la pantalla y, a continuación, mostrar otra página de elementos	AVPÁG
Ir al elemento situado al inicio de la pantalla	REPÁG
Extender o reducir los elementos seleccionados en un elemento	MAYÚS+FLECHA ARRIBA o MAYÚS+FLECHA ABAJO
Abrir un elemento	ENTRAR
Ir al elemento siguiente o anterior sin extender la selección	CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA ABAJO
Seleccionar o eliminar la selección del elemento activo	CTRL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar todos los elementos de una carpeta	CTRL+E
Mover cada elemento de la selección al inicio o al final del orden de la lista	CTRL+INICIO o CTRL+FIN
Cuando se ha seleccionado un grupo en una tabla

Para	Presione
Expandir el grupo	ENTRAR o FLECHA DERECHA
Contraer el grupo	ENTRAR o FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el grupo anterior	FLECHA ARRIBA
Seleccionar el grupo siguiente	FLECHA ABAJO
Seleccionar el primer grupo de la escala de tiempo	INICIO
Seleccionar el último grupo de la escala de tiempo	FIN
Seleccionar el primer elemento de la pantalla en un grupo expandido, o el primer elemento situado a la derecha fuera de la pantalla	FLECHA DERECHA


Teclas para desplazarse por una tarjeta

Teclas para seleccionar tarjetas

Para utilizar las siguientes teclas, asegúrese antes de haber seleccionado una tarjeta. Para seleccionar una tarjeta, haga clic en el título de la misma.

Para	Presione
Seleccionar la tarjeta anterior	FLECHA ARRIBA
Seleccionar la tarjeta siguiente	FLECHA ABAJO
Seleccionar la primera carpeta de la lista	INICIO
Seleccionar la última carpeta de la lista	FIN
Seleccionar la primera tarjeta de la primera página	REPÁG
Seleccionar la primera tarjeta de la última página	AVPÁG
Seleccionar la tarjeta más próxima de la columna siguiente	FLECHA DERECHA
Seleccionar la tarjeta más próxima de la columna anterior	FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar o eliminar la selección de la tarjeta activa	CTRL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar una tarjeta específica de la lista	Escriba una o más letras del nombre bajo el que se archivó la tarjeta o el campo por el que ordenó
Extender la selección hasta la tarjeta anterior y eliminar la selección de las tarjetas seleccionadas después del punto de inicio	MAYÚS+FLECHA ARRIBA
Extender la selección hasta la tarjeta siguiente y eliminar la selección de las tarjetas seleccionadas antes del punto de inicio	MAYÚS+FLECHA ABAJO
Extender la selección hasta la tarjeta anterior, independientemente de cual sea el punto de inicio	CTRL+MAYÚS+FLECHA ARRIBA
Extender la selección hasta la tarjeta siguiente, independientemente de cual sea el punto de inicio	CTRL+MAYÚS+FLECHA ABAJO
Extender la selección hasta la primera tarjeta de la lista	MAYÚS+INICIO
Extender la selección hasta la última tarjeta de la lista	MAYÚS+FIN
Extender la selección hasta la primera tarjeta de la página anterior	MAYÚS+REPÁG
Extender la selección hasta la última tarjeta de la última página	MAYÚS+AVPÁG
Teclas para desplazarse entre las tarjetas

Para utilizar las siguientes teclas, asegúrese antes de haber seleccionado una tarjeta. Para seleccionar una tarjeta, haga clic en el título de la misma.

Para desplazarse sin cambiar la selección	Presione
Hasta la tarjeta siguiente	CTRL+FLECHA ABAJO
Hasta la tarjeta anterior	CTRL+FLECHA ABAJO
Hasta la primera tarjeta de la lista	CTRL+INICIO
Hasta la última tarjeta de la lista	CTRL+FIN
Hasta la primera tarjeta de la página anterior	CTRL+REPÁG
Hasta la primera tarjeta de la página siguiente	CTRL+AVPÁG
Hasta la tarjeta más próxima de la columna anterior	CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Hasta la tarjeta más próxima de la columna siguiente	CTRL+FLECHA DERECHA
Hasta una tarjeta específica de la lista	Escriba una o más letras del nombre bajo el que se archivó la tarjeta o el campo por el que ordenó
Hasta un campo de la tarjeta activa	F2
Teclas para desplazarse entre los campos de una tarjeta

Para utilizar las siguientes teclas, asegúrese antes de haber seleccionado el campo de una tarjeta. Para seleccionar un campo cuando esté seleccionada una tarjeta, haga clic en el campo o presione F2.

Para	Presione
Seleccionar un campo	TAB
Desplazarse hasta el campo siguiente y, desde el último campo de una tarjeta, desplazarse hasta el primer campo de la tarjeta siguiente	TAB
Desplazarse hasta el campo anterior y, desde el primer campo de una tarjeta, desplazarse hasta el último campo de la tarjeta anterior	MAYÚS+TAB
Desplazarse hasta el siguiente campo o agregar una línea a un campo multilínea	ENTRAR
Desplazarse hasta el campo anterior sin abandonar la tarjeta activa	MAYÚS+ENTRAR
Mostrar el punto de inserción en el campo activo para modificar texto	F2 o haga clic en el campo
Teclas para desplazarse entre los caracteres de un campo

Para utilizar las siguientes teclas, asegúrese antes de haber seleccionado el campo de una tarjeta. Para seleccionar un campo cuando esté seleccionada una tarjeta, haga clic en el campo o presione F2.

Para	Presione
Agregar una línea a un campo multilínea	ENTRAR
Desplazarse hasta el comienzo de una línea	INICIO
Desplazarse hasta el final de una línea	FIN
Desplazarse hasta el inicio de un campo multilínea	REPÁG
Desplazarse hasta el fin de un campo multilínea	AVPÁG
Desplazarse hasta la línea anterior de un campo multilínea	FLECHA ARRIBA
Desplazarse hasta la línea siguiente de un campo multilínea	FLECHA ABAJO
Desplazarse hasta el carácter anterior de un campo	FLECHA IZQUIERDA
Desplazarse hasta el carácter siguiente de un campo	FLECHA DERECHA


Teclas para desplazarse por elementos, darles formato, crearlos y revisarlos

Uso general

Para	Presione
Cancelar la operación en curso	ESC
Mostrar la sugerencia del elemento activo	MAYÚS+F1
Expandir o contraer un grupo (con el grupo seleccionado)	SIGNO MÁS o MENOS del teclado numérico
Seleccionar	ENTRAR
Activar la modificación de un campo (salvo en vista de icono)	F2
Desplazarse de un elemento a otro	FLECHA ARRIBA, ABAJO, DERECHA o IZQUIERDA
Cambiar a la siguiente ficha de un elemento	CTRL+TAB o CTRL+AVPÁG
Cambiar a la ficha anterior de un elemento	CTRL+MAYÚS+TAB o CTRL+REPÁG
Mostrar la Libreta de direcciones	CTRL+MAYÚS+B
Marcar teléfono	CTRL+MAYÚS+L
Buscar	CTRL+MAYÚS+F
Elemento siguiente (con el elemento abierto)	CTRL+PUNTO
Elemento anterior (con el elemento abierto)	CTRL+COMA
Marcar como leído	CTRL+Q
Responder a un mensaje de correo	CTRL+R
Responder a todos los mensajes de correo	CTRL+MAYÚS+R
Cambiar de mayúsculas a minúsculas, o viceversa (con el texto seleccionado)	MAYÚS+F3
Cambiar entre la Lista de carpetas y el visor de información de la derecha	F6
Agregar información de World Wide Web a los elementos

Para	Presione
Modificar una dirección URL en el texto de una nota	CTRL+botón principal del mouse (ratón)
Especificar un explorador de Web	MAYÚS+botón principal del mouse
Insertar un hipervínculo	CTRL+ALT+K (sólo WordMail)
Aplicar formato

Para	Presione
Aplicar negrita	CTRL+N
Agregar viñetas	CTRL+MAYÚS+L
Centrar	CTRL+H
Aplicar cursiva	CTRL+K
Aumentar sangría	CTRL+T
Disminuir sangría	CTRL+ALT+T
Alinear a la izquierda	CTRL+L
Subrayar	CTRL+S
Aumentar el tamaño de fuente	CTRL+]
Disminuir el tamaño de fuente	CTRL+[
Eliminar el formato	CTRL+MAYÚS+Z o CTRL+BARRA ESPACIADORA
Crear un elemento o una carpeta

Para crear	Presione
Una cita	CTRL+MAYÚS+A
Un contacto	CTRL+MAYÚS+C
Una carpeta	CTRL+MAYÚS+E
Una entrada del Diario	CTRL+MAYÚS+J
Un mensaje	CTRL+MAYÚS+M
Una convocatoria de reunión	CTRL+MAYÚS+Q
Una nota	CTRL+MAYÚS+N
Un anuncio a una carpeta	CTRL+MAYÚS+S
Una tarea	CTRL+MAYÚS+T
Una solicitud de tarea	CTRL+MAYÚS+U
Comandos de menú

Podrá seleccionar cualquier comando de menú con el teclado. Presione ALT+la letra subrayada en el nombre del menú y, a continuación, presione la letra subrayada en el nombre del comando que desee ejecutar.

Para	Presione
Ir a un menú	ALT+la letra subrayada en el nombre del menú
Guardar	CTRL+G o MAYÚS+F12
Enviar	ALT+N
Guardar y cerrar	ALT+G
Guardar como	F12
Ir a una carpeta	CTRL+F5
Imprimir	CTRL+P
Nuevo	CTRL+U
Cortar	CTRL+X o MAYÚS+SUPR
Copiar	CTRL+C o CTRL+INSERT
Copiar elemento	CTRL+MAYÚS+Y
Pegar	CTRL+V o MAYÚS+INSERT
Mover elemento	CTRL+MAYÚS+V
Comprobar nombres	CTRL+MAYÚS+K ALT+K
Deshacer	CTRL+Z o ALT+BARRA ESPACIADORA
Eliminar	CTRL+D
Seleccionar todo	CTRL+E o CTRL+5 TECLADO NUMÉRICO
Mostrar el menú contextual	MAYÚS+F10
Mostrar el menú Control	BARRA ESPACIADORA (cuando está activa la barra de menús)
Mostrar el menú de iconos del programa (en la barra de títulos del programa)	ALT+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar el comando siguiente o anterior del menú o del submenú	FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA (estando visible el menú o el submenú)
Seleccionar el menú situado a la izquierda o a la derecha; o con un submenú visible, cambiar entre el menú principal y el submenú	FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Seleccionar el primer o el último comando del menú o del submenú	INICIO o FIN
Activar la barra de menús	F10
Desplazarse entre las barras de herramientas	MAYÚS+CTRL+TAB
Buscar; Buscar elementos	F3, CTRL+MAYÚS+F
Buscar texto	CTRL+B
Buscar siguiente	MAYÚS+F4
Actualizar	F5
Revisar ortografía	F7
Menú Formato	ALT+F
Cerrar vista preliminar	ALT+C
Rechazar	ALT+Z
Mostrar menú Tarea	ALT+T (en Tareas)
Reenviar	CTRL+F
Buscar correo nuevo	CTRL+M, F5
Exponer	ALT+X
Enviar/Exponer	ALT+N (excepto WordMail)
Cerrar simultáneamente el menú y submenú visibles	ALT
Cerrar el menú visible; o con un submenú visible, cerrar sólo el submenú	ESC
Desplazarse por un cuadro de diálogo

Para	Presione
Cambiar a la siguiente ficha de un cuadro de diálogo	CTRL+TAB o CTRL+AVPÁG
Cambiar a la ficha anterior de un cuadro de diálogo	CTRL+MAYÚS+TAB o CTRL+REPÁG
Desplazarse hasta la opción o grupo de opciones siguiente	TAB
Desplazarse hasta la opción o grupo de opciones anterior	MAYÚS+TAB
Desplazarse entre las opciones del cuadro de lista desplegable seleccionado o entre algunas opciones de un grupo de opciones	Teclas de flecha
Ejecutar la acción asignada al botón seleccionado; activar o desactivar la casilla de verificación	BARRA ESPACIADORA
Desplazarse hasta la opción por la primera letra del nombre de la opción en un cuadro de lista desplegable	Tecla de letra de la primera letra del nombre de la opción deseada (cuando se ha seleccionado un cuadro de lista desplegable)
Seleccionar la opción, o activar o desactivar la casilla de verificación por la letra subrayada en el nombre de la opción	ALT+tecla de la letra
Abrir un cuadro de lista desplegable	ALT+FLECHA ABAJO (salvo cuando se ha seleccionado un cuadro de lista desplegable)
Cerrar un cuadro de lista desplegable	ALT+FLECHA ARRIBA o ESC (cuando se ha seleccionado un cuadro de lista desplegable)
Ejecutar la acción asignada a un botón	ENTRAR
Cancelar el comando y cerrar el cuadro de diálogo	ESC
Desplazarse por un cuadro de texto

Para	Presione
Desplazarse hasta el inicio de la entrada	INICIO
Desplazarse hasta el final de la entrada	FIN
Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la derecha	FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Desplazarse una palabra hacia la izquierda o hacia la derecha	CTRL+FLECHA IZQUIERDA o CTRL+FLECHA DERECHA
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el inicio de la entrada	MAYÚS+INICIO
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el final de la entrada	MAYÚS+FIN
Seleccionar o eliminar la selección de un carácter hacia la izquierda	MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar o eliminar la selección de un carácter hacia la derecha	MAYÚS+FLECHA DERECHA
Seleccionar o eliminar la selección de una palabra hacia la izquierda	CTRL+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar o eliminar la selección de una palabra hacia la derecha	CTRL+MAYÚS+FLECHA DERECHA
Desplazarse por una vista preliminar

Para	Presione
Cerrar la vista preliminar	ALT+C
Imprimir desde la vista preliminar	ALT+I
Configurar página desde la vista preliminar	ALT+R
Zoom	ALT+Z o ALT+1 ó 2 ó 3
Desplazarse por las páginas	FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, REPÁG o AVPÁG
Desplazarse hasta el inicio de un elemento	CTRL+ARRIBA o INICIO
Desplazarse hasta el final de un elemento	CTRL+ABAJO o FIN
Desplazarse entre las ventanas

Para	Presione
Cambiar al programa siguiente	ALT+TAB
Cambiar al programa anterior	ALT+MAYÚS+TAB
Desplazarse hasta la ventana siguiente	MAYÚS+ALT+ESC
Mostrar el menú Inicio	CTRL+ESC
Terminar el programa activo, o cerrar el sistema	CTRL+ALT+SUPR
Desplazarse hasta el panel siguiente o anterior	F6/MAYÚS+F6
Cerrar la ventana de Outlook seleccionada; si es la única ventana abierta, cerrar Outlook	ALT+F4
Copiar la imagen de la ventana activa en el Portapapeles	ALT+IMPRPANT
Copiar la imagen de la pantalla en el Portapapeles	IMPRPANT
Mostrar el menú de la barra de título de la ventana activa	ALT+ESPACIO
Desplazarse por todos los paneles de la ventana activa	F6
Seleccionar una carpeta en el cuadro de diálogo Guardar como (menú Archivo)	ALT+E para seleccionar la Lista de carpetas; teclas de flecha para seleccionar una carpeta
Seleccionar un botón de barra de herramientas en el cuadro de diálogo Guardar como (menú Archivo)	ALT+número (1 es el botón del extremo izquierdo, 2 es el siguiente, y así sucesivamente)
Actualizar los archivos visibles en el cuadro de diálogo Guardar como (menú Archivo)	F5
Cambiar a Bandeja de entrada o Bandeja de salida

Para	Presione
Cambiar a Bandeja de entrada	CTRL+MAYÚS+I
Cambiar a Bandeja de salida	CTRL+MAYÚS+O


Teclas para desplazarse por una escala de tiempo

Cuando se ha seleccionado un elemento en una escala de tiempo

Para	Presione
Seleccionar el elemento anterior	FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el elemento siguiente	FLECHA DERECHA
Seleccionar varios elementos adyacentes	MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA o MAYÚS+FLECHA DERECHA
Seleccionar varios elementos no adyacentes	CTRL+FLECHA IZQUIERDA+BARRA ESPACIADORA o CTRL+FLECHA DERECHA+BARRA ESPACIADORA
Abrir los elementos seleccionados	ENTRAR
Mostrar los elementos situados en la pantalla anterior de elementos	REPÁG
Mostrar los elementos situados en la pantalla siguiente de elementos	AVPÁG
Seleccionar el primer elemento de la escala de tiempo, si los elementos no están agrupados),o el primer elemento del grupo	INICIO
Seleccionar el último elemento de la escala de tiempo, si los elementos no están agrupados, o el último elemento del grupo	FIN
Mostrar, sin seleccionar, el primer elemento de la escala de tiempo, si los elementos no están agrupados, o el primer elemento del grupo	CTRL+INICIO
Mostrar, sin seleccionar, el último elemento de la escala de tiempo, si los elementos no están agrupados, o el último elemento del grupo	CTRL+FIN
Cuando se ha seleccionado un grupo en una escala de tiempo

Para	Presione
Expandir el grupo	ENTRAR o FLECHA DERECHA
Contraer el grupo	ENTRAR o FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el grupo anterior	FLECHA ARRIBA
Seleccionar el grupo siguiente	FLECHA ABAJO
Seleccionar el primer grupo de la escala de tiempo	INICIO
Seleccionar el último grupo de la escala de tiempo	FIN
Seleccionar el primer elemento de la pantalla en un grupo expandido, o el primer elemento situado a la derecha fuera de la pantalla	FLECHA DERECHA
Cuando se ha seleccionado una unidad de tiempo en la escala de tiempo para días

Para	Presione
Retroceder en incrementos de tiempo que sean los mismos que los que aparecen en la escala de tiempo	FLECHA IZQUIERDA
Avanzar en incrementos de tiempo que sean los mismos que los que aparecen en la escala de tiempo	FLECHA DERECHA
Seleccionar la escala de tiempo superior (cuando se ha seleccionado la escala de tiempo inferior)	MAYÚS+TAB
Seleccionar la escala de tiempo inferior (cuando se ha seleccionado la escala de tiempo superior)	TAB
Seleccionar el primer elemento de la pantalla o el primer grupo de la pantalla si los elementos están agrupados (cuando se ha seleccionado la escala de tiempo inferior)	TAB


Teclas para desplazarse por el Ayudante de Office

Para realizar la mayoría de las siguientes acciones debe estar activado el Ayudante de Office.

Para	Presione
Activar el globo del Ayudante de Office	ALT+F6, repetir hasta que se active el globo
Seleccionar un tema de Ayuda entre los temas que muestre el Ayudante de Office	ALT+número (1 es el primer tema, 2 es el segundo, y así sucesivamente)
Ver más temas de ayuda	ALT+FLECHA ABAJO
Ver los temas de ayuda anteriores	ALT+FLECHA ARRIBA
Cerrar un mensaje del Ayudante de Office	ESC
Obtener Ayuda del Ayudante de Office	F1
Mostrar la sugerencia siguiente	ALT+S
Mostrar la sugerencia anterior	ALT+A
Cerrar las sugerencias	ESC
Mostrar el Ayudante de Office en un asistente o desactivar la Ayuda con el asistente	TAB para seleccionar el botón Ayudante de Office; BARRA ESPACIADORA para mostrar el Ayudante o para desactivar la Ayuda con el asistente


Utilizar el dispositivo señalador IntelliMouse

Uso general

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse rápidamente horizontal o verticalmente	Mantenga presionado el botón de rueda y mueva el puntero del mouse (ratón) hacia la izquierda y hacia la derecha, o hacia arriba y hacia abajo
Desplazarse hacia arriba o hacia abajo tres líneas cada vez	Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
Expandir o contraer carpetas o elementos en un grupo	Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia delante o hacia atrás sobre la carpeta para mostrar las subcarpetas.
Cambiar entre días, semanas y meses en vista de día, semana y mes, o entre iconos grandes, iconos pequeños y una lista de iconos en vista de iconos	Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
En una tarjeta

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse hacia la derecha o hacia la izquierda una columna de tarjetas cada vez	Girar la rueda hacia delante o hacia atrás.
Cambiar el ancho y el número de las tarjetas mostradas	Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia atrás para ampliar el tamaño de las tarjetas y mostrar menos tarjetas. Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia delante para reducir el tamaño de las tarjetas y mostrar más tarjetas.
En vista de icono

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse por los iconos hacia arriba o hacia abajo una pantalla cada vez	Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
En una tabla

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse por la tabla hacia arriba o hacia abajo tres elementos cada vez	Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
Desplazarse rápidamente por los elementos hacia arriba o hacia abajo	Mantenga presionado el botón de rueda y mueva el puntero del mouse hacia la izquierda y hacia la derecha, o hacia arriba y hacia abajo sobre los elementos
Desplazarse rápidamente hacia la izquierda o hacia la derecha por los campos de una tabla	Mantenga presionado el botón de rueda y mueva el puntero del mouse hacia la izquierda y hacia la derecha sobre los campos.  Nota   Debe tener desactivado el tamaño automático de la columna. Para obtener información acerca de cómo activar o desactivar el tamaño automático de la columna, haga clic en  [image].
En una escala de tiempo

Para	Haga lo siguiente
Desplazarse hacia la derecha o hacia la izquierda una línea cada vez	Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
Cambiar la cantidad de tiempo que aparece	Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia delante para mostrar menos tiempo, y hacia atrás para mostrar más tiempo.
En vista preliminar

Para	Haga lo siguiente
Moverse hacia arriba o hacia abajo en una página o en una vista	Gire la rueda hacia delante o hacia atrás.
Desplazarse rápidamente hacia arriba o hacia abajo en una página o en una vista	Mantenga presionado el botón de rueda y mueva el puntero del mouse hacia la izquierda y hacia la derecha, o hacia arriba y hacia abajo sobre los elementos
Cambiar entre las vistas tamaño actual, una página y múltiples páginas	Presione la tecla MAYÚS y gire la rueda hacia delante o hacia atrás para cambiar de vista.


Teclas para desplazarse por las barras de herramientas

En una barra de herramientas, para	Presione
Activar la barra de menús	F10
Seleccionar la barra de herramientas siguiente o al anterior	CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB
Seleccionar el botón o menú siguiente o anterior del menú de la barra de herramientas	TAB o MAYÚS+TAB (cuando la barra de herramientas está activada)
Abrir el menú	ENTRAR (cuando se ha seleccionado un menú en una barra de herramientas)
Ejecutar la acción asignada a un botón	ENTRAR (cuando se ha seleccionado un botón)
Incluir texto en un cuadro de texto	ENTRAR (cuando se ha seleccionado el cuadro de texto)
Seleccionar una opción en un cuadro de lista desplegable o en el menú desplegable de un botón	Teclas de flecha para desplazarse entre las opciones de la lista o menú; ENTRAR para seleccionar la opción elegida (cuando se ha seleccionado un cuadro de lista desplegable)


Abrir, instalar o quitar un complemento

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

2	Haga clic en Complementos.

3	Para cargar un complemento, active la casilla de verificación situada junto al complemento que desee.

Para descargar un complemento, desactive la casilla de verificación situada junto al complemento que desea descargar.

Si el complemento que busca no aparece en la lista, deberá instalarlo.

4	Para instalar un complemento, haga clic en Instalar. En el cuadro, haga clic en el complemento (.ecf) que desea y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si desea una descripción de los complementos incluidos con Outlook, haga clic en  [image].

Si el complemento (.ecf) que busca no aparece, debe instalarlo utilizando el programa de instalación de Outlook. Para obtener información acerca del procedimiento de instalación de un componente con el programa de instalación, haga clic en  [image].

5	Para quitar un complemento, desactive la casilla de verificación correspondiente al elemento que desea quitar en el cuadro de diálogo Complementos y, a continuación, haga clic en Quitar.


Responder a una convocatoria o notificación de reunión

1	Abra la convocatoria de reunión.

¿Cómo?

2	Haga clic en Aceptar  [image], en Provisional  [image]  o en Rechazar  [image].

Sugerencias

•	Haga clic en Ver en el Calendario  [image]  para ver la reunión dentro del calendario antes de enviar una respuesta.

•	Haga clic en Quitar del Calendario para eliminar una notificación de cancelación de reunión y eliminar la reunión del calendario.


Exportar una lista parcial de contactos

1	Cree una nueva carpeta para los contactos que desee exportar.

¿Cómo?

2	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

3	Utilice el comando Buscar para agrupar los contactos que desea exportar.

¿Cómo?

4	Presione la tecla CTRL y arrastre los contactos hasta la nueva carpeta de contactos para copiarlos.

5	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar para exportar la nueva carpeta de contactos.

6	Haga clic en Exportar a un archivo.

7	Siga las instrucciones del asistente para importar y exportar.

Nota   Si exporta un archivo para utilizarlo en Microsoft Word, elija el tipo de archivo con valores separados por tabulaciones o por comas.


Activar o desactivar fechas en negrita en el Explorador de fechas

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

3	Para activar fechas en negrita, active la casilla de verificación correspondiente bajo Configuración general.

Para desactivar fechas en negrita, desactive la casilla de verificación.


Cancelar una reunión

1	En Calendario, abra la reunión que haya organizado.

¿Cómo?

2	En el menú Cita, haga clic en Cancelar reunión.

Sugerencia   Puede eliminar la reunión haciendo clic en ella y, a continuación, en Eliminar  [image].


Eliminar automáticamente respuestas a reuniones sin comentarios

•	Si activa la casilla de verificación Eliminar confirmaciones y respuestas en blanco una vez procesadas en la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas), las respuestas a la reunión que le envíen sin comentarios aparecerán en una tabla en la convocatoria de reunión original y, a continuación, se eliminarán sin aparecer en la Bandeja de entrada. Para ver las respuestas a la reunión sin comentarios en la Bandeja de entrada, desactive esta casilla de verificación. Las respuestas a la reunión que incluyan comentarios siempre aparecerán en la Bandeja de entrada.


Actualizar el contenido en un formulario de sólo lectura

1	Abra el elemento creado a partir del formulario que desea actualizar.

2	En el menú Edición, haga clic en Revisar contenido.

3	Cambie la información que desee.

4	Guarde el formulario.

¿Cómo?


Procedimientos para cambiar información en un formulario de sólo lectura

Para obtener información acerca de cómo cambiar el estado de sólo lectura de un formulario para poder modificarlo, haga clic en  [image].


La carpeta desde la que archivó los elementos no ha desaparecido

Al archivar, los elementos originales se copian al archivo de datos y después se eliminan de la carpeta actual. Las carpetas originales se conservan en su ubicación una vez archivados los elementos, aunque estén vacías. Para quitar la carpeta vacía, haga clic en ella con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Eliminar nombre de carpeta del menú contextual.


Mostrar horas de cita con relojes en miniatura

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	En Semana o Mes, active la casilla de verificación Mostrar la hora en forma de reloj.


Mostrar la hora de finalización de una cita

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	En Semana o Mes, active la casilla de verificación Mostrar la hora de finalización.


Mostrar días del fin de semana en un calendario mensual

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	Active la casilla de verificación Comprimir el fin de semana.


Crear un evento anual

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Calendario, haga clic en Nuevo evento.

3	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

4	En el cuadro Ubicación, incluya una ubicación.

5	Seleccione las demás opciones que desee.

6	En el menú Cita, haga clic en Periodicidad.

7	Si el evento dura más de un día, cambie el valor en el cuadro Duración.

8	Haga clic en Anual y seleccione la fecha o día del año.

9	Haga clic en Aceptar y después en Guardar y cerrar  [image].


Crear un evento

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Calendario, haga clic en Nuevo evento.

3	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

4	En el cuadro Ubicación, incluya una ubicación.

5	Seleccione las demás opciones que desee.

Para indicar a los usuarios que ven su calendario que se encuentra fuera de la oficina en lugar de libre, cambie el estado en el cuadro Mostrar la hora como.

6	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   En la vista de día, semana y mes, puede crear rápidamente un evento si hace doble clic en el título de fecha del día en que desea mostrar ese evento.


Modificar eventos

1	Abra el evento que desea cambiar.

¿Cómo?

2	En la ficha Cita, seleccione las opciones que desea cambiar.

Sugerencia   Puede cambiar un evento a cita, y así bloquear el tiempo en el calendario, si desactiva la casilla de verificación Todo el día e incluye horas de comienzo y finalización. Los eventos se definen con una duración de medianoche a medianoche; la desactivación de esta casilla permite escribir horas específicas.


Días no laborables

Los días no laborables son eventos o citas que duran todo el día. El cuadro Asunto de la ficha Cita en los cuadros de diálogo Cita o Evento contiene el nombre del día no laborable, el cuadro Mostrar la hora como presenta Libre y el cuadro Ubicación indica el país de origen. El cuadro Categorías presenta Día no laborable, lo que permite filtrar esos días.

Las carpetas de días no laborables pueden importarse haciendo clic en el botón Agregar días no laborables de la ficha Calendario (menú Herramientas, comando Opciones).

Sugerencia   Para copiar los días laborables en el calendario individualmente puede abrir una carpeta de días no laborables y arrastrar cada cita al calendario.


Aceptar las convocatorias de reunión y procesar las cancelaciones automáticamente

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Programación avanzada.

3	Active la casilla de verificación Aceptar las convocatorias de reunión y procesar las cancelaciones automáticamente.

Nota   Esta opción de programación sólo actúa en las convocatorias que se le envían directamente. Si se le han concedido permisos de acceso delegado y recibe las convocatorias de reunión de otra persona, esta opción no tiene efecto.


Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Programación avanzada.

3	Active la casilla de verificación Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión en conflicto.

Nota   Esta opción de programación sólo actúa en las convocatorias que se le envían directamente. Si se le han concedido permisos de acceso delegado y recibir las convocatorias de reunión de otra persona, esta opción no tiene efecto.


Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión periódicas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Programación avanzada.

3	Active la casilla de verificación Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión periódicas.

Nota   Esta opción de programación sólo actúa en las convocatorias que se le envían directamente. Si se le han concedido permisos de acceso delegado y recibir las convocatorias de reunión de otra persona, esta opción no tiene efecto.


Seleccionar los días de la semana laboral

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Active las casillas de verificación situadas junto a los días de la semana laboral que desee.


Establecer una hora de aviso predeterminada

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	En el cuadro Aviso, incluya el tiempo.


Establecer las horas primera y última del día laborable

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	En el cuadro Comienzo, incluya una hora.

3	En el cuadro Fin, incluya una hora.


Establecer el día de la semana

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	En el cuadro Primer día de la semana, haga clic en el día que desee.


Establecer la primera semana del año

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	En el cuadro Primera semana del año, haga clic en la opción que desee.


Mostrar los números de las semanas en el Explorador de fechas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Para presentar los números de semana, active la casilla de verificación Mostrar los números de las semanas.


Limitar el número de meses de tiempo de ocupación mostrado a otras personas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Programación avanzada.

3	En el cuadro Mostrar, escriba el número de meses que desea mostrar a los demás.


Cambiar la frecuencia de actualización del tiempo de ocupación

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Programación avanzada.

3	En el cuadro Actualizar la información de ocupación en el servidor cada, escriba el número de minutos que deben transcurrir entre las actualizaciones.


Categorías

Las categorías son palabras clave o frases que facilitan el seguimiento de elementos para que se puedan localizar, ordenar, filtrar o agrupar con facilidad. Utilice las categorías para realizar el seguimiento de diferentes tipos de elementos relacionados pero que estén guardados en distintas carpetas. Por ejemplo, puede realizar el seguimiento de todas las reuniones, los contactos y los mensajes del proyecto Neptuno si crea una categoría con el nombre Proyecto Neptuno y le asigna elementos.

Las categorías también permiten realizar el seguimiento de elementos sin necesidad de situarlos en carpetas independientes. Por ejemplo, puede mantener las tareas personales y de trabajo en la misma lista de tareas y utilizar las categorías Trabajo y Personal para verlas de forma independiente.

Outlook proporciona una lista de categorías a las que puede asignar elementos, denominada Lista principal de categorías, que puede utilizar sin cambios o agregarle categorías propias.

Los elementos pueden asignarse a varias categorías. Por ejemplo, una tarea se puede asignar a las categorías Trabajo, Cliente principal y Estrategias.

Los elementos agrupados por categoría, excepto los mensajes de correo electrónico, pueden verse rápidamente. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en Por categoría.


Asignar elementos a una categoría

Outlook proporciona una lista de categorías a las que puede asignar elementos, denominada Lista principal de categorías, que puede utilizar de diferentes formas según el trabajo que realice. Puede asignar elementos a una categoría ya disponible en esta lista o agregar una categoría en ella y asignarle elementos. También puede crear las categorías en la Lista principal de categorías y asignarle los elementos posteriormente o asignar un elemento cada vez a medida que los crea.

Asigne un elemento a una categoría si desea utilizar las categorías que proporciona Outlook o si desea agregar rápidamente una o dos categorías y, a continuación, asignarles elementos.

Cree categorías para un uso posterior si desea agregar varias categorías a la Lista principal de categorías de una vez. Por ejemplo, puede planificar y crear las categorías previamente para ahorrar tiempo más tarde, cuando les asigne elementos.

También puede asignar un elemento a una categoría cuando crea el elemento. Por ejemplo, utilice este método si ya ha asignado elementos a una categoría y desea crear otro elemento y asignarlo a la misma categoría. Puede seleccionar una categoría en una lista o escribir su nombre en el cuadro de diálogo de elementos. Para asegurar que los elementos se asignan a la categoría adecuada y evitar errores de ortografía es preferible seleccionar las categorías en la lista.

Si importa tareas de Microsoft Schedule+, la asignación de tareas a categorías en Outlook se hace de la misma forma que la incorporación de tareas en proyectos en Schedule+.

¿Qué desea hacer?

Categorías proporcionadas en Outlook

Asignar un elemento a una categoría

Crear categorías para utilizarlas más tarde

Asignar un elemento a una categoría en el momento de crearlo


Categorías proporcionadas en Outlook

En la Lista principal de categorías están disponibles las siguientes categorías. Si restablece esta lista, éstas son las categorías que verá en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (menú Edición).

Trabajo	Cliente principal
Competencia	Miscelánea
Favoritos	Personal
Regalos	Llamadas de teléfono
Metas y objetivos	Estado
Día no laborable	Estrategias
Tarjetas de días no laborables	Proveedores
Principales contactos	Tiempo y gastos
Ideas	Personalidades
Internacional	En espera


Asignar un elemento a una categoría

1	Seleccione los elementos que desea asignar a una categoría.

¿Cómo?

2	En el menú Edición, haga clic en Categorías.

Mostrar

3	Active las casillas de verificación situadas junto a las categorías que desea en el cuadro Categorías disponibles.

Si la categoría que desea utilizar no está disponible, puede agregar una categoría a la Lista principal de categorías; para ello, escriba su nombre en el cuadro Elementos que pertenecen a estas categorías y haga clic en Agregar a la lista.

Nota   Si una casilla de verificación está sombreada, indica que sólo algunos de los elementos seleccionados están asignados a la categoría correspondiente. Para agregar todos los elementos seleccionados a la categoría, haga clic en la casilla de verificación hasta que aparezca una marca sin sombreado. Para quitar todos los elementos seleccionados de la categoría, haga clic en la casilla de verificación hasta que aparezca desactivada.


Crear categorías para utilizarlas más tarde

1	En el menú Edición, haga clic en Categorías.

Si esta opción no está disponible, haga clic en cualquier elemento y vuelva a intentarlo.

Mostrar

2	Haga clic en Lista principal de categorías.

3	En el cuadro Nueva, escriba un nombre para la categoría.

4	Haga clic en Agregar.

5	Para crear más categorías, repita los pasos 3 y 4.

6	Haga clic en Aceptar y, a continuación, de nuevo en Aceptar.


Asignar un elemento a una categoría en el momento de crearlo

1	Cree un elemento.

2	En un mensaje de correo, elija la ficha Opciones.

En una cita o una reunión, elija la ficha Cita.

En una tarea o una solicitud de tarea, elija la ficha Tarea.

En un contacto, elija la ficha General.

En una nota, haga clic en el icono de nota  [image]  en la parte superior de ésta.

3	Haga clic en Categorías.

4	Active las casillas de verificación situadas junto a las categorías que desea en el cuadro Categorías disponibles.

Si la categoría que desea utilizar no está disponible, puede agregar una categoría a la Lista principal de categorías; para ello, escriba su nombre en el cuadro Elementos que pertenecen a estas categorías y haga clic en Agregar a la lista.

Nota   Puede escribir el nombre de la categoría en el cuadro Categorías en lugar de seleccionarlo en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (botón Categorías) en cualquier elemento excepto en las notas. Si utiliza este método, asegúrese de que escribe el nombre correctamente; en caso contrario, el elemento no se asignará a ninguna categoría de la Lista principal de categorías. Las categorías que no están incluidas en esta lista no están disponibles en el cuadro de diálogo Categorías (menú Edición, cuadro de diálogo Buscar).


Eliminar una categoría

1	En el menú Edición, haga clic en Categorías.

Si esta opción no está disponible, haga clic en cualquier elemento y vuelva a intentarlo.

Mostrar

2	Haga clic en Lista principal de categorías.

3	Haga clic en la categoría que desea eliminar.

Para seleccionar varias categorías, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en ellas.

4	Haga clic en Eliminar.

Notas

•	Si elimina una categoría de la Lista principal de categorías, no la elimina en los elementos ya asignados a ella. Por ejemplo, si asigna elementos a la categoría Trabajo y posteriormente elimina esta categoría de la lista principal, todavía puede disponer de elementos asignados a ella. Los elementos asignados a categorías eliminadas conservan sus asignaciones, de forma que puede buscarlos, ordenarlos, filtrarlos o agruparlos por estas categorías. Para obtener información acerca de cómo quitar los elementos en una categoría, haga clic en  [image].

•	Para eliminar una categoría marcada con (no figura en la lista principal de categorías) en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (menú Edición), debe quitar previamente los elementos que contiene. Para obtener información acerca de cómo quitar los elementos en una categoría, haga clic en  [image].


Quitar elementos de una categoría

1	Busque los elementos que desea elegir de una categoría.

¿Cómo?

2	Seleccione los elementos.

¿Cómo?

3	En el menú Edición, haga clic en Categorías.

4	Desactive las casillas de verificación situadas junto a las categorías de las que desea eliminar los elementos en el cuadro Categorías disponibles.


Restablecer la Lista principal de categorías

1	En el menú Edición, haga clic en Categorías.

Si esta opción no está disponible, haga clic en cualquier elemento y vuelva a intentarlo.

Mostrar

2	Haga clic en Lista principal de categorías.

3	Haga clic en Restablecer.

Nota   Cuando restablece la Lista principal de categorías, sólo permanecen las categorías originales incluidas con Outlook; las categorías agregadas se eliminan. Para obtener información acerca de las categorías incluidas en Outlook, haga clic en  [image]. Estos cambios sólo afectan a la Lista principal de categorías. Los elementos asignados a categorías eliminadas conservan sus asignaciones, de forma que puede buscarlos, ordenarlos, filtrarlos o agruparlos por estas categorías.


Solución de problemas de categorías

¿Sobre qué necesita ayuda?

La categoría creada no está en la lista de categorías disponibles

Los elementos asignados a una categoría no aparecen al buscarlos

Aunque eliminó una categoría, aún tiene elementos asignados

La lista de categorías disponibles contiene categorías que no agregó


La categoría creada no está en la lista de categorías disponibles

Puede haber creado la categoría escribiendo su nombre en el cuadro Categorías de un elemento. Si desea que una categoría esté disponible para todos los elementos, debe aparecer en la Lista principal de categorías. Para obtener información acerca de cómo incorporar una categoría a la Lista principal de categorías, haga clic en  [image].

Sugerencia   Si se encuentra en la ficha Opciones adicionales del cuadro de diálogo Buscar (menú Herramientas) y recuerda el nombre de la categoría de la que desea encontrar elementos asignados, puede escribir el nombre en el cuadro Categorías en lugar de hacer clic en el botón Categorías para seleccionarla en una lista.


Los elementos asignados a una categoría no aparecen al buscarlos

Si ha asignado elementos a la categoría abriendo los elementos y escribiendo un nombre de categoría en lugar de seleccionar la categoría en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (menú Edición), puede que haya escrito la categoría de forma diferente. Los nombres de categoría deben escribirse de la misma forma en cada elemento asignado a la misma categoría.


Aunque eliminó una categoría, aún tiene elementos asignados

Si elimina una categoría de la Lista principal de categorías, no la elimina en los elementos ya asignados a ella. Para eliminar completamente una categoría, también debe quitarla de todos los elementos que incluye. Para obtener información acerca de cómo quitar los elementos en una categoría, haga clic en  [image].


La lista de categorías disponibles contiene categorías que no agregó

Puede haber recibido un mensaje de correo asignado a una categoría por el remitente. Cuando selecciona el mensaje, la categoría a la que está asignado aparece en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (menú Edición), marcada con (no figura en la lista principal de categorías).


Faltan los datos adjuntos en el nuevo elemento

Al copiar un elemento que contiene datos adjuntos, éstos no se copiarán. En el cuadro de texto del nuevo elemento (a excepción de las notas, que contienen sólo texto) aparecerá un acceso directo al elemento original. Para abrir los datos adjuntos en el elemento original, haga doble clic en el acceso directo del nuevo elemento para ver el elemento original y, a continuación, haga doble clic en el icono de los datos adjuntos.


Crear elementos nuevos a partir de otros ya existentes

Con Autocrear podrá arrastrar un elemento de un tipo determinado hasta una carpeta de elementos de otro tipo para crear rápidamente el nuevo elemento. Por ejemplo, para crear rápidamente una cita a partir de un mensaje de correo, arrastre el mensaje hasta la carpeta Calendario. La información relevante del mensaje de correo se agregará automáticamente a los campos para la nueva cita y el mensaje íntegro aparecerá en formato de texto dentro del cuadro de texto de la cita.

Se creará un solo elemento nuevo, aunque arrastre varios. Autocrear no modificará el elemento original, salvo que se especifique que deba moverse. Si se arrastra una convocatoria de reunión o de tarea desde la Bandeja de entrada hasta Calendario o Tareas, la convocatoria será aceptada automáticamente y se enviará una respuesta de aceptación al remitente.

También podrá utilizar Autocrear al hacer clic en Copiar en carpeta o en Mover a una carpeta del menú Edición y, a continuación, seleccionar una carpeta que contenga un tipo de elemento diferente.

Si el elemento arrastrado, copiado o movido es del mismo tipo que los de la carpeta de destino (por ejemplo, una cita arrastrada hasta la carpeta Calendario), se ejecutará una copia o un movimiento. Sólo se ejecutará Autocrear cuando el elemento no sea del mismo tipo que los de la carpeta de destino.

Utilice Autocrear para seleccionar un archivo en cualquier punto del sistema a través de un acceso directo de un elemento de Outlook. Por ejemplo, si se arrastra un archivo como documento de Word hasta una carpeta de Outlook, en el cuadro de texto se creará un nuevo elemento que contendrá un acceso directo al documento de Word. También podrá hacer que un elemento de Outlook sea accesible desde fuera de Outlook. Por ejemplo, arrastre un elemento de Outlook hasta el escritorio de Windows para crear una copia del elemento que podrá abrir desde el escritorio. En Outlook, podrá arrastrar y colocar elementos en accesos directos de la barra de Outlook, en carpetas de la Lista de carpetas, en cualquier vista o en cualquier carpeta que incluya carpetas públicas. Los elementos arrastrados hasta la carpeta Elementos eliminados se tratarán como elementos eliminados.


Crear un elemento de Outlook al que se puede obtener acceso desde fuera de Outlook

•	Arrastre el elemento al que desee obtener acceso desde fuera de Outlook hasta una carpeta sólo para archivos o hasta el escritorio de Windows.

Nota   Haga doble clic en el elemento para verlo, aún cuando Outlook esté cerrado.


Crear un elemento a partir de un tipo diferente de elemento

1	Arrastre el elemento que desee utilizar para crear otro elemento hasta un acceso directo de la barra de Outlook que señale a una carpeta que contenga el nombre del elemento que desee crear.

2	Seleccione las opciones que desee.

3	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Notas

•	Se creará un solo elemento nuevo, aunque arrastre varios.

•	Si desea arrastrar el elemento hasta un grupo que no esté abierto en la barra de Outlook, sitúe el puntero encima del nombre del grupo que desee abrir. Si desea desplazarse entre de los elementos de un grupo que esté abierto, sitúe el puntero cerca de la parte superior o inferior del grupo.


Crear una nota a partir de cualquier elemento

1	Arrastre el elemento que desee utilizar para crear una nota hasta Notas  [image].

2	En la nota, utilice las teclas de dirección para desplazarse y, a continuación, modifique el texto como desee.

3	Haga clic en el botón Cerrar.

Sugerencia   Las notas no tienen barras de desplazamiento, aunque podrá utilizar el mouse (ratón) para ver la información que no esté visible. Seleccione el texto y mantenga presionado el botón del mouse mientras se desplaza para ver toda la información.


Crear una cita a partir de un mensaje de correo

1	Arrastre el mensaje de correo que desee utilizar para crear una cita hasta Calendario  [image].

2	En el cuadro Ubicación, incluya la ubicación.

3	Incluya las horas de comienzo y fin.

4	Seleccione las demás opciones que desee.

5	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Crear un mensaje de correo a partir de un contacto

1	Arrastre el contacto que desee utilizar para crear un mensaje de correo hasta Bandeja de entrada  [image].

2	En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

3	En el cuadro de texto, redacte el mensaje.

4	Haga clic en Enviar  [image].


Crear un elemento a partir de un texto seleccionado

1	Seleccione el texto que desee utilizar para crear un elemento.

2	Arrastre el texto seleccionado hasta un acceso directo de la barra de Outlook que señale a una carpeta que contenga el tipo de elemento que desee crear.

3	Seleccione las opciones que desee.

Nota   Si desea arrastrar el texto hasta un grupo que no se abra en la barra de Outlook, sitúe el puntero encima del nombre del grupo que desee abrir. Si desea desplazarse dentro de los elementos de un grupo que esté abierto, sitúe el puntero cerca de la parte superior o inferior del grupo.


Programar tiempo en el calendario para completar una tarea

1	Arrastre la tarea cuyo tiempo desee programar desde Tareas hasta Calendario  [image].

2	En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee.

3	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Solución de problemas de Autocrear

¿Sobre qué necesita ayuda?

Al arrastrar varios elementos sólo aparece un elemento nuevo

Se eliminó el elemento original por error

Eliminó el acceso directo al elemento original en el elemento nuevo. ¿Cómo puede abrir el elemento original?

Faltan los datos adjuntos en el nuevo elemento


Hacer clic con el botón secundario para crear un elemento y especificar un acceso directo o datos adjuntos

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), arrastre el elemento que desee utilizar para crear otro elemento hasta una carpeta que contenga el tipo de elemento que desee crear.

2	En el menú contextual, haga clic en el comando que desee.

Un acceso directo es un indicador al elemento original. Los datos adjuntos son una copia de los datos del elemento original que se sitúa dentro del nuevo elemento y, por consiguiente, incrementa el tamaño de archivo del nuevo elemento.

3	En el cuadro de diálogo del nuevo elemento, seleccione las opciones que desee.


Al arrastrar varios elementos sólo aparece un elemento nuevo

Si se arrastran simultáneamente varios elementos hasta una carpeta de Outlook o hasta un acceso directo, toda la información quedará situada en el nuevo elemento. Por ejemplo, si arrastra simultáneamente tres mensajes de correo hasta la carpeta Calendario, verá el texto de los tres mensajes originales dentro del cuadro de texto de la nueva cita. Si desea crear nuevas citas para cada uno de los tres mensajes, arrastre cada mensaje por separado.


Se eliminó el elemento original por error

•	Intente recuperar el elemento eliminado en la carpeta Elementos eliminados. Para obtener más información acerca de cómo recuperar elementos eliminados, haga clic en  [image].

•	Si no consigue recuperar el elemento original, encontrará la totalidad del texto dentro del cuadro de texto del nuevo elemento.


Eliminó el acceso directo al elemento original en el elemento nuevo. ¿Cómo puede abrir el elemento original?

Al eliminar un acceso directo, no se elimina el elemento original que señala al acceso directo. Vaya a la carpeta que contenga el elemento original y ábralo. Salvo que previamente haya eliminado el elemento original, lo encontrará allí.


Crear un elemento de Outlook que contenga un acceso directo a un archivo

1	Arrastre el archivo que desee utilizar para crear un elemento hasta un acceso directo de la barra de Outlook que señale a una carpeta que contenga el nombre del elemento que desee crear.

2	Seleccione las opciones que desee.

Sugerencia   Si desea arrastrar el archivo hasta un grupo que no se abra en la barra de Outlook, sitúe el puntero encima del nombre del grupo que desee abrir. Si desea desplazarse dentro de los elementos de un grupo que esté abierto, sitúe el puntero cerca de la parte superior o inferior del grupo.


Crear elementos a partir de tipos diferentes de elementos

Con Autocrear podrá arrastrar un elemento de determinado tipo hasta una carpeta de elementos de otro tipo para crear rápidamente el nuevo elemento. Por ejemplo, para crear rápidamente una cita a partir de un mensaje de correo, arrastre el mensaje hasta la carpeta Calendario. La información relevante del mensaje de correo se agregará automáticamente a los campos para la nueva cita y el mensaje íntegro aparecerá en formato de texto dentro del cuadro de texto de la cita.

Se creará un solo elemento nuevo, aunque arrastre varios. Autocrear no modificará el elemento original, salvo que se especifique que debe moverse.

Si el elemento arrastrado, copiado o movido es del mismo tipo que los de la carpeta de destino (por ejemplo, una cita arrastrada hasta la carpeta Calendario), se ejecutará una copia o un movimiento. Sólo se ejecutará Autocrear cuando el elemento no sea del mismo tipo que los de la carpeta de destino.

Utilice Autocrear para seleccionar un archivo en cualquier punto del sistema a través de un acceso directo en un elemento de Outlook. Por ejemplo, si se arrastra un archivo como un documento de Word hasta una carpeta de Outlook, en el cuadro de texto se creará un nuevo elemento que contendrá un acceso directo al documento de Word. También podrá hacer que un elemento de Outlook sea accesible desde fuera de Outlook. Por ejemplo, arrastre un elemento de Outlook hasta el escritorio de Windows para crear una copia del elemento que podrá abrir desde el escritorio.

Podrá utilizar el botón secundario del mouse (ratón) para arrastrar un elemento hasta una carpeta o hasta un acceso directo para crear un nuevo elemento. Con este método, aparecerá un menú contextual con comandos que permitirán copiar o mover el elemento en forma de texto, con un acceso directo o con datos adjuntos. Si opta por copiar el elemento con un acceso directo, el acceso directo al elemento original aparecerá en el cuadro de texto del nuevo elemento (con excepción de las notas, que contienen sólo texto). Un acceso directo es un indicador al elemento original. Los datos adjuntos son una copia de los datos del elemento original que se sitúa dentro del nuevo elemento y, por consiguiente, incrementa el tamaño de archivo del nuevo elemento.

¿Qué desea hacer?

Crear un elemento a partir de un tipo diferente de elemento

Crear una nota a partir de cualquier elemento

Crear un elemento de Outlook que contenga un acceso directo a un archivo

Crear un elemento de Outlook al que se puede obtener acceso desde fuera de Outlook

Crear un elemento a partir de un texto seleccionado

Hacer clic con el botón secundario para crear un elemento y especificar un acceso directo o datos adjuntos


Crear una convocatoria de reunión a partir de un contacto

1	Arrastre el contacto cuyo tiempo desee programar hasta Calendario  [image].

2	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

3	En el cuadro Ubicación, incluya la ubicación.

4	Incluya las horas de comienzo y fin.

5	Seleccione las demás opciones que desee.

6	Haga clic en Enviar  [image].


Crear una tarea a partir de un mensaje de correo

1	Arrastre el mensaje que desee utilizar para crear una tarea hasta Tareas  [image].

2	En la ficha Tarea, seleccione las opciones que desee.

3	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Crear contactos

Un contacto es una persona u organización con la que mantiene correspondencia. Puede guardar información acerca de los contactos como los puestos, los números de teléfono, las direcciones, las direcciones de correo electrónico, las direcciones de correo electrónico de Internet y las notas.

Cuando cree un contacto puede incluir información nueva o utilizar una copia de la información a cerca de un contacto existente de la misma organización.

¿Qué desea hacer?

Crear un contacto con nueva información

Crear un contacto de la misma organización que otro contacto


Crear un contacto con nueva información

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Contacto.

2	En el cuadro Nombre completo, escriba un nombre para el contacto.

3	Incluya la información que desea incluir acerca del contacto.

4	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Crear un contacto de la misma organización que otro contacto

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	Haga clic en un contacto de la misma organización que el que desea crear.

3	En el menú Contactos, elija Nuevo contacto de la misma organización.

4	En el cuadro Nombre completo, escriba un nombre para el contacto.

5	Incluya la información que desea incluir acerca del contacto.

6	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Eliminar un contacto

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	Seleccione los contactos que desea eliminar.

¿Cómo?

3	Haga clic en Eliminar  [image].

Nota   Cuando se elimina un contacto no se eliminan las entradas del Diario que hagan referencia a él.


Escribir el nombre completo de un contacto

1	Cree o abra un contacto.

¿Cómo?

2	En el cuadro Nombre completo, escriba el nombre completo del contacto.

Notas

•	Para asegurarse de que las partes de un nombre se identifican correctamente en la ordenación, el filtrado o la combinación de correspondencia, haga clic en Nombre completo. Revise cada entrada y realice los cambios necesarios.

•	Puede escribir dos nombres en el campo de nombre si incluye la palabra "y" o el símbolo "&" (y comercial) entre ellos, por ejemplo, Antonio & Juan.

•	Puede cambiar el nombre bajo el que está archivado un contacto en la lista de contactos. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Escribir una dirección de un contacto

1	Cree o abra un contacto.

¿Cómo?

2	En el cuadro situado bajo Dirección, haga clic en Trabajo, Particular u Otra.

3	En el cuadro Dirección, escriba la dirección.

Presione la tecla ENTRAR después de cada línea de la dirección.

4	Para escribir otras direcciones del contacto, repita los pasos 2 y 3 y utilice una selección diferente en el paso 2.

5	Para establecer la dirección de correo, haga clic en Trabajo, Particular u Otra y active la casilla de verificación Enviar el correo a esta dirección.

Si sólo incluye una dirección, ésta será la que se utilice como dirección de correo.

Notas

•	Para asegurarse de que las partes de una dirección se identifican correctamente en la ordenación, el filtrado o la combinación de correspondencia, haga clic en Trabajo, Particular u Otra para mostrar la dirección que desea comprobar y, a continuación, haga clic en Dirección. Revise cada entrada y realice los cambios necesarios.

•	Si no escribe ningún nombre de país, se utiliza el país establecido en el cuadro de diálogo Configuración regional del Panel de control de Windows.


Incluir la dirección de correo electrónico de un contacto

1	Cree o abra un contacto.

¿Cómo?

2	Para escribir una dirección de correo electrónico de Internet estándar, escriba la dirección en el cuadro Correo electrónico o haga clic en Libreta de direcciones  [image]  para elegirla de una lista, si se ha configurado en la organización.

Para incluir una dirección de correo electrónico para otro sistema de correo, haga clic en  [image].

3	Para incluir otras direcciones de correo electrónico del contacto, repita el paso 2 y utilice las opciones Correo electrónico 2 o Correo electrónico 3.


Escribir información personal acerca de un contacto

1	Cree o abra un contacto.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Detalles.

3	Escriba la información que desea incluir acerca del contacto.


Escribir los números de teléfono de un contacto

1	Cree o abra un contacto.

¿Cómo?

2	En el cuadro de ubicación Teléfono, haga clic en una opción que describa el número de teléfono.

3	En el cuadro de número Teléfono, escriba el número de teléfono.

Utilice el siguiente formato para los números de teléfono internacionales y para el marcado automático: +código de país (código de provincia o estado) número local.

4	Para escribir otros números de teléfono, repita los pasos 2 y 3 con otros cuadros de ubicación y número Teléfono.

Notas

•	Si no incluye el código de país ni el código de provincia o estado del número de teléfono, el marcador automático utiliza la configuración de Propiedades de marcado en el cuadro de diálogo Nueva llamada (en el menú Herramientas, elija Marcar y haga clic en Nueva llamada).

•	Si incluye letras en el número de teléfono, el marcador automático no las reconocerá.

•	Puede incluir notas de marcado, por ejemplo, "ext. 1234" o "antes de las 10:00", tras el número de teléfono. El marcador automático marcará el número e ignorará las notas.


Cambiar el modo de archivar un contacto en la lista de contactos

1	Abra un contacto.

¿Cómo?

2	En el cuadro Archivar como, escriba o seleccione el nombre o el nombre de organización bajo el que desea presentar el contacto.

Nota   Los nombres de organización que comienzan por artículos, por ejemplo, "El" o "Un", se muestran automáticamente por la siguiente palabra del nombre. Por ejemplo, "La Organización" se muestra como "Organización, La".


Ir a la página World Wide Web para un contacto

1	En Contactos, haga clic en un contacto con una dirección de página Web.

2	Haga clic en Explorar página Web  [image].


Abrir un contacto

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	Seleccione los contactos que desea abrir.

¿Cómo?

3	En el menú Archivo, haga clic en Abrir.

Sugerencias

•	Para abrir rápidamente uno o más contactos seleccionados, presione la tecla ENTRAR.

•	Para abrir rápidamente un contacto en un tipo de vista de tarjeta de visita, haga doble clic en el título de la tarjeta.


Agregar un campo a una tarjeta de visita

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista del tipo de vista de tarjeta de visita.

2	En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos.

Mostrar

3	En el cuadro Campos disponibles, haga clic en el campo que desea agregar.

Si el campo no se encuentra en el cuadro, haga clic en un conjunto de campos diferente del cuadro Seleccionar campos disponibles en.

4	Haga clic en Agregar.

Notas

•	Si el campo que agrega está vacío, puede que no aparezca en los elementos. Para obtener información acerca de cómo mostrar campos vacíos, haga clic en  [image].

•	Puede cambiar el orden de presentación de los campos. En el cuadro Mostrar los campos por este orden del cuadro de diálogo Mostrar campos (menú Ver), haga clic en un campo y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar.


Quitar un campo de una tarjeta de visita

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una del tipo de vista de tarjeta de visita.

2	En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos.

Mostrar

3	Bajo Mostrar los campos por este orden, haga clic en el campo que desea extraer.

4	Haga clic en Quitar.


Cambiar el ancho de tarjeta y el alto de campo para un tipo de vista de tarjeta de visita

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista del tipo de vista de tarjeta de visita.

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	En el cuadro Ancho de tarjeta, escriba el número de caracteres para el ancho.

4	En el cuadro Alto del campo multilínea, escriba el número mínimo de líneas de texto que se mostrarán si el campo contiene más texto del que admite o si la tarjeta es estrecha.

Sugerencia   También puede cambiar el ancho de las tarjetas si arrastra los indicadores de división ubicados entre ellas. Para ver las tarjetas con el ancho más apropiado, haga doble clic en un indicador de división vertical.


Mostrar u ocultar campos vacíos en un tipo de vista de tarjeta de visita

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista del tipo de vista de tarjeta de visita.

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	Active o desactive la casilla de verificación Mostrar campos vacíos.


Actualizar información acerca de un contacto

1	Abra el contacto.

¿Cómo?

2	En las fichas General y Detalles, actualice la información que desee.

Sugerencia   También puede modificar los contactos directamente en la lista de contactos.


Modificar campos directamente en una tarjeta de visita

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista del tipo de vista de tarjeta de visita.

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	Active la casilla de verificación Permitir modificar las celdas y haga clic en Aceptar.

4	Haga clic en el campo de la tarjeta que desea modificar y realice los cambios.

Nota   Algunos campos no pueden modificarse directamente en un tipo de vista de tarjeta de visita. Por ejemplo, no se puede modificar el nombre de contacto en el título de la tarjeta ni el contenido del campo Notas. Para modificar esta información, debe abrir el contacto.


Buscar información de contacto en un elemento

Puede buscar información acerca de un contacto a partir de un mensaje de correo, de una convocatoria de reunión y de una solicitud de tarea. También puede hacerlo a partir de una entrada del Diario, siempre y cuando el nombre del contacto aparezca subrayado en el cuadro Contacto. El contacto debe estar en la lista de contactos original. Si se mantienen varias listas de contactos en diferentes carpetas, la lista de contactos original será la que aparezca al hacer clic en Contactos del grupo Outlook en la barra de Outlook.

•	En los cuadros Para, CC y CCO de un mensaje de correo, una convocatoria de reunión o una solicitud de tarea que reciba, haga clic en el nombre del contacto con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Buscar contacto del menú contextual.

En el cuadro Contacto de una entrada del Diario, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre subrayado del contacto y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual.

Nota   Si se crea un mensaje de correo desde Libreta de direcciones (menú Herramientas) haciendo clic en el comando Nuevo mensaje del menú Archivo, el comando Buscar contacto no estará disponible.


Solución de problemas en los contactos

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede ver los contactos

Falta información de los contactos

Los contactos no se ordenan de la forma prevista

Al buscar un contacto, aparece un mensaje de error

No encuentra un contacto en la Libreta de direcciones

Al escribir un nombre en minúsculas, la primera letra cambia a mayúscula

Cómo se incluye una dirección de otro país

Cambiar el país predeterminado de las direcciones de los contactos

No puede ir a la página World Wide Web de un contacto

No aparecen botones de letras al lado de las tarjetas de visita

El contacto para el que desea registrar elementos automáticamente no aparece en la ficha Diario del cuadro de diálogo Opciones

El marcador de teléfono automático no marcó correctamente su número

Al seleccionar una carpeta de contactos en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se produce un error


No se ven los contactos

•	Algunos contactos pueden quedar temporalmente ocultos si la vista elegida filtra determinados detalles. Para ver todos los contactos de la carpeta Contactos, haga clic en Filtro del menú Ver y, a continuación, en Borrar todo.

•	Si se ven los contactos en una tabla de tipo de vista, es posible que estén agrupados y que los grupos estén contraídos, lo que impide ver los contactos incluidos en ellos. Para expandir los grupos a fin de ver los detalles, haga clic en el botón de expandir  [image]. Para contraer los grupos a fin de ocultar los detalles, haga clic en el botón de contraer  [image]. Para obtener más información acerca de cómo expandir y contraer grupos, haga clic en  [image].

•	Es posible que los contactos no queden archivados ni clasificados como se espera. En la mayoría de las vistas, los contactos se ordenan según el contenido del campo Archivar como. El campo Archivar como puede contener el nombre de un contacto, de una organización o el nombre personalizado de un contacto. Para cambiar el modo de archivar un contacto, ábralo y escriba o seleccione las opciones que desee en el campo Archivar como, o bien ordene los contactos por otro campo. Cierre el contacto, haga clic en Ordenar del menú Ver y seleccione el campo por el que desee ordenar.

•	Si busca contactos en una carpeta de contactos seleccionada bajo Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro Mostrar los nombres que figuran en del cuadro de diálogo Libreta de direcciones (menú Herramientas), en la lista sólo aparecerán los contactos que tengan una entrada en el campo de correo electrónico o de número de fax.

•	Si los nombres de las carpetas de contactos ya no aparecen bajo Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro Mostrar los nombres que aparecen en del cuadro de diálogo Libreta de direcciones (menú Herramientas), deberá configurar las carpetas de contactos para que aparezcan aquí. Para obtener información acerca de cómo configurar las carpetas de contactos, haga clic en  [image].

•	Si no aparece Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro Mostrar los nombres que aparecen en del cuadro de diálogo Libreta de direcciones (menú Herramientas), o si la ficha Contacto no aparece en el cuadro de diálogo Propiedades (comando Carpeta, menú Archivo), deberá agregar la Libreta de direcciones de Outlook al perfil de usuario. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Falta información de los contactos

•	Es posible que la vista que esté utilizando no incluya los campos que desea ver. Algunas vistas están configuradas para mostrar solamente la dirección de correo, por lo que verá una sola dirección incluso si se ha incluido otra. Puede agregar campos a la vista actual. En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos y, a continuación, agregue los campos que desea ver. Para obtener información acerca de cómo agregar campos, haga clic  [image].

•	Si desea crear campos personalizados, éstos sólo estarán disponibles en la carpeta en la que los cree.

•	Si se agrega un campo a un tipo de vista de tarjeta de visita y el campo agregado está vacío para un contacto determinado, ese campo no aparecerá en la tarjeta del contacto. Para obtener información acerca de cómo mostrar siempre los campos vacíos, haga clic en  [image].

•	Si configura un tipo de vista de tarjetas de visita para que aparezcan los campos vacíos, es posible que la tarjeta sea demasiado grande y no aparezca entera en la ventana. Amplíe la ventana o desplácese por el contenido de la tarjeta. Haga clic en cualquier campo de la tarjeta para seleccionarla. Desde cualquier campo de la tarjeta, arrastre el puntero hacia abajo para desplazar los campos ocultos hasta el interior de la vista.

•	Si en un tipo de vista de tarjeta de visita no puede ver toda la información de los campos, puede ensanchar la tarjeta. También puede aumentar el número de líneas que aparecen en los campos para que muestren varias líneas, como por ejemplo en el campo Dirección. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Al escribir un nombre o dirección, Outlook intenta separar el nombre o la dirección en partes lógicas y después copia cada parte en un campo separado, como por ejemplo Nombre, Primer apellido, Dirección del trabajo, Ciudad de trabajo, etc. Si Outlook no puede separar el nombre o la dirección en partes lógicas, los campos que contengan partes del nombre o de la dirección se mantendrán vacíos. Para rellenar los campos de nombre o de dirección vacíos, abra el contacto y haga clic en los botones Nombre completo o Dirección.


Los contactos no se ordenan de la forma prevista

•	En la mayoría de las vistas, los contactos se ordenan según el contenido del campo Archivar como. Este campo puede contener el nombre de un contacto, de una organización o el nombre personalizado de un contacto. Para cambiar el modo de archivar un contacto, ábralo y escriba o seleccione las opciones que desee en el campo Archivar como, o bien ordene los contactos por otro campo. Cierre el contacto, haga clic en Ordenar del menú Ver y, a continuación, seleccione el campo por el que desea ordenar.

•	Es posible que haya ordenado los contactos por una dirección íntegra en lugar de hacerlo por una dirección parcial. Por ejemplo, si ordena los contactos por el campo Dirección del trabajo, Outlook utilizará la primera línea de texto del campo Dirección del trabajo para ordenar los contactos. Para ver los contactos ordenados por la ciudad o el país de la dirección comercial, ordénelos por los campos Ciudad del trabajo o País de trabajo. En el menú Ver, haga clic en Ordenar y, a continuación, haga clic en Campos de dirección del cuadro Seleccionar campos disponibles en. En el cuadro Ordenar elementos por, haga clic en el campo por el que desee ordenar.

•	Es posible que haya ordenado los contactos por una combinación de direcciones del trabajo y de residencia. Si ha ordenado por el campo Provincia o Estado o por el campo País, Outlook utilizará la dirección de correo para ordenar los contactos. Es posible que haya definido como dirección de correo una dirección del trabajo para algunos contactos y una dirección de residencia para otros. Para cambiar la dirección de correo, abra el contacto. En el cuadro situado junto a la dirección, haga clic en Trabajo, Particular u Otro y, a continuación, active la casilla de verificación Enviar el correo a esta dirección.


Al buscar un contacto, aparece un mensaje de error

•	Es posible que haya intentado buscar un contacto que no se encuentra en la lista de contactos. Sólo puede buscar información acerca de los contactos existentes en la lista de contactos. Para obtener información acerca de cómo agregar un contacto a la lista de contactos, haga clic en  [image].

•	Si coinciden varios nombres de contactos de la lista de contactos con el nombre buscado, Outlook abrirá el primer contacto que coincida de la lista.


No se encuentra un contacto en la Libreta de direcciones

•	La Libreta de direcciones puede contener varias libretas de direcciones. Es posible que el nombre que busca se encuentre en otra libreta de direcciones. En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, haga clic en otro libro dentro del cuadro Mostrar los nombres que figuran en. Para ver los contactos de la lista de contactos de Outlook, haga clic en el nombre de la carpeta de contactos que desee bajo Libreta de direcciones de Outlook del cuadro Mostrar los nombres que figuran en.

•	Para que un contacto aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook debe tener una entrada en el campo de correo electrónico o de número de fax. Para obtener información acerca de cómo escribir una dirección de correo electrónico para un contacto, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo escribir un número de fax, haga clic en  [image].

•	Es posible que la carpeta Contactos de Outlook no esté configurada para aparecer bajo Libreta de direcciones de Outlook en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones (menú Herramientas). Para obtener información acerca de cómo configurar la carpeta Contactos para que aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook, haga clic en  [image].


Al escribir un nombre en minúsculas, la primera letra cambia a mayúscula

Al escribir en minúsculas el nombre de un contacto, de una organización o de un puesto común, la primera letra de cada palabra se convierte automáticamente en mayúscula. Si desea que todo el nombre se mantenga en minúsculas, sitúe delante del nombre un apóstrofo ('). Este apóstrofo se eliminará automáticamente al pasar a otro campo. Si más tarde efectúa cambios en el nombre, éste aparecerá tal y como lo escribió.

Al escribir un nombre en mayúsculas o en una combinación de mayúsculas y minúsculas, el nombre se mantendrá como lo escribió.


Cómo incluir una dirección de otro país

Outlook puede separar en partes lógicas (por ejemplo, calle, país, código postal) las direcciones de la mayoría de los países, incluyendo Alemania, Arabia Saudí, Argentina, Australia, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, China, Colombia, Costa Rica, Ecuador, España, Estados Unidos, Filipinas, Francia, Guatemala, Nicaragua, México, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Reino Unido, Uruguay y Venezuela.

Para escribir la dirección de un país que no aparezca en la lista, escriba la dirección en el cuadro Dirección. Haga clic en Dirección para ver si la dirección está separada correctamente. Si no lo está, sitúe las partes de la dirección en los cuadros correctos.


No se puede ir a la página World Wide Web de un contacto

Para ir a la página Web de un contacto debe tener una cuenta de Internet a través de un proveedor de servicios Internet y su equipo debe estar configurado para conectarse a Internet. Para obtener información acerca de cómo conectarse a Internet, consulte el tema Conexión a Internet de la documentación de Windows.


No aparecen botones de letras al lado de las tarjetas de visita

Si se ordenan los contactos por un campo que no contenga texto, como por ejemplo Cumpleaños, los botones de letras no aparecerán en el tipo de vista de tarjeta de visita. Para ver los botones de letras, ordene los contactos por un cuadro de texto, como por ejemplo Archivar como. Para obtener más información acerca de cómo ordenar, haga clic en  [image].


Vistas

Las vistas proporcionan maneras diferentes de ver la misma información de una carpeta mediante distintas organizaciones y formatos. Puede cambiar la forma en que observa los elementos o los archivos con las vistas estándar disponibles para cada carpeta en Microsoft Outlook (en el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee). También puede utilizar las vistas para controlar con cuánto detalle se muestran los elementos y los archivos; así puede resaltar o analizar detalles.

Por ejemplo, en Contactos, con la vista Tarjetas de visita puede ver los nombres y direcciones en bloques similares a tarjetas comerciales en papel. Esta vista resulta útil para consultar la dirección de correo de un contacto. En la vista Lista de teléfonos puede ver los contactos en filas de tabla con detalles como el puesto y el nombre del departamento en columnas. Esta vista resulta útil para consultar rápidamente el número telefónico o el puesto de un contacto.

Las vistas se componen de un tipo de vista, campos que muestran información acerca de los elementos, un orden de clasificación, colores, fuentes y muchas otras configuraciones.

Puede realizar cambios temporales en una vista, como por ejemplo cambiar la forma en que se agrupan u ordenan los elementos, o agregar o quitar campos. Si desea conservar los cambios para un uso futuro, puede guardarlos antes de cambiar a otra vista o en una copia de la vista. También puede crear vistas personalizadas.


Cambiar una vista

Todas las carpetas de Microsoft Outlook incluyen un conjunto de vistas estándar, cuya disponibilidad depende del tipo de elementos incluidos en la carpeta. Por ejemplo, las vistas estándar para consultar mensajes de la Bandeja de entrada son diferentes de las vistas estándar para consultar citas y reuniones en el calendario.

Para cambiar la vista de una carpeta, puede pasar de la vista actual a otra o permanecer en la misma vista y organizar la información de forma diferente; por ejemplo, puede agrupar, ordenar, filtrar, agregar o quitar campos, así como cambiar las fuentes y otros formatos.

Si cambia una vista y desea conservar la vista modificada y la original, puede guardar los cambios en una copia. También puede crear vistas personalizadas.

¿Qué desea hacer?

Pasar a otra vista

Organizar la información en una vista

Agregar o quitar campos en una vista

Cambiar fuentes y formatos para una vista

Guardar los cambios realizados en la vista actual

Crear una vista personalizada


Vistas estándar

Las vistas estándar de Outlook proporcionan un método rápido para cambiar la organización y el formato de la información.

¿Sobre qué vistas desea más información?

Vistas en la Bandeja de entrada

Vistas en Calendario

Vistas en Contactos

Vistas en Tareas

Vistas en Diario

Vistas en Notas

Vistas para archivos


Vistas en Calendario

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Calendario  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee. Todas las vistas, excepto Día, semana y mes, muestran si existen datos adjuntos, el asunto, las horas de comienzo y finalización, si se trata de un elemento del calendario periódico, la ubicación y las categorías.

Haga clic en la vista	Para ver
Día, semana y mes	Citas, eventos y reuniones de uno o más días o semanas o de un mes. También incluye una lista de tareas. Esta vista parece un calendario en papel o una agenda.
Citas activas	Lista de las citas y reuniones que comienzan hoy y continúan en el futuro, así como los detalles.
Eventos	Lista de los eventos y sus detalles.
Eventos anuales	Lista de los eventos que se producen una vez al año y sus detalles.
Citas periódicas	Lista de las citas periódicas y sus detalles.
Por categoría	Lista de los elementos del calendario agrupados por categorías y detalles de los mismos.
También puede ver las tareas de forma diferente cambiando la vista del cuadro de tareas, en la vista Día, semana y mes del calendario. Las vistas del cuadro de tareas del calendario son un subconjunto de las vistas que puede utilizar en Tareas. Haga clic en Calendario  [image]  y, a continuación, en el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista Día, semana y mes. En el menú Ver, elija Vista Cuadro de tareas y haga clic en la vista que desea.

Haga clic en la vista	Para ver
Todas las tareas	Todas las tareas de la lista.
Tareas para hoy	Las tareas que vencen el día actual o en días posteriores.
Tareas activas para los días seleccionados	Las tareas que vencen o se completan en los días seleccionados. Si están seleccionados varios días no adyacentes cuando se ven los días, sólo se muestran las tareas que vencen o se completan el primer día seleccionado.
Tareas para los próximos siete días	Tareas que no se han marcado como completadas.
Tareas atrasadas	Tareas incompletas cuya fecha de vencimiento ha pasado.
Tareas finalizadas	Tareas marcadas como completadas en los días seleccionados.
En las vistas del cuadro de tareas mencionadas, puede decidir si incluye todas las tareas de la lista o sólo las tareas con fecha de vencimiento. En el menú Ver, elija Vista del cuadro de tareas y haga clic en Incluir tareas sin fecha de vencimiento.


Vistas en Contactos

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Contactos  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee.

Haga clic en la vista	Para ver los contactos
Tarjetas de visita	En tarjetas individuales con una dirección de correo y números de teléfono del trabajo y del domicilio.
Tarjetas de visita detalladas	En tarjetas individuales con direcciones, números de teléfono del trabajo y del domicilio, así como detalles adicionales.
Lista de teléfonos	En una lista, con el nombre de la organización, el número de teléfono y el número de fax del trabajo y el número de teléfono del domicilio.
Por categoría	En una lista, agrupados por categorías y ordenados por los nombres con los que se han archivado bajo cada categoría.
Por organización	En una lista, agrupados por organización, con el puesto, el nombre de la organización, el departamento y el número de teléfono y el número de fax del trabajo.
Por ubicación	En una lista, agrupados por país, con el nombre de la organización, el estado o la provincia, el país, el número de teléfono del trabajo y el número de teléfono del domicilio.


Vistas para archivos

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en el botón Otros de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Mi PC  [image], Mis documentos  [image]  o Favoritos  [image]  (si hace clic en Mi PC, sólo están disponibles las vistas Iconos, Detalles y Por Tipo). En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee.

Haga clic en la vista	Para ver los archivos
Iconos	Representados por iconos dispuestos de izquierda a derecha en orden alfabético por nombre de archivo.
Detalles	En una lista, ordenados por nombre de archivo, con el autor, el tipo, el tamaño, la fecha de modificación, las palabras clave y los comentarios. (Vista previa automática)
Por autor	En una lista, agrupados por autor y ordenados por nombre de archivo, con el tipo, el tamaño, la fecha de modificación, las palabras clave y los comentarios.
Por tipo de archivo	En una lista, agrupados por tipo y ordenados por nombre de archivo, con el autor, el tamaño, la fecha de modificación, las palabras clave y los comentarios.
Escala de tiempo del documento	Representados por iconos dispuestos en orden cronológico por fecha de creación en una escala de tiempo.
Programas	Que son programas o que sólo utiliza el sistema, por ejemplo, los archivos con una extensión .exe o .dll.


Vistas en la Bandeja de entrada

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Bandeja de entrada  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee. Todas las vistas, excepto Escala de tiempo de mensajes, muestran la importancia, el tipo de mensaje, si existen datos adjuntos, la marca de mensaje y el asunto.

Haga clic en la vista	Para ver los mensajes
Mensajes	En una lista.
Mensajes con vista previa automática	En una lista, con las tres primeras líneas del texto del mensaje.
Por marca de mensaje	En una lista, agrupados por marca de mensaje. También se muestra la fecha de vencimiento de la acción de seguimiento correspondiente a la marca.
Últimos siete días	Recibidos durante los últimos siete días, en una lista.
Marcado para los próximos siete días	En una lista que muestra las marcas de mensaje correspondiente a las acciones de seguimiento que vencen durante los próximos siete días.
Por tema de conversación	En una lista, agrupados por asunto.
Por remitente	En una lista, agrupados por remitente.
Mensajes no leídos	En una lista que sólo muestra mensajes marcados como no leídos.
Enviado a	En una lista que muestra los nombres de los destinatarios del mensaje en lugar del remitente.
Escala de tiempo de mensajes	Representados por iconos dispuestos en orden cronológico por fecha de envío en una escala de tiempo.
Nota   Las vistas de la Bandeja de entrada son las mismas que las de las carpetas públicas.


Vistas en Notas

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Notas  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee.

Haga clic en la vista	Para ver las notas
Iconos	Representadas por iconos dispuestos de izquierda a derecha en orden alfabético por asunto.
Lista de notas	En una lista, ordenadas por fecha de creación.
Últimos siete días	Creadas durante los últimos siete días, en una lista.
Por categoría	En una lista, agrupadas por categorías y ordenadas por fecha de creación dentro de cada categoría.
Por color	En una lista, agrupadas por color y ordenadas por fecha de creación dentro de cada color.


Vistas en Diario

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Diario  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee. Las vistas muestran las entradas del Diario ordenadas por fecha de comienzo (en una lista, desde la primera a la última en una escala de tiempo o viceversa).

Haga clic en la vista	Para ver
Por tipo	Todas las entradas del Diario representadas por iconos en una escala de tiempo agrupados por tipo de elemento.
Por contacto	Todas las entradas del Diario representadas por iconos en una escala de tiempo agrupados por nombre de contacto.
Por categoría	Todas las entradas del Diario representadas por iconos en una escala de tiempo agrupados por categoría.
Lista de entradas	Todas las entradas del Diario en una lista.
Últimos siete días	Las entradas del Diario creadas durante los últimos siete días, en una lista.
Llamadas de teléfono	Las entradas del Diario que son llamadas telefónicas, en una lista.


Vistas en Tareas

Para utilizar las vistas que aparecen a continuación, haga clic en Tareas  [image]. En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee. Las vistas muestran el icono de tarea, el asunto y la fecha de vencimiento. Algunas vistas muestran información adicional acerca de las tareas.

Haga clic en la vista	Para ver las tareas
Lista sencilla	En una lista con pocos detalles, de forma que pueda ver rápidamente las tareas finalizadas.
Lista detallada	En una lista que muestra diferentes detalles acerca de las tareas, incluidos la prioridad y el porcentaje completo.
Tareas activas	En una lista que muestra las tareas incompletas, incluidas las que están atrasadas.
Próximos siete días	En una lista que sólo muestra las tareas que vencen en los próximos siete días.
Tareas atrasadas	En una lista que sólo muestra las tareas atrasadas.
Por categoría	En una lista, agrupadas por categorías y ordenadas por fecha de modificación dentro de cada categoría.
Asignación	En una lista que sólo muestra las tareas asignadas a otros, ordenadas por propietario de la tarea y fecha de vencimiento.
Por persona encargada	En una lista, agrupadas por propietario de la tarea y ordenadas por fecha de vencimiento dentro de cada propietario.
Tareas completadas	En una lista que sólo muestra las tareas marcadas como completas.
Escala de tiempo de tareas	Representadas por iconos dispuestos en orden cronológico por fecha de vencimiento en una escala de tiempo. Las tareas sin fecha de comienzo se organizan por su fecha de vencimiento.


Restablecer una vista estándar

1	En el menú Ver, haga clic en Definir vistas.

Mostrar

2	En el cuadro Vistas de la carpeta, haga clic en la vista que desea devolver a su configuración original.

3	Haga clic en Restablecer.

Nota   Si este botón no está disponible, puede que haya seleccionado una vista personalizada o una vista estándar que conserva la configuración original.


Agregar o quitar campos en una vista

En un tipo de vista de tablas o de tarjetas de visita, puede agregar o quitar campos de información para mostrar u ocultar detalles en la vista. En una tabla, un campo es una columna de información; en una tarjeta de visita, es un cuadro con una etiqueta y alguna información.

¿Qué desea hacer?

Agregar una columna

Quitar una columna

Agregar un campo a una tarjeta de visita

Quitar un campo de una tarjeta de visita


Cambiar fuentes y formatos para una vista

1	Pase a la vista que desea cambiar.

¿Cómo?

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

3	Seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

4	Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

5	Para guardar una nueva vista con los cambios, escriba un nombre de vista en el cuadro Vista actual  [image]  y presione la tecla ENTRAR.

6	Para cambiar las posiciones en que estará disponible la nueva vista, haga clic en una opción de Puede usarse en.


Guardar los cambios realizados en la vista actual

1	Escriba un nuevo nombre de vista en el cuadro Vista actual  [image]  y presione la tecla ENTRAR.

2	Para cambiar las posiciones en que estará disponible la vista, haga clic en una opción de Puede usarse en.

Nota   Las nuevas vistas se agregan al cuadro Vista actual  [image]  y al submenú del mismo nombre (menú Ver).


Crear una vista personalizada

1	En el menú Ver, haga clic en Definir vistas.

Mostrar

2	Haga clic en Nueva.

3	En el cuadro Nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

4	En el cuadro Tipo de vista, elija el tipo que desea.

¿Cómo?

5	Para cambiar las posiciones en que estará disponible la vista, haga clic en una opción de Puede usarse en.

6	Haga clic en Aceptar.

7	Haga clic en un botón y seleccione las opciones que desea utilizar.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

8	Cuando finalice la selección de opciones, haga clic en Aceptar.

9	Para utilizar la vista inmediatamente, haga clic en Aplicar vista.

Nota   Las nuevas vistas se agregan al cuadro Vista actual  [image]  y al submenú del mismo nombre (menú Ver).


Eliminar una vista personalizada

1	En el menú Ver, haga clic en Definir vistas.

Mostrar

2	En el cuadro Vistas de la carpeta, haga clic en la vista que desea eliminar.

3	Haga clic en Eliminar.

Nota   No es posible eliminar las vistas estándar, aunque haya cambiado su configuración.


Cambiar el nombre a una vista personalizada

1	En el menú Ver, haga clic en Definir vistas.

Mostrar

2	En el cuadro Vistas de la carpeta, haga clic en la vista cuyo nombre desea cambiar.

3	Haga clic en Cambiar nombre.

4	En el cuadro Nuevo nombre de la vista, escriba un nombre.

Nota   No es posible cambiar el nombre de las vistas estándar, aunque haya cambiado su configuración. Puede, sin embargo, copiar la vista estándar, asignarle un nuevo nombre y, a continuación, cambiar la configuración.


Pasar a otra vista

•	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista que desee.


Cambiar el lugar en que se puede usar una vista

1	En el menú Ver, haga clic en Definir vistas.

Mostrar

2	En el cuadro Vistas de la carpeta, haga clic en la vista que desee que esté disponible en otras ubicaciones.

3	Haga clic en Copiar.

4	En el cuadro Nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

5	Para cambiar las posiciones en que estará disponible la vista, haga clic en una opción de Puede usarse en.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

6	Haga clic en Aceptar dos veces.

7	Para utilizar la vista inmediatamente, haga clic en Aplicar vista.

Nota   Las nuevas vistas se agregan al cuadro Vista actual  [image]  y al submenú del mismo nombre (menú Ver).


Solución de problemas de vistas

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede encontrar la vista que creó

¿Por qué no puede modificar los elementos?

¿Por qué desaparecieron los elementos al pasar a otra vista?

¿Puede obtener de nuevo la vista que eliminó?


No puede encontrar la vista que creó

•	Al crear una vista personalizada, ésta se agrega al cuadro Vista actual  [image]. Para pasar a la nueva vista, haga clic en la que desea del cuadro Vista actual.

•	Las vistas sólo pueden utilizarse para el mismo tipo de carpeta para el que se han creado. Por ejemplo, si crea una vista para la Bandeja de entrada, no puede utilizarla para Tareas. Para utilizar la misma configuración de vista, debe crear otra en Tareas. Para obtener información acerca de cómo crear una vista personalizada, haga clic en  [image].

•	Puede determinar que una vista personalizada esté disponible en la carpeta actual o en todas las carpetas del mismo tipo, por ejemplo, todas las carpetas de contactos. Puede que la vista que desea utilizar no esté disponible en la carpeta donde está situado. Pase a la carpeta donde creó la vista, cópiela y cambie la ubicación donde puede utilizarse. Para obtener información acerca del cambio de la ubicación donde puede utilizarse una vista, haga clic en  [image].


¿Por qué no puede modificar los elementos?

En un tipo de vista de tabla o tarjeta de visita puede activar o desactivar la modificación. Puede que haya pasado a una vista donde está desactivada la modificación. Para obtener información acerca de cómo volver a activar la modificación en un tipo de vista de tabla, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo volver a activar la modificación en un tipo de vista de tarjeta de visita, haga clic en  [image].


¿Por qué desaparecieron los elementos al pasar a otra vista?

Algunos elementos de una carpeta pueden estar temporalmente ocultos si la vista que se utiliza incluye un filtro. Para ver todos los elementos de la carpeta actual, elija Filtro en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Borrar todo.


¿Puede obtener de nuevo la vista que eliminó?

Cuando se elimina una vista, ésta no puede recuperarse. Si eliminó una vista y posteriormente cambia de idea, el método más rápido para reconstruirla es pasar a una vista similar, realizar los cambios que desee y guardarlos.

•	Para obtener información acerca del paso a otra vista, haga clic en  [image].

•	Para obtener información acerca de la incorporación o eliminación de campos en una vista, haga clic en  [image].

•	Para obtener información acerca del cambio de fuentes o de formato en una vista, haga clic en  [image].

•	Para obtener información acerca del almacenamiento de cambios en una vista, haga clic en  [image].


Aceptar las convocatorias de reunión como delegado de otra persona

1	Abra la Bandeja de entrada del administrador si no recibe directamente las solicitudes de reunión.

¿Cómo?

2	Abra la convocatoria de reunión.

¿Cómo?

3	Haga clic en Aceptar  [image],  Provisional  [image]  o Rechazar  [image].


Programar una cita para otra persona

Si no es un delegado, debe tener permiso de autor o editor para realizar este procedimiento.

1	Abra el calendario del administrador.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Cita.

3	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

4	En el cuadro Ubicación, escriba la información correspondiente.

5	Escriba las horas de comienzo y finalización.

6	Seleccione las demás opciones que desee.

7	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Retirar los permisos de acceso a un delegado

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados.

2	En el cuadro Delegados, haga clic en el nombre del delegado al que desea quitar los permisos.

3	Haga clic en Quitar.

Sugerencia   Para eliminar varios delegados a la vez, mantenga presionada la tecla CONTROL, haga clic en todos los delegados que desee y después haga clic en Quitar.


Enviar convocatorias y respuestas de reunión sólo al delegado

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados.

2	Active la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí.


Definir los permisos de acceso de un delegado

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados.

2	Haga clic en Agregar.

3	Escriba el nombre del delegado para el que desea establecer los permisos en el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista.

4	Haga clic en Agregar y después haga clic en Aceptar.

5	En el cuadro Delegados, haga clic en el delegado que acaba de agregar.

6	Haga clic en Permisos y después seleccione los permisos para cada una de las carpetas de Outlook a las que desea que tenga acceso el delegado. Para obtener información acerca de los permisos de acceso del delegado, haga clic en  [image].

7	Si desea enviar un mensaje al delegado para comunicarle los permisos establecidos, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.

Notas

•	Si desea que su delegado reciba copias de las convocatorias de reunión y de las respuestas, concédale permisos de editor y, a continuación, active la casilla de verificación El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen.

•	Para agregar varios delegados simultáneamente, seleccione los nombres que desee en el cuadro de diálogo Agregar usuarios. Los permisos que seleccione afectarán a todos los delegados.


Cambiar los permisos de acceso de un delegado

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados.

2	En el cuadro Delegados, haga clic en el delegado al que desea cambiar los permisos.

3	Haga clic en Permisos y después cambie los permisos para cada una de las carpetas de Outlook a las que desea que tenga acceso el delegado. Para obtener más información acerca de los permisos de acceso del delegado, haga clic en  [image].

4	Si desea enviar un mensaje al delegado para comunicarle los permisos cambiados, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.

Nota   Si desea que su delegado reciba copias de las convocatorias de reunión y de las respuestas, concédale permisos de editor y, a continuación, active la casilla de verificación El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen.


Solución de problemas de acceso de un delegado

¿Sobre qué necesita ayuda?

La ficha Delegados no está disponible

No puede ver una cita en el calendario de otra persona aunque usted es el delegado

Por qué recibe convocatorias de reunión y respuestas que debería recibir el delegado

Cómo cambiar el orden de tareas en una lista de tareas siendo delegado

No puede abrir las carpetas de otra persona aunque usted es el delegado

 	En la ficha Delegados, el botón Agregar aparece desactivado


En la ficha Delegados, el botón Agregar aparece desactivado

Para que los delegados puedan abrir sus carpetas de Outlook, su correo debe enviarse al buzón de correo del servidor, no a un archivo de carpeta personal (.pst) del disco duro. Si recibe el correo en un archivo de carpeta personal, puede utilizar la ficha Delegados para agregar delegados que ya tengan permisos para enviar correo de su parte, pero no puede utilizarla para agregar nuevos delegados.


No puede abrir las carpetas de otra persona aunque usted es el delegado

•	Quizás no esté conectado al equipo donde está instalado el Servidor de Microsoft Exchange. Compruebe si está conectado al servidor.

•	Es posible que no tenga los permisos suficientes. Solicite a la persona que le haya concedido acceso como delegado que efectúe los siguientes pasos para verificar los permisos que le haya concedido: en el menú Herramientas, debe hacer clic en Opciones y elegir la ficha Delegados. Después debe hacer clic en el nombre del delegado en el cuadro Delegados y, a continuación, en Permisos.


No puede ver una cita en el calendario de otra persona aunque usted es el delegado

Aunque tenga permiso de acceso de delegado al calendario del otro usuario, si éste creó una cita y la marcó como privada, no podrá verla. Al ver los días del calendario no pueden verse los detalles de la cita, pero el tiempo de ocupación indica que ahora no está disponible. Para ver la cita, pida a la persona que le concedió el permiso que desactive la casilla de verificación Privado en la ficha Cita.


Por qué recibe convocatorias de reunión y respuestas que debería recibir el delegado

•	La persona que definió como delegado se eliminó de la Lista global de direcciones de Microsoft Exchange o se produjo un fallo interno de manipulación de normas en el servidor. Para volver a establecer los permisos de delegado, active la casilla de verificación Acceso delegado, haciendo clic en el botón Complementos de la ficha General (comando Opciones, menú Herramientas).

•	La casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí no está activada. Para activarla, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados.


Acceso delegado

Así como puede tener un ayudante para administrar el correo recibido, Microsoft Outlook le proporciona una funcionalidad similar para conceder a otro usuario accesos de delegado a la Bandeja de entrada y a cualquier otra carpeta de Outlook que desee. El proceso mediante el que se concede permiso a un usuario para que abra sus carpetas, cree entradas y responda a las solicitudes en su lugar se denomina acceso de delegado. Si desea utilizar la función Acceso delegado en combinación con la de Correo remoto, debe recibir el correo en el buzón de correo del servidor, no en un archivo de carpeta personal (.pst) del disco duro. Si recibe el correo en un archivo de carpeta personal, puede utilizar la ficha Delegados (comando Opciones, menú Herramientas) para agregar delegados que ya tengan permisos para enviar correo de su parte, pero no puede utilizarla para agregar nuevos delegados. La función Acceso delegado sólo está disponible en el Servidor de Microsoft Exchange.

Como persona que concede los permisos, usted es quien determina el nivel de acceso (permiso) que tiene el delegado. Si concede a algún usuario acceso a sus carpetas, ese delegado tendrá acceso a los elementos personales de las carpetas. Conceder a una persona cualquier nivel de acceso de delegado significa que esa persona tiene permisos de "enviar en nombre de". Para obtener información acerca de los permisos de acceso del delegado, haga clic en  [image].

Un delegado puede enviar mensajes en su nombre. Si el delegado tiene acceso a su Bandeja de entrada, puede responder el correo por usted. El delegado también puede organizar reuniones en su nombre y responder a las convocatorias de reunión que ha recibido. También puede responder a sus solicitudes de tarea.

Si se le comunica que se le concedió permiso de acceso de delegado, podrá abrir las carpetas de Outlook de otro usuario. Para ello, señale Abrir carpeta especial en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Carpeta del Servidor de Exchange.


Abrir la carpeta de otra persona

1	En el menú Archivo, señale Abrir carpeta especial y después haga clic en Carpeta del Servidor de Exchange.

2	En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona que le concedió permiso para compartir o de acceso de delegado o haga clic en el botón Nombre para seleccionarlo en una lista.

3	En el cuadro Carpeta, haga clic en la carpeta que desea abrir.

Nota   Si tiene permisos de autor o editor, los elementos que cree mientras esté activa la carpeta se guardan en la carpeta del otro usuario.


Agregar el buzón de correo de otra persona al perfil de usuario

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en Microsoft Exchange Server.

4	Haga clic en Propiedades y después haga clic en la ficha Avanzadas.

5	Haga clic en Agregar y, a continuación, escriba el nombre de buzón de correo de la persona cuyo buzón de correo desea agregar a su perfil de usuario.

Nota   El buzón de correo del administrador debe estar definido como carpeta compartida para que un delegado pueda efectuar este procedimiento. Para obtener información acerca de cómo puede definir el administrador el buzón de correo como carpeta compartida, haga clic en  [image].


Compartir la carpeta de buzón de correo

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic con el botón secundario en la carpeta de buzón de correo que desea compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Permisos y después haga clic en Agregar.

4	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo de la lista, escriba el nombre de la persona a la que desea conceder permisos de compartir.

5	Haga clic en Agregar y después en Aceptar.

6	En el cuadro Nombre, haga clic en el nombre de la persona que desee.

7	En el cuadro Funciones, haga clic en Revisor.


Retirar los permisos acceso de una carpeta

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic en la carpeta que desee con el botón secundario y después haga clic en Propiedades.

3	Haga clic en la ficha Permisos.

4	En el cuadro Nombre, haga clic en el nombre de la persona a la que desea quitar el permiso para compartir.

5	Haga clic en Quitar.


Responder a un mensaje de correo de la Bandeja de entrada del administrador en nombre del mismo

1	Abra la Bandeja de entrada del administrador.

¿Cómo?

2	Abra el mensaje de correo al que desea responder.

¿Cómo?

3	Para responder únicamente al remitente del mensaje, haga clic en Responder  [image].

Para responder a todos los destinatarios incluidos en los cuadros Para y CC, haga clic en Responder a todos  [image].

4	En el cuadro de texto, escriba la respuesta.

5	Haga clic en Enviar  [image].


Programar una reunión en nombre de otra persona

1	Abra el calendario del otro usuario.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, señale Nuevo y haga clic en Convocatoria de reunión.

3	En el cuadro Para, escriba los nombres de los asistentes.

4	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

5	En el cuadro Ubicación, escriba el lugar de la reunión.

6	Escriba las horas de comienzo y finalización.

7	Seleccione las demás opciones que desee.

8	Haga clic en Enviar  [image].


Crear una solicitud de tarea como delegado

1	Abra la carpeta Tareas del otro usuario.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea.

3	En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

4	En el cuadro Asunto, escriba el nombre de la tarea.

5	Seleccione el intervalo de tiempo y las opciones de estado que desee.

6	Si desea repetir la tarea, haga clic en Periodicidad  [image], seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

7	En el cuadro de texto, escriba instrucciones o información acerca de la tarea.

8	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Las respuestas a la solicitud de tarea se enviarán al otro usuario.


Responder a una solicitud de tarea como delegado

1	Abra la Bandeja de entrada del otro usuario.

¿Cómo?

2	Abra el mensaje que contiene la solicitud de tarea.

¿Cómo?

3	Haga clic en Aceptar  [image], Rechazar  [image] o Asignar tarea  [image].

4	Si desea aceptarla, haga clic en Aceptar o Aceptar con comentario.

Si no desea aceptarla, haga clic en Rechazar o Rechazar con comentario.

5	Si seleccionó la opción de comentarios, escríbalos en el cuadro de texto.

6	Haga clic en Enviar  [image].


Crear una tarea en la carpeta Tareas de otra persona

1	Abra la carpeta Tareas del otro usuario.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Tarea.

3	En el cuadro Asunto, escriba el nombre de la tarea.

4	Seleccione las opciones que desee.

5	Si desea repetir la tarea, haga clic en Periodicidad  [image], seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

6	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   Para agregar con rapidez una tarea a la lista de tareas, seleccione Haga clic aquí para agregar Tarea, escriba el nombre de la tarea y presione ENTRAR.


Permisos de acceso delegado

Con cualquiera de los permisos de acceso delegado que se describen a continuación tendrá permiso para "enviar en nombre de". Ello implica que, como delegado, puede adjuntar el campo De (menú Ver) a los mensajes de correo electrónico y después enviar los mensajes en nombre del administrador. Los mensajes que se envían de este modo contienen los nombres del administrador y del delegado. Los destinatarios del mensaje ven el nombre del administrador en el campo Enviado en nombre de y el nombre del delegado en el campo De.

Un delegado debe tener permisos de editor para el calendario o la carpeta de tareas del administrador y permisos de revisor para la Bandeja de entrada del administrador para poder aceptar las convocatorias de reunión o solicitudes de tareas del administrador.

Si el administrador activa la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí en la ficha Delegados (comando Opciones, menú Herramientas), el delegado no necesita permiso de revisor para la Bandeja de entrada del administrador; las convocatorias de reunión y las respuestas van directamente a la Bandeja de entrada del delegado.

Con el permiso	Como delegado, puede
Autor	Leer y crear elementos, así como modificar y eliminar los elementos creados. Por ejemplo, un delegado puede crear solicitudes de tareas y convocatorias de reunión directamente en la carpeta Tareas o Calendario del administrador y después enviar un elemento en nombre del administrador.
Personalizado	Realizar actividades definidas por el administrador.
Editor	Leer y crear elementos, así como modificar y eliminar cualquier elemento. Por ejemplo, un delegado puede responder a mensajes, solicitudes de tareas y convocatorias de reunión en nombre del administrador.
Ninguno	No dispone de ningún permiso. No puede abrir la carpeta.
Revisor	Solamente leer los elementos. Por ejemplo, leer los mensajes de la Bandeja de entrada de otro usuario.


La ficha Delegados no está disponible

El Acceso delegado sólo está disponible en el Servidor de Microsoft Exchange.

•	Debe estar conectado al servidor.

•	El complemento que contiene la función Acceso delegado debe estar instalado. Compruebe si la casilla de verificación Acceso delegado está disponible en el botón Complementos de la ficha General (comando Opciones, menú Herramientas). Si no lo está, debe instalar el complemento. Para obtener información acerca de cómo hacerlo, haga clic en  [image].


Configurar los permisos de acceso de una carpeta

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image]  y seleccione la carpeta que desea compartir con otro usuario.

2	Haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual. Haga clic en la ficha Permisos.

3	Haga clic en Agregar.

4	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo de la lista, escriba el nombre de la persona a la que desea conceder permisos de compartir.

5	Haga clic en Agregar y después haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Nombre, haga clic en el nombre de la persona que acaba de agregar.

7	En el cuadro Funciones, haga clic en los permisos que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

Sugerencia   Para definir permisos para todas las carpetas de Outlook a la vez, utilice las opciones de la ficha Acceso delegado en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

Notas

•	Para obtener información acerca de cómo utilizar las carpetas públicas para compartir información, haga clic en  [image].

•	Para compartir la carpeta de un archivo de carpeta personal (.pst), importe la carpeta. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Ver el calendario de otra persona

1	En el menú Archivo, señale Abrir carpeta especial y después haga clic en Carpeta del Servidor de Exchange.

2	En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona que le concedió permiso de acceso delegado o haga clic en Nombre para seleccionarlo en una lista.

3	En el cuadro Carpeta, haga clic en Calendario.

Sugerencias

•	Para obtener acceso rápido a los calendarios que utiliza habitualmente, agregue accesos directos a los calendarios de otros usuarios en la barra de Outlook. Haga clic con el botón secundario en el fondo de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Agregar a la barra de Outlook del menú contextual. Debe tener permiso de revisor para tener acceso a los buzones de otras personas y haberlos agregado además a su perfil de usuario.

¿Cómo?	.

•	Si administra los calendarios de varios usuarios, puede crear un grupo nuevo en la barra de Outlook y guardar allí los Accesos directos a dichos calendarios. Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el fondo de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo grupo del menú contextual. Arrastre los accesos directos a los calendarios hasta este nuevo grupo.

•	Puede hacer que Outlook abra automáticamente el calendario de otro usuario, o cualquier carpeta de Outlook, cuando se inicie. Sólo debe dejar abierta la ventana de la carpeta al salir de Outlook.

•	Si tiene permisos de autor o editor, los elementos que cree mientras esté activo el calendario compartido se guardan en el calendario del otro usuario.


Enviar un mensaje de correo con los nombres del delegado y del administrador

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Mensaje.

2	En el menú Ver, haga clic en Campo De.

3	En el cuadro De, escriba el nombre de la persona de parte de la que envía el mensaje.

4	En los cuadros Para, CC y CCO, escriba los nombres de los destinatarios.

5	En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

6	En el cuadro de texto, redacte el mensaje.

7	Haga clic en Enviar  [image].


Autorizar el acceso a las carpetas personales

Puede conceder a un usuario permiso para compartir para abrir y leer el contenido de cualquiera de sus carpetas seleccionando el permiso de revisor cuando comparta una carpeta. Para la carpeta de la Bandeja de entrada de Outlook, el permiso de revisor también permite que el otro usuario elimine su correo. Además, en Outlook, puede conceder a otro usuario permiso para compartir para programar citas y reuniones en el calendario en su nombre, así como crear y modificar tareas en su nombre en Tareas, dependiendo del permiso que especifique para ese usuario.

En las carpetas de Outlook puede dar otro usuario permiso de acceso delegado para que pueda realizar las actividades de esas carpetas de Outlook anteriormente mencionadas, así como administrar su calendario, responder a convocatorias de reunión y solicitudes de tareas y enviar mensajes y respuestas en su nombre, dependiendo de la carpeta de Outlook y del permiso que especifique para el delegado.

Para compartir una carpeta, ya sea en general o con un delegado, debe conceder permiso a un usuario y, a continuación, seleccionar el permiso que desea concederle en la carpeta correspondiente. La función Acceso delegado sólo está disponible con el Servidor de Microsoft Exchange. Debe estar conectado al servidor. El complemento que contiene la función Acceso delegado debe estar instalado. Compruebe si la casilla de verificación Acceso delegado está disponible, haciendo clic en el botón Complementos de la ficha General (comando Opciones, menú Herramientas). Si no lo está, debe instalar el complemento. Para obtener información acerca de cómo instalar un complemento, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Configurar los permisos de acceso de una carpeta

Definir los permisos de acceso de un delegado

Enviar convocatorias y respuestas de reunión sólo al delegado

Cambiar los permisos de acceso de un delegado


Abrir y administrar las carpetas de otra persona

Si un compañero de trabajo o el administrador le comunican que le concedieron acceso para compartir una de sus carpetas o si recibe un mensaje acerca de que se le ha concedido permiso de acceso delegado para compartir una carpeta, podrá abrir la carpeta compartida y realizar algunas actividades, dependiendo de la carpeta que se comparta, el permiso que le haya sido concedido y el método que su compañero de trabajo o el administrador utilizaron para compartir la carpeta con usted, es decir, en general o como delegado.

La función Acceso delegado sólo está disponible en el Servidor de Microsoft Exchange. Para utilizar esta función, debe estar conectado al servidor. El complemento que contiene la función Acceso delegado debe estar instalado. Compruebe si la casilla de verificación Acceso delegado está disponible haciendo clic en el botón Complementos de la ficha General (comando Opciones, menú Herramientas). Si no lo está, debe instalar el complemento. Para obtener información acerca de cómo instalar un complemento, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Abrir la carpeta de otra persona

Administrar las citas y reuniones en el calendario de otra persona

Administrar tareas en la lista de tareas de otra persona

Administrar los mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de otra persona


Administrar las citas y reuniones en el calendario de otra persona

Si un compañero de trabajo o el administrador le comunican que le concedieron acceso para compartir su calendario, podrá abrirlo y leer sus planes. También podrá acordar citas y reuniones para su compañero de trabajo o el administrador.

Si recibe un mensaje que le comunica que se le concedió permiso de acceso delegado para compartir el calendario de otro usuario, puede enviar y aceptar convocatorias de reunión en su nombre además de las actividades anteriormente mencionadas.

¿Qué desea hacer?

Programar una cita para otra persona

Programar una reunión en nombre de otra persona

Aceptar las convocatorias de reunión como delegado de otra persona

Ver el calendario de otra persona


Administrar tareas en la lista de tareas de otra persona

Si un compañero de trabajo o el administrador le comunican que le concedieron acceso para compartir su carpeta Tareas, podrá abrir la lista de tareas compartida y leer las tareas. También podrá crear y modificar tareas en su nombre.

Si recibe un mensaje que le comunica que se le concedió permiso de acceso delegado para compartir la carpeta Tareas y tiene el permiso de editor, puede enviar y responder solicitudes de tareas en su nombre además de las actividades anteriormente mencionadas.

¿Qué desea hacer?

Crear una tarea en la carpeta Tareas de otra persona

Crear una solicitud de tarea como delegado

Responder a una solicitud de tarea como delegado

Cambiar el orden de tareas en una lista de tareas siendo delegado


Administrar los mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de otra persona

Si un compañero de trabajo o el administrador le comunican que le concedieron acceso para compartir su Bandeja de entrada y tiene permiso de editor, podrá abrir la Bandeja de entrada compartida, leer sus mensajes y eliminar el correo innecesario en su nombre.

Si recibe un mensaje comunicándole que se le concedió permiso de acceso delegado para compartir su Bandeja de entrada, tendrá permiso para enviar mensajes en su nombre. De esta manera, adjuntando el campo De a convocatorias de reunión y mensajes, puede enviar mensajes y convocatorias de reunión en nombre de su compañero de trabajo o del administrador además de poder realizar las actividades anteriormente mencionadas. Puede enviar mensajes desde la Bandeja de entrada. Los mensajes enviados en nombre de otra persona contienen el nombre del administrador y el nombre del delegado. Los destinatarios del mensaje ven el nombre de la persona que le concedió permiso en el campo Enviado en nombre de y el nombre del delegado en el campo De.

Con permiso de autor o editor, un delegado puede enviar mensajes que parecen redactados y enviados directamente por la persona en nombre de la que envía el mensaje.

Las respuestas se enviarán al delegado y no a la persona que concedió el permiso. El correo enviado se guarda en la carpeta Elementos enviados del delegado, así como las notificaciones del seguimiento de los mensajes. Si el delegado definió Outlook para que registrara automáticamente las entradas del Diario de determinados elementos y el elemento de envío en nombre de otro usuario es uno de ellos, se registrará en el diario del delegado.

¿Qué desea hacer?

Enviar un mensaje de correo con los nombres del delegado y del administrador

Responder a un mensaje de correo de la Bandeja de entrada del administrador en nombre del mismo


Cómo cambiar el orden de tareas en una lista de tareas siendo delegado

Si desea desplazar tareas hacia arriba o hacia abajo en la Lista de tareas para la que se le ha concedido acceso delegado, la persona que se lo concedió también debe concederle permiso de propietario de la carpeta. Para ello, esa persona debe hacer clic en la carpeta Tareas y, a continuación, con el botón secundario, hacer clic en Propiedades del menú contextual. Haga clic en la ficha Permisos y, en el cuadro Nombre, haga clic en el nombre del delegado; en el cuadro Funciones, haga clic en Propietario.


Mostrar u ocultar los números de las semanas en una escala de tiempo

Mostrar la hora de finalización de una cita.

1	Desde la escala de tiempo, haga clic en Formato de vista del menú Ver.

2	Para mostrar u ocultar los números de semana, active o desactive la casilla de verificación Mostrar los números de las semanas.


Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde Outlook

Para abrir o crear un nuevo archivo de Office desde Outlook, debe tener instalado Microsoft Office o cualquier aplicación de Office. Puede iniciar un nuevo archivo de Office en cualquiera de las siguientes ubicaciones de Outlook. El lugar de inicio del archivo de Office determina la ubicación en la que se guardará o enviará.

•	Carpeta de Outlook. Inicie un nuevo archivo de Office desde una carpeta de Outlook y, a continuación, envíelo como mensaje de correo a otra persona. Para abrir un archivo iniciado desde una carpeta de Outlook, es necesario estar en Outlook.

•	Carpeta pública. Inicie un nuevo archivo de Office desde una carpeta pública y envíelo para compartirlo con otros integrantes de un grupo, tanto si sólo necesita obtener la información como si desea recibir las opiniones y respuestas de otros. Para enviar un archivo de Office a una carpeta pública, deberá utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y tener autorización para crear elementos en dicha carpeta.

•	Mi PC. Inicie un nuevo archivo de Office en el disco duro o en la red sin necesidad de pasar antes a la aplicación de Office utilizada para crear el archivo. En este caso, dispondrá de la opción para guardar en cualquier lugar del disco duro o de la red, y podrá abrir el archivo desde la aplicación de Office utilizada para crear el archivo.

¿Qué desea hacer?

Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde una carpeta de Outlook

Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde una carpeta pública

Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde Mi PC


Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde una carpeta de Outlook

1	En una carpeta de Outlook, como la Bandeja de entrada, elija Nuevo del menú Archivo y después haga clic en Documento de Office.

2	Haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de archivo que desee iniciar.

3	Haga clic en Enviar el documento a una persona.

4	Escriba el nombre de los destinatarios en los cuadros Para y CC; después haga clic en la ficha Documento para escribir la información en el archivo.

5	Para enviar el archivo, haga clic en Enviar  [image].


Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública que contenga los mensajes en los que desee iniciar un nuevo archivo de Office.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Documento de Office.

3	Haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de archivo que desee iniciar.

4	Para enviar el archivo a la carpeta pública activa, haga clic en Exponer el documento en esta carpeta.

5	Para enviar el archivo, haga clic en Exponer  [image].


Abrir o crear un nuevo archivo de Office desde Mi PC

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Documento de Office.

4	Haga clic en la ficha correspondiente al tipo de archivo que desee iniciar.

5	Haga doble clic en la plantilla o en el asistente con el que desee crear el archivo.

6	Para guardar el archivo, haga clic en Guardar  [image].


Buscar todos los mensajes enviados por una persona determinada

•	En Bandeja de entrada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un mensaje enviado por la persona de la que desee encontrar todos los mensajes, elija Buscar todo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Mensajes del remitente.


Exponer un archivo de Office en una carpeta de Microsoft Exchange

1	Inicie el programa de Office que desee utilizar para enviar el archivo.

2	Abra o cree el archivo que desee enviar.

3	En el menú Archivo, elija Enviar a y haga clic en Carpeta de Exchange.

4	En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta a la que desee enviar el archivo.

Sugerencia   Para obtener información acerca de cómo iniciar un nuevo archivo de Office desde una carpeta pública, haga clic en  [image].


Cambiar la forma de abrir y cerrar menús, y el aspecto de las barras de herramientas

En Word, Microsoft Excel, PowerPoint y Microsoft Access podrá cambiar la forma de abrir y cerrar menús, mostrar u ocultar las sugerencias de las barras de herramientas, así como mostrar u ocultar las teclas de método abreviado en las sugerencias. El cambio de estas opciones en una aplicación de Office afectará a todas las aplicaciones de Office, incluyendo Outlook, aunque no podrá modificarlas desde este último. Para cambiar cualquiera de estas opciones en todas las aplicaciones de Office, inicie cualquier aplicación de Office a excepción de Outlook. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Personalizar. Haga clic en la ficha Opciones y después en la opción que desee dentro del cuadro Animaciones de menú.

Nota   En Microsoft Excel no podrá mostrar las teclas de acceso directo en las sugerencias. En todas las demás aplicaciones de Office, cambie esta opción desde Word, PowerPoint o Microsoft Access.


Insertar un archivo en un elemento

1	Abra cualquier elemento, excepto una nota, en el que desee insertar un archivo.

2	En el menú Insertar, haga clic en Archivo.

3	Localice el archivo que desea insertar y haga clic en él.

4	Haga clic en una opción de Insertar como.

Sugerencias

•	También puede arrastrar un archivo desde el escritorio o desde el Explorador de Windows hasta el cuadro de texto de un elemento abierto para insertarlo.

•	Puede arrastrar un archivo a un acceso directo de la barra de Outlook para crear un elemento del mismo tipo que los situados en la carpeta a la que señala el acceso directo. Si arrastra el archivo al acceso directo de la Bandeja de entrada, aparecerá como dato adjunto en el nuevo mensaje. Si arrastra un archivo a un acceso directo que señala a otro tipo de carpeta (excepto Notas), el archivo aparece como acceso directo en el nuevo elemento. Si arrastra un archivo a un acceso directo que señala a una carpeta de correo distinta a la Bandeja de entrada, Outlook copia el archivo en ella sin crear un nuevo mensaje.

•	Si utiliza el botón secundario del mouse (ratón) para arrastrar el archivo a un acceso directo de la barra de Outlook (excepto Notas), puede decidir si desea crear un elemento que contenga el archivo como acceso directo o como datos adjuntos.


Cerrar un elemento sin guardar los cambios

•	En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.


Cambiar la configuración de una tarea

1	Abra la tarea cuya configuración desea cambiar.

¿Cómo?

2	En las fichas Tarea y Estado, seleccione las opciones que desee.


Convertir una tarea en periódica

1	Abra la tarea que desea cambiar a tarea periódica.

¿Cómo?

2	Haga clic en Periodicidad  [image].

3	Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que se produce la tarea.

4	Para repetir la tarea a intervalos regulares, seleccione cualquier opción a la derecha de la frecuencia excepto Volver a crear una tarea nueva.

Para repetir la tarea en función de la fecha en que se marca como completa, haga clic en Volver a crear una tarea nueva y escriba un intervalo de tiempo en el cuadro.

5	Seleccione las fechas de comienzo y fin.

Nota   Las tareas periódicas aparecen en la lista de tareas de una en una. Cuando marca una repetición de la tarea como completada, aparece la siguiente en la lista.


Detener una tarea periódica

1	Abra la cita periódica que desea detener.

¿Cómo?

2	Haga clic en Periodicidad  [image].

3	Haga clic en Quitar repetición.


Cambiar la fecha de vencimiento de una tarea

1	Abra la tarea cuya fecha de vencimiento desea cambiar.

¿Cómo?

2	En el cuadro Vencimiento, escriba una nueva fecha de vencimiento.

Nota   Si cambia la fecha de vencimiento a una fecha situada fuera de la periodicidad normal de la tarea (por ejemplo, la fecha que define es miércoles y la tarea se repite los martes), aparecerá una nueva tarea en la lista para esta excepción. La nueva tarea no se repetirá y la original seguirá con la periodicidad definida.


Omitir una repetición de una tarea periódica

1	En la lista de tareas, abra la tarea periódica que desea omitir.

¿Cómo?

2	En el menú Tarea, haga clic en Saltar aparición.

Nota   Si configura la tarea periódica de forma que finalice después de un número determinado de repeticiones, la omisión de la tarea se considera como una repetición.


Abrir una tarea

1	Haga clic en Tareas  [image]  o en Calendario  [image].

2	Localice la tarea en la lista de tareas y haga doble clic en su icono.


Cambiar el nombre de una tarea

1	En la lista de tareas, haga clic en el nombre de tarea que desea cambiar.

2	Escriba un nuevo nombre y presione la tecla ENTRAR.

Nota   Si la tarea es periódica, las repeticiones finalizadas conservan el nombre anterior.


Establecer las fechas de comienzo y de finalización de una tarea

1	Abra la tarea en la que desea definir fechas de comienzo y finalización.

¿Cómo?

2	Haga clic en Vencimiento y escriba en el cuadro la fecha en que debe finalizar la tarea.

3	En el cuadro Comienzo, escriba la fecha en que se inicia el trabajo.

Para restablecer la fecha de comienzo sin cambiar la de vencimiento, escriba Ninguna, presione la tecla ENTRAR y escriba la nueva fecha de comienzo.

Sugerencia   En lugar de una fecha puede escribir una breve descripción, como "próximo lunes" o "dentro de 1 mes".

¿Cómo?


Establecer un aviso para una tarea

1	Abra la tarea para la que desea establecer un aviso.

¿Cómo?

2	Active la casilla de verificación Aviso y escriba una fecha y una hora.

Nota   Si no establece ninguna hora de aviso, se utiliza la hora predeterminada de la ficha Tareas y notas en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Cambiar el nivel de prioridad de una tarea

1	Abra la tarea cuyo nivel de prioridad desea cambiar.

¿Cómo?

2	Haga clic en un nivel del cuadro Prioridad.


Agregar una columna

1	En el menú Ver, haga clic en Selector de campos.

Mostrar

2	Arrastre el campo que desea convertir en el nuevo título de columna a la fila de título de columna. Utilice el marcador de doble flecha  [image]  para situar el nuevo título de columna en la fila.

Si el campo que desea no está visible, haga clic en un conjunto de campos diferente del cuadro situado sobre los campos.

Nota   Para agregar una columna al Cuadro de tareas, elija Configuración del cuadro de tareas en el menú Ver y haga clic en Mostrar campos. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en el campo que desea convertir en nuevo título de columna y, a continuación, haga clic en Agregar. Si el campo que desea no se encuentra en el cuadro Campos disponibles, haga clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.


Ajustar el ancho de columna

1	Sitúe el puntero en el borde derecho del título de columna que desea cambiar.

2	Cuando el puntero se convierta en una flecha de doble punta [image], arrastre el borde de la columna hacia la izquierda o la derecha.

Sugerencia   Para establecer el ancho de columna para que se ajuste a la longitud del contenido, haga doble clic en el borde derecho del título de columna.


Alinear el contenido de una columna

•	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el título de columna, elija Alineación y después haga clic en la configuración de alineación que desee.


Cambiar el formato de iconos, fechas y números de una tabla

1	En el menú Ver, haga clic en Formato de columnas.

Mostrar

2	En el cuadro Campos disponibles, haga clic en el campo que contiene el elemento que desea cambiar.

3	En el cuadro Formato, haga clic en el formato que desea.


Cambiar el orden de las columnas

•	Arrastre el título de columna hasta que aparezca encima del borde situado entre los títulos donde desea que se inserte la columna. Cuando aparezca un marcador de doble flecha  [image], suelte el botón del mouse (ratón).


Quitar una columna

•	Arrastre el título de columna fuera de la fila de título hasta que aparezca una X sobre él; a continuación, suelte el botón del mouse (ratón).


Activar o desactivar la modificación en una tabla

1	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

Mostrar

Si se encuentra en el Cuadro de tareas, elija Configuración del cuadro de tareas en el menú Ver y haga clic en Formato de vista.

2	Active la casilla de verificación Permitir modificar las celdas.

Sugerencia   De manera predeterminada, puede efectuar cambios en las celdas incluidas en las listas de tareas.


Acerca de los campos personalizados y los tipos de datos

En Outlook, puede utilizar los campos personalizados de varias formas:

•	Puede crear nuevos campos de inserción de datos para una vista o formulario, de modo que los usuarios puedan agregar su propia información. Por ejemplo, en una carpeta de contactos podrá crear un campo Fecha y hora denominado Habló por última vez con y, a continuación, agregarlo a una vista Lista de teléfonos.

•	Puede crear nuevas vistas combinando los campos normales en una misma columna. Por ejemplo, dentro de una lista de direcciones es posible crear una columna que combine los campos Provincia o Estado y País para ahorrar espacio.

•	También puede crear un campo de fórmula para presentar la información de otra manera. Por ejemplo, puede crear un campo con la leyenda "Grande" cuando un mensaje tenga más de 10.000 bytes y otro con la leyenda "Pequeño" cuando su tamaño sea inferior.

Todo campo creado quedará guardado en la carpeta dentro de la que lo cree. Para utilizar un campo en más de una carpeta, deberá repetirlo en cada una de ellas.

Puede crear y ver campos personalizados en vistas de tabla y de tarjeta. Outlook ofrece la posibilidad de crear campos personalizados con los siguientes tipos de datos.

Tipo de datos	Utilícelo para representar
Combinación	Combinaciones de valores de campos y texto en una columna (tabla) o fila (tarjeta). Puede especificar si desea mostrar todos los campos o sólo el primer campo con datos. Además, puede combinar texto con campos sin utilizar comillas. Si desea ver ejemplos de los campos de combinación que se pueden crear, haga clic en  [image].
Moneda	Datos numéricos, como moneda, o cálculos matemáticos que incluyan dinero.
Fecha y hora	Datos de fecha y hora.
Duración	Datos numéricos. La duración puede incluirse en minutos, horas o días. Empleando un formato estándar, podrá especificar si los valores insertados en un mismo campo utilizarán 24 horas como duración del día, o puede utilizar las opciones de Configuración del trabajo definidas en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Por ejemplo, si en la ficha Tareas y notas ha configurado el día como 8 horas, al escribir 12 horas se reflejará 1,5 días. Los valores se guardan en minutos.
Fórmula	Cálculos creados a partir de campos estándar y personalizados. Puede utilizar cualquiera de las funciones y operadores que considere oportunos para completar la fórmula. Si desea ver ejemplos de los campos de fórmulas que se pueden crear, haga clic en  [image].
Entero	Datos numéricos no decimales.
Palabras clave	Al rellenarse, este campo definido por el usuario se utiliza para agrupar y buscar elementos afines, de manera similar a la que se utiliza el campo Categorías en Outlook. El texto con varios valores debe separarse con comas. En una vista, cada valor debe agruparse individualmente.
Número	Datos numéricos o cálculos matemáticos, a excepción de los que incluyan dinero. Para dinero, utilice el tipo de datos Moneda.
Porcentaje	Datos numéricos presentados como porcentaje.
Texto	Texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo direcciones. Puede tener hasta un máximo de 255 caracteres.
Sí/No	Datos que contienen sólo uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Conectado/Desconectado. Los campos Sí/No también pueden presentarse como  [image]  o como  [image].
Todos los tipos de datos, a excepción de Combinación, Fórmula y Palabras clave, tienen una serie de formatos estándar que puede utilizar para mostrar los valores de los campos. Para obtener información acerca de los formatos estándar que puede utilizar con diversos tipos de datos, haga clic en  [image].


Crear un campo personalizado

En Outlook puede crear diferentes tipos de campos personalizados según el tipo de datos que seleccione. Para obtener información acerca de los tipos de datos que puede utilizar, haga clic en  [image].

•	Si desea incluir y mostrar información acerca de un elemento, puede crear un campo simple con un tipo de datos. Por ejemplo, para incluir una fecha, podrá crear un campo Fecha y hora.

•	Si desea mostrar más de un campo en la columna de una tabla, o en la fila de una tarjeta, puede crear un campo de combinación con el tipo de datos Combinación. Podrá mostrar los campos seleccionados unidos en una columna, o sólo el primer campo que no esté vacío. Esto resulta de utilidad a la hora de optimizar el uso del espacio de pantalla en una vista.

•	Si desea mostrar los resultados de los cálculos en los campos estándar o en los personalizados que cree, puede crear un campo de fórmula. Para obtener información acerca de los campos estándar para elementos de Outlook, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de las funciones que podrá utilizar, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Crear un campo simple para una carpeta

Crear un campo de combinación para una carpeta

Crear un campo de fórmula para una carpeta


Crear un campo simple para una carpeta

1	Seleccione la carpeta para la que desee crear el campo.

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista creada a partir del tipo de vista tabla o tarjeta.

3	En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos.

Mostrar

4	Haga clic en Nuevo campo.

5	En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al campo.

6	En el cuadro Tipo, haga clic en el tipo de datos que desee para el campo. No seleccione Combinación ni Fórmula.

Para obtener información acerca de los formatos estándar de tipos de datos, haga clic en  [image].

7	En el campo Formato, seleccione el formato que desee para el campo.

8	Haga clic en Aceptar.

9	Haga clic en Subir y en Bajar para situar el campo entre otros campos de la vista.

Para quitar el campo de la vista, haga clic en Quitar.

Sugerencia   Puede modificar el contenido de un campo directamente en una tabla. Para obtener información, haga clic en  [image].


Crear un campo de combinación para una carpeta

1	Seleccione la carpeta para la que desee crear el campo de combinación.

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista creada a partir del tipo de vista tabla o tarjeta.

3	En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos.

Mostrar

4	Haga clic en Nuevo campo.

5	En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al campo.

6	En el cuadro Tipo, haga clic en Combinación.

7	Haga clic en Modificar.

8	Para unir cada valor a los campos que desee utilizar conjuntamente, haga clic en Uniendo los campos y los fragmentos de texto entre sí.

Para ver sólo el primer campo que no esté vacío, haga clic en Mostrando sólo el primer campo que contenga datos, omitiendo el resto.

9	Haga clic en Campo, elija el conjunto de campos y después haga clic en el campo que desee que aparezca.

10	Repita el paso 9 para agregar cada uno de los campos que desee que aparezca.

11	Haga clic dos veces en Aceptar.

12	Haga clic en Subir y en Bajar para situar el campo entre otros campos de la vista.

Para quitar el campo de la vista, haga clic en Quitar.

Notas

•	Los campos de combinación aparecerán en el formato predeterminado del tipo de datos utilizado. Para ver un tipo de datos con un formato personalizado, debe crear un campo de fórmula y utilizar la función Formato.

•	El contenido de un campo de combinación no puede ordenarse, agruparse ni filtrarse.


Crear un campo de fórmula para una carpeta

1	Seleccione la carpeta para la que desee crear el campo de fórmula.

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista creada a partir del tipo de vista tabla o tarjeta.

3	En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos.

Mostrar

4	Haga clic en Nuevo campo.

5	En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al campo.

6	En el cuadro Tipo, haga clic en Fórmula.

7	Haga clic en Modificar.

8	Para insertar una función en la fórmula, haga clic en Función, elija el grupo de funciones y después haga clic en la fórmula que desee. Para obtener información acerca de las funciones que pueden utilizarse para crear una fórmula, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de los operadores que podrá utilizar, haga clic en  [image].

Para insertar un campo en la fórmula, seleccione el argumento que desee reemplazar, haga clic en Campo, elija el grupo de campos que desee y después haga clic en el campo que desee. Para obtener información acerca de los campos estándar de cada tipo de elemento de Outlook, haga clic en  [image].

9	Haga clic dos veces en Aceptar.

10	Haga clic en Subir y en Bajar para situar el campo entre otros campos de la vista.

Para quitar el campo de la vista, haga clic en Quitar.

Notas

•	Los campos de fórmula se actualizan cada vez que se modifica una vista. Por ejemplo, si cambia el ancho de una columna, los campos de fórmula se actualizarán.

•	El contenido de un campo de fórmula no puede ordenarse, agruparse ni filtrarse.


Ejemplos de formatos estándar de tipos de datos

Es posible aplicar formato a los campos creados con diferentes formatos según el tipo de datos. La siguiente tabla presenta una lista de alguno de los formatos incluidos en Outlook.

Si desea ver una lista completa de formatos estándar disponibles para el campo de una vista, haga clic en Formato de columnas del menú Ver. Seleccione el campo al que desee aplicar formato en el cuadro Campos disponibles y después seleccione un formato en el cuadro Formato. Si no encuentra el formato que busca, podrá crear un formato personalizado con el tipo de datos Fórmula y la función Formato. Para obtener información acerca de la función Formato, haga clic en  [image].

Tipo de datos	Ejemplos de formato estándar
Moneda	12.345,60 $ o (12.345,60 $) 12.346 $ o (12.346 $)
Fecha y hora	Lunes, 03 de marzo, 1997 8:00 AM 30/3/97 8:00 AM 3 de marzo de 1997 Lun 3/3 8:00 AM 8:00 AM
Duración	12h 12 horas 12 h (tiempo de trabajo) (ver la nota siguiente) 12 horas (tiempo de trabajo) (ver la nota siguiente)
Entero	1,234
Palabras clave	Texto
Número	Todas las cifras: 1.235 ó -1,235 Truncado: 1.235E+03 ó -1.235E+03 Científico: 1235E+03 ó -1235E+03 PC: 64 K, 128MB o 1 GB
Porcentaje	65,4321% 65,43% o -65,43% 65% o -65%
Texto	Texto
Sí/No	Sí o No Conectado o Desconectado Verdadero o Falso   o
Nota   La aplicación parte del supuesto de que los valores insertados en un campo de tipo de datos Duración de formato normal corresponden a un día de 24 horas de duración. Los valores insertados en un campo de tipo de datos Duración con formato de tiempo de trabajo utilizan la jornada y semana laboral configurada en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Todos los valores de Duración se guardan en formato de minutos.


Diferencia entre un campo y una columna

Por lo general, la columna de una tabla contiene el valor de un campo individual, como por ejemplo el campo Recibido. No obstante, podrá mostrar varios campos de una columna utilizando un campo de fórmula o de combinación. Además, los campos pueden mostrarse como filas en una vista de tarjeta o como controles en un formulario. La columna no es más que uno de los métodos para mostrar el contenido de un campo.


Ver todos los campos estándar de un elemento

1	Abra el elemento cuyos campos desee ver.

2	En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar formulario de Outlook y después en la ficha (Todos los campos).

3	En el cuadro Seleccionar de, haga clic en Todos los campos nombre del elemento.

Notas

•	No es posible mostrar todos los campos de una nota.

•	Para ver todos los campos de un elemento de contacto, abra el elemento y después haga clic en la ficha Todos los campos.


Realizar cambios en los campos personalizados de una tabla

1	Seleccione la carpeta en la que desee cambiar un campo personalizado.

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista creada a partir del tipo de vista tabla.

3	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el título de columna del campo personalizado y, a continuación, haga clic en Formato de columnas del menú contextual.

4	Seleccione las opciones que desee.


Ejemplos de campos de fórmula y de combinación

Qué desea mostrar	Campo personalizado	Resultado en el campo personalizado
Número de días desde que se recibió el elemento (campo Fórmula)	DateValue (Now()-DateValue([Recibido]) & "días"	6 días
Descripción de una reunión o de una cita en Calendario (campo Fórmula)	"Esta reunión tiene lugar " & [Frecuencia] & " en" & [Ubicación]	La reunión tiene lugar todos los días de 12:00 P.M. a 1:30 P.M. en la sala 1231
Importe a cobrar por una llamada telefónica registrada en el diario a 0,75 $ por minuto (campo Fórmula)	IIF ([Tipo de entrada] = "Llamada de teléfono" , Format ([Duración] * .75, "Currency"), "Ninguna")	1.50 $
Descripción de una marca de mensaje (campo Fórmula)	IIF ( [Estado de marca] = "2", [Marca de mensaje] & " " & [Vence el],"")	Seguimiento 5/3/97 8:00:00 A.M.
El primer número de teléfono registrado de un contacto, por orden de aparición en la fórmula (campo Combinación)	[Teléfono del trabajo] [Teléfono del trabajo 2] [Teléfono particular] [Teléfono particular 2] [Teléfono del automóvil]	(555) 555-1234
Una descripción del campo combinada con el propio campo (campo Combinación)	Vencimiento de la tarea: [Fecha de vencimiento]	Vencimiento de la tarea: 5/3/97 8:00:00 A.M.


Cambiar el rótulo de un título de columna

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el título de columna que desee modificar y, a continuación, haga clic en Formato de columnas.

2	En el cuadro Etiqueta, escriba una nueva etiqueta.

Nota   Al cambiar la etiqueta, el nombre del campo no se modificará.


Adaptar automáticamente el ancho de columna para ajustarlo a una tabla

Los anchos de columna predeterminados de una tabla tienen las dimensiones adecuadas para ajustarse a la ventana de Outlook. Si la vista tiene demasiadas columnas como para caber en la ventana, desactive la opción que se describe a continuación y cambie el tamaño de las columnas. A continuación podrá desplazarse a la derecha para ver las columnas.

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista creada a partir del tipo de vista tabla.

2	En el menú Ver, haga clic en Formato de vista.

 Mostrar

3	Active o desactive la casilla de verificación Autoajuste del tamaño de las columnas.


Solución de problemas de campos personalizados

¿Sobre qué necesita ayuda?

El campo personalizado que creó no está visible

Al intentar ordenar, agrupar o filtrar un campo de fórmula o de combinación, aparece un mensaje de error

El campo de fórmula que creó no aparece en el cuadro de diálogo Buscar


El campo personalizado que creó no está visible

•	Los campos personalizados se guardan en la carpeta en el mismo orden en que los creó. Abra la carpeta en la que creó un campo personalizado para comprobar si es visible. Debe volver a crear un campo personalizado para cada carpeta en la que desee utilizarlo.

•	Los campos personalizados se guardan en el conjunto de campos denominados Campos definidos por el usuario de los cuadros de diálogo Selector de campos y Mostrar campos. Para ver todos los campos personalizados de una carpeta, abra la carpeta. En el menú Ver, haga clic en Mostrar campos. En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, haga clic en Campos definidos por el usuario en la carpeta.


Al intentar ordenar, agrupar o filtrar un campo de fórmula o de combinación, aparece un mensaje de error

En Outlook no es posible ordenar, agrupar ni filtrar campos de fórmula o de combinación.


Acerca de los campos estándar de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook incluye los siguientes campos estándar. Algunos campos están disponibles en elementos individuales y puede agregar y quitar todos los campos de un tipo de vista de tabla o de tarjeta. Para obtener información acerca de cómo agregar y quitar campos en una vista, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo ver todos los campos de un elemento, haga clic en  [image].

El valor de los campos con tipo de datos Sí/No se guarda como -1 ó 0. El valor de los campos con tipo de datos Duración se guarda como minutos.

¿Sobre qué desea más información?

Campos estándar en un elemento del calendario

Campos estándar en un contacto

Campos estándar del diario

Campos estándar en un mensaje de correo

Campos estándar en una nota

Campos estándar en una tarea

Campos estándar de un elemento expuesto


Campos estándar de los elementos de calendario

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Todo el día	Sí/No. Si se define como Sí, el campo Duración quedará configurado a 24 horas (1.440 minutos).	Sí
Datos adjuntos	Sí/No.	No
Información de facturación	Texto	Sí
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Conversación	Texto. Valor del campo Asunto en el mensaje original de la conversación.	No
Creado	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación del elemento del Calendario.	No
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse el elemento del calendario.	Sí
Duración	Duración. 24 horas (1.440 minutos) si el campo Todo el día está configurado como Sí. De lo contrario, la diferencia entre los valores de los campos Fin y Comienzo. Se guarda en minutos.	No
Fin	Fecha y hora. La fecha y la hora de finalización de un elemento del Calendario.	Sí
Importancia	Se aplica la siguiente configuración: 0 Importancia baja 1 Importancia normal 2 Importancia alta	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta que contiene el elemento del Calendario.	No
Ubicación	Texto. Ubicación de una reunión o de una cita.	Sí
Estado de la reunión	Se aplica la siguiente configuración: 0 Ninguno 1 Organizador de la reunión 2 Aceptada provisionalmente 3 Aceptada 4 Rechazada 5 Aún no aceptada	No
Clase de mensaje	Especifica la clase de mensaje  para el tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje de Outlook, haga clic en  [image].	No
Kilometraje	Texto.	Sí
Modificado	Fecha y hora. La última vez en que se modificó el elemento del Calendario.	No
Notas	Texto. Valor del cuadro de texto de un elemento del Calendario.	No
Asistentes opcionales	Texto. Nombre de los asistentes opcionales a una reunión o cita. Los distintos nombres están separados por punto y coma.	No
Organizador	Texto. Nombre del organizador de una reunión o cita.	No
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión de Outlook	Texto. Versión de Outlook en la que se creó el elemento del Calendario.	No
Leído	Sí/No. Especifica si el elemento del Calendario se ha marcado o no como leído.	No
Periodicidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Ninguna 1 Diaria 2 Semanal 3 Mensual 4 Anual	No
Frecuencia	Texto. Combinación de los valores de los campos Periodicidad, Comienzo y Fin.	No
Final del intervalo de repetición.	Fecha y hora. Última fecha y hora de un elemento del Calendario periódico.	No
Comienzo del intervalo de repetición.	Fecha y hora. Primera fecha y hora de un elemento del Calendario periódico.	No
Periódica	Sí/No. Especifica si el elemento del calendario es o no periódico.	No
Avisar con antelación	Número. Minutos anteriores a la cita o reunión en que debe ejecutarse el aviso.	Sí
Aviso	Sí/No. Si la hora de Comienzo de la cita o reunión ya ha pasado, no podrá configurarse el campo Aviso.	Sí
Valor predeterminado de aviso	Sí/No. Si se configura como Sí, los campos Avisar con antelación, Sonido de aviso y Archivo de sonido del aviso se utilizarán para controlar el aviso del elemento. Si se configura como No, se utilizarán las opciones de la ficha Avisos del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).	Sí
Sonido de aviso	Sí/No. Especifica si debe ejecutarse o no el archivo de sonido como aviso.	Sí
Archivo de sonido del aviso	Texto. Ruta de acceso al archivo de sonido que debe ejecutarse como aviso.	Sí
Asistentes necesarios	Texto. Nombre de los asistentes necesarios a una reunión o cita. Los distintos nombres están separados por punto y coma.	No
Recursos	Texto. Nombre de los recursos para una reunión o cita. Los distintos nombres están separados por punto y coma.	No
Respuesta solicitada	Sí/No. En una convocatoria de reunión, especifica si se solicitó al destinatario que responda.	No
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	Sí
Mostrar la hora como	Se aplica la siguiente configuración: 0 Libre 1 Provisional 2 Ocupado 3 Fuera de la oficina	Sí
Tamaño	Número. Número de bytes utilizados por el elemento del Calendario.	No
Comienzo	Fecha y hora. La fecha y la hora de comienzo de un elemento del Calendario.	Sí
Asunto	Texto.	Sí


Campos estándar de los contactos

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Cuenta	Texto.	Sí
Aniversario	Fecha y hora. Cuando el campo Aniversario tiene un valor, el elemento del Calendario está adjunto al contacto y el campo Datos adjuntos está configurado como Sí.	Sí
Nombre del asistente	Texto.	Sí
Número de teléfono del asistente	Texto.	Sí
Datos adjuntos	Sí/No. Configure como Sí cuando el campo Aniversario o Cumpleaños sea un campo no vacío.	No
Información de facturación	Texto.	Sí
Cumpleaños	Fecha y hora. Cuando el campo Cumpleaños tiene un valor, el elemento del Calendario está adjunto al contacto y el campo Datos adjuntos está configurado como Sí.	Sí
Dirección del trabajo	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Ciudad de trabajo	Texto.	Sí
País de trabajo	Texto.	Sí
Apartado de correos del trabajo	Texto.	Sí
Código postal del trabajo	Texto.	Sí
Provincia o estado de trabajo	Texto.	Sí
Calle del trabajo	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Fax del trabajo	Texto.	Sí
Página Web de la organización	Texto.	Sí
Teléfono del trabajo	Texto.	Sí
Teléfono del trabajo 2	Texto.	Sí
Devolución de llamada	Texto.	Sí
Teléfono del automóvil	Texto.	Sí
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Hijos	Texto.	Sí
Ciudad	Texto.	Sí
Organización	Texto.	Sí
Número de centralita de la organización	Texto.	Sí
Nombre del equipo en la red	Texto.	Sí
País	Texto.	Sí
Creado	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación del contacto.	No
Id. del cliente	Texto.	Sí
Departamento	Texto.	Sí
Correo electrónico	Texto.	No
Correo electrónico 2	Texto.	No
Correo electrónico 3	Texto.	No
Archivar como	Texto. Valor del campo Nombre completo, salvo que haya sido modificado por el usuario.	No
Nombre	Texto.	Sí
Sitio FTP	Texto. Nombre del sitio FTP del contacto.	Sí
Nombre completo	Texto. Valor de los campos Tratamiento, Nombre, Primer apellido, Apellidos y Sufijo del elemento, separados por espacios. Todo cambio efectuado en el campo Nombre completo se reflejará en los campos que lo componen.	Sí
Género	Se aplica la siguiente configuración: 0 No especificado 1 Mujer 2 Varón	Sí
Número de id. oficial	Texto.	Sí
Aficiones	Texto.	Sí
Domicilio	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Ciudad de residencia	Texto.	Sí
País de residencia	Texto.	Sí
Apartado de correos del domicilio	Texto.	Sí
Código postal del domicilio	Texto.	Sí
Provincia o estado de residencia	Texto.	Sí
Calle del domicilio	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Fax particular	Texto.	Sí
Número de teléfono particular	Texto.	Sí
Número de teléfono particular 2	Texto.	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta que contiene el contacto.	Sí
Iniciales	Texto.	Sí
RDSI	Texto. Número de teléfono de la conexión RDSI.	Sí
Puesto	Texto.	Sí
Diario	Sí/No. Especifica si las actividades se registrarán o no automáticamente en el diario del contacto.	Sí
Idioma	Texto.	Sí
Apellidos	Texto.	Sí
Ubicación	Texto.	Sí
Dirección de correo	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Nombre del administrador	Texto.	Sí
Clase de mensaje	Texto. Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje, haga clic en  [image].
Primer apellido	Texto.	Sí
Kilometraje	Texto.	Sí
Número de teléfono móvil	Texto.	Sí
Modificado	Fecha y hora. Última fecha y hora de modificación del contacto.	No
Sobrenombre	Texto.	Sí
Notas	Texto. Valor del cuadro de texto del contacto.	No
Ubicación de la oficina	Texto.	Sí
Número de id. de la organización	Texto.	Sí
Otra dirección	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Otra ciudad de residencia	Texto.	Sí
Otro país de residencia	Texto.	Sí
Otro apartado de correos	Texto.	Sí
Otro código postal	Texto.	Sí
Otra provincia o estado de residencia	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Otra calle de residencia	Texto.	Sí
Otro fax	Texto.	Sí
Otro número de teléfono	Texto.	Sí
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión de Outlook	Texto. Versión de Outlook en la que se creó el contacto.	No
Buscapersonas	Texto.	Sí
Página Web personal	Texto.	Sí
Apartado de correos	Texto.	Sí
Número de teléfono principal	Texto.	Sí
Profesión	Texto.	Sí
Radioteléfono	Texto.	Sí
Leído	Sí/No. Especifica si el contacto se ha marcado o no como leído.	No
Remitido por	Texto.	Sí
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	No
Tamaño	Número. Número de bytes utilizados por el contacto.	No
Cónyuge	Texto.	Sí
Provincia o estado	Texto.	Sí
Dirección	Texto.	Sí (sólo en la vista Tarjetas de visita)
Asunto	Texto. Valor del campo Nombre completo. Si el campo Nombre completo está vacío, se utilizará el valor del campo Archivar como.	Sí
Sufijo	Texto. Sufijo que acompaña al nombre, como Jr.	Sí
Télex	Texto.	Sí
Tratamiento	Texto. Tratamiento que precede al nombre, como Sr., Sra. Srta., Dr. o Dra.	Sí
Número de teletipo	Texto. Número de teléfono de la conexión de teletipo.	Sí
Certificado de usuario	Texto.	Sí
Campo de usuario 1 a 4	Texto. Los campos definidos por el usuario se han integrado para permitir la compatibilidad con otras aplicaciones. Para obtener información acerca de cómo crear un campo personalizado en Outlook, haga clic en  [image].	Sí
Página Web	Texto.	Sí
Código postal	Texto.	Sí


Campos estándar del diario

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Datos adjuntos	Sí/No.	No
Información de facturación	Texto.	Sí
Categorías	Texto. Campo definido por el usuario utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Organización	Texto.	Sí
Contacto	Texto. Nombre del contacto para el que se registra la entrada del Diario.	No
Creado	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación de la entrada del Diario.	No
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse la entrada del Diario.	Sí
Duración	Duración. Se guarda en minutos.	No
Fin	Fecha y hora. La fecha y la hora de finalización establecida para la entrada del Diario.	Sí
Tipo de entrada	Texto. Tipo de entrada definido para la entrada del Diario.	No
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta que contiene la entrada del Diario.	No
Clase de mensaje	Texto. Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje de Outlook, haga clic en  [image].	No
Kilometraje	Texto.	Sí
Modificado	Fecha y hora. Última vez que se modificó la entrada del Diario.	No
Notas	Texto. Primeros 255 caracteres del cuadro de texto de la entrada del Diario.	No
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión de Outlook	Texto. Versión de Outlook en la que se creó la entrada del Diario.	No
Leído	Sí/No. Especifica si la entrada del Diario se ha marcado o no como leída.	No
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	No
Tamaño	Número. Número de bytes utilizados por la entrada del Diario.	No
Comienzo	Fecha y hora. La hora de comienzo de la entrada del Diario.	Sí
Asunto	Texto.	Sí


Campos estándar de los mensajes de correo

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Datos adjuntos	Sí/No.	No
CCO	Texto. Nombres incluidos en el campo CCO de un mensaje.	No
Información de facturación	Texto.	Sí
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
CC	Texto. Nombres incluidos en el campo CC de un mensaje.	No
Conversación	Texto. Valor del campo Asunto en el mensaje original de la conversación.	No
Creado	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación del mensaje.	No
Aplazar hasta	Fecha y hora. La fecha y la hora en que debe entregarse un mensaje. El servidor aplazará la entrega del mensaje.	Sí
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse el mensaje.	Sí
Vence el	Fecha y hora. La fecha y la hora para la que está previsto completar la acción asociada con una marca de mensaje. Al escribir un valor para Vence el, el campo Estado de marca queda configurado como 2.	Sí
Caduca	Fecha y hora. La fecha y la hora de caducidad de un mensaje.	Sí
Estado de marca	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Completado 2 Marcado	Sí
De	Texto. Nombres incluidos en el campo De de un mensaje.	No
Enviar las respuestas a	Texto. Los nombres incluidos en el cuadro Enviar las respuestas a de un mensaje.	No
Importancia	Se aplica la siguiente configuración: 0 Importancia baja 1 Importancia normal 2 Importancia alta	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta donde está contenido el mensaje.	No
Mensaje	Texto. Valor del cuadro de texto de un mensaje.	Sí
Clase de mensaje	Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje, haga clic en  [image].	No
Marca de mensaje	Texto. Acción asociada con una marca de mensaje. Al escribir un valor para Marca de mensaje, el campo Estado de marca queda configurado como 2.	Sí
Kilometraje	Texto.	Sí
Modificado	Fecha y hora. Última fecha y hora de modificación del mensaje.	No
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión de Outlook	Texto. Versión de Outlook en la que se creó el mensaje.	No
Leído	Verdadero/Falso. Especifica si el mensaje se ha marcado o no como leído.	No
Recibido	Fecha y hora. La fecha y la hora de recepción del mensaje.	No
Estado remoto	Especifica el estado del encabezado del Correo remoto. Se aplica la siguiente configuración: 0 Ninguno 1 Marcado 2 Marcado para descargar 3 Marcado para copiar	No
Tiempo de recuperación	Duración. Especifica el tiempo que lleva descargar el mensaje con Correo remoto. Se guarda en minutos.	No
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	No
Enviado	Fecha y hora. La fecha y la hora de envío del mensaje.	No
Tamaño	Número. Número de bytes que utiliza el mensaje.	No
Asunto	Texto.	Sí
Para	Texto. Nombres incluidos en el campo Para de un mensaje.	No
Estado de seguimiento	Estado de seguimiento de un mensaje. Se aplica la siguiente configuración: 1 Entregado 5 Leído 6 No leído	No


Campos estándar de las notas

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Color	Se aplica la siguiente configuración: 0 Azul 1 Verde 2 Rosado 3 Amarillo 4 Blanco	Sí
Contenido	Texto. Valor del cuadro de texto de una nota.	No
Creada	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación de la nota.	No
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse la nota.	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta donde está contenida la nota.	No
Clase de mensaje	Texto. Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje de Outlook, haga clic en  [image].	No
Modificado	Fecha y hora. Última fecha y hora de modificación de la nota.	No
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión de Outlook	Texto. Versión de Outlook en la que se ha creado la nota.	No
Leído	Sí/No. Especifica si la nota se ha marcado o no como leída.	No
Tamaño	Número. Número de bytes que utiliza la nota.	No
Asunto	Texto.	No


Campos estándar de las tareas

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
% completado	Porcentaje.	Sí
Trabajo real	Duración. Tiempo invertido en una tarea. El número de horas de un día y el número de días de un año se configuran en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Se guarda en minutos.	Sí
Asignada	Se aplica la siguiente configuración: 0 No asignada 1 Asignada por mí 2 Asignada a mí	No
Datos adjuntos	Sí/No.	No
Información de facturación	Texto.	Sí
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Organización	Texto.	Sí
Completada	Sí/No. Especifica si la tarea se ha marcado o no como completada.	Sí
Contactos	Texto.	Sí
Conversación	Texto. Valor del campo Asunto en la tarea original.	No
Creado	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación de la tarea.	No
Fecha de conclusión	Fecha y hora. La fecha y la hora de conclusión de la tarea. Si el campo Fecha de conclusión contiene un valor, el campo Completada se configura como Sí, y el campo % completado se configura como 100.	Sí para tareas no periódicas. No para tareas periódicas.
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse la nota.	Sí
Fecha de vencimiento	Fecha y hora.	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta que contiene la tarea.	No
Clase de mensaje	Texto. Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje de Outlook, haga clic en  [image].	No
Kilometraje	Texto.	Sí
Modificada	Fecha y hora. Última fecha y hora de modificación de la tarea.	No
Notas	Texto. Valor del cuadro de texto de la tarea.	Sí
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión	Texto. Versión de Outlook en la que se ha creado la tarea.	No
Propietario	Texto. Propietario de la tarea.	Sí si la tarea está en una carpeta pública. De lo contrario, No.
Prioridad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Prioridad baja 1 Prioridad normal 2 Prioridad alta	Sí
Leído	Sí/No. Especifica si la tarea se ha marcado o no como leída.	No
Periódica	Sí/No. Especifica si la tarea es o no periódica.	No
Aviso	Sí/No. Especifica si se ha configurado o no un aviso para la tarea.	No
Valor predeterminado de aviso	Sí/No.	Sí
Sonido de aviso	Sí/No. Especifica si debe ejecutarse o no el archivo de sonido como aviso.	Sí
Archivo de sonido del aviso	Texto. Ruta de acceso al archivo de sonido que debe ejecutarse como aviso.	Sí
Hora de aviso	Fecha y hora. La fecha y la hora en que debe ejecutarse el aviso de una tarea.	Sí
Estado de la solicitud	Se aplica la siguiente configuración: 0 No configurado 1 Sin respuesta 2 Aceptada 3 Rechazada	No
Solicitada por	Texto. En una solicitud de tarea, el nombre de la persona que asignó la tarea.	No
Función	Texto.	Sí
Prioridad de Schedule+	Texto.	Sí
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	No
Tamaño	Número. Número de bytes que utiliza la tarea.	No
Fecha de comienzo	Fecha y hora. La fecha y la hora de comienzo de la tarea.	Sí
Estado	Se aplica la siguiente configuración: 0 No comenzada 1 En curso 2 Completada 3 Pospuesta	Sí
Asunto	Texto.	Sí
Tarea en equipo	Sí/No.	Sí
Trabajo total	Duración. Tiempo previsto de duración de la tarea. Se guarda en minutos.	Sí


Campos estándar de un elemento expuesto

Campo	Tipo de datos y su significado	Modificable en la vista
Datos adjuntos	Sí/No.	No
Información de facturación	Texto.	Sí
Categorías	Texto. Campo utilizado para agrupar y buscar elementos afines. Las múltiples categorías están separadas por comas.	Sí
Conversación	Texto. Valor del campo Asunto en el elemento original de una conversación.	No
Creada	Fecha y hora. La fecha y la hora de creación del mensaje.	No
Aplazar hasta	Fecha y hora. La fecha y la hora en que debe entregarse un mensaje. El servidor aplazará la entrega del mensaje.	Sí
No Autoarchivar	Sí/No. Especifica si debe o no archivarse el mensaje.	Sí
Caduca	Fecha y hora. La fecha y la hora de caducidad de un mensaje.	Sí
De	Texto. Nombres incluidos en el campo De de un mensaje.	No
Importancia	Se aplica la siguiente configuración: 0 Importancia baja 1 Importancia normal 2 Importancia alta	Sí
En carpeta	Texto. Nombre de la carpeta donde está contenido el mensaje.	No
Clase de mensaje	Especifica la clase de mensaje del tipo de elemento. Para obtener información acerca de las clases estándar de mensaje, haga clic en  [image].	No
Kilometraje	Texto.	Sí
Modificado	Fecha y hora. Última fecha y hora de modificación del mensaje.	No
Versión interna de Outlook	Su uso queda reservado a los administradores.	No
Versión	Texto. Versión de Outlook en la que se ha creado el mensaje.	No
Leído	Verdadero/Falso. Especifica si el mensaje se ha marcado o no como leído.	No
Recibido	Fecha y hora. La fecha y la hora de recepción del mensaje.	No
Estado remoto	Especifica el estado del encabezado del Correo remoto. Se aplica la siguiente configuración: 0 Ninguno 1 Marcado 2 Marcado para descargar 3 Marcado para copiar	No
Tiempo de recuperación	Duración. Especifica el tiempo que lleva descargar el mensaje con Correo remoto. Se guarda en minutos.	No
Confidencialidad	Se aplica la siguiente configuración: 0 Normal 1 Personal 2 Privado 3 Confidencial	No
Enviado	Fecha y hora. La fecha y la hora de envío del mensaje.	No
Tamaño	Número. El número de bytes que utiliza el mensaje.	No
Asunto	Texto.	Sí


Función Abs

Devuelve un valor del mismo tipo que el que se haya especificado, indicando el valor absoluto de un número.

Sintaxis

Abs(número)

El argumento número requerido puede ser cualquier expresión numérica válida. Si número contiene Null, la función devolverá Null.

Comentarios

El valor absoluto de un número es su magnitud, independientemente de su signo. Por ejemplo, tanto ABS(-1) como ABS(1) devolverán 1.


Ejemplo de la función Abs

El siguiente ejemplo devolverá 53 para ambas funciones.

ABS(-53)

ABS(53)


Función Asc

Devuelve un Integer que representa al código de caracteres correspondiente a la primera letra de una cadena.

Sintaxis

Asc(cadena)

El argumento cadena requerido es cualquier expresión de cadena válida. Si la cadena no contiene caracteres se producirá un error de tiempo de ejecución.

Comentarios

El intervalo de devoluciones es de 0 a 255 en sistemas que no son DBCS, y de -32768 a 32767 en sistemas DBCS.

Nota   La función AscW devuelve el código de caracteres nativo del sistema (ANSI para Windows 95, Unicode para Windows NT).


Ejemplo de la función Asc

El siguiente ejemplo devuelve el código de caracteres de la primera letra del campo Asunto.

Campo Asunto	La función devuelve
Indicadores monetarios	73
Mociones de orden	77
ASC([Asunto])


Función Atn

Devuelve un valor Double que especifica el arcotangente de un número.

Sintaxis

Atn(número)

El argumento de número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida.

Comentarios

La función Atn toma la relación de dos lados de un triángulo recto (número) y devuelve el ángulo correspondiente en radianes. La relación es la longitud del lado opuesto al ángulo dividido por la longitud del lado adyacente al ángulo.

El intervalo del resultado se encuentra entre -pi/2 y pi/2 radianes.

Para convertir grados a radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes a grados, multiplique los radianes por 180/pi.

Nota   Atn es la función trigonométrica inversa de Tan, que toma un ángulo como su argumento y devuelve la relación de dos lados de un ángulo recto. No debe confundirse Atn con la cotangente, que es la inversa sencilla de una tangente (1/tangente).


Ejemplo de la función Atn

El siguiente ejemplo utiliza la función Atn para devolver el valor de pi.

ATN(1)*4


Función Choose

Selecciona y devuelve un valor de una lista de argumentos.

Sintaxis

Choose(índice, opción-1[, opción-2, ... [, opción-n]])

La sintaxis de la función Choose consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
índice	Requerido.  Expresión numérica o campo que da como resultado un valor entre 1 y el número de opciones disponibles.
opción	Requerido.  Expresión Variant que contiene una de las opciones posibles.
Comentarios

Choose devuelve un valor de la lista de opciones basada en el valor de índice. Si índice es 1, Choose devolverá la primera opción de la lista; si índice es 2, devolverá la segunda opción, y así sucesivamente.

Puede utilizar Choose para buscar un valor dentro de una lista de posibilidades. Por ejemplo, si índice se evalúa como 3 y opción-1 = "uno", opción-2 = "dos" y opción-3 = "tres", Choose devolverá "tres".

Choose evalúa todas y cada una de las opciones de la lista, aunque devuelva sólo una. Debido a ello, debe cuidar que no se produzcan efectos indeseables. Por ejemplo, si la evaluación de cualquier expresión da como resultado un error de división por cero, se producirá un error.

La función Choose devolverá un valor Null si índice es menor que 1 o mayor que el número de opciones incluidas en la lista.

Si índice no es un número entero, se redondeará al entero siguiente más cercano antes de ser evaluado.


Ejemplo de la función Choose

En los siguientes ejemplos se utiliza la función Choose para mostrar valores personalizados del valor del campo Importancia.

Campo Importancia	La función devuelve
0	Ignorar
1	Leído hoy
2	Leído ayer
Choose([Importancia]+1, "Ignorar", "Leído hoy", "Leído ayer")


Función Chr

Devuelve un valor String que contiene el carácter asociado con el código de caracteres especificado.

Sintaxis

Chr(códcar)

El argumento códcar es un valor Long que identifica el carácter.

Comentarios

Los números del 0 al 31 son los mismos que los códigos ASCII estándar no imprimibles. Por ejemplo, Chr(10) devolverá un carácter de avance de línea. El intervalo normal de códcar es 0 – 255. No obstante, en los sistemas DBCS el intervalo real de códcar es entre  – 32768 y 65536.

Nota   La función ChrW devuelve una cadena que contiene el carácter en el formato nativo del sistema operativo (ANSI para Windows 95, Unicode para Windows NT).


Ejemplo de la función Chr

El siguiente ejemplo devuelve el carácter de los siguientes códigos de caracteres del campo CódCar.

Campo CódCar	La función devuelve
65	A
97	a
62	>
37	%
Chr([CódCar])


Función Cos

Devuelve un valor Double que especifica el coseno de un ángulo.

Sintaxis

Cos(número)

El argumento número requerido es un Double o cualquier expresión numérica válida que exprese el valor de un ángulo en radianes.

Comentarios

La función Cos toma un ángulo y devuelve la relación de dos lados de un ángulo recto. La relación es la longitud del lado adyacente al ángulo dividido por la longitud de la hipotenusa.

El resultado se encontrará en el intervalo de -1 hasta 1.

Para convertir grados a radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes a grados, multiplique los radianes por 180/pi.


Ejemplo de la función Cos

El siguiente ejemplo utiliza la función Cos para devolver el coseno del campo Ángulo.

Cos([Ángulo])


Función Date

Devuelve un valor Variant (Date) que contiene la fecha actual del sistema.

Sintaxis

Date( )


Ejemplo de la función Date

El siguiente ejemplo utiliza la función Date para devolver la fecha actual del sistema.

Date( )


Función DateAdd

Devuelve un valor Variant (Date) que contiene la fecha a la que se ha agregado determinado intervalo de tiempo.

Sintaxis

DateAdd(intervalo, número, fecha)

La sintaxis de la función DateAdd tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
intervalo	Requerido.  Expresión de cadena que es el intervalo de tiempo que se desea agregar.
Número	Requerido.  Expresión numérica que es el número de intervalos que se desea agregar. Puede ser positivo (para obtener fechas futuras) o negativas (para obtener fechas del pasado).
Fecha	Requerido.  Variant (Date) o literal que representa la fecha a la que se agrega el intervalo.
Configuración

El argumento intervalo tiene la siguiente configuración:

Configuración	Descripción
yyyy	Año
q	Trimestre
m	Mes
y	Día del año
d	Día
ww	Día de la semana
w	Semana
h	Hora
n	Minuto
s	Segundo
Comentarios

Puede utilizar la función DateAdd para sumar o restar determinado intervalo de tiempo a y de una fecha. Por ejemplo, puede utilizar DateAdd para calcular qué fecha será 30 días a partir de hoy, o qué hora será dentro de 45 minutos a partir de este momento.

Para sumar días a fecha, puede utilizar Día del año ("y"), Día ("d") o Día de la semana ("w").

La función DateAdd no devolverá una fecha no válida. El siguiente ejemplo suma un mes a 31 de enero:

DateAdd("m", 1, "31-Ene-95")

En este caso, DateAdd devolverá 28-Feb-95, y no 31-Feb-95. Si fecha fuera 31-Ene-96, devolvería 29-Feb-96 ya que 1996 es un año bisiesto.

Si la fecha calculada fuera anterior al año 100 (es decir, si ha restado más años de los que hay en fecha), se producirá un error.

Si número no es un valor Long, se redondeará al entero siguiente más próximo antes de que el número sea evaluado.


Ejemplo de la función DateAdd

El siguiente ejemplo toma la fecha del campo Recibido y, utilizando la función DateAdd, muestra la fecha correspondiente a un mes en el futuro.

DateAdd("m", 1, [Recibido])


Función DateDiff

Devuelve un valor Variant (Long) que especifica el número de intervalos de tiempo entre dos fechas especificadas.

Sintaxis

DateDiff(intervalo, fecha1, fecha2[, primerdíasemana[, primerasemanaño]])

La sintaxis de la función DateDiff tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
intervalo	Requerido.  Expresión de cadena que representa el intervalo de tiempo que se utiliza para calcular la diferencia entre fecha1 y fecha2.
fecha1, fecha2	Requerido; Variant (Date).  Las dos fechas que se van a utilizar en el cálculo.
primerdíasemana	Opcional.  Especifica el primer día de la semana. Si no se especifica, se supondrá que es el domingo.
primerasemanaño	Opcional.  Especifica la primera semana del año. Si no se especifica, se partirá del supuesto de que la primera semana es aquella en la que cae el 1 de enero.
Configuración

El argumento intervalo tiene la siguiente configuración:

Configuración	Descripción
yyyy	Año
q	Trimestre
m	Mes
y	Día del año
d	Día
w	Día de la semana
ww	Semana
h	Hora
n	Minuto
s	Segundo
El argumento primerdíasemana tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Domingo (predeterminado)
2	Lunes
3	Martes
4	Miércoles
5	Jueves
6	Viernes
7	Sábado
El argumento primerasemanaño tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Se inicia en la semana dentro de la que esté incluida la fecha 1 de enero (predeterminado).
2	Se inicia en la primera semana del nuevo año que tenga como mínimo cuatro días.
3	Se inicia con la primera semana entera del nuevo año.
Comentarios

Puede utilizar la función DateDiff para determinar cuántos intervalos de tiempo especificados existen entre dos fechas. Por ejemplo, puede utilizar DateDiff para calcular el número de días entre dos fechas, o el número de semanas entre la fecha del día y el final del año.

Para calcular el número de días entre fecha1 y fecha2 puede utilizar Día del año ("y") o Día ("d"). Si intervalo es Día de la semana ("w"), DateDiff devolverá el número de semanas entre ambas fechas. Si fecha1 cae en lunes, DateDiff contará el número de lunes hasta fecha2. Contará fecha2, pero no fecha1. No obstante, si intervalo es Semana ("ww"), la función DateDiff devolverá el número de semanas naturales entre ambas fechas. Contará el número de domingos entre fecha1 y fecha2. DateDiff contará fecha2 si cae en domingo, pero no contará fecha1 aunque caiga en domingo.

Si fecha1 hace referencia a una fecha posterior a fecha2, la función DateDiff devolverá un número negativo.

El argumento primerdíasemana afecta a los cálculos que utilizan los símbolos de intervalo "w" y "ww".

Si fecha es un literal de fecha, el año especificado se convertirá en parte permanente de dicha fecha. No obstante, si se encierra fecha entre comillas dobles (" ") y se omite el año, se utilizará el año en curso cada vez que se evalúe la expresión fecha. Esto permite escribir fórmulas que pueden utilizarse en diferentes años.

Al comparar 31 de diciembre con 1 de enero del año inmediatamente subsiguiente, DateDiff para Año ("yyyy") devolverá 1 aunque haya transcurrido un solo día.


Ejemplo de la función DateDiff

El siguiente ejemplo de la función DateDiff muestra el número de días entre la fecha del campo Recibido y la fecha actual del sistema.

DateDiff("d", Now(), [Recibido])


Función DatePart

Devuelve un valor Variant (Integer) que contiene la parte especificada de determinada fecha.

Sintaxis

DatePart(intervalo, fecha[,primerdíasemana[, primerasemanaño]])

La función DatePart tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
intervalo	Requerido.  Expresión de cadena que representa el intervalo de tiempo que se desea devolver.
fecha	Requerido.  Valor Variant (Date) que se desea evaluar.
primerdíasemana	Opcional.  Especifica el primer día de la semana. Si no se especifica, se partirá del supuesto que es el domingo.
primerasemanaño	Opcional.  Especifica la primera semana del año. Si no se especifica, se partirá del supuesto de que la primera semana es aquella en la que cae el 1 de enero.
Configuración

El argumento intervalo tiene la siguiente configuración:

Configuración	Descripción
yyyy	Año
q	Trimestre
m	Mes
y	Día del año
d	Día
w	Día de la semana
ww	Semana
h	Hora
n	Minuto
s	Segundo
El argumento primerdíasemana tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Domingo (predeterminado)
2	Lunes
3	Martes
4	Miércoles
5	Jueves
6	Viernes
7	Sábado
El argumento primerasemanaño tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Se inicia en la semana dentro de la que esté incluida la fecha 1 de enero (predeterminado).
2	Se inicia en la primera semana del nuevo año que tenga como mínimo cuatro días.
3	Se inicia con la primera semana entera del nuevo año.
Comentarios

La función DatePart puede utilizarse para evaluar una fecha y devolver un intervalo de tiempo especificado. Por ejemplo, puede emplear DatePart para calcular el día de la semana o la hora actual.

El argumento primerdíasemana afecta a los cálculos que utilizan los símbolos de intervalo "w" y "ww".

Si fecha es un literal de fecha, el año especificado se convertirá en parte permanente de dicha fecha. No obstante, si se encierra fecha entre comillas dobles (" ") y se omite el año, se utilizará el año en curso cada vez que se evalúe la expresión fecha. Esto permite escribir fórmulas que pueden utilizarse en diferentes años.


Ejemplo de la función DatePart

El siguiente ejemplo toma la fecha del campo Recibido y, utilizando la función DatePart, muestra en qué trimestre del año cae.

DatePart("q", [Recibido])


Función DateSerial

Devuelve un valor Variant (Date) de un año, mes y día especificados.

Sintaxis

DateSerial(año, mes, día)

La sintaxis de la función DateSerial tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
año	Requerido; Integer.  Número entre 100 y 9999, inclusive, o una expresión numérica.
mes	Requerido; Integer.  Cualquier expresión numérica.
día	Requerido; Integer.  Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Para especificar una fecha, como por ejemplo el 31 de diciembre de 1991, el intervalo de cada argumento de DateSerial debe encontrarse en el intervalo aceptado para la unidad; es decir, 1 a 31 para días y 1 a 12 para meses. No obstante, también puede especificar fechas relativas para cada argumento utilizando cualquier expresión numérica que represente algún número de días, de meses o de años antes o después de determinada fecha.

El siguiente ejemplo utiliza expresiones numéricas en lugar de números de fecha absolutos. En este caso, la función DateSerial devuelve una fecha que es el día anterior al primer día (1 - 1), dos meses antes de agosto (8 - 2), 10 años antes de 1990 (1990 - 10); en otras palabras, el 31 de mayo de 1980.

DateSerial(1990 - 10, 8 - 2, 1 - 1)

Para el argumento año, los valores entre 0 y 99, inclusive, son interpretados como los años desde 1900 a 1999. En todos los demás argumentos año utilice un año de cuatro dígitos (por ejemplo, 1800).

Cuando algún argumento exceda el intervalo aceptado para dicho argumento, se incrementará a la siguiente unidad mayor según corresponda. Por ejemplo, si especifica 35 días se evaluarán como un mes y cierto número de días, según a qué año se aplique. Si hay algún argumento sencillo fuera del intervalo desde -32.768 hasta 32.767, se producirá un error. Si la fecha especificada por los tres argumentos queda fuera del intervalo de fechas aceptables, se producirá un error.


Ejemplo de la función DateSerial

Los siguientes ejemplos utilizan la función DateSerial para devolver la fecha del año, mes y día especificados.

DateSerial(1969, 2, 12)


Función DateValue

Devuelve un valor Variant (Date).

Sintaxis

DateValue(fecha)

Normalmente, el argumento fecha requerido es una expresión de cadena que representa a una fecha entre el 1 de enero del año 100 y el 31 de diciembre de 9999. No obstante, fecha puede ser también cualquier expresión que represente una fecha, una hora, o ambas, dentro de dicho intervalo.

Comentarios

Si fecha es una cadena que incluye sólo números separados por separadores de fecha válidos, DateValue reconoce el orden del día, mes y año según el formato de fecha corta que haya especificado para el sistema. DateValue reconoce además fechas no ambiguas que contengan nombres de meses, tanto en formato largo como abreviado. Por ejemplo, además de reconocer 30/12/1991 y 30/12/91, DateValue reconoce también 30 diciembre 1991 y 30 Dic 1991.

Si se omite la parte correspondiente al año de fecha, DateValue utilizará el año de la fecha actual del sistema.

Si el argumento fecha incluye información de la hora, DateValue no la devolverá. No obstante, si fecha incluye información de hora no válida (como por ejemplo "89:98"), se producirá un error.

En Outlook puede utilizar el campo Fecha y hora para incluir fechas como descripciones convertidas a un formato Fecha estándar. Para obtener información acerca de los tipos de descripciones que pueden incluirse, haga clic en  [image].


Ejemplo de la función DateValue

El siguiente ejemplo utiliza la función DateValue para convertir una cadena en una fecha.

DateValue("21 junio 1969")


          Función Day

Devuelve un valor Variant (Integer) que especifica un número entero entre 1 y 31, ambos inclusive, que representa el día del mes.

Sintaxis

Day(fecha)

El argumento fecha requerido es cualquier valor Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación que pueda representar una fecha. Si fecha contiene el valor Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Day

El siguiente ejemplo utiliza la función Day para devolver el día del campo Recibido.

Day([Recibido])


Función DDB

Devuelve un valor Double que especifica la amortización de un activo durante determinado período de tiempo utilizando el método de doble disminución de saldo o cualquier otro método que especifique.

Sintaxis

DDB(costo, valor residual, vida, período[, factor])

La función DDB tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
costo	Requerido.  Double que especifica el costo inicial del activo.
valor residual	Requerido.  Double que especifica el valor del activo al final de su vida útil.
vida	Requerido.  Double que especifica la duración de la vida útil del activo.
período	Requerido.  Double que especifica el período dentro del que se calcula la amortización del activo.
factor	Opcional.  Variant que especifica la tasa de disminución del saldo. Si se omite, se supone que se utiliza 2 (método de doble disminución).
Comentarios

El método de doble disminución del saldo calcula la amortización a un ritmo acelerado. La amortización será mayor en el primer período y disminuirá en los períodos subsiguientes.

Los argumentos vida y período deben expresarse en las mismas unidades. Por ejemplo, si vida está expresado en meses, período también debe especificarse en meses. Todos los argumentos deben ser números positivos.

Para calcular la amortización durante determinado período, la función DDB utiliza la siguiente fórmula:

Amortización durante el período = ((costo – valor residual) * factor) / vida


Ejemplo de la función DDB

Utilizando el método de doble disminución del saldo, en este ejemplo se emplea la función DDB para devolver la amortización de un activo durante determinado período, indicando el costo inicial (CostInic), el valor residual al final de la vida útil del activo (ValRes), la vida total del activo expresada en años (Vida) y el período durante el cual se calcula la amortización (Amort), también en años.

DDB([CostInic], [ValRes], [Vida], [Amort])


Función Exp

Devuelve un valor Double que especifica e (la base de los logaritmos neperianos) elevado a una potencia.

Sintaxis

Exp(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida.

Comentarios

Si el valor de número es superior a 709,782712893, se producirá un error. La constante e equivale aproximadamente a 2,718282.

Nota   La función Exp complementa la acción de la función Log, y en ocasiones se denomina antilogaritmo.


Ejemplo de la función Exp

El siguiente ejemplo devuelve e.

Exp(1)


Funciones Int y Fix

Devuelve un valor del mismo tipo que se le haya pasado que contiene la parte entera de un número.

Sintaxis

Int(número)

Fix(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida. Si número contiene el valor Null, la función devolverá Null.

Comentarios

Tanto Int como Fix quitan la parte fraccional de número y devuelven el valor entero resultante.

La diferencia entre Int y Fix es que, si número es negativo, Int devolverá el primer entero negativo menor o igual que número, mientras que Fix devolverá el primer entero negativo mayor o igual que número. Por ejemplo, Int convertirá -8,4 en -9, mientras que Fix convertirá -8,4 en -8.

Fix(número) equivale a:

Sgn(número) * Int(Abs(número))


Ejemplo de las funciones Int y Fix

El siguiente ejemplo muestra cómo las funciones Int y Fix devuelven las partes enteras de los números. En el caso de un argumento de número negativo, la función Int devuelve el primer entero negativo menor o igual que el número; la función Fix devuelve el primer entero negativo mayor o igual que el número.

Función	Devuelve
Int(99,8)	99
Fix(99,2)	99
Int(-99,8)	-100
Fix (-99,8)	-99
Int(-99.2)	-100
Fix(-99,2)	-99


Función Format

Devuelve un valor Variant (String) que contiene una expresión cuyo formato dependerá de las instrucciones contenidas en la expresión de formato.

Sintaxis

Format(expresión[, formato[, primerdíasemana[, primerasemanaño]]])

La sintaxis de la función Format consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
expresión	Requerido.  Cualquier expresión válida.
formato	Opcional.  Una expresión con nombre o definida por el usuario que sea válida.
primerdíasemana	Opcional.  Especifica el primer día de la semana.
primerasemanaño	Opcional.  Especifica la primera semana del año.
Configuración

El argumento primerdíasemana tiene la siguiente configuración:

Valor:	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Domingo (predeterminado)
2	Lunes
3	Martes
4	Miércoles
5	Jueves
6	Viernes
7	Sábado
El argumento primerasemanaño tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Se inicia en la semana dentro de la que esté incluida la fecha 1 de enero (predeterminado).
2	Se inicia en la primera semana del año que tenga como mínimo cuatro días.
3	Se inicia con la primera semana completa del año.
Comentarios

Para dar formato a	Haga lo siguiente
Números	Utilice los formatos numéricos con nombre predefinidos o cree formatos numéricos definidos por el usuario.
Fechas y horas	Utilice los formatos de fecha y hora con nombre predefinidos o cree formatos de fecha y hora definidos por el usuario.
Números de serie de fecha y hora	Utilice los formatos de fecha y hora o los numéricos.
Cadenas	Cree sus propios formatos de cadena definidos por el usuario.
Si intenta dar formato a un número sin especificar formato, Format ofrece una funcionalidad similar a la de la función Str, aunque dependerá de la configuración regional. No obstante, los números positivos a los que se haya dado formato de cadena utilizando Format no incluyen un espacio inicial para el signo de valor; los convertidos utilizando la función Str conservan el espacio inicial.


Formatos numéricos con nombre (función Format)

La siguiente tabla identifica los nombres de los formatos numéricos predefinidos:

Nombre del formato	Descripción
General Number	Presenta el número sin el separador de miles.
Currency	Presenta el número con el separador de miles si corresponde, con dos dígitos a la derecha del separador decimal. El resultado dependerá de la configuración local del sistema.
Fixed	Presenta al menos un dígito a la izquierda y dos a la derecha del separador decimal.
Standard	Presenta el número con el separador de miles, con al menos un dígito a la izquierda y dos a la derecha del separador decimal.
Percent	Presenta el número multiplicado por 100 con el signo de porcentaje (%) pegado a la derecha; siempre muestra dos dígitos a la derecha del separador decimal.
Scientific	Utiliza la notación científica estándar.
Yes/No	Presenta No si el número es 0; de lo contrario, presenta Sí.
True/False	Presenta False si el número es 0; de lo contrario, presenta True.
On/Off	Presenta Off si el número es 0; de lo contrario, presenta On.


Formatos numéricos definidos por el usuario (función Format)

La siguiente tabla identifica los caracteres que pueden utilizarse para crear formatos numéricos definidos por el usuario:

Carácter	Descripción
Ninguno	Sin formato
	Presenta el número sin formato.
0	Marcador de posición de dígitos
	Presenta un dígito o un cero. Si la expresión contiene un dígito en la posición en que aparece el cero en la cadena de formato, muestra dicho dígito; de lo contrario, presenta un cero en esa posición.
	Si el número tiene menos dígitos que ceros (a cualquier lado del separador decimal) en la expresión del formato, muestra los ceros a la izquierda o a la derecha. Si el número tiene más dígitos que ceros a la derecha del separador decimal en la expresión del formato, redondea el número tantos espacios decimales como ceros haya. Si el número tiene más dígitos que ceros a la izquierda del separador decimal en la expresión del formato, muestra los dígitos adicionales sin modificarlos.
#	Marcador de posición de dígitos
	Presenta un dígito o nada. Si la expresión tiene un dígito en la posición en que aparece # dentro de la cadena del formato, muestra dicho dígito; de lo contrario, no muestra nada en esa posición.
	Este símbolo actúa como el marcador de posición del dígito 0, salvo que los ceros a la izquierda y a la derecha no aparecerán si el número tiene los mismos o menos dígitos que caracteres # haya a cualquier lado del separador decimal en la expresión del formato.
,	Marcador de posición de decimales
	En algunas configuraciones regionales se utiliza una coma como separador decimal. El marcador de la posición decimal determinará cuántos dígitos aparecerán a la izquierda y a la derecha del separador decimal. Si la expresión del formato contiene sólo signos numéricos a la izquierda de este símbolo, los números menores que 1 comenzarán con un separador decimal. Para que aparezca un cero a la izquierda en los números fraccionarios, utilice 0 como marcador de posición del primer dígito a la izquierda del separador decimal. El carácter real utilizado como marcador de posición decimal en el formato resultante dependerá del Formato de número que reconozca el sistema.
%	Marcador de posición de porcentaje
	La expresión se multiplica por 100. El carácter de porcentaje (%) se inserta en la posición en que aparece en la cadena de formato.
.	Separador de miles
	En algunas configuraciones regionales se utiliza la coma como separador de miles. Como su nombre indica, el separador de miles separa los miles de los centenares, los centenares de miles de los miles, los millones de los centenares de miles, y así sucesivamente, en los números que tienen cuatro o más espacios a la izquierda del separador decimal. El uso estándar del separador de miles se especifica si el formato contiene un separador de miles rodeado de marcadores de posición de dígitos (0 ó #). Dos separadores de miles adyacentes, o un separador de miles situado inmediatamente a la izquierda del separador decimal (tanto si se ha especificado o no un decimal) significa "aplicar una escala el número dividiéndolo por 1000 y, en caso necesario, redondearlo". Por ejemplo, podrá utilizar la cadena de formato "##0.." para representar 100 millones como 100. Los números inferiores a 1 millón aparecerán como 0. Dos separadores de miles adyacentes en cualquier posición que no sea inmediatamente a la izquierda del separador decimal, serán considerados sencillamente como especificación del uso de un separador de miles. El carácter real utilizado como marcador de posición del separador de miles en el formato resultante dependerá del Formato de número que reconozca el sistema.
:	Separador de hora
	En algunas configuraciones regionales pueden utilizarse otros caracteres para representar el separador de horas. El separador de horas separa las horas, minutos y segundos cuando se da formato a los valores de tiempo. El carácter real que se utilice como separador de horas en el formato resultante estará determinado por la configuración del sistema.
/	Separador de fecha
	En algunas configuraciones regionales pueden utilizarse otros caracteres para representar el separador de fechas. El separador de fechas separa el día, el mes y el año cuando se da formato a los valores de fecha. El carácter real que se utilice como separador de fechas en el formato resultante estará determinado por la configuración del sistema.
E- E+ e- e+	Formato científico
	Si la expresión del formato contiene al menos un marcador de posición de dígito (0 ó #) a la derecha de E-, E+, e- o e+, el número aparecerá en formato científico, y entre el número y su exponente se insertará E o e. El número de marcadores de posición de dígitos a la derecha determinará el número de dígitos del exponente. Utilice E- o e- para insertar un signo menos junto a los exponentes negativos. Utilice E+ o e+ para insertar un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más junto a los positivos.
- + $ ( ) espacio	Muestra un carácter literal
	Para que aparezca un carácter distinto de los que se muestran anteriormente, inserte delante una barra invertida (\) o escríbalo entre comillas dobles (" ").
\	Muestra el siguiente carácter de la cadena de formato
	Para mostrar un carácter que tenga un significado especial como carácter literal, inserte delante una barra invertida (\). La propia barra invertida no aparecerá. Utilizar la barra invertida es igual que encerrar el siguiente carácter entre comillas dobles. Para que aparezca una barra invertida, inserte dos consecutivas (\\).
	Hay caracteres que no pueden mostrarse como literales: los caracteres de formato de fecha y los de formato de hora, como a, c, d, h, m, n, p, q, s, t, w, y, y /:; los caracteres de formato de número, como #, 0, %, E, e, coma (,) y punto (.); y los caracteres de formato de cadena, como @, &, <, > y !.
"ABC"	Muestra la cadena encerrada entre comillas dobles
	Para incluir una cadena en formato desde la fórmula, utilice Chr(34) para encerrar el texto (el código de carácter correspondiente a las comillas dobles (" ") es 34).


Diferentes formatos para diferentes valores numéricos (función Format)

Una expresión de formato definido por el usuario para números puede tener entre una y cuatro secciones, separadas por punto y coma (;). Si el argumento formato contiene cualquiera de los formatos numéricos con nombre, sólo se permite una sección.

Si utiliza	El resultado será
Solamente una sección	La expresión del formato se aplicará a todos los valores.
Dos secciones	La primera sección se aplicará a los valores positivos y ceros, y la segunda a los valores negativos.
Tres secciones	La primera sección se aplicará a los valores positivos, la segunda a los valores negativos y la tercera a los ceros.
Cuatro secciones	La primera sección se aplicará a los valores positivos, la segunda a los negativos, la tercera a los ceros y la cuarta a los valores Null.
El siguiente ejemplo tiene dos secciones: la primera define el formato para los valores positivos y los ceros; la segunda define el formato para los valores negativos.

"$#,##0;($#,##0)"

Si incluye separadores de punto y coma (;) sin nada entre ellos, la sección que falta se imprimirá utilizando el formato del valor positivo. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los valores positivos y negativos utilizando el formato de la primera sección, y muestra "cero" si el valor es cero.

"$#,##0;;\C\e\r\o"


Expresiones de formato numérico definidas por el usuario

La siguiente tabla contiene algunas muestras de expresiones de formato para números. En todos los ejemplos se parte del supuesto de que la configuración regional del sistema es la inglesa para EE.UU. La primera columna contiene las cadenas de formato; las demás, el resultado obtenido si los datos con formato tienen el valor indicado en los títulos de columna.

Format (formato)	5 positivo	5 negativo	5 decimal	Nulo
cadena de longitud 0	5	-5	0.5
0	5	-5	1
0.00	5.00	-5.00	0.50
#,##0	5	-5	1
#,##0.00;;;Nil	5.00	-5.00	0.50	Nil
$#,##0;($#,##0)	$5	($5)	$1
$#,##0.00;($#,##0.00)	$5.00	($5.00)	$0.50
0%	500%	-500%	50%
0.00%	500.00%	-500.00%	50.00%
0.00E+00	5.00E+00	-5.00E+00	5.00E-01
0.00E-00	5.00E00	-5.00E00	5.00E-01


Formatos de fecha y hora con nombre (función Format)

La siguiente tabla identifica los nombres de los formatos de fecha y hora predefinidos:

Nombre del formato	Descripción
General Date	Presenta una fecha o una hora, o ambos. En el caso de números reales, muestra una fecha y hora (por ejemplo, 3/4/93 05:34 p.m.); si no tiene parte fraccional, presenta sólo una fecha (por ejemplo, 3/4/93); si carece de parte entera, muestra sólo la hora (por ejemplo, 05:34 p.m.). La manera de presentar la fecha estará determinada por la configuración del sistema.
Long Date	Presenta la fecha según esté configurado el formato de fecha larga del sistema.
Medium Date	Presenta la fecha utilizando el formato de fecha media correspondiente al idioma de la versión de Outlook que esté utilizando. Por ejemplo, la versión inglesa de EE.UU. Incluye el día, mes y año (por ejemplo, 05-Ene-96).
Short Date	Presenta la fecha según esté configurado el formato de fecha corta del sistema.
Long Time	Presenta la hora según esté configurado el formato de hora larga del sistema. Incluye horas, minutos y segundos.
Medium Time	Presenta la hora en formato de 12 horas, empleando horas y minutos seguidos del indicador a.m. o p.m.
Short Time	Presenta la hora utilizando el formato de 24 horas (por ejemplo, 17:45).


Formatos de fecha y hora definidos por el usuario (función Format)

La siguiente tabla identifica los caracteres que pueden utilizarse para crear formatos de fecha y hora definidos por el usuario:

Carácter	Descripción
:	Separador de hora. En algunas configuraciones regionales pueden utilizarse otros caracteres para representar el separador de horas. El separador de horas separa las horas, minutos y segundos cuando se da formato a los valores de tiempo. El carácter real que se utilice como separador de horas en el formato resultante estará determinado por la configuración del sistema.
/	Separador de fecha. En algunas configuraciones regionales pueden utilizarse otros caracteres para representar el separador de fechas. El separador de fechas separa el día, el mes y el año cuando se da formato a los valores de fecha. El carácter real que se utilice como separador de fechas en el formato resultante estará determinado por la configuración del sistema.
C	Presenta la fecha en formato ddddd, y la hora en formato h h h h h, en ese orden. Muestra la información de fecha sólo si el número de serie de fecha no incluye una parte fraccional; presenta sólo la información de hora si no existe una parte entera.
D	Presenta el día como un número sin cero a la izquierda (1 – 31).
Dd	Presenta el día como un número con cero a la izquierda (01 – 31).
Ddd	Presenta el día como abreviatura (Dom – Sáb).
dddd	Presenta el día con su nombre completo (Domingo – Sábado).
Ddddd	Presenta la fecha íntegra (incluyendo día, mes y año), con el formato correspondiente a la configuración de formato de fecha corta del sistema. En Microsoft Windows, el formato de fecha corta predeterminado es d/m/aa.
ddddd	Presenta el número de serie de la fecha íntegro (incluyendo día, mes y año), en el formato de configuración de fecha larga reconocido por el sistema. En Microsoft Windows, el formato predeterminado de fecha larga es dd, mmmm, aaaa.
w	Presenta el día de la semana como número (desde 1 para el domingo hasta 7 para el sábado).
ww	Presenta la semana del año como numero (1 – 53).
M	Presenta el mes como un número sin cero a la izquierda (1 – 12). Si m aparece inmediatamente después de h o de hh, aparecerán los minutos en lugar del mes.
mm	Presenta el mes como un número con cero a la izquierda (01 – 12). Si m aparece inmediatamente después de h o de hh, aparecerán los minutos en lugar del mes.
mmm	Presenta el mes como abreviatura (Ene – Dic).
mmmm	Presenta el mes con su nombre completo (Enero – Diciembre).
q	Presenta el trimestre del año como número (1 – 4).
y	Presenta el día del año como número (1 – 366).
yy	Presenta el año como número de dos dígitos (00 – 99).
yyy	Presenta el año como número de cuatro dígitos (100 – 9999).
h	Presenta la hora como un número sin cero a la izquierda (0 – 23).
hh	Presenta la hora como un número con cero a la izquierda (00 – 23).
n	Presenta los minutos como un número sin cero a la izquierda (0 – 59).
nn	Presenta los minutos como un número con cero a la izquierda (00 – 59).
s	Presenta los segundos como un número sin cero a la izquierda (0 – 59).
ss	Presenta los segundos como un número con cero a la izquierda (00 – 59).
t t t t t	Presenta la hora completa (incluyendo horas, minutos y segundos) con el formato de separador de horas configurado en el sistema. Aparecerá un cero a la izquierda si se ha seleccionado dicha opción y si la hora es anterior a las 10:00 a.m. o p.m. El formato de hora predefinido de Microsoft Windows es h:mm:ss.
AM/PM	Utiliza el reloj de 12 horas y presenta AM en mayúsculas detrás de cualquier hora antes del mediodía, y PM en mayúsculas detrás de cualquier hora entre el mediodía y las 11:59 p.m.
am/pm	Utiliza el reloj de 12 horas y presenta am en minúsculas detrás de cualquier hora antes del mediodía, y pm en minúsculas detrás de cualquier hora entre el mediodía y las 11:59 p.m.
A/P	Utiliza el reloj de 12 horas y presenta A en mayúsculas detrás de cualquier hora antes del mediodía, y P en mayúsculas detrás de cualquier hora entre el mediodía y las 11:59 p.m.
a/p	Utiliza el reloj de 12 horas y presenta a en minúsculas detrás de cualquier hora antes del mediodía, y p en minúsculas detrás de cualquier hora entre el mediodía y las 11:59 p.m.
AMPM	Utiliza el reloj de 12 horas y presenta la cadena literal AM tal y como se haya definido en el sistema detrás de cualquier hora antes del mediodía; presenta la cadena literal PM tal y como se haya definido en el sistema detrás de cualquier hora entre el mediodía y las 11:59 p.m. AMPM puede presentarse en mayúsculas o en minúsculas, aunque ello dependerá de cómo esté definida la cadena en la configuración del sistema. En Microsoft Windows, el formato predeterminado es AM/PM.


Formatos de fecha y hora definidos por el usuario

Los siguientes son ejemplos de formatos de fecha y hora definidos por el usuario correspondientes al 7 de diciembre de 1958:

Formato	Presentación
d/m/yy	7/12/58
d-mmm	7 Dic
d-mmmm-yy	7-Diciembre-58
d mmmm	7 de diciembre
mmmm yy	Diciembre 58
hh:mm a.m./p.m.	08:50 p.m.
h:mm:ss a/p	8:50:35 p
h:mm	20:50
h:mm:ss	20:50:35
d/m/aa h:mm	7/12/58 20:50


Formatos de cadena definidos por el usuario (función Format)

Para crear una expresión de formato para cadenas puede utilizar cualquiera de los siguientes caracteres:

Carácter	Descripción
@	Marcador de posición de carácter
	Muestra un carácter o un espacio. Si la cadena contiene un carácter en la posición en que aparece @ en la cadena de formato, muestra dicho carácter; de lo contrario, presenta un espacio en esa posición. Los marcadores de posición se rellenan de derecha a izquierda, salvo si aparece un carácter ! en la cadena de formato.
&	Marcador de posición de carácter
	Muestra un carácter o nada. Si la cadena contiene un carácter en la posición en que aparece &, muestra dicho carácter; de lo contrario, no muestra nada en esa posición. Los marcadores de posición se rellenan de derecha a izquierda, salvo si aparece un carácter ! en la cadena de formato.
<	Todo minúsculas
	Muestra todos los caracteres en minúsculas.
>	Todo mayúsculas
	Muestra todos los caracteres en mayúsculas.
!	Rellenar marcadores de posición de izquierda a derecha
	La configuración predeterminada es rellenar de derecha a izquierda.


Diferentes formatos para diferentes valores de cadena (función Format)

Una expresión de formato para cadenas puede tener una sección o dos secciones separadas por punto y coma (;).

Si utiliza	El resultado será
Solamente una sección	El formato se aplicará a todos los datos de la cadena.
Dos secciones	La primera sección se aplicará a los datos de la cadena, la segunda a los valores Null y a las cadenas de longitud cero ("").


Ejemplo de la función Format

El siguiente ejemplo muestra los diversos usos de la función Format para dar formato a valores utilizando tanto formatos con nombre como definidos por el usuario. Para el separador de fecha (/), el separador de horas (:) y AM/ PM, el resultado real del formato que mostrará el sistema dependerá de la configuración local en la que se esté ejecutando el código. Cuando aparecen en un campo, se utilizará la configuración regional de los formatos de hora y de fecha cortas, que puede ser distinta de la configuración regional del código.

Función	Devuelve
Format([Recibido], "h:m:s")	17:4:23
Format([Recibido], "Long Time")	17:4:23 p.m.
Format([Recibido], "Long Date")	Lunes, 27 de enero de 1997
Format([Recibido], "hh:mm:ss AMPM")	05:04:23 p.m.
Format([Recibido], "dddd, mmm d yyyy")	Lunes, 27 Ene 1997
Función	Devuelve
Format(23)	23
Format(5459,4, "##,##0,00")	5.459,40
Format(334,9, "###0,00")	334,90
Format(5, "0,00%")	500,00%
Format("HOLA", "<")	hola
Format("Esto es", ">")	ESTO ES


Función FV

Devuelve un valor Double especificando el valor futuro de una anualidad basada en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.

Sintaxis

FV(tasa, númper, pago[, va[, tipo]])

La función FV tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double que especifica la tasa de interés del período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12 ó 0,0083.
númper	Requerido.  Integer que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
pago	Requerido.  Double que especifica el importe del pago a abonar en cada período. Por lo general, el capital y los intereses de los pagos no cambian durante la vida del préstamo.
va	Opcional.  Variant que especifica el valor actual de una serie de futuros pagos. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es al final del período de pago, o 1 si los pagos deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

Los argumentos tasa y númper deben calcularse utilizando períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula utilizando meses, númper también debe calcularse utilizando meses.

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función FV

En este ejemplo se utiliza la función FV para calcular el valor futuro de una inversión, dados la tasa de interés obtenida por período (TIA / 12), el número total de pagos (TotPagos), el pago (Pago), el valor actual de la inversión (ValA) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago). Observe que, como Pago representa un importe desembolsado, es un número negativo.

FV([TIA] / 12, [TotPagos], -[Pago], -[ValA], [TipoPago])


Función Hex

Devuelve un valor String que representa el valor hexadecimal de un número.

Sintaxis

Hex(número)

El argumento número requerido es cualquier expresión numérica o expresión de cadena válidos.

Comentarios

Si número no es un número entero, se redondeará al entero más cercano antes de ser evaluado.

Si número es	Hex devolverá
Null	Null.
Vacío	Cero (0).
Cualquier otro número	Hasta un máximo de ocho caracteres hexadecimales.
Puede representar directamente los números hexadecimales colocando delante de los números del intervalo correspondiente la cadena &H. Por ejemplo, &H10 representa 16 en notación hexadecimal.


Ejemplo de la función Hex

En los siguientes ejemplos se utiliza la función Hex para obtener el valor hexadecimal de los valores incluidos en el campo Número.

Campo Número	La función devuelve
5	5
10	A
459	1CB
Hex([Número])


Función Hour

Devuelve un valor Variant (Integer) que especifica un número entero entre 0 y 23, ambos inclusive, que representa la hora del día.

Sintaxis

Hour(hora)

El argumento hora requerido es cualquier valor Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación de las mismas que pueda representar una hora. Si hora contiene el valor Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Hour

El siguiente ejemplo utiliza la función Hour para devolver la hora del campo Recibido.

Hour([Recibido])


Función Iif

Devuelve una de dos partes, según la evaluación de una expresión.

Sintaxis

IIf(expr, partverd, partfals)

La sintaxis de la función IIf tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
expr	Requerido.  Expresión que se desea evaluar.
partverd	Requerido.  Valor o expresión devueltos si expr es True.
partfals	Requerido.  Valor o expresión devueltos si expr es False.
Comentarios

IIf siempre evalúa tanto partverd como partfals, aunque devuelva uno solo de ellos. Debido a ello, debe procurar que no se produzcan efectos no deseados. Por ejemplo, si al evaluar partfals se obtiene como resultado un error de división por cero, se producirá un error aunque expr sea True.


Ejemplo de la función IIf

El siguiente ejemplo utiliza la función IIf para devolver la palabra "Grande" si el valor del campo Tamaño es mayor que 10000; de lo contrario, devolverá la palabra "Pequeño".

IIf([Tamaño] > 10000, "Grande", "Pequeño")


Función InStr

Devuelve un valor Variant (Long) que especifica la posición de la primera vez en que aparece una cadena dentro de otra.

Sintaxis

InStr([comienzo, ]cadena1, cadena2[, comparar])

La sintaxis de la función InStr tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
comienzo	Opcional.  Expresión numérica que define la posición inicial de cada búsqueda. Si se omite, la búsqueda comenzará en la posición del primer carácter. Si comienzo contiene el valor Null se producirá un error. El argumento comienzo es obligatorio si se especifica comparar.
cadena1	Requerido.  Expresión de cadena en que se efectúa la búsqueda.
cadena2	Requerido.  Expresión String buscada.
comparar	Opcional.  Especifica el tipo de comparación de cadena. El argumento comparar puede omitirse o puede ser 0 ó 1. Especifique 0 (predeterminado) para realizar una comparación binaria. Especifique 1 para realizar una comparación de texto que no distinga entre mayúsculas y minúsculas. Si comparar es Null, se producirá un error. Si se omite comparar, el método de comparación será el binario.
Valores devueltos

Si	InStr devuelve
cadena1 es de longitud cero	0
cadena1 es Null	Null
cadena2 es de longitud cero	comienzo
cadena2 es Null	Null
cadena2 no se encuentra	0
cadena2 se encuentra dentro de cadena1	Posición en la que se encuentra la coincidencia
comienzo > cadena2	0


Ejemplo de la función InStr

El siguiente ejemplo utiliza la función InStr para devolver la posición en que aparece por primera vez la letra S dentro del campo Asunto.

Campo Asunto	La función devuelve
Bonificación social	14
Mociones de orden	8
InStr(1, [Asunto], "S", 1)


Función Ipmt

Devuelve un valor Double que especifica el pago de intereses de determinado período de una anualidad basada en pagos constantes y periódicos, y de una tasa de interés constante.

Sintaxis

IPmt(tasa, per, númper, va[, vf[, tipo]])

La función IPmt tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double que especifica la tasa de interés del período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12 ó 0,0083.
per	Requerido.  Double que especifica el período de pago dentro del intervalo de 1 hasta númper.
númper	Requerido.  Double que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
va	Requerido.  Double que especifica el valor actual de una serie de futuros pagos o cobros. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es al final del período de pago, o 1 si los pagos deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

Los argumentos tasa y númper deben calcularse utilizando períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula utilizando meses, númper también debe calcularse utilizando meses.

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función IPmt

Este ejemplo utiliza la función IPmt para calcular qué parte del pago representa los intereses cuando todos los pagos son de igual valor. Se indican la tasa de interés por período (TIA / 12), el período de pago cuya parte de intereses se desea calcular (Período), el número total de pagos (TotPagos), el valor actual o el capital del préstamo (ValA), el valor futuro del préstamo (ValF) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago).

IPmt([TIA] / 12, [Período], [TotPagos], -[ValA], [ValF], [TipoPago])


Función IsDate

Devuelve un valor Boolean que indica si una expresión puede o no convertirse en una fecha.

Sintaxis

IsDate(expresión)

El argumento expresión requerido es un valor Variant que contiene una expresión de fecha o una expresión de cadena reconocible como fecha u hora.

Comentarios

IsDate devolverá True si la expresión es una fecha o puede convertirse en una fecha válida; de lo contrario, devolverá False. En Microsoft Windows, el intervalo de fechas válidas es desde el 1 de enero del año 100 d.C. hasta el 31 de diciembre de 9999 d.C.; los intervalos pueden variar entre los distintos sistemas operativos.

A diferencia del campo Fecha y hora de Outlook, las descripciones de texto como "próximo jueves" no son reconocidas como expresiones válidas para la función IsDate.


Ejemplo de la función IsDate

El siguiente ejemplo utiliza la función IsDate para determinar si el campo Otros puede convertirse o no en una fecha.

IsDate([Otros])


Función Lcase

Devuelve un valor String que ha sido convertido a minúsculas.

Sintaxis

LCase(cadena)

El argumento cadena requerido es cualquier expresión de cadena válida. Si cadena contiene el valor Null, devolverá Null.

Comentarios

Sólo las letras mayúsculas se convertirán en minúsculas. Todas las minúsculas y caracteres que no sean letras se mantendrán sin cambios.


Ejemplo de la función LCase

El siguiente ejemplo devuelve los valores del campo Asunto en minúsculas.

Campo Asunto	La función devuelve
Ventas Internacionales	ventas internacionales
Mociones de orden	mociones de orden
LCase([Asunto])


Función Left

Devuelve un valor Variant (String) que contiene un número específico de caracteres a contar desde el lado izquierdo de una cadena.

Sintaxis

Left(cadena, longitud)

La sintaxis de la función Left tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
cadena	Requerido.  Expresión de cadena de la que se devuelven los caracteres situados más a la izquierda. Si cadena contiene el valor Null, se devolverá Null.
longitud	Requerido; Variant (Long).  Expresión numérica que indica cuántos caracteres devolver. Si fuera 0, se devolverá una cadena de longitud cero (""). Si fuera mayor o igual al número de caracteres incluidos en cadena, se devolverá la cadena entera.
Comentarios

Para determinar el número de caracteres en cadena, utilice la función Len.


Ejemplo de la función Left

El siguiente ejemplo devuelve cuatro caracteres del lado izquierdo del campo Asunto.

Campo Asunto	La función devuelve
Ventas Internacionales	Vent
Mociones de orden	Moci
Left([Asunto], 4)


Función Len

Devuelve un valor Long que contiene el número de caracteres de una cadena.

Sintaxis

Len(cadena)

La sintaxis de la función Len tiene las siguientes partes:

Parte	Descripción
cadena	Cualquier expresión de cadena válida. Si cadena contiene el valor Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Len

El siguiente ejemplo utiliza la función Len para devolver el número de caracteres del campo Asunto.

Campo Asunto	La función devuelve
Ventas Internacionales	22
Mociones de orden	17
Len([Asunto])


Función Log

Devuelve un valor Double que especifica el logaritmo neperiano de un número.

Sintaxis

Log(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica mayor que cero.

Comentarios

El logaritmo neperiano es el logaritmo en base e. E tiene un valor aproximado de 2,718282.

Pueden calcularse los logaritmos de base n de cualquier número x dividiendo el logaritmo neperiano de x entre el logaritmo neperiano de n del siguiente modo:

Logn(x) = Log(x) / Log(n)

El siguiente ejemplo muestra un campo de fórmula que calcula los logaritmos de base 10 de un campo de número X:

Log([X]) / Log(10)


Ejemplo de la función Log

El siguiente ejemplo devuelve el logaritmo neperiano del campo numérico Ángulo.

Log([Ángulo] + Sqr([Ángulo] * [Ángulo] + 1))


Funciones Ltrim, RTrim y Trim

Devuelve un valor Variant (String) que contiene una copia de la cadena especificada sin espacios iniciales (LTrim), sin espacios finales (RTrim) o sin espacios iniciales ni finales (Trim).

Sintaxis

LTrim(cadena)

RTrim(cadena)

Trim(cadena)

El argumento cadena requerido es cualquier expresión de cadena válida. Si cadena contiene el valor Null, devolverá Null.


Ejemplo de las funciones LTrim, RTrim y Trim

Los siguientes ejemplos utilizan las funciones LTrim y RTrim para quitar los espacios iniciales y finales, respectivamente, de un campo Asunto que contiene el valor " <-Costo-> ". Utiliza la función Trim para quitar ambos tipos de espacios. Las comillas marcan el final de la cadena, pero no son parte de la misma.

Función	Devuelve
LTrim([Asunto])	"<-Costo-> "
RTrim([Asunto])	" <-Costo->"
Trim([Asunto])	"<-Costo->"


Función Mid

Devuelve un valor Variant (String) que contiene un número específico de caracteres de una cadena.

Sintaxis

Mid(cadena, comienzo[, longitud])

La sintaxis de la función Mid tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
cadena	Requerido.  Expresión de cadena de la que se devuelven los caracteres. Si cadena contiene el valor Null, se devolverá Null.
comienzo	Requerido; Long.  Posición del carácter en una cadena a partir del cual comienza la parte que se va a tomar. Si comienzo es mayor que el número de caracteres incluidos en cadena, Mid devolverá una cadena de longitud cero ("").
longitud	Opcional; Variant (Long).  Número de caracteres a devolver. Si se omite o si en el texto hay menos caracteres que longitud (incluyendo el carácter de comienzo), devolverá todos los caracteres desde la posición de comienzo hasta el final de la cadena.
Comentarios

Para determinar el número de caracteres en cadena, utilice la función Len.


Ejemplo de la función Mid

El siguiente ejemplo utiliza la función Mid para devolver un número específico de caracteres del campo Asunto con el valor "Mociones de orden".

Función	Devuelve
Mid ([Asunto], 1, 3)	Moc
Mid ([Asunto], 11, 8)	e orden
Mid ([Asunto], 5)	ones de orden


Función Minute

Devuelve un valor Variant (Integer) que especifica un número entero entre 0 y 59, ambos inclusive, que representa los minutos de la hora.

Sintaxis

Minute(hora)

El argumento hora requerido es cualquier valor Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación de las mismas que pueda representar una hora. Si hora contiene el valor Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Minute

El siguiente ejemplo utiliza la función Minute para devolver los minutos del campo Recibido.

Minute([Recibido])


Función Month

Devuelve un valor Variant (Integer) que especifica el número entero entre 1 y 12, ambos inclusive, que representa al mes del año.

Sintaxis

Month(fecha)

El argumento fecha requerido es cualquier valor Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación que pueda representar una fecha. Si fecha contiene Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Month

El siguiente ejemplo utiliza la función Month para devolver el mes del campo Recibido.

Month([Recibido])


Función Now

Devuelve un valor Variant (Date) que especifica la fecha y hora actuales según la fecha y hora del sistema.

Sintaxis

Now( )


Ejemplo de la función Now

El siguiente ejemplo utiliza la función Now para devolver el número de días transcurridos desde la recepción de un elemento.

DateValue(Now())-DateValue([Recibido]) & " Día"


Función Nper

Devuelve un valor Double especificando el número de períodos de una anualidad basada en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.

Sintaxis

NPer(tasa, pago, va[, vf[, tipo]])

La función NPer tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double especifica la tasa de interés del período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12, ó 0,0083.
pago	Requerido.  Double que especifica el importe del pago a abonar en cada período. Por lo general, el capital y los intereses de los pagos no cambian durante la vida del préstamo.
va	Requerido.  Double que especifica el valor actual de una serie de futuros pagos o cobros. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es a final del período de pago, o 1 si deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función NPer

Este ejemplo utiliza la función NPer para devolver el número de períodos durante los cuales deberán abonarse los pagos para liquidar un préstamo cuyo valor se especifica en ValA. Se indica asimismo la tasa porcentual de interés por período (TIA / 12), el pago (Pago), el valor futuro del préstamo (ValF) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago).

IPmt([TIA] / 12, [Período], [TotPagos], -[ValA], [ValF], [TipoPago])


Función Oct

Devuelve un valor Variant (String) que representa el valor octal de un número.

Sintaxis

Oct(número)

El argumento número requerido es cualquier expresión numérica o expresión de cadena válida.

Comentarios

Si número no es todavía un número entero, se redondeará al entero más cercano antes de ser evaluado.

Si número es	Oct devuelve
Null	Null.
Vacío	Cero (0).
Cualquier otro número	Hasta un máximo de once caracteres octales.
Puede representar directamente los números octales colocando delante de los números del rango correspondiente la cadena &O. Por ejemplo, &O10 representa 8 en notación octal.


Ejemplo de la función Oct

En los siguientes ejemplos se utiliza la función Oct para obtener el valor octal de los valores incluidos en el campo Número.

Campo Número	La función devuelve
4	4
8	10
459	713
Oct([Número])


Función Pmt

Devuelve un valor Double especificando el pago de una anualidad basada en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.

Sintaxis

Pmt(tasa, númper, va[, vf[, tipo]])

La función Pmt tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double especifica la tasa de interés del período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12 ó 0,0083.
númper	Requerido.  Integer que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
va	Requerido.  Double que especifica el valor actual (suma total) que tienen una serie de pagos que se abonarán en el futuro. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es a final del período de pago, o 1 si deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

Los argumentos tasa y númper deben calcularse utilizando períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula utilizando meses, númper también debe calcularse utilizando meses.

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función Pmt

Este ejemplo utiliza la función Pmt para dar como resultado el valor del pago de un préstamo durante un período fijo. Se indican la tasa de interés por período (TIA / 12), el número total de pagos (TotPagos), el valor actual o el capital del préstamo (ValA), el valor futuro del préstamo (ValF) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago).

Pmt([TIA] / 12, [TotPagos], -[ValA], [ValF], [TipoPago])


Función PPmt

Devuelve un valor Double que especifica el pago de capital de determinado período de una anualidad basada en pagos constantes y periódicos, y de una tasa de interés constante.

Sintaxis

PPmt(tasa, per, númper, va[, vf[, tipo]])

La función PPmt tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double especifica la tasa de interés del período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12 ó 0,0083.
per	Requerido.  Integer que especifica el período de pago dentro del rango de 1 hasta númper.
númper	Requerido.  Integer que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
va	Requerido.  Double que especifica el valor actual de una serie de futuros pagos o cobros. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es a final del período de pago, o 1 si deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

Los argumentos tasa y númper deben calcularse utilizando períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula utilizando meses, númper también debe calcularse utilizando meses.

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función PPmt

Este ejemplo utiliza la función PPmt para calcular qué parte del pago abonado durante determinado período representa el capital cuando todos los pagos son de igual valor. Se indican la tasa de interés por período (TIA / 12), el período de pago cuya parte de capital se desea calcular (Período), el número total de pagos (TotPagos), el valor actual o el capital del préstamo (ValA), el valor futuro del préstamo (ValF) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago).

PPmt([TIA] / 12, [Período], [TotPagos], -[ValA], [ValF], [TipoPago])


Función PV

Devuelve un valor Double especificando el valor actual de una anualidad basada en pagos periódicos y constantes que se abonarán en el futuro, y en una tasa de interés constante.

Sintaxis

FV(tasa, númper, pago[, vf[, tipo]])

La función PV tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
tasa	Requerido.  Double especifica la tasa de interés por período. Por ejemplo, si toma un préstamo para comprar un automóvil a una tasa de interés anual (TIA) del 10% a devolver en pagos mensuales, la tasa del período será 0,1/12 ó 0,0083.
númper	Requerido.  Integer que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
pago	Requerido.  Double que especifica el importe del pago a abonar en cada período. Por lo general, el capital y los intereses de los pagos no cambian durante la vida del préstamo.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es a final del período de pago, o 1 si deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

Los argumentos tasa y númper deben calcularse utilizando períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula utilizando meses, númper también debe calcularse utilizando meses.

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.


Ejemplo de la función PV

En este ejemplo, la función PV devuelve el valor actual de una anualidad, dados la tasa de interés anual prevista (TIA), el número total de pagos (TotPagos), el importe de cada pago (IngrAnual), el valor futuro de la inversión (ValF) y un número que indica si el pago se hace efectivo al comienzo o al final del período de pago (TipoPago). Observe que, como IngrAnual representa el importe de la anualidad pagado cada año, es un número negativo.

PV([TIA], [TotPagos], -[IngrAnual], [ValF], [TipoPago])


Función Rate

Devuelve un valor Double que especifica la tasa de intereses de cada período de una anualidad.

Sintaxis

Rate(númper, pago, va[, vf[, tipo[, hipótesis]]])

La función Rate tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
númper	Requerido.  Double que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si para devolver el préstamo del automóvil efectúa pagos mensuales durante cuatro años, el préstamo tendrá un total de 4 * 12 (ó 48) períodos de pago.
pago	Requerido.  Double que especifica el importe del pago a abonar en cada período. Por lo general, el capital y los intereses de los pagos no cambian durante la vida del préstamo.
va	Requerido.  Double que especifica el valor actual de una serie de futuros pagos o cobros. Por ejemplo, al tomar un préstamo para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales que vaya a abonar para la devolución del crédito.
vf	Opcional.  Variant que especifica el valor futuro, o el saldo que se desea obtener, una vez abonado el último pago. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo será de 0 $, ya que éste será su valor una vez abonado el último pago. No obstante, si desea ahorrar 50.000 $ durante un período de 18 años para pagar la matrícula universitaria de sus hijos, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supondrá que es 0.
tipo	Opcional.  Variant que especifica el Número que indica el vencimiento de los pagos. Utilice 0 si la fecha de vencimiento del pago es a final del período de pago, o 1 si deben abonarse al comienzo del período. Si se omite, se supondrá que es 0.
hipótesis	Opcional.  Variant que especifica el valor que se estima que devolverá Rate. Si se omite, hipótesis es 0,1 (10%).
Comentarios

Una anualidad es una serie de pagos constantes abonados en el transcurso de determinado período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como por ejemplo una hipoteca) o una inversión (por ejemplo, un plan de ahorro mensual).

En todos los argumentos, los importes desembolsados (como por ejemplo depósitos en una cuenta de ahorro) se representan con números negativos; los importes cobrados (como por ejemplo cheques de dividendos) se representan con números positivos.

Rate se calcula por iteración. Comenzando por el valor especificado en hipótesis, Rate repetirá el cálculo hasta que el resultado tenga una exactitud no mayor del 0,00001%. Si tras veinte intentos Rate no obtiene un resultado, devolverá un error. Si su hipótesis es 10% y Rate falla, pruebe con otro valor para hipótesis.


Ejemplo de la función Rate

Este ejemplo utiliza la función Rate para calcular la tasa de interés de un préstamo, dados el número total de pagos (TotPagos), el importe del pago del préstamo (Pago), el valor actual o el capital del préstamo (ValA), el valor futuro del préstamo (ValF), un número que indica si el pago debe abonarse al comienzo o al final del período de pago (TipoPago) y una aproximación de la tasa de interés prevista (Hipótesis).

(Rate([TotPagos], -[Pago], [ValA], [ValF], [TipoPago], [Hipótesis]) * 12) * 100


Función Right

Devuelve un valor Variant (String) que contiene un número específico de caracteres a contar desde el lado derecho de una cadena.

Sintaxis

Right(cadena, longitud)

La sintaxis de la función Right tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
cadena	Requerido.  Expresión de cadena de la que se devuelven los caracteres situados más a la derecha. Si cadena contiene Null, se devolverá Null.
longitud	Requerido; Variant (Long).  Expresión numérica que indica cuántos caracteres devolver. Si fuera 0, se devolverá una cadena de longitud cero (""). Si fuera mayor o igual al número de caracteres incluidos en cadena, se devolverá la cadena entera.
Comentarios

Para determinar el número de caracteres en cadena, utilice la función Len.


Ejemplo de la función Right

El siguiente ejemplo devuelve cuatro caracteres del lado derecho del campo Asunto.

Campo Asunto	La función devuelve
Ventas Internacionales	ales
Mociones de orden	rden
Right([Asunto], 4)


Función Rnd

Devuelve una Single que contiene un número aleatorio.

Sintaxis

Rnd[(número)]

El argumento número opcional es un valor Single o cualquier expresión numérica válida.

Valores devueltos

Si número es	Rnd generará
Menor que cero	El mismo número cada vez, utilizando número como inicio.
Mayor que cero	El siguiente número aleatorio de la secuencia.
Igual a cero	El último número generado.
No se especifica	El siguiente número aleatorio de la secuencia.
Comentarios

La función Rnd devuelve un valor menor que 1 pero mayor o igual a cero.

El valor número determinará de qué manera Rnd generará un número aleatorio:

Para cualquier número inicial determinado se generará la misma secuencia de números, ya que cada llamada sucesiva a la función Rnd utiliza el número anterior como inicial para el siguiente número de la secuencia.

Para generar enteros aleatorios en un determinado rango, utilice esta fórmula:

Int(([límsuperior] - [líminferior] + 1) * Rnd + [líminferior])

En este caso, límsuperior es un campo con el número más alto del rango, y líminferior es un campo con el número más bajo del rango.


Ejemplo de la función Rnd

El siguiente ejemplo utiliza la función Rnd para mostrar un campo con un valor de entero aleatorio del 1 al 6.

Int((6 * Rnd) + 1)


Función Second

Devuelve un valor Variant (Integer) que especifica un número entero entre 0 y 59, ambos inclusive, que representa los segundos de la hora.

Sintaxis

Second(hora)

El argumento tiempo requerido es cualquier valor Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación de las mismas que pueda representar una hora. Si hora contiene Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Second

El siguiente ejemplo utiliza la función Second para devolver los segundos de la hora del campo Recibido.

Second([Recibido])


Función Sgn

Devuelve un valor Variant (String) que representa el signo de un número.

Sintaxis

Sgn(número)

El argumento número requerido puede ser cualquier expresión numérica válida.

Valores devueltos

Si número es	Sgn devuelve
Mayor que cero	1
Igual a cero	0
Menor que cero	-1
Comentarios

El signo del argumento número determinará el valor devuelto por la función Sgn.


Ejemplo de la función Sgn

El siguiente ejemplo devuelve los siguientes valores del campo Ángulo.

Campo Ángulo	La función devuelve
30	1
-45	-1
Sgn([Ángulo])


Función Sin

Devuelve un valor Double que especifica el seno de un ángulo.

Sintaxis

Sin(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida que exprese el valor de un ángulo en radianes.

Comentarios

La función Sin toma un ángulo y devuelve la relación de dos lados de un ángulo recto. La relación es la longitud del lado opuesto al ángulo dividido por la longitud de la hipotenusa.

El resultado se encontrará en el intervalo de -1 hasta 1.

Para convertir grados a radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes a grados, multiplique los radianes por 180/pi.


Ejemplo de la función Sin

El siguiente ejemplo utiliza la función Sin para devolver el seno del campo Ángulo.

Sin([Ángulo])


Función SLN

Devuelve un valor Double que especifica la amortización constante (o en línea recta) de un activo durante determinado período.

Sintaxis

SLN(costo, valor residual, vida)

La función SLN tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
costo	Requerido.  Double que especifica el costo inicial del activo.
valor residual	Requerido.  Double que especifica el valor del activo al final de su vida útil.
vida	Requerido.  Double que especifica la duración de la vida útil del activo.
Comentarios

El período cuya amortización se obtiene se expresa en la misma unidad de tiempo en que se haya especificado la vida útil del activo. Todos los argumentos deben ser números positivos.


Ejemplo de la función SLN

Este ejemplo utiliza la función SLN para devolver la amortización constante de un activo en un determinado período, dados el costo inicial del activo (CostInic), el valor residual al final de la vida útil del activo (ValResid) y la vida útil total del activo en años (TiempoVida).

SLN([CostInic], [ValResid], [TiempoVida])


Función Space

Devuelve un valor Variant (String) que contiene el número especificado de espacios.

Sintaxis

Space(número)

El argumento número requerido es el número de espacios que se desean en la cadena.

Comentarios

La función Space resulta de utilidad para dar formato a los resultados y para eliminar datos en las cadenas de longitud fija.


Ejemplo de la función Space

El siguiente ejemplo utiliza la función Space para devolver 10 espacios entre los valores de los campos Enviado y Recibido de una columna.

[Enviado] & Space(10) & [Recibido]


Función Sqr

Devuelve un valor Double que especifica la raíz cuadrada de un número.

Sintaxis

Sqr(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida mayor o igual a cero.


Ejemplo de la función Sqr

El siguiente ejemplo devuelve los siguientes valores del campo Ángulo.

Campo Ángulo	La función devuelve
4	2
23	4,795831523313
0	0
Sqr([Ángulo])


Función Str

Devuelve una representación Variant (String) de un número.

Sintaxis

Str(número)

El argumento número requerido es un valor Long que contenga cualquier expresión numérica válida.

Comentarios

Cuando se convierten números a cadenas, siempre se reserva un espacio inicial para el signo de número. Si número es positivo, la cadena devuelta contendrá un espacio inicial, por lo que el signo más (+) queda implícito.

Utilice la función Format para convertir los valores numéricos a los que desee dar formato de fecha, hora o moneda, o de cualquier otro formato definido por el usuario. A diferencia de Str, la función Format no incluye un espacio inicial para el signo de número.

Nota   La función Str reconoce sólo al punto (.) como separador decimal válido. Cuando deban utilizarse otros separadores decimales (por ejemplo, en aplicaciones internacionales), utilice CStr para convertir un número en una cadena.


Ejemplo de la función Str

El siguiente ejemplo utiliza la función Str para devolver una representación de cadena del campo Número. Cuando se convierten números a cadenas, siempre se reserva un espacio inicial para sus signos.

Campo Número	La función devuelve
459	" 459"
-459.65	"-459.65"
459.001	" 459.001"
Str([Número])


Función StrComp

Devuelve un valor Variant (Integer) que indica el resultado de una comparación de cadena.

Sintaxis

StrComp(cadena1, cadena2[, comparar])

La sintaxis de la función StrComp tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
cadena1	Requerido.  Cualquier expresión de cadena válida.
cadena2	Requerido.  Cualquier expresión de cadena válida.
comparar	Opcional.  Especifica el tipo de comparación de cadena. El argumento comparar puede omitirse o puede ser 0 ó 1. Especifique 0 (predeterminado) para realizar una comparación binaria. Especifique 1 para realizar una comparación de texto. Si comparar es Null, se producirá un error. Si se omite comparar, el método de comparación será el binario.
Valores devueltos

Si	StrComp devuelve
cadena1 es menor que cadena2	-1
cadena1 es igual a cadena2	0
cadena1 es mayor que cadena2	1
cadena1 o cadena2 es Null	Null


Ejemplo de la función StrComp

El siguiente ejemplo compara el valor del campo Archivar como con el valor de una combinación de los campos Nombre y Apellidos.

StrComp([Archivar como], [Apellidos] & ", " & [Nombre], 1)


Función String

Devuelve un valor Variant (String) que contiene una cadena de caracteres que se repiten de la longitud especificada.

Sintaxis

String(número, carácter)

La sintaxis de la función String tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
número	Requerido; Long. Longitud de la cadena devuelta. Si número contiene Null, se devolverá Null.
carácter	Requerido; Variant.  Código de caracteres que especifica el carácter o expresión de cadena cuyo primer carácter se utiliza para generar la cadena devuelta. Si carácter contiene Null, se devolverá Null.
Comentarios

Si para carácter se especifica un número mayor que 255, String convertirá el número en código de caracteres válido utilizando la fórmula:

carácter Mod 256


Ejemplo de la función String

Los siguientes ejemplos utilizan la función String para devolver cadenas de caracteres repetidas de la longitud especificada.

Función	Devuelve
String(5, "*")	*****
String(5, 42)	*****
String(10, "ABC")	AAAAAAAAAA


Función Switch

Evalúa una lista de expresiones y devuelve un valor Variant o una expresión asociada a la primera expresión de la lista que sea True.

Sintaxis

Switch(expr-1, valor-1[, expr-2, valor-2 … [, expr-n, valor-n]])

La sintaxis de la función Switch consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
expr	Requerido.  Expresión Variant que se va a evaluar.
valor	Requerido.  Valor o expresión a devolver si la expresión correspondiente es True.
Comentarios

La lista de argumentos de la función Switch consta de pares de expresiones y de valores. Las expresiones se evalúan de izquierda a derecha, y se devuelve el valor asociado a la primera expresión evaluada como True. Si las partes no están adecuadamente emparejadas se producirá un error de tiempo de ejecución. Por ejemplo, si expr-1 es True, Switch devolverá valor-1. Si expr-1 es False, pero expr-2 es True, Switch devolverá el valor-2 y así sucesivamente.

Switch devolverá un valor Null si:

•	Ninguna de las expresiones es True.

•	La primera expresión True tiene un valor correspondiente que es Null.

Switch evalúa todas las expresiones, aunque devuelve sólo una de ellas. Debido a ello, debe cuidar que no se produzcan efectos indeseables. Por ejemplo, si la evaluación de cualquier expresión da como resultado un error de división por cero, se producirá un error.


Ejemplo de la función Switch

El siguiente ejemplo utiliza la función Switch para devolver el nombre de un idioma que coincida con el nombre del campo Ciudad de trabajo.

Campo Ciudad de trabajo	La función devuelve
Londres	Inglés
París	Francés
Switch([Ciudad de trabajo] = "Londres",
"Inglés", [Ciudad de trabajo]= "París", "Francés")


Función SYD

Devuelve un valor Double que especifica la amortización (calculada según el método de suma de dígitos de los años) de un activo durante determinado período.

Sintaxis

SYD(costo, valor residual, vida, período)

La función SYD tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
costo	Requerido.  Double que especifica el costo inicial del activo.
valor residual	Requerido.  Double que especifica el valor del activo al final de su vida útil.
vida	Requerido.  Double que especifica la duración de la vida útil del activo.
período	Requerido.  Double que especifica el período dentro del que se calcula la amortización del activo.
Comentarios

Los argumentos vida y período deben expresarse en las mismas unidades. Por ejemplo, si vida está expresado en meses, período también debe especificarse en meses. Todos los argumentos deben ser números positivos.


Ejemplo de la función SYD

Utilizando el método de suma de los dígitos de los años, este ejemplo muestra la utilización de la función SYD para devolver la amortización de un activo durante determinado período, dados el costo inicial (CostInic), el valor residual al final de la vida útil del activo (ValRes) y la vida total del activo expresada en años (Vida). El período cuya amortización se calcula es AñoAmort, también en años.

SYD([CostInic], [ValRes], [Vida], [AñoAmort])


Función Tan

Devuelve un valor Double que especifica la tangente de un ángulo.

Sintaxis

Tan(número)

El argumento número requerido es un valor Double o cualquier expresión numérica válida que exprese el valor de un ángulo en radianes.

Comentarios

La función Tan toma un ángulo y devuelve la relación de dos lados de un ángulo recto. La relación es la longitud del lado opuesto al ángulo dividido por la longitud del lado adyacente al ángulo.

Para convertir grados a radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes a grados, multiplique los radianes por 180/pi.


Ejemplo de la función Tan

El siguiente ejemplo utiliza la función Tan para devolver la tangente del campo numérico Ángulo.

Tan([Ángulo])


Función Time

Devuelve un valor Variant (Date) que indica la hora actual del sistema.

Sintaxis

Time( )


Ejemplo de la función Time

El siguiente ejemplo utiliza la función Time para devolver la hora actual del sistema.

Time( )


Función Timer

Devuelve un valor Single que representa el número de segundos transcurridos desde medianoche.

Sintaxis

Timer( )


Ejemplo de la función Timer

El siguiente ejemplo utiliza la función Timer para devolver los segundos transcurridos desde medianoche.

Timer( )


Función TimeSerial

Devuelve un valor Variant (Date) que contiene el tiempo de determinada hora, minuto y segundo.

Sintaxis

TimeSerial(hora, minuto, segundo)

La sintaxis de la función TimeSerial tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
hora	Requerido; Variant (Integer).  Número entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.), inclusive, o una expresión numérica.
minuto	Requerido; Variant (Integer).  Cualquier expresión numérica.
segundo	Requerido; Variant (Integer).  Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Para especificar una hora, como por ejemplo 11:59:59, el intervalo de números de cada argumento de TimeSerial debe encontrarse dentro del intervalo normal de la unidad; es decir, de 0 a 23 para horas y de 0 a 59 para minutos y segundos. No obstante, también podrá especificar horas relativas para cada argumento utilizando cualquier expresión numérica que represente cierto número de horas, minutos o segundos antes o después de determinada hora. El siguiente ejemplo utiliza expresiones en lugar de números de hora absolutos. La función TimeSerial devuelve una hora 15 minutos antes (-15) de seis horas antes de mediodía (12 - 6), es decir, las 5:45:00 a.m.

TimeSerial(12 - 6, -15, 0)

Cuando algún argumento exceda del intervalo normal para dicho argumento, se incrementará a la siguiente unidad mayor según corresponda. Por ejemplo, si especifica 75 minutos, serán evaluados como 1 hora y 15 minutos. Si hay algún argumento sencillo fuera del intervalo desde -32.768 hasta 32.767, se producirá un error. Si la hora especificada por los tres argumentos hace que la fecha quede fuera del intervalo de fechas aceptables, se producirá un error.


Ejemplo de la función TimeSerial

El siguiente ejemplo utiliza la función TimeSerial para devolver el tiempo correspondiente a los valores especificados en los campos personalizados Hora, Minuto y Segundo.

TimeSerial([Hora], [Minuto], [Segundo])


Función TimeValue

Devuelve un valor Variant (Date) que contiene el tiempo.

Sintaxis

TimeValue(hora)

Normalmente, el argumento hora requerido es una expresión de cadena que representa una hora entre las 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y las 23:59:59 (11:59:59 p.m.), inclusive. No obstante, hora puede ser también una expresión que represente una hora dentro de dicho intervalo. Si hora contiene Null, se devolverá Null.

Comentarios

Puede utilizar horas válidas utilizando un reloj de 12 o de 24 horas. Por ejemplo, "2:24pm" y "14:24" son ambos argumentos de hora válidos.

Si el argumento hora contiene información de fecha, TimeValue no la devolverá. No obstante, si hora incluye información de fecha no válida se producirá un error.


Ejemplo de la función TimeValue

El siguiente ejemplo utiliza la función TimeValue para devolver una cadena introducida como hora en el campo Otro.

TimeValue([Otro])


Función Ucase

Devuelve un valor Variant (String) que contiene la cadena especificada convertida en mayúsculas.

Sintaxis

UCase(cadena)

El argumento cadena requerido es cualquier expresión de cadena válida. Si cadena contiene Null, devolverá Null.

Comentarios

Sólo las letras minúsculas se convertirán en mayúsculas. Todas las mayúsculas y caracteres que no sean letras se mantendrán sin cambios.


Ejemplo de la función UCase

El siguiente ejemplo devuelve los valores del campo Asunto en mayúsculas.

Campo Asunto	La función devuelve
Ventas internacionales	VENTAS INTERNACIONALES
Mociones de orden	MOCIONES DE ORDEN
UCase([Asunto])


Función Val

Devuelve los números incluidos en una cadena como valor numérico del tipo adecuado.

Sintaxis

Val(cadena)

El argumento cadena requerido es cualquier expresión de cadena válida.

Comentarios

La función Val interrumpe la lectura de la cadena al llegar al primer carácter que no pueda reconocer como parte de un número. Los símbolos y caracteres que suelen considerarse partes de valores numéricos, como los signos de dólar y las comas, no se reconocen. No obstante, la función reconoce los prefijos &O (de octal) y &H (de hexadecimal). Los espacios en blanco, tabulaciones y avances de línea son eliminados del argumento.

El siguiente ejemplo devuelve el valor 816:

Val("    Calle 8 16")

En el siguiente ejemplo, Val devuelve el valor decimal -1 del valor hexadecimal indicado:

Val("&HFFFF")

Nota   La función Val reconoce sólo el punto (.) como separador decimal válido. Cuando exista la posibilidad de que puedan utilizarse otros separadores decimales (por ejemplo, en aplicaciones internacionales, utilice en su lugar CDbl para convertir la cadena en número.


Ejemplo de la función Val

El siguiente ejemplo utiliza la función Val para devolver los números incluidos en el campo Cadena.

Campo Cadena	La función devuelve
"2457"	2457
"2 45 7"	2457
"24 y 57"	24
Val([Cadena])


Función Weekday

Devuelve un valor Variant (Integer) que contiene un número entero que representa el día de la semana.

Sintaxis

Weekday(fecha, [primerdíasemana])

La sintaxis de la función Weekday tiene los siguientes argumentos:

Parte	Descripción
fecha	Requerido.  Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación que pueda representar una fecha. Si fecha contiene Null, se devolverá Null.
primerdíasemana	Opcional.  Especifica el primer día de la semana. Si no se especifica, se partirá del supuesto que es el domingo.
Configuración

El argumento primerdíasemana tiene la siguiente configuración:

Valor	Descripción
0	Utilice la configuración NLS API.
1	Domingo (predeterminado)
2	Lunes
3	Martes
4	Miércoles
5	Jueves
6	Viernes
7	Sábado
Valores devueltos

La función Weekday puede devolver cualquiera de los siguientes valores:

Valor	Descripción
1	Domingo
2	Lunes
3	Martes
4	Miércoles
5	Jueves
6	Viernes
7	Sábado


Ejemplo de la función Weekday

El siguiente ejemplo utiliza la función Weekday para devolver el día de la semana del campo Recibido.

Weekday([Recibido])


Función Year

Devuelve un valor Variant (Integer) que contiene un número entero que representa el año.

Sintaxis

Year(año)

El argumento fecha requerido es cualquier Variant, expresión numérica, expresión de cadena o cualquier combinación que pueda representar una fecha. Si fecha contiene Null, se devolverá Null.


Ejemplo de la función Year

El siguiente ejemplo utiliza la función Year para devolver el año del campo Recibido.

Year([Recibido])


Funciones matemáticas derivadas

La siguiente es una lista de las funciones matemáticas no intrínsecas que pueden derivarse de las funciones matemáticas intrínsecas:

Función	Equivalentes derivadas
Secante	Sec([X]) = 1 / Cos([X])
Cosecante	Cosec([X]) = 1 / Sin([X])
Cotangente	Cotan([X]) = 1 / Tan([X])
Seno inverso	Arcsin([X]) = Atn([X] / Sqr(-[X] * [X] + 1))
Coseno inverso	Arccos([X]) = Atn(-[X] / Sqr(-[X] * [X] + 1)) + 2 * Atn(1)
Secante inversa	Arcsec([X]) = Atn([X] / Sqr([X] * [X] - 1)) + Sgn(([X]) - 1) * (2 * Atn(1))
Cosecante inversa	Arccosec([X]) = Atn([X] / Sqr([X] * [X] - 1)) + (Sgn([X]) - 1) * (2 * Atn(1))
Cotangente inversa	Arccotan([X]) = Atn([X]) + 2 * Atn(1)
Seno hiperbólico	HSin([X]) = (Exp([X]) - Exp(-[X])) / 2
Coseno hiperbólico	HCos([X]) = (Exp([X]) + Exp(-[X])) / 2
Tangente hiperbólica	HTan([X]) = (Exp([X]) - Exp(-[X])) / (Exp([X]) + Exp(-[X]))
Secante hiperbólica	HSec([X]) = 2 / (Exp([X]) + Exp(-[X]))
Cosecante hiperbólica	HCosec([X]) = 2 / (Exp([X]) - Exp(-[X]))
Cotangente hiperbólica	HCotan([X]) = (Exp([X]) + Exp(-[X])) / (Exp([X]) - Exp(-[X]))
Seno hiperbólico inverso	HArcsin([X]) = Log([X] + Sqr([X] * [X] + 1))
Coseno hiperbólico inverso	HArccos([X]) = Log([X] + Sqr([X] * [X] - 1))
Tangente hiperbólica inversa	HArctan([X]) = Log((1 + [X]) / (1 - [X])) / 2
Secante hiperbólica inversa	HArcsec([X]) = Log((Sqr(-[X] * [X] + 1) + 1) / [X])
Cosecante hiperbólica inversa	HArccosec([X]) = Log((Sgn([X]) * Sqr([X] * [X] + 1) + 1) / [X])
Cotangente hiperbólica inversa	HArccotan([X]) = Log(([X] + 1) / ([X] - 1)) / 2
Logaritmo de base N	LogN([X]) = Log([X]) / Log(N)


Devolución de cadenas a partir de funciones

Algunas funciones tienen dos versiones, una que devuelve un tipo de datos Variant y otra que devuelve un tipo de datos String. Las versiones de variante tienden a ser las más prácticas, ya que las variantes gestionan automáticamente las conversiones entre diferentes tipos de datos.

Utilice el tipo de datos String cuando:

•	El programa es muy grande y utiliza numerosas variables.

•	Se desea detectar cuando un tipo de datos se convierte a otro tipo.

•	Se escriben los datos directamente en archivos de acceso aleatorio.

Las siguientes funciones devuelven valores en una variable de tipo String cuando se agrega un signo dólar ($) al final del nombre de la función. Estas funciones tienen la misma utilidad y sintaxis que sus equivalentes variantes sin el signo dólar.

Chr$	Date$	Format$	Hex$
LCase$	Left$	Mid$	Oct$
Right$	RTrim$	Space$	Str$
String$	Time$	Trim$	UCase$


Funciones de conversión de tipos

Cada función obliga a una expresión a devolver determinado tipo de datos.

Sintaxis

CCur(expresión)

CDate(expresión)

CDbl(expresión)

CInt(expresión)

CLng(expresión)

CSng(expresión)

CVar(expresión)

CStr(expresión)

El argumento expresión requerido es cualquier expresión de cadena o expresión numérica.

Comentarios

El nombre de la función determina el tipo de devolución, como se indica en la siguiente tabla:

Función	Tipo de devolución	Intervalo del argumento expresión
CCur	Currency	desde -922.337.203.685.477,5808 hasta 922.337.203.685.477,5807.
CDate	Date	Cualquier expresión de fecha válida
CDbl	Double	desde -1,79769313486232E308 hasta  -4,94065645841247E-324 para valores negativos; desde 4,94065645841247E-324 hasta 1,79769313486232E308 para valores positivos.
CInt	Integer	desde -32.768 hasta 32.767; las fracciones se redondean.
CLng	Long	desde -2.147.483.648 hasta 2.147.483.647; las fracciones se redondean.
CSng	Single	desde -3,402823E38 hasta -1,401298E-45 para valores negativos; desde 1,401298E-45 hasta 3,402823E38 para valores positivos.
CVar	Variant	El mismo intervalo que Double para valores numéricos. El mismo intervalo que String para valores no numéricos.
CStr	String	Los valores devueltos por CStr dependerán del argumento expresión (como se explica a continuación).

Si la expresión pasada a la función está fuera del intervalo del tipo al que se está convirtiendo, se producirá un error.

En general, es posible documentar el código utilizando las funciones de conversión de tipo de datos para mostrar que el resultado de una operación debe expresarse en determinado tipo de datos en lugar de hacerlo en el tipo de datos predeterminado. Por ejemplo, utilice CCur para forzar valores aritméticos de moneda en casos en los que normalmente se produciría un valor aritmético de precisión sencilla, de precisión doble o un entero.

Puede utilizar las funciones de conversión de tipo de datos en lugar de Val para efectuar conversiones internacionales de un tipo de datos a otro. Por ejemplo, al utilizar CCur, diferentes separadores decimales son reconocidos según la configuración regional del equipo, al igual que diferentes separadores de miles y diversas opciones de moneda.

CInt y CLng se diferencian de las funciones Fix e Int, que truncan (en lugar de redondear) la parte fraccional de un número. Cuando la parte fraccional es exactamente 0,5, CInt y CLng siempre redondea al número par más cercano. Por ejemplo, 0,5 se redondea a 0, y 1,5 se redondea a 2. Además, Fix e Int siempre devuelven el mismo tipo que se les haya pasado.

Utilice la función IsDate para determinar si fecha puede convertirse a fecha o a hora. CDate reconoce literales de fecha y hora, así como algunos números que entran dentro del intervalo de fechas aceptables. Al convertir un número en una fecha, la parte del entero se convierte en una fecha. Toda parte fraccional del número se convierte en una hora del día, comenzando a partir de la medianoche.

CDate reconoce los formatos de fecha según la configuración regional del sistema. Es posible que no pueda determinarse el formato correcto de día, mes y año si se especifica en un formato que no sea cualquiera de los formatos de fecha reconocidos. Además, un formato de fecha largo no será reconocido si contiene también la cadena del día de la semana.


Retornos de CStr

Si expresión es	CStr devuelve
Date	Un valor String que contiene una fecha en el formato de fecha corta especificado en el sistema.
Null	Un error de tiempo de ejecución.
Empty	Un valor String ("") de longitud cero.
Error	Un valor String que contiene la palabra Error seguida del número de error.
Otra expresión numérica	Un valor String que contiene el número.


Redondear

CInt y CLng se diferencian de las funciones Fix e Int, que truncan (en lugar de redondear) la parte fraccional de un número. Cuando la parte fraccional es exactamente 0,5, CInt y CLng siempre redondea al número par más cercano. Por ejemplo, 0,5 redondea a 0, y 1,5 redondea a 2. Además, Fix e Int siempre devuelven un valor del mismo tipo que se les haya pasado.


Todas las funciones

Funciones de conversión

Funciones de fecha y hora

Funciones financieras

Funciones generales

Funciones matemáticas

Funciones de texto


Funciones matemáticas

Función Abs

Función Atn

Función Cos

Función Exp

Función Fix

Función Int

Función Log

Función Rnd

Función Sgn

Función Sin

Función Sqr

Función Tan

Funciones matemáticas derivadas


Funciones financieras

Función DDB

Función FV

Función IPmt

Función NPer

Función Pmt

Función PPmt

Función PV

Función Rate

Función SLN

Función SYD


Funciones de texto

Función Asc

Función Chr

Función Format

Función InStr

Función LCase

Función Left

Función Len

Función LTrim

Función Mid

Función Right

Función RTrim

Función Space

Función StrComp

Función String

Función Trim

Función UCase


Funciones generales

Función Choose

Función IIf

Función Switch


Funciones de fecha y hora

Función Date

Función DateAdd

Función DateDiff

Función DatePart

Función DateSerial

Función DateValue

Función Day

Función Hour

Función IsDate

Función Minute

Función Month

Función Now

Función Second

Función Time

Función Timer

Función TimeSerial

Función TimeValue

Función Weekday

Función Year


Funciones de conversión

Función Asc

Función CCur

Función CDbl

Función Chr

Función CInt

Función CLng

Función CSng

Función CStr

Función CVar

Función DateSerial

Función DateValue

Función Day

Función Hex

Función Hour

Función Minute

Función Month

Función Oct

Función Second

Función Str

Función TimeSerial

Función TimeValue

Función Val

Función Weekday

Función Year


Acerca de la presentación de archivos en Microsoft Outlook

Para ver o abrir cualquiera de los archivos tanto del equipo como de la unidad de red a la que esté conectado, haga clic en el grupo Otros de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Mi PC. Podrá ver los archivos como iconos, en una tabla o en una escala de tiempo. Al ver los archivos en una tabla, podrá presentar las propiedades de los mismos, como por ejemplo autor, fecha de creación y tipo de archivo, y podrá ordenarlos o agruparlos por estas propiedades.

Al ver los archivos, podrá abrirlos rápidamente, copiarlos, moverlos, imprimirlos o eliminarlos, así como crear accesos directos a los mismos. Además, podrá conectarse o desconectarse de una unidad de red desde cualquier carpeta.

En Microsoft Windows 95, la carpeta Mis documentos es una buena ubicación para guardar los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos de Microsoft Office con los que esté trabajando. En Microsoft Windows NT Workstation, la carpeta Personal es una buena ubicación para guardar los documentos, las hojas de cálculo, las presentaciones y las bases de datos de Microsoft Office con los que esté trabajando. Las carpetas Mis documentos y Personal son las carpetas activas que aparecen de forma predeterminada en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como en los programas de Office.


Compartir una carpeta de archivos con otro usuario

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga la carpeta que desea compartir.

4	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta que desea compartir y, a continuación, haga clic en Compartir del menú contextual.

5	Haga clic en Compartido como y después seleccione las opciones que desee.

Nota   Si el comando Compartir no está disponible, debe habilitar los servicios de compartición de archivos e impresión. Para obtener más información, consulte la documentación de Windows.

Sugerencia   Para buscar rápidamente la carpeta que desee, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Crear un acceso directo a una carpeta o archivo

Este procedimiento crea un acceso directo a una carpeta o a un archivo de la carpeta seleccionada. Para agregar un acceso directo a la barra de Outlook, haga clic en  [image].

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga la carpeta o el archivo para los que desee crear un acceso directo.

4	Haga doble clic en la carpeta que contenga la carpeta o archivo que desee.

5	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta o archivo elegido y después haga clic en Copiar del menú contextual.

6	Abra la carpeta en la que desee que aparezca el acceso directo y elija Pegar acceso directo en el menú Edición.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente la carpeta o archivo que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Ver el contenido de un archivo

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga el archivo que desea ver.

4	Si el archivo que busca está en una carpeta, haga doble clic en esa carpeta.

5	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo que desea ver y después haga clic en Vista rápida del menú contextual.

Nota   Si el comando Vista rápida no está disponible, indica que no existe un visor de archivos para archivos de este tipo o que el comando Vista rápida no está instalado. Para obtener más información, consulte la documentación de Windows.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente el archivo que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Abrir un archivo de Mi PC

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga el archivo que desea abrir.

4	Si el archivo que busca está en una carpeta, haga doble clic en esa carpeta.

5	Haga doble clic en el archivo que desea abrir.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente el archivo que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Crear un documento a partir de otro ya existente

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga el documento que busca.

4	Si el archivo que busca está en una carpeta, haga doble clic en esa carpeta.

5	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el documento a partir del que desee crear el nuevo documento y después haga clic en Nuevo del menú contextual.

6	Para guardar el nuevo documento, haga clic en Guardar como del menú Archivo en el programa utilizado para crear el archivo y, a continuación, escriba el nombre que desee asignarle.

Nota   Si el comando Nuevo no está disponible, indica que el tipo de archivo del archivo seleccionado no es compatible con este comando.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente el documento que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Solución de problemas de archivos y carpetas de archivos

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede ver el último cambio del archivo en la carpeta

No puede ver archivos o carpetas en Outlook


No se ve el último cambio del archivo en la carpeta

Al efectuar cambios en los archivos, como por ejemplo cambiarles el nombre, copiarlos, eliminarlos o moverlos, es posible que los cambios no se vean inmediatamente. Para ver los cambios efectuados, haga clic en Actualizar del menú Ver.

Sugerencia   Para ver rápidamente los cambios efectuados, presione la tecla F5.


No se ven los archivos o carpetas de archivos de Outlook

Si está trabajando con Microsoft Windows NT Workstation, versión 3.51, no podrá ver los archivos ni las carpetas de archivos de Outlook. No existe ninguna forma de tener acceso a las carpetas de archivos, por lo que no existirá ningún acceso directo a Mi PC ni a ninguna carpeta de archivos del grupo Otros en la barra de Outlook.


Utilizar el Maletín para conservar actualizados los documentos

El Maletín es un componente que se instala con Windows. Si desea trabajar con archivos en su domicilio o mientras viaja, puede utilizar el Maletín para mantener actualizadas las copias de los archivos. En Outlook puede utilizar los comandos del Maletín para agregar un archivo a Mi maletín o para actualizar un archivo de Mi maletín. Para obtener más información acerca del uso del Maletín, consulte la documentación de Windows.


Conectar con una unidad de red

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	En el menú Herramientas, haga clic en Conectar a unidad de red.

4	En el cuadro Unidad, haga clic en la letra de la unidad que desea utilizar.

5	En el cuadro Ruta de acceso, escriba la ruta hasta la carpeta a la que desea conectarse.

Sugerencia   Para conectarse automáticamente a la misma unidad de red la próxima vez que inicie Windows, active la casilla de verificación Conectar de nuevo al iniciar sesión.


Desconectar una unidad de red

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	En el menú Herramientas, haga clic en Desconectar de unidad de red.

4	Haga clic en la unidad de la que desea desconectarse.

Sugerencia   Para desconectarse rápidamente de una unidad de red, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad de red y después haga clic en Desconectar del menú contextual.


Ver archivos o elementos en una carpeta diferente

1	En el menú Ir, haga clic en Ir a la carpeta.

2	Para ver archivos, haga clic en Sistema de archivos del cuadro Buscar en.

Para ver elementos, haga clic en Outlook del cuadro Buscar en.

3	En la lista de carpetas, haga clic en la carpeta que desee ver.

Sugerencia   Para ver una carpeta que haya visto recientemente, haga clic en el nombre de la misma en el cuadro Nombre de carpeta.


Abrir una ventana distinta para cada carpeta que contenga archivos

Para realizar este procedimiento, tiene que estar en una ventana de una carpeta que contenga archivos en lugar de elementos, por ejemplo, la carpeta Mis documentos. Para abrir una carpeta que contenga archivos en una ventana independiente, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta y elija Abrir en el menú contextual.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

2	En la ficha Carpeta, haga clic en Examinar carpetas utilizando una sola ventana que cambia al abrir cada carpeta.


Crear una carpeta para archivos

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad en la que desea ubicar la nueva carpeta.

4	Haga doble clic en la carpeta en la que desea ubicar la nueva carpeta.

5	En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, Carpeta.

6	Escriba el nombre que desee asignar a la nueva carpeta.


Cambiar el nombre de una carpeta o un archivo en el disco duro

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga la carpeta o el archivo cuyo nombre desee cambiar.

4	Haga doble clic en la carpeta que contenga la carpeta o el archivo cuyo nombre desee cambiar.

5	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta o archivo cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre del menú contextual.

6	Escriba el nuevo nombre.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente la carpeta o el archivo que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Copiar una carpeta o un archivo en un disco

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga la carpeta o el archivo que desea copiar.

4	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta o archivo que desea copiar, haga clic en Enviar a del menú contextual y después haga clic en la unidad en la que desee copiarlo.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente una carpeta o archivo, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Ver las propiedades de un archivo

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].

3	Haga doble clic en la unidad que contenga el archivo que desea ver.

4	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo cuyas propiedades desee ver y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

Sugerencia   Para encontrar rápidamente el archivo que busca, utilice la Lista de carpetas. Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Filtros

Un filtro es un método sencillo para ver sólo los elementos o archivos que cumplen las condiciones que se especifican. Por ejemplo, puede filtrar todos los elementos con "Andrés Menéndez" en el campo De para ver sólo los elementos que proceden de él. Los demás elementos continúan en la carpeta y se pueden volver a ver si se quita el filtro.

Cuando se aplica un filtro a una carpeta seleccionada, la barra de estado muestra las palabras "Filtro aplicado" en la esquina inferior izquierda de la pantalla.


Mostrar u ocultar elementos o archivos con un filtro

1	Haga clic en la carpeta a la que desea aplicar un filtro.

2	En el menú Ver, haga clic en Filtro.

Mostrar

3	Seleccione las opciones de filtro que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

4	Para establecer un filtro mediante criterios adicionales, como la categoría o el nivel de importancia, haga clic en la ficha Opciones adicionales y seleccione las opciones que desee.

5	Para establecer un filtro mediante campos personalizados o adicionales, haga clic en la ficha Opciones avanzadas y seleccione las opciones que desee.

¿Cómo?

Nota   Si selecciona varias opciones, sólo se presentarán los elementos que cumplan todos los criterios. Sin embargo, si utiliza el mismo campo para establecer varios criterios, se mostrarán los elementos que cumplan uno de los distintos criterios del campo.


Quitar un filtro

1	En el menú Ver, haga clic en Filtro.

Mostrar

2	En la esquina inferior derecha, haga clic en Borrar todo.


Mostrar u ocultar elementos o archivos en función de un tiempo o duración

1	Haga clic en la carpeta a la que desea aplicar un filtro.

2	En el menú Ver, haga clic en Filtro.

Mostrar

3	En el primer cuadro Hora, haga clic en una condición. Por ejemplo, para ver sólo los elementos enviados la última semana, haga clic en Enviado.

4	En el segundo cuadro Hora, haga clic en un valor para la condición seleccionada. Por ejemplo, para ver sólo los elementos enviados la última semana, haga clic en durante los últimos siete días.


Filtrar todos los elementos de una categoría

1	Haga clic en la carpeta a la que desea aplicar un filtro.

2	En el menú Ver, haga clic en Filtro y elija la ficha Opciones adicionales.

Mostrar

3	Haga clic en Categorías y active la casilla de verificación ubicada junto a la categoría que desea.

Si la categoría que desea no aparece en el cuadro Categorías disponibles, agréguela a la Lista principal de categorías.

¿Cómo?


Solución de los problemas con filtros

¿Sobre qué necesita ayuda?

Sabe que un elemento o archivo se encuentra en una carpeta mostrada, pero no lo ve

Los elementos asignados a una categoría no aparecen al buscarlos

La categoría creada no está en la lista de categorías disponibles

El campo que desea utilizar para buscar o filtrar un elemento no aparece en la ficha Avanzado


Acerca de la búsqueda de elementos y archivos

En Outlook puede realizar búsquedas por elementos y por archivos haciendo clic en Buscar elementos del menú Herramientas. Puede realizar búsquedas por elementos dentro de todas las carpetas. Por ejemplo, puede buscar todos los elementos que estén asignados a la categoría Cliente principal, todos los mensajes de su jefe o todos los mensajes enviados exclusivamente a usted. Asimismo, es posible realizar búsquedas de archivos tanto dentro de su equipo como dentro de cualquier unidad de red disponible. Al buscar elementos y archivos, Outlook explorará también las subcarpetas de las carpetas seleccionadas.

Utilizando el cuadro de diálogo Buscar para buscar archivos o elementos, puede ordenar, agrupar y cambiar la vista de los resultados de la búsqueda. Para abrir un elemento o archivo dentro del resultado de la búsqueda, haga doble clic en él. También puede realizar una vista previa de los mensajes de correo, convocatorias de reunión, solicitudes de tareas, notas y comentarios de documentos en el resultado de la búsqueda.

Además, puede guardar cualquier búsqueda como archivo que podrá compartir con otros usuarios. Para abrir una búsqueda guardada, haga doble clic en el archivo de la búsqueda guardada.

Puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar de Outlook mientras esté en otro programa, incluso si no está ejecutando Outlook. Para ello, haga clic en el botón Inicio de Windows, seleccione Buscar y, a continuación, haga clic en Mediante Microsoft Outlook.


Buscar elementos y archivos

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en el tipo de elemento o archivo que desee buscar.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	Seleccione las opciones de búsqueda que desee.

5	Para realizar la búsqueda utilizando criterios adicionales, como por ejemplo el tamaño del archivo o la coincidencia de mayúsculas y minúsculas, haga clic en la ficha Opciones adicionales y seleccione las opciones que desee.

6	Para buscar utilizando campos personalizados o adicionales, haga clic en la ficha Avanzado y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

¿Cómo?

7	Haga clic en Buscar ahora.

Nota   Al definir los criterios de búsqueda, si se selecciona más de una opción de búsqueda, sólo se encontrarán los elementos o archivos que cumplan todos los criterios. No obstante, si se utiliza el mismo campo para definir múltiples criterios, se encontrarán elementos que cumplan al menos uno de los criterios incluidos en ese campo.

Sugerencias

•	Para guardar una búsqueda y poder utilizarla más adelante, haga clic en Guardar búsqueda del menú Archivo y, a continuación, escriba el nombre que desee asignar a la búsqueda.

•	Para utilizar una búsqueda existente guardada y buscar los elementos o archivos que desee, haga clic en Abrir búsqueda del menú Archivo y, a continuación, haga doble clic en la búsqueda que desee.


Buscar elementos y archivos utilizando campos personalizados o adicionales

1	Haga clic en la ficha Avanzado.

2	Haga clic en Campo.

3	Seleccione el campo que desee y después haga clic en el campo que desee utilizar en los criterios de búsqueda.

4	En el cuadro Condición, haga clic en la condición que desee utilizar con el campo seleccionado.

5	Si la condición requiere un valor, escriba en el cuadro Valor el valor que desee que cumplan el campo y la condición.

¿Cómo?

6	Haga clic en Agregar a la lista.

7	Para agregar criterios adicionales, repita los pasos del 2 al 6.

Nota   Al definir los criterios de búsqueda, si se selecciona más de una opción de búsqueda, sólo se encontrarán los elementos que cumplan todos los criterios de la búsqueda. No obstante, si se utiliza el mismo campo para definir múltiples criterios, se encontrarán elementos que cumplan al menos uno de los criterios incluidos en ese campo.


Buscar todos los mensajes enviados sólo a usted

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Mensajes.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	Active la casilla de verificación Mi ubicación y elija después la opción La única persona en la línea Para.

5	Haga clic en Buscar ahora.


Buscar los mensajes de una persona

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Mensajes.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el cuadro De, escriba el nombre de la persona o haga clic en De para seleccionarlo de una lista.

La búsqueda dará como resultado elementos de cualquier nombre que contenga el texto que haya escrito. Por ejemplo, para buscar mensajes de Fernández y de Hernández, puede escribir ernández.

5	Haga clic en Buscar ahora.

Nota   Cuando busque mensajes de una persona determinada, escriba el nombre igual que aparece en el cuadro De del mensaje, puesto que el nombre de este cuadro puede no ser una dirección de correo electrónico. Por ejemplo, para buscar mensajes recibidos de María Moreno, escriba María Moreno en el cuadro De, pero no marim.


Buscar los mensajes enviados a una dirección de correo electrónico

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Mensajes.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el cuadro Enviado a, escriba el nombre completo que represente la dirección de correo electrónico o haga clic en Enviado a para seleccionarlo de una lista.

La búsqueda dará como resultado elementos de cualquier nombre que contenga el texto que haya escrito. Por ejemplo, para buscar mensajes enviados a Fernández y a Hernández, podrá escribir ernández.

5	Haga clic en Buscar ahora.

Nota   Cuando busque los mensajes de una persona determinada, escriba el nombre igual que aparece en el cuadro Para del mensaje, puesto que el nombre de este cuadro puede no ser una dirección de correo electrónico. Por ejemplo, para buscar mensajes enviados al Diario de noticias, escriba Diario de noticias en el cuadro Enviado a, pero no diario.


Buscar reuniones a las que asiste una persona específica

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Citas y reuniones.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en más de una carpeta, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el cuadro Asistentes, escriba el nombre de la persona o haga clic en Asistentes para seleccionarlo de una lista.

5	Haga clic en Buscar ahora.


Buscar reuniones organizadas por una persona

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Citas y reuniones.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el cuadro Organizada por, escriba el nombre de la persona o haga clic en Organizada por para seleccionarlo de una lista.

5	Haga clic en Buscar ahora.


Buscar citas y reuniones con una hora de comienzo

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Citas y reuniones.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el primer cuadro Hora, haga clic en Comienza.

5	En el segundo cuadro Hora, haga clic en un criterio de hora, como por ejemplo el próximo mes.


Buscar mensajes enviados con datos adjuntos

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Mensajes.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda, y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	Seleccione las opciones de búsqueda que desee.

5	Haga clic en la ficha Opciones adicionales.

6	Active la casilla de verificación Sólo elementos con y después haga clic en uno o varios archivos de datos adjuntos.

7	Haga clic en Buscar ahora.


Buscar todos los elementos de una categoría

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en Cualquier tipo de elemento de Outlook.

3	Si la carpeta en la que desea realizar la búsqueda no aparece en el cuadro En o si desea buscar en varias carpetas, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desee realizar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desee buscar. Haga clic en Aceptar.

4	Haga clic en la ficha Opciones adicionales.

5	Haga clic en Categorías y, a continuación, active la casilla de verificación correspondiente a la categoría que desee.

Si la categoría que desea no está disponible en el cuadro Categorías disponibles, haga clic en Lista principal de categorías, escriba el nombre que desee asignar a la categoría, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6	Haga clic en Aceptar y después en Buscar ahora.


Usar condiciones y valores en los cuadros de diálogo Buscar o Filtrar

Las condiciones disponibles dependerán del campo seleccionado. Algunas condiciones requieren un valor. Al seleccionar un campo y una condición, si el botón Agregar a la lista no está disponible, indica que la condición requiere un valor.

Para campos de texto

Para separar varios valores de campo de texto, podrá utilizar operadores como y (o en blanco) y o (o una coma o punto y coma) en el cuadro Valor. Por ejemplo, para buscar archivos cuyos autores sean María o Juan, haga clic en Campo, seleccione Campos de documento y después haga clic en Autor. Haga clic en contiene del cuadro Condición y después escriba María o Juan en el cuadro Valor.

Cuando elija Archivos en el cuadro Buscar (cuadro de diálogo Buscar) para encontrar archivos en su equipo o en la red, puede utilizar comodines en el cuadro Valor con las condiciones contiene y es (exactamente). Escriba ? para buscar cualquier carácter individual o escriba * para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, con s?n encontrará "san", "sin" y "son"; con s*n encontrará "sin", "sanción" y "solución".

Para campos de fecha

Para obtener información acerca de los valores que pueden utilizarse con las condiciones el, en o después del y en o antes del, haga clic en  [image].

Para campos numéricos

Para utilizar la condición se halla entre, escriba los dos números entre los que desee que se encuentre el valor dentro del cuadro Valor, separados por la palabra y. Por ejemplo, escriba 1 y 5.


Usar criterios de búsqueda complejos para buscar archivos

Al elegir Archivos en el cuadro Buscar (cuadro de diálogo Buscar) para encontrar archivos en su equipo o en la red, puede utilizar criterios de búsqueda complejos en los cuadros Nombre y Buscar las palabras de la ficha Archivos. Para volver a utilizar una entrada reciente, haga clic en la misma en el cuadro Nombre o Buscar las palabras.

Para buscar archivos por el nombre, en el cuadro Con el nombre, podrá realizar cualquiera de los siguientes procedimientos.

Podrá escribir	Ejemplo
Nombres parciales de archivo	Escriba región para buscar todos los archivos en cuyo nombre se incluya la palabra "región".
Extensiones archivo	Escriba *.txt para buscar archivos de texto.
Comodines	Para buscar únicamente los archivos cuyos nombres acaban en "región", escriba *región; escriba tr?s para buscar casos en que aparezca "tras" y "tres" en los nombres de los archivos. Utilice un asterisco (*) para hacer coincidir cualquier número de caracteres o un signo de interrogación (?) para hacer coincidir cualquier carácter individual.
Para buscar archivos que contengan una palabra específica o que tengan propiedades específicas de texto, en el cuadro Buscar las palabras, podrá realizar cualquiera de los siguientes procedimientos.

Para buscar	Utilice este operador	Ejemplo
Cualquier carácter individual	?	Escribiendo s?n encontrará "san", "sin" y "son".
Cualquier cadena de caracteres	*	Al escribir s*n encontrará "san" y "solución".


Guardar criterios de búsqueda

1	Cree la búsqueda que desee guardar.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, haga clic en Guardar búsqueda.

3	En el cuadro Guardar en, haga clic en la unidad o carpeta en la que desee guardar la búsqueda.

4	En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta en la que desee guardar la búsqueda.

5	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee asignar a la búsqueda.

Nota   Para guardar la vista activa con la búsqueda, haga clic en Buscar ahora para poder utilizar esa búsqueda antes de guardarla.

Sugerencia   Para compartir los criterios de búsqueda con otros usuarios, guarde la búsqueda en una carpeta o unidad de red compartida. El valor contenido en el cuadro En, a la derecha del cuadro Buscar, se guardará junto con la búsqueda de manera que ésta no funcionará en el equipo de otro usuario.


Eliminar una búsqueda guardada

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el menú Archivo, haga clic en Abrir búsqueda.

3	En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la búsqueda que desee abrir.

4	En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta que contenga la búsqueda.

5	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la búsqueda que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar del menú contextual.


Abrir una búsqueda guardada

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el menú Archivo, haga clic en Abrir búsqueda.

3	En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o en la carpeta que contenga la búsqueda que desee abrir.

4	En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta que contenga la búsqueda.

5	Haga doble clic en la búsqueda que desea abrir.

6	Si la búsqueda se guardó después de utilizarla, ésta se iniciará cuando la abra. Si la búsqueda se guardó antes de utilizarla, para iniciarla deberá hacer clic en Buscar ahora.

Sugerencia   La extensión de nombre de archivo de una búsqueda guardada es .oss.


Mostrar más resultados de búsqueda

1	Sitúe la barra encima de los resultados de la búsqueda hasta que el puntero se convierta en  [image]  y, a continuación, arrástrela hacia arriba para ver más resultados de la búsqueda.

2	Haga clic en el botón Maximizar.


Solución de problemas de búsqueda de elementos y archivos

¿Sobre qué necesita ayuda?

Sabe que un elemento o archivo se encuentra en una carpeta mostrada en el cuadro de diálogo Buscar, pero no lo ve

Al utilizar una búsqueda guardada no encuentra muchos de los elementos o archivos que antes encontraba

Está usando una búsqueda guardada que funciona en el equipo de otro usuario pero no en el suyo

Los elementos asignados a una categoría no aparecen al buscarlos

Está buscando un documento, pero sólo hay carpetas de mensajes en el cuadro de diálogo Seleccionar carpetas

Al buscar elementos en una carpeta pública, aparece un mensaje de error

El campo que desea utilizar para buscar o filtrar un elemento no aparece en la ficha Avanzado

La categoría creada no está en la lista de categorías disponibles

Al buscar citas o reuniones por la hora de comienzo, algunos elementos devueltos no cumplen el criterio

Al cambiar un elemento en los resultados de la búsqueda, el cambio no aparece


No se ve un elemento o archivo que se encuentra en una carpeta mostrada

Los criterios de búsqueda actuales pueden incluir la ubicación correcta del archivo, aunque otros criterios podrían excluirlo de la búsqueda que se está ejecutando. Intente lo siguiente.

•	Compruebe los criterios especificados en cada ficha.

•	Si está realizando una búsqueda y no un filtrado, haga clic en Nueva búsqueda para eliminar todos los criterios actuales, a excepción de la ubicación de la carpeta y el tipo de elemento o de archivo que esté buscando. Especifique otros criterios.

•	Si está buscando o filtrando archivos, haga clic en Todos los archivos (*.*) en el cuadro Tipo de la ficha Archivos.

•	Si está efectuando una búsqueda, no un filtrado, asegúrese de estar buscando en todas las subcarpetas. Haga clic en Examinar del cuadro de diálogo Buscar y, a continuación, asegúrese de que la casilla de verificación Buscar en subcarpetas esté activada.

•	Si está buscando o filtrando mensajes enviados a o recibidos de una persona o de un grupo determinado, escriba el nombre de esa persona o grupo exactamente como aparece en los cuadros Para o De del mensaje, puesto que el nombre del cuadro puede no ser una dirección de correo electrónico. No es posible buscar ni filtrar mensajes enviados a o desde una dirección de correo electrónico. Además, es posible que las entradas de la Libreta de direcciones no coincidan con los nombres especificados en los cuadros Para o De de un mensaje de correo. Para buscar mensajes de María Moreno, escriba María Moreno en el cuadro De, no marim ni María Moreno (Correo electrónico).

•	Si está buscando o filtrando contactos y escribe un número de teléfono en los cuadros de diálogo Buscar o Filtrar, el número no se descompondrá en partes ni adoptará formato automáticamente. Por ejemplo, si escribe 1234567890, Outlook no encontrará el número de teléfono (123)456-7890. Si no recuerda el número íntegro, busque una parte del mismo, como por ejemplo 7890, 123 ó 456. Para encontrar un número determinado, búsquelo con paréntesis que incluya el código de área y un guión después del prefijo.

•	Al crear un campo de fecha o de hora personalizado, el valor de este campo seguirá siendo "ninguno" hasta que incluya un valor. No obstante, al buscar o filtrar elementos en los que exista el campo de fecha o de hora personalizado, Outlook no encontrará elementos cuyo valor del campo de fecha o de hora sea "ninguno".

•	Si está buscando o filtrando elementos que contengan un campo de moneda personalizado que no sea igual a un valor especificado, no se encontrarán los elementos que no tengan ningún valor para el campo de moneda personalizado. Si el valor de campo no existe, no puede ser igual a ningún valor.

•	Es posible que el archivo esté oculto. Para ver todos los archivos, incluyendo los de tipos como *.dll y *.sys, haga clic en el botón Inicio de Windows, seleccione Programas y después haga clic en Explorador de Windows. En el menú Ver, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Mostrar todos los archivos.


Al utilizar una búsqueda guardada no encuentra muchos de los elementos o archivos que antes encontraba

Compruebe si los criterios de búsqueda incluyen una unidad de red.

•	Si entre los criterios se incluye una unidad de red, asegúrese de que esa unidad esté todavía disponible.

•	Si entre los criterios no se incluye ninguna unidad de red, es posible que los elementos o los archivos que no encuentre se hayan eliminado o se les haya cambiado el nombre desde la última vez que se ejecutó esta búsqueda.


Está usando una búsqueda guardada que funciona en el equipo de otro usuario pero no en el suyo

Es posible que las carpetas de su equipo tengan un nombre distinto del de las carpetas del equipo del usuario que creó la búsqueda. Una búsqueda que funciona en un equipo puede ofrecer resultados distintos, o no mostrar ningún resultado, en otro. Si se están buscando elementos o carpetas en una carpeta compartida, los elementos marcados como "privado" no aparecerán si no dispone de permisos de acceso.

•	Si la carpeta que aparece en el cuadro En (a la derecha del cuadro Buscar del cuadro de diálogo del mismo nombre) no está disponible en su equipo, haga clic en Examinar para seleccionarla de una lista.


Al buscar un documento, las carpetas de mensajes sólo aparecen en el cuadro de diálogo Seleccionar carpetas

Posiblemente haya seleccionado Archivos (Outlook y Exchange) en el cuadro Buscar (cuadro de diálogo Buscar). Esta opción sólo busca archivos situados en una carpeta Outlook, como por ejemplo un documento de Word en Bandeja de entrada. Para buscar documentos existentes en el disco duro o en la unidad de red, haga clic en Archivos del cuadro Buscar.


Al buscar elementos en una carpeta pública, aparece un mensaje de error

Al buscar elementos en una carpeta pública, sólo podrá buscar en una carpeta a la vez. Las búsquedas en subcarpetas y en todas las demás carpetas deben ejecutarse por separado.

•	En el cuadro de diálogo Buscar, haga clic en Examinar y después desactive las casillas de verificación correspondientes a cada carpeta, dejando activada sólo la casilla de verificación de la carpeta pública en la que desee realizar la búsqueda.


El campo que se desea utilizar para buscar o filtrar un elemento no aparece en la ficha Avanzado

•	Los campos personalizados que aparecen en la ficha Avanzado de los cuadros de diálogo Buscar y Filtrar varían según la carpeta seleccionada en el cuadro En (a la derecha del cuadro Buscar). Si en el cuadro En aparecen varias carpetas, como por ejemplo Tareas;Notas, no habrá campos personalizados disponibles al hacer clic en Campos de la ficha Avanzado. Para buscar elementos utilizando campos personalizados, seleccione una carpeta de búsqueda cada vez.

•	La ficha Avanzado no muestra campos calculados, como por ejemplo Tamaño.


Al buscar citas o reuniones por la hora de comienzo, algunos elementos devueltos no cumplen el criterio

Si busca citas y reuniones que se inician en o después de una hora en particular, es posible que vea resultados que no coincidan con los criterios. Por ejemplo, si está buscando citas y reuniones que comienzan el 24/4/96, los resultados de la búsqueda pueden contener una cita periódica cuya fecha de inicio sea el 7/3/96. La búsqueda dará como resultado citas y reuniones periódicas cuyas fechas de finalización todavía no hayan llegado. Incluso si la hora de inicio de la cita o de la reunión periódica no cumple los criterios, si no se ha llegado a la fecha de finalización, en el resultado aparecerá la cita o la reunión periódica.


Solución de problemas de citas

¿Sobre qué necesita ayuda?

Sigue recibiendo avisos de una cita pasada

Las citas aparecen ahora con horas diferentes

No puede ver todas las citas o reuniones

Dónde está el calendario

Hay una hora de diferencia en el calendario y en otras configuraciones de hora

No puede utilizar Schedule+ 95 como calendario principal


Sigue recibiendo avisos de una cita pasada

Posiblemente haya configurado por error una cita como periódica. Para quitar la periodicidad, abra la cita, haga clic en Abrir la serie y después en Aceptar. Haga clic Periodicidad  [image] y en Quitar repetición.


El Cuadro de tareas ha desaparecido

•	Posiblemente haya ampliado uno o más elementos de la ventana del calendario para que desaparezca el Cuadro de tareas. Para que reaparezca el Cuadro de tareas, pruebe con alguno de los siguientes métodos:

•	Oculte o cambie el tamaño de Lista de carpetas en caso de estar visible. Para ocultar la Lista de carpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image]. Para cambiar el tamaño de la Lista de carpetas, sitúe el puntero del mouse (ratón) en el borde derecho de la barra de desplazamiento de la Lista de carpetas hasta que se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Cambie el tamaño del área de la cita. Sitúe el puntero del mouse encima del borde derecho de la barra de desplazamiento del área de la cita hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Cambie el tamaño del Explorador de fechas si muestra más de dos meses. Sitúe el puntero del mouse encima del borde ubicado debajo del Explorador de fechas hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia arriba.

•	Cambie el tamaño de la barra de Outlook. Sitúe el puntero del mouse encima del borde derecho de la barra de Outlook hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Maximice la ventana haciendo clic en Maximizar  [image].

•	Es posible que pueda ver el calendario de otro usuario pero que no disponga de los permisos necesarios para abrir la carpeta Tareas de ese usuario. Solicite a la persona que le haya concedido acceso que compruebe los permisos que le concedió del siguiente modo: En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados. Seleccione el nombre del delegado en el cuadro Delegados y, a continuación, haga clic en Permisos.

•	Es posible que esté utilizando la vista Día, semana y mes en una carpeta que no sea la carpeta Calendario de Outlook. Cambie a la carpeta Calendario.

•	Es posible que el archivo de carpeta personal que contiene esta carpeta Calendario no tenga una carpeta Tareas. Por ejemplo, es posible que la copia de seguridad de un archivo de carpeta personal o un archivo de carpeta personal guardado no contenga una carpeta Tareas.


No puede ver todas las citas o reuniones

Es posible que algunas citas o reuniones queden ocultas debido a la vista o al filtro que se está utilizando. Para cambiar los elementos del calendario que aparecen en la vista, efectúe alguno de los siguientes procedimientos.

•	Para ver sólo los elementos del calendario programados desde hoy en adelante, en el cuadro Vista actual  [image]  haga clic en Citas activas.

•	Para ver todos los elementos del calendario, elija Filtro en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Borrar todo.


Dónde está el calendario

Posiblemente haya ampliado uno o más elementos de la ventana del calendario, haciendo que desaparezca el Explorador de fechas. Para que reaparezca el Explorador de fechas, pruebe con alguno de los siguientes métodos:

•	Oculte o cambie el tamaño de la Lista de carpetas en caso de que esté visible. Para ocultar la Lista de carpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image]. Para cambiar el tamaño de la Lista de carpetas, sitúe el puntero del mouse (ratón) en el borde derecho de la barra de desplazamiento de la Lista de carpetas hasta que se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Cambie el tamaño del área de la cita. Sitúe el puntero del mouse encima del borde derecho de la barra de desplazamiento del área de la cita hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Cambie el tamaño del Cuadro de tareas. Sitúe el puntero del mouse encima del borde superior del Cuadro de tareas hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia abajo.

•	Cambie el tamaño de la barra de Outlook. Sitúe el puntero del mouse encima del borde derecho de la barra de Outlook hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas  [image]. Arrastre el borde hacia la izquierda.

•	Maximice la ventana haciendo clic en Maximizar  [image].


No desea recibir respuestas a las convocatorias de reunión

Si organiza una reunión y no tiene necesidad de saber quién asistirá, puede desactivar o eliminar las respuestas para que no llenen la Bandeja de entrada.

•	Si no ha enviado la convocatoria de reunión, podrá impedir que los destinatarios le envíen sus respuestas. En la convocatoria de reunión, haga clic en Solicitar respuestas para desactivar esta casilla de verificación del menú Cita.

•	Si ya ha enviado la convocatoria de reunión, puede crear una regla para mover automáticamente las respuestas a la reunión a la carpeta Elementos eliminados en el momento que lleguen a la Carpeta de entrada. Para obtener más información acerca de cómo crear una regla, haga clic en  [image].


Las citas aparecen ahora con horas diferentes

•	Posiblemente haya cambiado la zona horaria por error. Haga clic en Zona horaria de la ficha Calendario en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas) y compruebe la zona horaria.

•	Es posible que haya cambiado de zona horaria por error. Para cambiar entre la zona horaria actual y la segunda, haga clic en Zona horaria de la ficha Calendario en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas) y, a continuación, haga clic en Intercambiar zonas horarias. Este cambio afectará a todas las configuraciones de hora de los programas desarrollados para Windows y equivale a cambiar la zona horaria actual en el Panel de control de Windows.


Solución de problemas de reuniones

¿Sobre qué necesita ayuda?

No recibió respuestas a las convocatorias de reunión

Eliminó la convocatoria de reunión. ¿Qué puede hacer con las respuestas?

Hay una hora de diferencia en el calendario y otras configuraciones de hora

No puede ver todas las citas o reuniones

Las citas aparecen ahora con horas diferentes

Los usuarios de Schedule+ no ven los elementos insertados en sus convocatorias de reunión

Cómo programar el tiempo de viaje antes y después de una reunión manteniendo la hora de inicio de la misma

No desea recibir respuestas a las convocatorias de reunión

Eliminar automáticamente respuestas a reuniones sin comentarios


Eliminó la convocatoria de reunión. ¿Qué puede hacer con las respuestas?

Si elimina la convocatoria de reunión o la sitúa fuera del calendario, las respuestas a la reunión se mantendrán en la Bandeja de entrada, independientemente de la opción de procesamiento automático del correo seleccionada en la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Revise las respuestas y, a continuación, elimínelas de la Bandeja de entrada.


No recibió respuestas a las convocatorias de reunión

•	Si activa la casilla de verificación Eliminar confirmaciones y respuestas en blanco una vez procesadas de la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas), las respuestas a la reunión que le envíen sin comentarios aparecerán en una tabla en la convocatoria de reunión original y después se eliminarán sin aparecer en la Bandeja de entrada. Para ver las respuestas en la Bandeja de entrada, desactive la casilla de verificación Eliminar confirmaciones y respuestas en blanco una vez procesadas.

•	Si configuró un delegado y activó la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados, no a mí de la ficha Delegados (comando Opciones, menú Herramientas). Para recibir las respuestas a la reunión, desactive esta casilla de verificación.


Hay una hora de diferencia en el calendario y otras configuraciones de hora

•	Seguramente no ajustó el reloj al horario de verano. Cambie manualmente la hora en el reloj del sistema a través del cuadro de diálogo Propiedades de Fecha y hora del Panel de control de Windows. Este cambio afectará a todas las configuraciones de horario de todos los programas para Windows. Para automatizar este proceso en el futuro, active la casilla de verificación Cambiar la hora automáticamente según el horario de verano de la ficha Zona horaria.

•	Si un país ha cambiado recientemente la fecha de inicio del horario de verano, es posible que tenga una versión de Windows que no refleje este cambio. Outlook obtiene toda su información a cerca de las zonas horarias del sistema. Ajuste manualmente la hora en el reloj del sistema al horario correcto a través del cuadro de diálogo Propiedades de Fecha y hora del Panel de control de Windows. Este cambio afectará a todas las configuraciones de horario de todos los programas para Windows.


Los usuarios de Schedule+ no ven los elementos insertados en sus convocatorias de reunión

Si desde Outlook envió una convocatoria de reunión con elementos u objetos insertados a un usuario que utiliza Schedule+ 95, el destinatario de Schedule+ 95 no verá la información insertada. Para asegurarse de que los invitados a la reunión reciban toda la información insertada, ubíquela en un archivo y adjunte éste a la convocatoria de reunión antes de enviarla.


Cómo programar el tiempo de viaje antes y después de una reunión manteniendo la hora de inicio de la misma

Cree dos citas de tiempo de viaje, una antes y otra después de la reunión, con la duración que necesite.


Cómo obtener ayuda mientras trabaja


Cuando tenga alguna duda acerca de cualquier programa de Office, puede formular una pregunta específica al Ayudante de Office. Por ejemplo, para obtener ayuda acerca de cómo imprimir más de una copia de un archivo o de un elemento, escriba imprimir más de una copia en el Ayudante.

Puede hacer que el Ayudante le facilite los temas de la Ayuda automáticamente mientras trabaja, incluso antes de que formule una pregunta.

También puede elegir un Ayudante y unas opciones acordes con su personalidad y sus métodos de trabajo. El Ayudante lo comparten todas las aplicaciones de Office, de forma que cualquier modificación de sus opciones afectará al Ayudante en todos los programas de Office.


El Ayudante de Office muestra sugerencias acerca del programa en que esté trabajando, por ejemplo, cómo utilizar las características del programa o el mouse (ratón) de una forma más eficaz o cómo utilizar las teclas de método abreviado.

  El Ayudante también muestra sugerencias en función de su forma de trabajar. Haga clic en la luz del Ayudante para ver las sugerencias.


También puede obtener ayuda siguiendo el procedimiento habitual. Simplemente haga clic en Contenido e índice del menú de ayuda en cualquier aplicación de Office. A continuación, haga clic en la ficha Contenido para desplazarse dentro de la tabla de contenido del archivo de ayuda, en la ficha Índice para buscar por temas utilizando el índice de temas de la Ayuda o en la ficha Buscar para utilizar la función de búsqueda de texto y poder encontrar palabras o frases específicas.


  Las sugerencias muestran en pantalla información acerca de los distintos elementos. Para ver una sugerencia relacionada con una opción de un cuadro de diálogo, haga clic en el signo de interrogación y después en la opción. Si el cuadro de diálogo no tiene ningún signo de interrogación, seleccione la opción y presione MAYÚS+F1.

  Para ver una sugerencia relacionada con un comando de menú, un botón de una barra de herramientas o un área de la pantalla, haga clic en ¿Qué es esto? del menú de ayuda y, a continuación, haga clic en el elemento acerca del que desea obtener información.

  Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas, sitúe el puntero del mouse (ratón) encima el botón hasta que aparezca el nombre.


Puede conectase a sitios de Microsoft Web directamente desde las aplicaciones de Office utilizando el comando Microsoft en el Web del menú de ayuda. Por ejemplo, puede obtener acceso a los recursos técnicos y descargar material de forma gratuita, todo ello sin salir de la aplicación de Office en la que esté trabajando.


Conectar con el Soporte técnico de Microsoft

Si desea plantear una pregunta acerca de un programa de Office, formule sus preguntas al Ayudante de Office, consulte el libro Obtenga resultados o consulte el archivo Léame que se incluye con el programa. Si no encuentra lo que busca, puede obtener información de los distintos recursos técnicos de Microsoft, que incluyen la página principal de Microsoft, Microsoft Knowledge Base (KB), Microsoft Software Library (MSL), los CD-ROM Microsoft TechNet y Microsoft Developer Network y las publicaciones de Microsoft Press.

•	Si obtiene acceso a World Wide Web y a un explorador de Internet, puede visitar varias ubicaciones del sitio Web de Microsoft directamente desde Outlook.

•	Utilice la Microsoft Knowledge Base (KB), un conjunto de artículos actualizados que contienen información detallada de métodos, respuestas a consultas de soporte técnico y problemas conocidos.

•	Utilice Microsoft Software Library (MSL), un conjunto de archivos binarios (no de texto) gratuitos, como controladores de dispositivos, utilidades, archivos de ayuda y artículos técnicos acerca de todos los productos Microsoft.

•	Si no puede tener acceso al Web, puede suscribirse al CD-ROM Microsoft TechNet o de Microsoft Developer Network para obtener acceso a Knowledge Base, Microsoft Software Library y a otros tipos de información técnica.

•	Puede solicitar libros, kits de recursos y material de aprendizaje interactivo a Microsoft Press para aprender y poder ayudar a otros usuarios de Microsoft Office.

•	Si su equipo dispone de módem y un programa de comunicaciones, puede utilizar el servicio Microsoft Download (MSDL) para obtener controladores de dispositivos, soluciones provisionales y actualizaciones de software.

•	Encargue por fax Application Notes y otros artículos de Knowledge Base utilizando el servicio gratuito FastTips.

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Microsoft Software Library (MSL) es un conjunto de archivos binarios (no de texto) gratuitos para todos los productos de Microsoft, ubicados en Internet. Por ejemplo, la biblioteca MSL contiene controladores de dispositivos, archivos de ayuda y artículos técnicos.

Puede obtener acceso a Microsoft Software Library en el World Wide Web.

La biblioteca MSL también está disponible en los CD-ROM de Microsoft TechNet y de Microsoft Developer Network. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Discos CD-ROM de Microsoft TechNet y Microsoft Developer Network

Microsoft TechNet es el recurso de información utilizado para evaluar, implementar y proporcionar servicio técnico a los productos comerciales de Microsoft. Mediante una suscripción a TechNet recibirá todos los meses, directamente y en CD-ROM, la información de toda la división de soporte técnico de productos de Microsoft. TechNet proporciona respuestas rápidas y detalladas a consultas acerca de programas, administración de redes, implementación de sistemas, administración de bases de datos, controladores y soluciones provisionales, instrucciones tecnológicas y evaluación de productos. Más de 150.000 páginas de información técnica detallada le ayudarán a realizar un mayor número de tareas en menos tiempo. En Estados Unidos y Canadá, llame al (800) 344-2121 para suscribirse a Microsoft TechNet.

La biblioteca Microsoft Developer Network Library (MSDN) es la fuente más amplia de información y de los kits de herramientas de programación para los programadores de aplicaciones de los sistemas operativos Microsoft Windows, Windows 95 y Windows NT y para quienes utilizan los productos Microsoft con fines de desarrollo. Los suscriptores de MSDN obtienen material actualizado mediante envíos periódicos de información, un boletín y otras fuentes de información. En Estados Unidos y Canadá, llame al (800) 759-5474 para suscribirse a Microsoft Developer Network.

Ambos números son gratuitos en Estados Unidos y Canadá. Para obtener información fuera de estos países, póngase en contacto con la subsidiaria local de Microsoft.


Microsoft Press

Microsoft Press ofrece los productos de aprendizaje y soporte técnico necesarios para ayudarle a aprovechar al máximo Microsoft Office, Microsoft Windows 95 y Microsoft Windows NT Workstation.

Tanto si es un usuario principiante, un usuario avanzado, un profesional técnico o un programador de software, en Microsoft Press encontrará lo que busca, desde rápidas y sencillas guías de bolsillo hasta guías de aprendizaje, recursos técnicos y títulos de programación.

Para localizar la fuente más cercana de productos de Microsoft Press, visite el sitio Web de Microsoft Press o póngase en contacto con el distribuidor local de Microsoft. En Estados Unidos, llame al (800) MS-PRESS y en Canadá, llame al (800) 667-1115. En países de habla hispana, se pueden obtener a través de la editorial McGraw-Hill.


Servicio Microsoft Download (MSDL)

El servicio Microsoft Download (MSDL) contiene programas de muestra, controladores de dispositivos, soluciones provisionales, actualizaciones de software y ayudas para la programación. Puede obtener acceso a MSDL directamente desde un módem marcando el número de teléfono (206) 936-6735 de Estados Unidos, o bien marcando el (905) 507-3022 de Canadá. El servicio está disponible las 24 horas del día y los 365 días del año. Información de conexión: 1.200, 2.400, 9.600 ó 14.400 baudios, sin paridad, 8 bits de datos y 1 bit de parada. Fuera de Estados Unidos y Canadá, póngase en contacto con la subsidiaria local de Microsoft.


Microsoft FastTips

Microsoft FastTips es un servicio automático a cobro revertido que proporciona respuestas rápidas a las consultas técnicas más comunes las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Para obtener acceso a FastTips, en Estados Unidos llame al número (800) 936-4100 desde un teléfono de tonos. Utilizando las teclas del teléfono, siga las instrucciones para oír respuestas grabadas a sus consultas técnicas, para obtener un catálogo de la información disponible o para encargar elementos por fax. Por ejemplo, mediante el servicio FastTips puede encargar Application Notes y artículos comunes de KB por fax. Para obtener información fuera de Estados Unidos, póngase en contacto con la subsidiaria local de Microsoft.


Enviar sugerencias del producto

1	En el menú de ayuda de Outlook, seleccione Microsoft en el Web y haga clic en Enviar comentarios.

2	Haga clic en el hipervínculo que desee.


Obtener información acerca del programa y del sistema

1	En el menú de ayuda de Outlook, haga clic en Acerca de Microsoft Outlook.

Mostrar

2	La información del programa aparece en el cuadro de diálogo Acerca de Microsoft Outlook.

Para ver información acerca de su equipo, haga clic en Info. del sistema.


Cómo obtener la guía Kit de recursos de Microsoft Office 97

La guía Kit de recursos de Microsoft Office 97 es la más completa para la instalación, la configuración y el soporte técnico de Microsoft Office de su organización. Diseñada para administradores de sistemas, consultores y grandes usuarios. Esta guía proporciona la más amplia cobertura para la ejecución de Microsoft Office en Windows 95, Windows NT Workstation o Macintosh.

Puede adquirir la guía Kit de recursos de Microsoft Office 97 en cualquier librería especializada o encargarla directamente a Microsoft Press. En países de habla hispana, se puede obtener a través de la editorial McGraw-Hill.

Los libros de Microsoft Press pueden adquirirse en las librerías especializadas más importantes de todo el mundo. Para encargar directamente la guía Kit de recursos de Microsoft Office 97, llame al (800) MS PRESS de Estados Unidos, llame al (800) 667-1115 de Canadá o realice el pedido a través de CompuServe Electronic Mall (GO MSP). Para obtener más información, visite el sitio Web de Microsoft Press.

También puede descargar la guía Kit de recursos de Microsoft Office desde Microsoft en World Wide Web.


Cómo obtener Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide

La guía Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide explica al conocedor de los conceptos básicos de Visual Basic cómo crear un código conciso y eficaz con el lenguaje de programación utilizado en Microsoft Office 97. El libro enseña a los lectores cómo incrementar la productividad con Visual Basic para aplicaciones mediante la personalización y la adaptación de herramientas para necesidades específicas, incluyendo la creación de comandos, menús, cuadros de diálogo, mensajes y botones personalizados, así como la presentación de Ayuda personalizada para todos estos elementos.

Puede adquirir Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide en cualquier librería especializada o realizando el pedido directamente a Microsoft Press.

Los libros de Microsoft Press pueden adquirirse en las librerías especializadas más importantes de todo el mundo. En países de habla hispana, se pueden obtener a través de la editorial McGraw-Hill. Para realizar el pedido directamente de esta guía, llame al (800) MS PRESS de Estados Unidos, al (800) 667-1115 de Canadá. También puede realizar el pedido a través de CompuServe Electronic Mall (GO MSP). Para obtener más información, visite el sitio Web de Microsoft Press.


Obtener ayuda para Visual Basic en Microsoft Outlook

Para realizar este procedimiento, deberá haber activado la casilla de verificación Ayuda en pantalla para Visual Basic durante la instalación para que se instale la Ayuda de programación. Para obtener información acerca de cómo instalar un programa o un componente, haga clic en  [image].

1	Abra cualquier elemento, a excepción de una nota.

2	En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar formulario de Outlook.

3	En el menú Formulario, haga clic en Ver código.

4	En el menú de ayuda, haga clic en Ayuda de Biblioteca de objetos de Microsoft Outlook.


Imposible utilizar los comandos de Microsoft en el Web del menú de ayuda

•	Para utilizar los comandos del submenú Microsoft en el Web (menú de ayuda), deberá conectarse a Internet a través de la intranet de su organización o desde su equipo o red con un módem, asimismo deberá tener una cuenta con un proveedor de servicios de Internet. Para obtener más información, consulte la guía Kit de recursos de Microsoft Office 97. Para obtener información acerca de cómo conseguir esta guía, haga clic en  [image].

•	Es posible que la configuración para conectarse a Internet desde su equipo sea incorrecta. Haga doble clic en el icono Internet del Panel de control de Windows para asegurarse de que la configuración de Internet es la correcta.

•	Compruebe que el módem funciona correctamente. Para obtener información acerca de cómo comprobar el funcionamiento del módem, consulte el tema Asistente para la solución de problemas del módem de la Ayuda de Microsoft Windows.

•	Puede que el sitio World Wide Web de Microsoft no esté operativo. Si con las sugerencias anteriores no consigue resolver el problema y no puede obtener acceso a otros sitios del Web, espere y vuelva a intentarlo.


Acerca de la ordenación

La ordenación es una forma de disponer los elementos en orden ascendente o descendente. Puede ordenar los elementos en cualquier vista, basándose en un campo o en varios, con la excepción de las vistas que parten de tiempo, como Día, semana y mes y la escala de tiempo. Por ejemplo, puede ordenar una lista de mensajes de correo electrónico alfabéticamente por remitente y, a continuación, por asunto. También puede ordenar tareas por fecha de vencimiento para ver en qué orden debe completarlas.

La ordenación permite ver todos los elementos en una lista, en sentido ascendente o descendente, por ejemplo, mensajes de correo organizados alfabéticamente por asunto. La agrupación permite ver títulos bajo los que están reunidos elementos relacionados, como los mensajes de correo organizados por remitente. La agrupación es similar a un esquema, en el que se pueden expandir o contraer los títulos para ver los elementos de cada uno de ellos.


Ordenar una lista de elementos

1	En el menú Ver, elija Vista actual y haga clic en una vista que muestre los elementos en un tipo de vista de tabla, tarjeta de visita o icono.

2	En el menú Ver, haga clic en Ordenar.

3	En el cuadro Ordenar elementos por, haga clic en el campo que servirá de base para la ordenación.

Si el campo que desea no se encuentra en el cuadro, haga clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

4	Elija el orden Ascendente o Descendente.

5	Para ordenar por otro campo, haga clic en un campo del cuadro Luego por.

Notas

•	Al ordenar por varios campos, primero se ordenan todos los elementos por el primer campo y después, dentro de este orden, se vuelven a ordenar por el segundo campo. Por ejemplo, si decide ordenar alfabéticamente y por número, la estructura será A 1 2 3, B 1 2 3.

•	Las columnas creadas mediante un campo personalizado o un campo de fórmula no pueden ordenarse.

•	Las abreviaturas RE y RV del campo Asunto se ignoran en la ordenación alfabética por asunto de los mensajes.

Sugerencia   Si se encuentra en un tipo de vista de tablas, puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un título de columna para ordenar por columna o para cambiar la dirección de ordenación. Si ordena por varios campos, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el título de columna para cambiar la dirección de la ordenación.


Quitar orden

1	En el menú Ver, haga clic en Ordenar.

2	Haga clic en Borrar todo.


Ordenar grupos de elementos en una tabla

1	En el menú Ver, elija Vista actual y haga clic en una vista que muestre los elementos en una tabla.

2	Si los elementos no están agrupados, agrúpelos.

¿Cómo?

3	En el menú Ver, haga clic en Ordenar.

4	En el cuadro Ordenar elementos por, haga clic en el campo que servirá de base para la ordenación.

Si el campo que desea no se encuentra en el cuadro, haga clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

5	Elija el orden Ascendente o Descendente.

6	Para ordenar por otro campo, haga clic en un campo del cuadro Luego por.

Nota   Si el campo por el que ordena es el mismo que el campo por el que están agrupados los elementos, Outlook ordena los títulos del grupo en lugar de los elementos de cada grupo. Para ordenar los elementos individuales de un grupo, haga clic en un campo del cuadro Ordenar elementos por diferente del campo elegido en Agrupar por.


Activar Autoarchivar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Autoarchivar.

2	Para configurar Autoarchivar de forma que se active cuando se inicie Outlook, active la casilla de verificación Autoarchivar cada.

3	Para especificar la frecuencia con que se debe ejecutar el proceso Autoarchivar, escriba un número en el cuadro días al iniciar la sesión.

4	Para recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, active la casilla de verificación Solicitar confirmación antes de Autoarchivar.

5	En el cuadro Nombre predeterminado del archivo histórico, escriba el nombre del archivo al que se van a transferir los elementos o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

6	Ahora que ya está activado Autoarchivar, debe establecer sus propiedades en cada carpeta de forma individual para iniciar el proceso.

¿Cómo?


Establecer propiedades de Autoarchivar para una carpeta

1	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta que desea autoarchivar y después haga clic en la opción Propiedades del menú contextual.

2	Haga clic en la ficha Autoarchivar.

3	Para habilitar el archivo automático de esta carpeta, active la casilla de verificación Eliminar elementos anteriores a.

4	Para especificar la antigüedad de los elementos que deben transferirse al archivo histórico, escriba un número en el cuadro meses.

5	Para especificar el archivo al que se van a transferir los elementos, haga clic en Mover elementos antiguos a.

6	En el cuadro Mover elementos antiguos a, escriba el nombre del archivo al que se van a transferir los elementos o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

Nota   Para activar Autoarchivar, debe activarlo en la ficha del mismo nombre, en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Archivar y Autoarchivar

El buzón de Outlook crece a medida que se crean elementos, de la misma forma que se acumulan papeles encima de la mesa. Cuando se trabaja con papel, se pueden revisar los documentos y archivar los que son importantes pero de uso poco frecuente. Los documentos de menor importancia, como los periódicos y las revistas, se descartan según su antigüedad.

En Outlook, puede transferir de forma manual los elementos antiguos a un archivo histórico haciendo clic en la opción Archivar del menú Archivo o estableciendo la transferencia automática mediante la característica Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la duración especificada. Autoarchivar permite eliminar o mover los elementos antiguos. Outlook puede archivar todos los elementos salvo los archivos adjuntos guardados en una carpeta de correo, como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Word. Los archivos que no estén almacenados en una carpeta de correo no pueden archivarse.

Autoarchivar es un proceso en dos pasos. Primero, se activa Autoarchivar en la ficha del mismo nombre, en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). A continuación, se establecen las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta que se desea archivar. Los elementos que se archivan y el momento en que tiene lugar el proceso se determinan en el nivel de carpeta. Puede archivar automáticamente carpetas individuales, grupos de carpetas o todas las carpetas de Outlook. El proceso se ejecuta de forma automática cuando se inicia Outlook. Las propiedades de Autoarchivar en cada carpeta se comprueban según la fecha y los elementos antiguos se mueven al archivo histórico. Los elementos de la carpeta de elementos eliminados no se mueven a otra carpeta, se eliminan.

Algunas carpetas de Outlook se instalan con Autoarchivar activado. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son Calendario (6 meses), Tareas (6 meses), Diario (6 meses), Elementos enviados (2 meses) y Elementos eliminados (2 meses). Bandeja de entrada, Notas y Contactos no tienen activado este proceso automáticamente.

Existe una diferencia entre exportar y archivar. Cuando se archiva, los elementos originales se copian al archivo histórico y se quitan de la carpeta actual. Cuando se exporta, los elementos originales se copian al archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual. Además, sólo se puede archivar en un tipo de archivo, un archivo de carpetas personales, pero se puede exportar a varios tipos, como a un archivo de texto.

Al archivar, la estructura que presenta la carpeta se conserva en el archivo histórico. Si existe una carpeta primaria en la que va a archivar, también se crea en el archivo histórico, pero sus elementos no se incluyen. De esta forma, se conserva una estructura de carpeta idéntica entre el archivo histórico y el buzón. Una vez archivadas, las carpetas se conservan en su ubicación, aunque estén vacías.


Recuperar elementos archivados

Puede recuperar los elementos de un archivo histórico si agrega el archivo a su perfil de usuario o si lo importa. Para agregar el archivo histórico a su perfil de usuario, debe agregar al perfil un servicio de información adicional. De esta forma, el archivo histórico se adjunta al buzón y se conserva como archivo independiente que contiene los elementos archivados. Si importa el archivo histórico, devuelve los elementos archivados a su buzón.

¿Qué desea hacer?

Agregar un servicio de información a un perfil de usuario

Obtener información de importación de un archivo o de un archivo de carpetas personales


Archivar elementos manualmente

1	En el menú Archivo, haga clic en Archivar.

2	Para archivar todas las carpetas, haga clic en Archivar todas las carpetas según su configuración de Autoarchivar.

Para archivar una carpeta únicamente, haga clic en Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y después en la carpeta que desee.

3	En el cuadro Nombre del archivo histórico, escriba el nombre del archivo al que se van a transferir los elementos o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

4	En el cuadro Archivar elementos anteriores a, escriba una fecha. Se archivarán los elementos con fecha anterior a ésta.


Quitar un nombre de archivo

•	Para quitar un archivo histórico adjunto a su buzón de Outlook, elimine el servicio de información de su perfil de usuario.

¿Cómo?


Fecha utilizada para archivar elementos

La fecha que se utiliza para determinar cuándo se considera antiguo un elemento y debe archivarse depende del tipo del elemento.

Tipo de elemento	Fecha de archivo
Mensaje de correo	La fecha posterior entre la de envío o recepción, o bien la última fecha u hora de modificación.
Cita	La fecha posterior entre la fecha de la cita o la última fecha u hora de modificación.
Tarea	La fecha de finalización o la última fecha u hora de modificación. Las tareas que no se marcaron como completas no se archivan automáticamente. Las tareas asignadas a otros sólo se archivan si están marcadas como completas.
Nota	La última fecha u hora de modificación.
Entrada del Diario	La fecha en que se creó la entrada o la última fecha u hora de modificación.
Contacto	No se archiva.


Solución de problemas de archivar y Autoarchivar

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede seleccionar múltiples carpetas para archivar

No puede archivar el archivo

No puede encontrar el archivo

Al intentar archivar elementos, aparece un mensaje de error acerca del tamaño del archivo

Recuperar elementos archivados

Al activar Autoarchivar no ocurre nada

No encuentra los elementos

La carpeta desde la que archivó los elementos no ha desaparecido


No puede seleccionar múltiples carpetas para archivar

Se pueden autoarchivar múltiples carpetas pero deben establecerse las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta de forma individual. Para obtener información acerca de cómo establecer las propiedades de Autoarchivar en carpetas individuales, haga clic en  [image].


No puede encontrar el archivo

Puede que se haya movido, cambiado el nombre o eliminado el archivo histórico.

•	Si el archivo se ha movido, utilice el comando Buscar elementos (menú Herramientas) para localizarlo y devolverlo a su ubicación original.

•	Si se ha cambiado el nombre del archivo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en él, haga clic en la opción Cambiar nombre del menú contextual y escriba el nombre original del archivo.

•	Si el archivo se ha eliminado, compruebe si todavía se encuentra en la Papelera de reciclaje. Si no está en la papelera, utilice el comando Archivar (menú Archivo) o la ficha Autoarchivar del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas) para crear otro archivo histórico.

Nota   Si no se encuentra el archivo histórico, Outlook creará uno nuevo; sin embargo, se perderán los elementos ya archivados.

Sugerencia   Los archivos históricos incluyen como valor predeterminado la extensión .pst. Si no encuentra el archivo, puede buscarlo sin extensión, ya que puede no incluirla o ser diferente.


No encuentra los elementos

Autoarchivar puede haberse habilitado previamente y puede que ya haya pasado la fecha especificada. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Autoarchivar. El nombre del archivo histórico aparece en el cuadro Nombre predeterminado del archivo histórico. Cuando conozca el nombre del archivo, podrá recuperar los elementos archivados. Para obtener información acerca de cómo recuperar elementos, haga clic en  [image].


No puede archivar el archivo

En Outlook, los archivos utilizan una estructura distinta de la estructura de los elementos y se almacenan de forma diferente. Los archivos se almacenan en el sistema de archivos FAT (tabla de asignación de archivos) y los elementos en carpetas conocidas como almacenes de datos MAPI o contenedores. Outlook puede archivar todos los elementos MAPI salvo los archivos adjuntos guardados en una carpeta de correo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Word. Los archivos que no están almacenados en ninguna carpeta de correo no pueden archivarse.


Al activar Autoarchivar no ocurre nada

Autoarchivar es un proceso en dos pasos. Después de activar Autoarchivar, debe establecer las propiedades para cada carpeta para iniciar el proceso. Puede que todavía no haya realizado este segundo paso. Para obtener información acerca de cómo establecer las propiedades de Autoarchivar para carpetas, haga clic en  [image].


Al intentar archivar elementos, aparece un mensaje de error acerca del tamaño del archivo

Puede que se haya producido una de las siguientes condiciones:

•	Está intentando archivar un archivo en un servidor sin espacio en disco. Póngase en contacto con su administrador.

•	Está intentando archivar a un archivo del disco duro y no hay espacio en disco. Elimine archivos antiguos para liberar espacio.

•	Ha superado el límite de tamaño de archivo establecido por el administrador. Póngase en contacto con su administrador.

•	La carpeta incluye más de 64.000 elementos. Cree un nuevo archivo histórico o elimine algunos elementos antiguos.


Archivar o eliminar elementos antiguos

Puede establecer que Outlook quite automáticamente los elementos con una antigüedad determinada y los transfiera a un archivo histórico. Para ello, debe activar previamente Autoarchivar y después establecer las propiedades para cada carpeta que desea almacenar de forma automática. Algunas carpetas de Outlook se instalan con Autoarchivar activado. Estas carpetas y sus períodos de antigüedad predeterminados son Calendario (6 meses), Tareas (6 meses), Diario (6 meses), Correo enviado (2 meses) y Elementos eliminados (2 meses). Si Autoarchivar está activado, el proceso se ejecuta de forma automática cuando se inicia Outlook. Las propiedades de Autoarchivar en cada carpeta se comprueban según la fecha; los elementos antiguos se mueven al archivo histórico.

También puede archivar los elementos manualmente. Por ejemplo, acaba de finalizar un proyecto y desea transferir los datos inmediatamente para almacenarlos. Puede archivar de forma manual los elementos en lugar de esperar que alcancen la antigüedad necesaria para autoarchivarlos.

Si no desea que los elementos se transfieran a un archivo histórico cuando alcancen la antigüedad establecida para Autoarchivar, puede eliminarlos. También puede establecer que Outlook elimine mensajes que le hayan enviado con una fecha de vencimiento cuando ésta haya pasado.

¿Qué desea hacer?

Activar Autoarchivar

Establecer propiedades de Autoarchivar para una carpeta

Archivar elementos manualmente

Eliminar elementos antiguos automáticamente

Eliminar mensajes de correo caducados al archivar


Desactivar Autoarchivar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Autoarchivar.

2	Desactive la casilla de verificación Autoarchivar cada.


Eliminar elementos antiguos automáticamente

1	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta que contiene los elementos que desea eliminar y, a continuación, haga clic en la opción Propiedades del menú contextual.

2	Haga clic en la ficha Autoarchivar.

3	Para habilitar el archivo automático de esta carpeta, active la casilla de verificación Eliminar elementos anteriores a.

4	Para especificar la antigüedad de los elementos que deben eliminarse, escriba un número en el cuadro meses.

5	Para establecer que los elementos se eliminen automáticamente, haga clic en Eliminar permanentemente los elementos antiguos.

Nota   Debe activar Autoarchivar en la ficha del mismo nombre, en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas) antes de establecer las propiedades para cada carpeta.

¿Cómo?


Eliminar mensajes de correo caducados al archivar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Autoarchivar.

2	Para activar Autoarchivar, active la casilla de verificación Autoarchivar cada.

3	Para especificar la frecuencia con que se debe ejecutar el proceso Autoarchivar, escriba un número en el cuadro días al iniciar la sesión.

4	Para eliminar los mensajes de correo caducados en lugar de archivarlos, active la casilla de verificación Eliminar elementos caducados al Autoarchivar.

5	En el cuadro Nombre predeterminado del archivo de histórico, escriba el nombre del archivo para los elementos archivados o haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

6	Para activar Autoarchivar, debe establecer sus propiedades para cada carpeta de forma individual.

¿Cómo?


Desagrupar elementos

1	En el menú Ver, haga clic en Agrupar por.

Mostrar

2	Haga clic en Borrar todo.

Sugerencia   Para desagrupar elementos directamente en una tabla, arrastre el título del grupo desde el cuadro Agrupar por hasta la fila del título de columna en la tabla. Utilice el marcador de doble flecha  [image]  para situar el título del grupo en la fila del título de columna.


Agrupar elementos

1	En el menú Ver, seleccione Vista actual y después haga clic en una vista que presente los elementos en un tipo de vista de tabla o de escala de tiempo.

2	En el menú Ver, haga clic en Agrupar por.

Mostrar

3	En el cuadro Agrupar elementos por, haga clic en el campo por el que desee agrupar.

Si no encuentra el campo que desea en el cuadro Agrupar elementos por, haga clic en otro campo configurado en el cuadro Seleccionar de.

4	Haga clic en Ascendente o en Descendente para seleccionar el tipo de ordenación de los títulos del grupo.

5	Para mostrar el campo por el que esté agrupando elementos, active la casilla de verificación Mostrar el campo en la vista.

6	Para agrupar por subgrupos, haga clic en un campo del cuadro Segundo criterio.

Sugerencias

•	Para agrupar elementos directamente en una tabla, haga clic en el cuadro Agrupar por  [image]  y después arrastre el título de columna por el que desee agrupar elementos hasta el cuadro Agrupar por. Para agrupar elementos por más de un campo, arrastre otro título de columna hasta el cuadro Agrupar por. Utilice el marcador de doble flecha  [image]  para ubicar los títulos de columna antes o después de los otros títulos en el cuadro Agrupar por.

•	Para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Agrupar por en una tabla, haga clic en el fondo del cuadro Agrupar por.


Mostrar u ocultar elementos agrupados o títulos de grupo

Para	Haga lo siguiente
Mostrar los elementos de un grupo	Haga clic en el botón de expandir  [image].
Ocultar los elementos de un grupo	Haga clic en el botón de contraer  [image].
Mostrar todos los elementos de todos los grupos	En el menú Ver, seleccione Expandir o contraer grupos y después haga clic en Expandir todo.
Mostrar todos los títulos del grupo, pero no los elementos	En el menú Ver, seleccione Expandir o contraer grupos y después haga clic en Contraer todo.
Guardar la configuración de mostrar y ocultar de los elementos agrupados	En el menú Ver, haga clic en Agrupar por. En el cuadro Opciones predeterminadas de expandir o contraer, haga clic en Según la última vista.


Mostrar u ocultar el cuadro Agrupar por

•	Haga clic en el cuadro Agrupar por  [image].


Acerca de los grupos

Un grupo es un conjunto de elementos que tienen algo en común, como por ejemplo mensajes de correo del mismo remitente o tareas con la misma fecha de vencimiento. Agrupe los elementos para ver los elementos afines, de manera similar a un esquema. Por ejemplo, puede agrupar los elementos por prioridad para separar los de alta prioridad de los de baja prioridad. Puede expandir o contraer los títulos del grupo para ver u ocultar los elementos que contienen.

Sólo puede agrupar elementos que estén en una vista basada en un tipo de vista de tabla o de escala de tiempo. Al agrupar elementos por un campo con más de una entrada, como por ejemplo el campo Categorías, es posible que los elementos aparezcan más de una vez en la tabla o en la escala de tiempo. Por ejemplo, si agrupa por el campo Categorías y un elemento tiene dos categorías como Trabajo e Ideas, el elemento aparecerá en la lista de título Trabajo y en la lista de título Ideas. Aunque vea el elemento más de una vez, se trata de un solo elemento. Todo cambio que realice en un caso del elemento se guardará con todas las repeticiones del mismo.


Solución de problemas de agrupación

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede ver los elementos en sus grupos

Agrupó los elementos por campo, pero no encuentra el campo en la tabla

No encuentra el campo por el que desea agrupar en el cuadro de diálogo Agrupar por

Un elemento aparece repetido en una tabla

La columna desapareció al intentar agrupar o desagrupar elementos


No se ven los elementos en los grupos

Es posible que los elementos agrupados estén contraídos. Para expandir los grupos y poder ver los detalles, haga clic en el botón de expandir  [image]. Para contraer los grupos y poder ocultar los detalles, haga clic en el botón de contraer  [image]. Para obtener más información acerca de cómo expandir o contraer grupos, haga clic en  [image].


Al agrupar los elementos por campo no se encuentra el campo en la tabla

Es posible que el campo no esté incluido en la vista actual. En el menú Ver, haga clic en Selector de campos y, a continuación, arrastre el campo elegido hasta la fila de título de columna de la tabla.

Nota   Si el campo que desea no aparece en el cuadro Campos disponibles, haga clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.


No se encuentra el campo por el que se desea agrupar en el cuadro de diálogo Agrupar por

En el cuadro de diálogo Agrupar por, los campos están divididos en varios grupos, lo que le ayudará a encontrarlos fácilmente. Deberá seleccionar otro grupo de campos. En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, haga clic en otro grupo de campos.


Un elemento aparece repetido en una tabla

Es posible que los elementos de la tabla estén agrupados por un campo que contenga más de un valor, como por ejemplo Categorías. Si un elemento está asignado a dos categorías, como Trabajo e Ideas, aparecerá bajo el título del grupo Trabajo y se repetirá bajo el título del grupo Ideas. Aunque el elemento aparezca más de una vez, en realidad está guardado una sola. Todo cambio que realice en un caso del elemento quedará reflejado en todos los casos del mismo.


La columna desapareció al intentar agrupar o desagrupar elementos

•	Al agrupar elementos, es posible que se haya cerrado el cuadro Agrupar por al arrastrar el campo fuera de la tabla. Es posible que haya quitado la columna de la tabla.

•	Es posible que al agrupar elementos se haya arrastrado el campo a otra parte de la ventana que no sea la fila del título de columna. Es posible que haya quitado la columna de la tabla.

Para obtener información acerca de cómo agregar una columna, haga clic en  [image].


Agregar al calendario los días no laborables de un país

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

Mostrar

2	Haga clic en Agregar días no laborables.

3	Active la casilla de verificación situada junto al país cuyos días no laborables nacionales desee agregar al Calendario.

Nota   Para agregar días no laborables a un calendario que no sea el Calendario de Outlook, cópielos manualmente en el otro calendario.


Quitar del Calendario los días no laborables de un país

1	En Calendario, haga clic en Eventos anuales del cuadro Vista actual  [image].

2	Seleccione los días no laborables que desee quitar. Para obtener información acerca de cómo seleccionar varios elementos, haga clic en  [image].

3	Haga clic en Eliminar  [image].

Sugerencia   Para quitar rápidamente todos los días no laborables de un país, haga clic en el título de columna Ubicación para ordenar la lista de eventos anuales y mostrar juntos todos los días no laborables de un país.


Exportar elementos

Puede exportar elementos a un archivo de carpetas personales, que podrá verse sólo en Outlook, o a otro tipo de archivo, como por ejemplo un archivo de texto, que podrá entonces importarse a otro programa. Si cree que en algún momento va a necesitar volver a traer la información a Outlook (por ejemplo, para recuperar elementos guardados en una carpeta de archivo), lo más conveniente es que exporte a un archivo de carpeta personal. Si tiene previsto trabajar con los datos en otra aplicación (Word, por ejemplo), expórtelos a un archivo y, a continuación, elija un formato de archivo que Word sea capaz de importar. Para obtener información acerca de los formatos de archivo que Outlook puede exportar, haga clic en  [image].

Exportar es también un método práctico para crear una copia de seguridad de una carpeta. Cuando se exporta, los elementos de la carpeta se copian en el archivo de exportación. Al archivar, los elementos de la carpeta se mueven al archivo de datos. Además, sólo podrá archivar en un archivo de carpeta personal, pero podrá exportar tanto a éste como a otros tipos de archivos.

Para obtener más información acerca de cómo exportar elementos, haga clic en  [image].


Exportar elementos a un archivo o a un archivo de carpetas personales

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Exportar a un archivo o en Exportar a un archivo de carpetas personales.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.

Nota   Si exporta un archivo para utilizarlo en Microsoft Word o en PowerPoint, elija el tipo de archivo de valores separados por tabulaciones o valores separados por comas. Para exportar los datos a un archivo que se utilizará en Microsoft Publisher, elija la opción Valores separados por comas.


Tipos de archivo que pueden importarse y exportarse en Outlook

Los convertidores para importar o exportar datos de ACT! 2.0, ECCO Pro 3.0, 3.01 o 3.02, SideKick 1.0/95, Diario o Notas no se instalan con Outlook. Puede obtener estos convertidores en la carpeta ValuPack del CD-ROM de Office 97 o en la red desde la que instaló Office. Si no instaló Office 97 desde un CD-ROM o no dispone de acceso a World Wide Web, elija Microsoft en el Web (menú de ayuda) y después haga clic en Material gratuito.

Producto	Extensión de archivo	Importar	Exportar
Microsoft Schedule+ 1.0	.cal	Sí	No
Microsoft Schedule+ 95	.scd	Sí	No
Libreta personal de direcciones de Microsoft Exchange	.pab	Sí	No
ACT! 2.0 for Windows	.dbf	Sí	No
ECCO 3.0, 3.1	.eco	Sí	No
SideKick 1.0/95	.skcard	Sí	No
Lotus Organizer 1.0, 1.1, 2.1	.org, .or2	Sí	No
Valores separados por comas (DOS)	.txt	Sí	Sí
Valores separados por comas (Windows)	.csv	Sí	Sí
Valores separados por tabulaciones (DOS)	.txt	Sí	Sí
Valores separados por tabulaciones (Windows)	.txt	Sí	Sí
Microsoft Access	.mdb	Sí	Sí
Microsoft Excel	.xls	Sí	Sí
Microsoft FoxPro	.dbf	Sí	Sí
dBASE	.dbf	Sí	Sí


Obtener información de importación de un archivo o de un archivo de carpetas personales

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Importar de Schedule+ u otro programa o archivo o en Importar de un archivo de carpetas personales.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.


Importar información a Outlook

Es posible que desee obtener información procedente de otras aplicaciones, como por ejemplo Microsoft Mail o Schedule+, o importar una Libreta personal de direcciones que contenga nombres, direcciones y números de teléfonos de contactos. Quizá haya exportado información desde Outlook o archivado información en un archivo de carpetas personales y ahora desee volver a importarla a Outlook. La manera de importar la información dependerá del formato de archivo en que esté guardada esa información.

Outlook puede importar datos de diferentes formatos de archivo. Para obtener información acerca de los formatos de archivo que Outlook puede importar, haga clic en  [image].

La información puede importarse a Outlook desde un archivo de carpetas personales o desde un archivo. Si importa información que previamente estuvo guardada en Outlook, por ejemplo, elementos en un archivo de datos, podrá importarla desde un archivo de carpetas personales. Si desea importar un archivo de Microsoft Mail, hágalo desde un archivo de Microsoft Mail. Para importar un archivo de Schedule+, un archivo de otro programa o un archivo de otro tipo, impórtelo desde Schedule+ o desde otro programa o archivo, ya que Outlook puede leer estos formatos. Al importar la información, moverá el contenido del archivo a la carpeta de Outlook que especifique.

Para obtener más información acerca de cómo importar información a Outlook, haga clic en  [image].


Crear una copia de seguridad de una carpeta

1	Agregue un servicio de carpeta personal a su perfil de usuario.

¿Cómo?

2	Abra la carpeta que contenga los elementos de los que desee realizar una copia de seguridad y, a continuación, copie los elementos en una carpeta ubicada dentro del archivo de carpetas personales.

Sugerencia   Para no olvidar realizar periódicamente una copia de seguridad de esta carpeta, agregue una tarea periódica a su lista de tareas.


Importar una Libreta personal de direcciones a una carpeta Contactos

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Importar de Schedule+ u otro programa o archivo.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.


Importó un archivo, pero los resultados son incorrectos

Outlook requiere que los registros individuales se coloquen en filas con campos en columnas. Si un archivo contiene registros individuales en columnas en lugar de filas, reorganice los datos de manera que cada registro esté ubicado en una fila.

Un archivo de texto sólo puede contener un tipo de elemento, porque el formato de texto delimitado permite un solo conjunto de campos por archivo. Estos campos suelen ser la primera fila del archivo.


Importar una lista o un archivo de contactos desde otro programa de Office

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Importar de Schedule+ u otro programa o archivo.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.

Nota   Si importa desde un archivo utilizado en Microsoft Word o en PowerPoint, el archivo deberá ser del tipo de valores separados por tabulaciones o valores separados por comas.


Exportar información a otros programas de Office

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Exportar a un archivo.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.

Nota   Si exporta un archivo utilizados en Microsoft Word o en PowerPoint, elija el tipo de archivo de valores separados por tabulaciones o valores separados por comas.


Importar un archivo de Schedule+

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Importar de Schedule+ u otro programa o archivo.

3	Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar.

Nota   Las tareas con nivel de prioridad importadas a Outlook desde Schedule+ se asignarán del siguiente modo: 1= alta; 5 = baja; cualquier otra = normal. Por ello, si tiene una tarea con nivel de prioridad 9 en Schedule+, su nivel de prioridad en Outlook será normal, no baja.


Importar un archivo de Microsoft Mail

Este tema de la Ayuda no aparecerá en pantalla mientras esté activado el Asistente para importar y exportar. Imprima este archivo de Ayuda para seguir en el programa el procedimiento que se explica a continuación.

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Importar de un archivo de Microsoft Mail.

3	En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad que contenga el archivo de Microsoft Mail que desea importar. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta encontrar el archivo de Microsoft Mail que desea importar.

4	Haga clic en Abrir.

5	En el cuadro, escriba su contraseña de Microsoft Mail.

6	Para importar mensajes de correo electrónico existentes, active la casilla de verificación Importar mensajes.

Para importar entradas de Libreta personal de direcciones active la casilla de verificación Importar entradas de libreta personal de direcciones.

7	Haga clic en Aceptar.

8	Para especificar un destino para los mensajes de correo electrónico importados, haga clic en Poner los mensajes en carpetas personales existentes o en Poner los mensajes en nuevas carpetas personales.

Si hizo clic en Poner los mensajes en nuevas carpetas personales, escriba el nombre de la nueva carpeta personal en el cuadro inferior o haga clic en Examinar para seleccionarla de la lista.

9	Para agregar estas nuevas carpetas personales a su perfil de usuario y mostrarlas en la lista de carpetas, active la casilla de verificación Mostrar nuevas carpetas personales.

10	Haga clic en Aceptar.

11	Si optó por crear una nueva carpeta personal, haga clic en una opción de codificación y cree una contraseña.


Responder automáticamente a los mensajes entrantes mientras está ausente de la oficina

Esta característica está disponible sólo en Servidor de Microsoft Exchange.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

2	Haga clic en Estoy actualmente fuera de la oficina.

3	En el cuadro Autoresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente:, escriba el mensaje que desee enviar a los demás mientras esté ausente.

Para obtener información acerca de cómo utilizar las reglas con el Asistente para fuera de oficina, haga clic en  [image].


Utilizar las reglas del Asistente para fuera de oficina y del Asistente para bandeja de entrada

Para utilizar cualquiera de los siguientes procedimientos, deberá tener cargado el complemento Asistente para bandeja de entrada. Para obtener información acerca de cómo cargar un complemento, haga clic en  [image].

Estas características están disponibles sólo en Servidor de Microsoft Exchange.

¿Qué desea hacer?

Crear una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

Eliminar una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

Cambiar una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

Cambiar el orden de las reglas del Asistente para fuera de oficina o del Asistente para bandeja de entrada

Activar o desactivar una regla para el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

Aplicar las reglas al Asistente para fuera de oficina o al Asistente para bandeja de entrada

Solución de problemas de reglas del Asistente para fuera de oficina o del Asistente para bandeja de entrada


Crear una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

1	Para crear una regla para cuando esté ausente de la oficina, haga clic en Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas.

Para crear una regla para la bandeja de entrada, haga clic en Asistente para bandeja de entrada del menú Herramientas.

2	Haga clic en Agregar regla.

3	En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones, especifique las condiciones de la regla que debe cumplir el mensaje para que se produzca la acción.

Para obtener información acerca de cómo se aplican las reglas, haga clic en  [image].

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

4	Para especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

5	Bajo Ejecutar estas acciones, seleccione las opciones que desee ejecutar. Es posible seleccionar varias opciones.

Nota   Si especifica que un mensaje se debe eliminar, las reglas que aparezcan a continuación de la regla de eliminar no afectarán al mensaje.


Eliminar una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

1	Para eliminar una regla para cuando esté ausente de la oficina, haga clic en Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas.

Para eliminar una regla para la bandeja de entrada, haga clic en Asistente para bandeja de entrada del menú Herramientas.

2	En el cuadro Estado, haga clic en la regla que desee eliminar.

3	Haga clic en Eliminar regla.


Cambiar una regla con el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

1	Para cambiar una regla para cuando esté ausente de la oficina, haga clic en Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas.

Para modificar una regla para la bandeja de entrada, haga clic en Asistente para bandeja de entrada del menú Herramientas.

2	En el cuadro Estado, seleccione la regla que desee cambiar.

3	Haga clic en Editar regla.

4	Modifique las condiciones y las acciones de la regla que considere oportunas.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.


Cambiar el orden de las reglas del Asistente para fuera de oficina o del Asistente para bandeja de entrada

1	Para cambiar el orden de las reglas para cuando esté ausente de la oficina, haga clic en Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas.

Para cambiar el orden de las reglas para la bandeja de entrada, haga clic en Asistente para bandeja de entrada del menú Herramientas.

2	En el cuadro Estado, haga clic en la regla que desee subir o bajar en la lista.

3	Haga clic en Subir o en Bajar.


Activar o desactivar una regla para el Asistente para fuera de oficina o el Asistente para bandeja de entrada

1	Para activar o desactivar las reglas para cuando esté ausente de la oficina, haga clic en Asistente para fuera de oficina del menú Herramientas.

Para activar o desactivar las reglas para la bandeja de entrada, haga clic en Asistente para bandeja de entrada del menú Herramientas.

2	En el cuadro Estado, active o desactive la casilla de verificación correspondiente a la regla que desee activar o desactivar.


Aplicar las reglas al Asistente para fuera de oficina o al Asistente para bandeja de entrada

Las reglas se aplicarán en el orden en que aparezcan, desde arriba hacia abajo, en la lista de reglas de los cuadros de diálogo Asistente para fuera de oficina y Asistente para bandeja de entrada.

Si se selecciona más de una condición en el cuadro de diálogo Editar regla, la regla se aplicará sólo a los mensajes que cumplan todas las condiciones. Por ejemplo, si se especifica Ana Díaz como remitente (condición) y "Reunión de mercadotecnia" (condición) en el cuadro Asunto, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan ambas condiciones.

No obstante, si se utiliza una condición para definir múltiples criterios, se hallarán los mensajes que cumplan al menos uno de los criterios incluidos en la condición. Por ejemplo, si se especifica "Ana Díaz;Carmen Saavedra" en el cuadro De, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados por Ana Díaz o por Carmen Saavedra.


Solución de problemas de reglas del Asistente para fuera de oficina o del Asistente para bandeja de entrada

¿Sobre qué necesita ayuda?

 No están disponibles los comandos del Asistente para fuera de oficina y del Asistente para bandeja de entrada

Una de las reglas tiene al lado una X en rojo


Una de las reglas tiene al lado una X en rojo

Cuando no pueda ejecutarse una acción especificada para una regla, aparecerá un mensaje de error y una X en rojo junto a la regla en el cuadro de diálogo Asistente para bandeja de entrada o Asistente para fuera de oficina. Este mensaje de error explica qué es necesario hacer para corregir el error. Para solucionarlo, haga clic en Editar regla y efectúe todos los cambios necesarios.


No están disponibles los comandos del Asistente para fuera de oficina y del Asistente para bandeja de entrada

•	Es posible que no se haya cargado el complemento que contiene las características de Asistente para fuera la de oficina y Asistente para bandeja de entrada. Para obtener información acerca de cómo cargar un complemento, haga clic en  [image].

•	Si no está conectado al servidor, los comandos Asistente para bandeja de entrada y Asistente para fuera de oficina (menú Herramientas) aparecerán atenuados.

•	Asistente para bandeja de entrada y Asistente para fuera de oficina sólo están disponibles en el Servidor de Microsoft Exchange.


Solución de problemas de objetos vinculados e incrustados

¿Sobre qué necesita ayuda?

Al hacer doble clic en un objeto vinculado o incrustado, aparece el mensaje de error "Imposible modificar"

Para que en el elemento aparezca el objeto incrustado en lugar de su icono


Al hacer doble clic en un objeto vinculado o incrustado aparece el mensaje de error "Imposible modificar"

Este mensaje aparece cuando no puede abrirse el archivo de origen o el programa de origen.

•	Asegúrese de que el programa de origen esté instalado en su equipo. Si no lo tiene instalado, convierta el objeto al formato de archivo de un programa que sí tenga instalado. Para obtener información acerca de cómo convertir un objeto a un formato de archivo diferente, haga clic en  [image].

•	Asegúrese de que dispone de memoria suficiente para ejecutar el programa de origen. Si fuera necesario, cierre los demás programas para liberar memoria.

•	Si el programa de origen está en ejecución, compruebe que no hay ningún cuadro de diálogo abierto. Cambie al programa de origen y cierre cualquier cuadro de diálogo abierto.

•	Si se trata de un objeto vinculado, asegúrese de que ningún otro usuario tenga abierto el archivo de origen.

•	Si se trata de un objeto vinculado, compruebe que el archivo de origen que desea modificar tiene el mismo nombre que cuando creó el vínculo, y que no se ha movido. Seleccione el objeto vinculado y, a continuación, haga clic en el comando Vínculos del menú Edición para ver el nombre del archivo de origen. Si se ha cambiado el nombre o se ha movido el archivo de origen, utilice el botón Cambiar origen del cuadro de diálogo Vínculos para volver a conectar los vínculos.


Para que en el elemento aparezca el objeto incrustado en lugar de su icono

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el icono y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

2	Haga clic en la ficha Ver y después en Mostrar como información editable.


Utilizar objetos vinculados e incrustados para compartir información entre programas de Office

Utilice un objeto vinculado o un objeto incrustado para agregar a un elemento la totalidad o parte de un archivo creado en una aplicación de Office, o bien en una aplicación que admita objetos vinculados e incrustados. Puede crear un objeto incrustado nuevo, o bien puede crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un archivo existente. Si el archivo que desea utilizar se creó en un programa que no admite objetos vinculados ni incrustados, puede copiar y pegar información del archivo de forma que la compartan varios programas.

Las principales diferencias entre objetos vinculados e incrustados son el lugar en que se almacenan los datos y cómo se actualizan después de colocarlos en el elemento.

En el caso de un objeto vinculado, la información se actualiza sólo si se modifica el archivo de origen. Los datos vinculados se guardan en el archivo de origen. El elemento guarda sólo la ubicación del archivo y muestra una representación de los datos vinculados. Utilice datos vinculados si es importante tener en cuenta el tamaño del archivo.

En cuanto a los objetos incrustados, la información contenida en el elemento no cambiará si se modifica el archivo de origen. Los objetos incrustados se convierten en parte del elemento y, una vez insertados, dejan de ser parte del archivo de origen. Haga doble clic en el objeto incrustado para abrirlo en el programa de origen.

¿Qué desea hacer?

Crear un nuevo objeto incrustado

Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un archivo existente

Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de la información de un archivo existente


Crear un nuevo objeto incrustado

1	Haga clic en el cuadro de texto del elemento en el que desee insertar el objeto incrustado.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3	Haga clic en Crear nuevo.

4	En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en el tipo de objeto que desee crear.

5	Para mostrar el objeto incrustado en forma de icono, por ejemplo, si otros usuarios van a ver el elemento en pantalla, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

Notas

•	En el cuadro Tipo de objeto aparecerán sólo las aplicaciones instaladas en su equipo que admitan objetos vinculados e incrustados.

•	Al hacer clic en Hoja de cálculo de Microsoft Excel del cuadro Tipo de objeto, se insertará un libro entero en el elemento. El elemento presentará una sola hoja de cálculo cada vez. Para ver otra hoja de cálculo, haga doble clic en el objeto de Microsoft Excel y después haga clic en una hoja diferente.


Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un archivo existente

1	Haga clic en el cuadro de texto del elemento en el que desee insertar el objeto vinculado o incrustado.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3	Haga clic en Desde el archivo.

4	En el cuadro Archivo, escriba el nombre del archivo a partir del cual desea crear el objeto vinculado o incrustado, o bien haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

5	Para crear un objeto vinculado, active la casilla de verificación Vínculo.

Si no activa la casilla de verificación Vínculo, el objeto se creará como incrustado.

6	Para mostrar el objeto vinculado o incrustado en forma de icono, por ejemplo, si otros usuarios van a ver el elemento en pantalla, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

Notas

•	No es posible utilizar el comando Objeto del menú Insertar para insertar gráficos y determinados tipos de archivos.

•	Al crear un objeto incrustado a partir de un libro existente de Microsoft Excel, se insertará un libro entero en el elemento. El elemento presentará una sola hoja de cálculo cada vez. Para ver otra hoja de cálculo, haga doble clic en el objeto de Microsoft Excel y después haga clic en una hoja diferente.


Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de la información de un archivo existente

1	Abra el archivo que contenga la información a partir de la cual desee crear el objeto vinculado o incrustado y después seleccione la información.

2	Haga clic en Copiar  [image]  o en Cortar  [image].

3	Cambie al elemento en el que va a insertar la información y después haga clic en el lugar en que desea que aparezca la misma.

4	En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.

5	Para crear un objeto vinculado, haga clic en Pegar vínculo.

Para crear un objeto incrustado, haga clic en Pegar. En el cuadro Como, haga clic en el elemento que contenga la palabra "objeto" en su nombre. Por ejemplo, si copió la información desde un documento de Word, haga clic en Objeto de documento de Microsoft Word.

Notas

•	No es posible crear un objeto vinculado o incrustado en una ubicación diferente dentro del mismo elemento o entre elementos de Outlook.

•	Al crear un objeto incrustado a partir de información de un libro existente de Microsoft Excel, se insertará un libro entero en el elemento. El elemento presentará una sola hoja de cálculo cada vez. Para ver otra hoja de cálculo, haga doble clic en el objeto de Microsoft Excel y después haga clic en una hoja diferente.


Modificar un objeto vinculado o incrustado

Para modificar un objeto vinculado en un elemento, utilice el comando Vínculos del menú Edición. Si el comando Vínculos no está disponible, el elemento no contiene un objeto vinculado.

Si el programa de origen está instalado en su equipo, haga doble clic en el objeto incrustado para modificarlo. Después de hacer doble clic en el objeto incrustado, algunos programas reemplazarán temporalmente las barras de herramientas del programa abierto, de manera que pueda mantenerse dentro de ese programa y modificar allí el objeto incrustado. Otros programas inician el programa de origen en otra ventana y abren allí el objeto para que pueda modificarse.

Si no tiene instalado el programa de origen, convierta el objeto incrustado al formato de archivo de un programa que sí tenga instalado. Por ejemplo, si un documento de Word tiene insertado un objeto Hoja de cálculo de Microsoft Works, y no tiene instalado Works pero sí Microsoft Excel, puede convertir el objeto al formato Hoja de cálculo de Microsoft Excel y modificar el objeto incrustado en Microsoft Excel.

¿Qué desea hacer?

Modificar un objeto vinculado

Modificar un objeto incrustado en el programa de origen

Modificar un objeto incrustado en un programa que no sea el de origen


Modificar un objeto incrustado en el programa de origen

1	Haga doble clic en el objeto incrustado para abrirlo.

2	Realice en el objeto incrustado los cambios que desee.

3	Si está modificando el objeto incrustado dentro del programa abierto, haga clic en cualquier lugar fuera del objeto incrustado para volver al elemento.

Si modifica el objeto incrustado en una ventana separada del programa de origen, haga clic en Salir en el menú Archivo para volver al elemento.

Nota   Algunos objetos incrustados, como clips de vídeo y de sonido, se reproducen al hacer doble clic en ellos en lugar de abrir un programa. Para modificar cualquiera de estos objetos incrustados, selecciónelo, elija Objeto nombre objeto en el menú Edición y después haga clic en Modificar.


Modificar un objeto incrustado en un programa que no sea el de origen

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el objeto incrustado que desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

2	En la ficha General, haga clic en Convertir.

3	Haga clic en el formato de archivo al que desee convertir el objeto incrustado.


Modificar un objeto vinculado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado que desea modificar.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3	Haga clic en el objeto vinculado y después en Abrir origen.

4	 Realice los cambios que desee en el objeto vinculado.

5	En el programa de origen, haga clic en Salir en el menú Archivo.


Volver a conectar un objeto vinculado si se movió o cambió el nombre del archivo de origen

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado que desea volver a conectar o cambiar.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3	Haga clic en los objetos vinculados que desea volver a conectar o cambiar.

Para seleccionar varios objetos vinculados, presione la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en cada objeto vinculado.

4	Haga clic en Cambiar origen.

5	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo al que desea volver a conectar el objeto vinculado o en el que desea cambiar el objeto vinculado.

Si no encuentra el archivo que desea abrir, seleccione otra carpeta en el cuadro Buscar en.

6	Para volver a conectar el objeto vinculado sólo a una parte del archivo de origen, escriba el nombre del contenido específico del archivo de origen al que desee vincularse, como por ejemplo un rango de celdas en Microsoft Excel o el nombre de un marcador de Word, en el cuadro Nombre del elemento.


Cambiar la manera de presentar un objeto vinculado o incrustado

Puede mostrar un objeto vinculado o incrustado en un elemento exactamente como aparece en el programa de origen (por ejemplo, si tiene previsto imprimir el elemento) o como icono (por ejemplo, si desea minimizar la cantidad de espacio utilizado en el elemento o si desea ver el elemento solamente en pantalla). También puede cambiar el icono que representa al objeto vinculado o incrustado y agregar o cambiar la etiqueta que aparece debajo del icono. Si en el cuadro de diálogo Pegado especial seleccionó Texto sin formato, Texto con formato (RTF), Imagen o Mapa de bits, no podrá modificar la manera en que aparece el objeto vinculado.

¿Qué desea hacer?

Mostrar el contenido de un objeto vinculado o incrustado

Mostrar un objeto vinculado o incrustado como un icono

Cambiar el icono que representa un objeto vinculado o incrustado

Cambiar o agregar un rótulo de icono para el icono que representa a un objeto vinculado o incrustado


Mostrar el contenido de un objeto vinculado o incrustado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado o incrustado que desea modificar.

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el objeto vinculado o incrustado que desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Ver y después en Mostrar como información editable.


Mostrar un objeto vinculado o incrustado como un icono

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado o incrustado que desea modificar.

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el objeto vinculado o incrustado que desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Ver y después en Mostrar como icono.


Cambiar el icono que representa un objeto vinculado o incrustado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado o incrustado que desea modificar.

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el objeto vinculado o incrustado que desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Ver y después en Cambiar icono.

4	Haga clic en Desde archivo y después haga clic en el nombre de archivo del icono elegido o en Examinar para seleccionarlo en una lista.


Cambiar o agregar un rótulo de icono para el icono que representa a un objeto vinculado o incrustado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado o incrustado que desea modificar.

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el objeto vinculado o incrustado que desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Ver y después en Cambiar icono.

4	Para agregar o cambiar el rótulo que aparece con el icono, escriba el texto que desee en el cuadro Título.


Actualizar un objeto vinculado

Un objeto vinculado se actualiza automáticamente cada vez que se abre el elemento o que se modifica el archivo de origen mientras el elemento está abierto. Puede modificar esta configuración para actualizar el objeto manualmente utilizando el comando Vínculos (menú Edición).

¿Qué desea hacer?

Cambiar la forma de actualizar un objeto vinculado

Actualizar manualmente un objeto vinculado


Cambiar la forma de actualizar un objeto vinculado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado que desea modificar.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

El comando Vínculos no estará disponible si el elemento no contiene un objeto vinculado.

3	Haga clic en el objeto vinculado que desea actualizar.

Para seleccionar varios objetos vinculados, presione la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en cada objeto vinculado.

4	Para actualizar un objeto vinculado cada vez que abra el archivo que contiene el objeto o cada vez que se modifique el objeto vinculado mientras el archivo está abierto, haga clic en Automática.

Para actualizar un objeto vinculado sólo cuando se hace clic en Actualizar ahora, haga clic en Manual.


Actualizar manualmente un objeto vinculado

1	Abra el elemento que contenga el objeto vinculado que desea actualizar.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

El comando Vínculos no estará disponible si el elemento no contiene un objeto vinculado.

3	Haga clic en el objeto vinculado y, a continuación, en Actualizar ahora.


Programas de Office que puede utilizar para crear un formulario en pantalla o impreso

Es posible crear un formulario en Word, Microsoft Access, Microsoft Excel o Outlook. Word, Microsoft Excel y Outlook incluyen formularios de muestra que puede utilizar tal cual, o bien como base para crear formularios personalizados. Por ejemplo, Word incluye varios formularios comerciales en pantalla, incluidos formularios de facturas, órdenes de compra y planillas semanales de horarios. En Microsoft Access, existen muestras de bases de datos que incluyen diversos tipos de formularios que puede modificar para adaptarlos a sus necesidades. Además, Microsoft Access ofrece el Asistente para formularios, que genera una serie de preguntas con cuyas respuestas diseña y da formato a los formularios de forma automática.

•	Utilice Word o Microsoft Access para crear un formulario que contenga formatos complejos, imágenes, objetos vinculados o incrustados, casillas de verificación, listas desplegables o áreas de texto que contengan tipos de datos, formatos y texto predeterminado específicos. En cualquiera de los programas puede crear formularios para rellenar en pantalla o para imprimir y después rellenar en papel. En Word o en Microsoft Access puede definir condiciones para agregar datos al formulario, incluir macros de ejecución automática e insertar mensajes de ayuda que faciliten a otros usuarios el rellenado de formularios. Por otra parte, en Microsoft Access puede incluir el código de Visual Basic para aplicaciones que se ejecuta automáticamente e insertar sugerencias que facilitarán a otros usuarios el rellenado de formularios.

•	Utilice Microsoft Access si necesita almacenar gran cantidad de datos, si necesita todas las posibilidades de las bases de datos relacionales, si desea generar varios informes a partir de los datos o agrupar todos los formularios en una aplicación. También podrá utilizar Microsoft Access para generar varios informes de los datos, así como para obtener grandes volúmenes de información.

•	Cree el formulario en Microsoft Excel para obtener información utilizada en cálculos, análisis o documentos financieros, por ejemplo, una tabla de amortizaciones o listas de precios. Para agregar a una base de datos la información del formulario, utilice el Asistente para plantillas con seguimiento de datos a fin de crear una plantilla de formulario. Cada nuevo formulario generado a partir de la plantilla creará automáticamente un registro correspondiente en la base de datos.

•	Utilice Formularios de Microsoft Outlook para personalizar mensajes de correo, citas y cualquier otro elemento de Outlook, a fin de contar con un método fácil para distribuir y obtener información electrónicamente. Utilizando Formularios de Outlook puede agrupar y ordenar la información obtenida, responder a información enviada y ver la información organizada por tema de conversación, de forma que las respuestas al formulario se agrupan con el formulario original.

Si desea obtener información acerca del uso de los formularios de Microsoft Outlook, haga clic en [image].


Programas de Office para elaborar una lista de nombres y direcciones para combinar correspondencia

Antes de crear una lista de nombres y direcciones para combinar correspondencia, deberá determinar qué aplicación de Office es la más adecuada. Para combinar correspondencia puede utilizar una lista creada en Word, en Microsoft Access, en Outlook o en Microsoft Excel.

•	Si se trata de una lista de nombres y direcciones pequeña o mediana en la que no tenga previsto efectuar muchas modificaciones, utilice Combinar correspondencia de Word. Para obtener información acerca de cómo utilizar Combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.

•	Para utilizar nombres y direcciones de todos los contactos de la lista de contactos de Outlook con Combinar correspondencia de Word, primero agregue la Libreta de direcciones de Outlook a su perfil de usuario. En Word, haga clic en Combinar correspondencia en el menú Herramientas. Haga clic en Obtener datos y después en Usar Libreta de direcciones. Haga clic en Libreta de direcciones de Outlook.

•	Para utilizar sólo los nombres y direcciones de algunos contactos de la lista de contactos de Outlook con Combinar correspondencia de Word, copie los contactos que desee utilizar en una carpeta de contactos separada y, a continuación, exporte los datos de esa carpeta en un archivo delimitado por tabulaciones.

•	Para confeccionar una lista numerada automáticamente, utilice Word.

•	Para una lista más larga en la que tenga previsto agregar, eliminar y modificar elementos o para una lista de números, utilice Microsoft Excel o Microsoft Access.

•	Si desea disponer de funciones de ordenación y búsqueda más eficaces, utilice Microsoft Access o Microsoft Excel.

•	Para generar una lista con todas las posibilidades de una base de datos relacional, una lista grande o una lista que pueda compartir con otros usuarios, utilice Microsoft Access.


Programas de Office que puede utilizar para crear una tabla

Antes de crear una tabla, deberá determinar qué aplicación de Office es la más adecuada. Para crear una tabla puede utilizar Word, Microsoft Excel o Microsoft Access. Microsoft Excel y Word ofrecen la posibilidad de dar formato a la tabla automáticamente. En Microsoft Access puede dar formato a una hoja de cálculo entera.

•	Si desea una tabla que incluya formato de gráficos complejo, como listas con viñetas, tabulaciones personalizadas, numeración, sangrías francesas, formato de celdas individuales y división diagonal de celdas, utilice Word.

•	Si desea una tabla que incluya cálculos complejos, análisis estadísticos o gráficos, la aplicación adecuada es Microsoft Excel.

•	Si desea disponer de funciones de ordenación y búsqueda más eficaces, utilice Microsoft Access o Microsoft Excel.

•	Para obtener todas las posibilidades de una base de datos relacional, genere las tablas en Microsoft Access.

•	Para crear una tabla que pueda incluir fácilmente una presentación de PowerPoint, utilice Word.


Formato de la información pegada del Portapapeles

La información cortada o copiada a otro programa se pega, en la medida de lo posible, en un formato que pueda modificarse en ese programa. Por ejemplo, los datos de las hojas de cálculo de Microsoft Excel y los registros de Microsoft Access se pegan en Word como tablas de Word que incluyen los anchos de columna y los formatos de fuentes. El texto separado por tabulaciones de Word se pega en Microsoft Excel en filas y columnas de celdas. Los registros de Microsoft Access se pegan en una hoja de cálculo de Microsoft Excel en filas, cada campo en una columna separada.

Si no es posible modificar la información en un programa, se insertará como objeto incrustado. Puede utilizar el programa de origen para modificar los objetos incrustados. Si no es posible insertar la información, se pegará como imagen estática que no podrá modificarse.

Para controlar la manera de pegar la información, utilice el comando Pegado especial (menú Edición).


Métodos para compartir información en Outlook

Existen diversos métodos para compartir la información entre los programas de Office. Puede basar su decisión acerca de cómo desea que la información aparezca en el programa, en si prefiere que dicha información se actualice cada vez que se modifique y en función del usuario con el que desee compartir la información

Para	Haga lo siguiente
Realizar una copia de la información que aparece en un programa y pegarla en otro programa	Utilice las funciones de copiar y pegar.
Copiar o mover rápidamente información entre dos archivos abiertos	Utilice el método de arrastrar y colocar.
Utilizar un archivo creado en otro programa	Utilice la función de importación y exportación.
Crear un hipervínculo a una página Web en un mensaje de correo y representarlo con texto en color y subrayado	Escriba la dirección del hipervínculo en el cuadro de texto del mensaje.
Copiar información de otro archivo y mantener la información copiada actualizada si cambian los datos originales en el archivo de origen	Utilice un objeto vinculado.
Copiar información de un archivo creado en otro programa, de manera que pueda modificar fácilmente los datos del programa de origen sin salir del documento actual	Utilice un objeto incrustado.
Hacer que la información esté disponible en un lugar público	Envíe la información a una carpeta pública del Servidor de Microsoft Exchange.
Enviar a otros usuarios un archivo entero para que puedan revisarlo y hacer comentarios	Envíe un archivo como datos adjuntos.
Enviar elementos a otros usuarios para que puedan copiarlos en sus carpetas privadas	Inserte los elementos.
Para obtener más información, utilice el Ayudante de Office o el Índice de la Ayuda para buscar la característica que desee de la columna Haga lo siguiente.


Al seleccionar una carpeta de contactos en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se produce un error

Es posible que se haya eliminado la carpeta de contactos utilizando un programa distinto de Outlook, como Microsoft Exchange Client o si se comparte la carpeta de contactos, quizá ya no disponga de los permisos necesarios para utilizarla.

Si ya no dispone de los permisos necesarios para utilizar la carpeta de contactos, pida al usuario de esa carpeta permiso para utilizarla y vuelva a configurarla en la Libreta de direcciones. Para obtener información acerca de cómo configurar una carpeta de contactos en la Libreta de direcciones de Outlook, haga clic en  [image].

Si determina que la carpeta de contactos ya no existe o que no tiene permiso para utilizarla, puede quitarla de la Libreta de direcciones. En el menú Herramientas, haga clic en Servicios. En la ficha Servicios, haga clic en Libreta de direcciones de Outlook y después en Propiedades. Haga clic en el nombre de la carpeta que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.


Qué ocurrió con los cambios realizados en un archivo adjunto

•	Si abre los datos adjuntos a un elemento, efectúa las modificaciones que considere oportunas en los datos adjuntos y, a continuación, cierra el elemento sin guardarlo, las modificaciones realizadas en los datos adjuntos no se guardarán con el elemento. Para guardar las modificaciones realizadas en los datos adjuntos a un elemento, debe guardar el elemento. Para guardar una copia independiente de los datos adjuntos una vez realizados los cambios, utilice el comando Guardar como (menú Archivo) en el programa en el que haya abierto los datos adjuntos.

•	Es posible que se hayan abierto los datos adjuntos cuando cerró el elemento. Si cierra un elemento y, a continuación, cierra los datos adjuntos al mismo, las modificaciones que haya realizado en éstos no se guardarán con el elemento. Para guardar todas las modificaciones efectuadas en los datos adjuntos junto con el elemento, mantenga el elemento abierto mientras modifica los datos adjuntos. Una vez que haya terminado de modificar los datos adjuntos, guárdelos, ciérrelos y, sólo entonces, guarde y cierre el elemento.

•	Puede que haya abierto varias copias de los datos adjuntos y después haya efectuado modificaciones en copias independientes. Si realizó modificaciones en varias copias de los datos adjuntos, con el elemento se guardarán sólo las últimas modificaciones guardadas.

•	Si creó el archivo utilizado como datos adjuntos, es posible que haya modificado el archivo original y no los datos adjuntos. Busque el archivo original en el disco duro y compruébelo; si fuera necesario, vuelva a adjuntar los datos al archivo original.


Comparar acceso delegado, carpetas privadas compartidas y carpetas públicas

Para utilizar el acceso delegado y las carpetas públicas y para compartir sus carpetas de Outlook privadas, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange. Las carpetas privadas deben guardarse en el buzón del Servidor de Microsoft Exchange y no en un archivo de carpeta personal.

Con Outlook puede compartir elementos y archivos de las siguientes maneras: otorgar a otros usuarios permiso para ver sus carpetas privadas, nombrar delegado suyo a otro usuario y utilizar carpetas públicas para que muchos usuarios puedan obtener acceso a la información.

Utilice	Cuando	Ejemplos
Carpetas privadas compartidas	Desee otorgar a uno o a varios usuarios permiso para leer, modificar, crear o eliminar información en sus carpetas privadas.	Desea que un compañero de trabajo pueda ver su lista de tareas. Desea que su superior pueda ver su programación.
Acceso delegado	Desee otorgar a otro usuario autorización para enviar mensajes o aceptar convocatorias de reunión y solicitudes de tarea en su nombre o para administrar información en sus carpetas privadas.	Hay un usuario que le ayuda a administrar los mensajes de correo electrónico y la programación mientras esté fuera de la oficina.
Carpetas públicas	Desee compartir información con un grupo de trabajo, un departamento o una organización.	Su grupo de trabajo desea compartir una lista de tareas o enviar ideas y responder a ellas en línea en un foro público. Su organización desea contar con un calendario en el que todos puedan ver los días no laborables y los eventos de la organización más recientes.


Crear una Autofirma para utilizarla con WordMail

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Usar Microsoft Word como editor de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3	Redacte el mensaje.

¿Cómo?

4	En el cuadro de texto del mensaje, escriba y aplique formato al texto que desea utilizar como autofirma.

5	Seleccione el texto de la autofirma.

6	En el menú Herramientas, haga clic en Autofirma.

7	Para agregar una línea en blanco delante de la autofirma, active la casilla de verificación Agregar línea en blanco delante de la autofirma.


El texto que escribe aparece en azul y subrayado

Posiblemente haya escrito el inicio de una dirección, o de un protocolo, de Internet. Si escribe algo que parezca ser un protocolo de Internet en el cuadro de texto de un mensaje de correo, Outlook creará automáticamente un hipervínculo desde el texto para que los destinatarios del mensaje puedan ir rápidamente hasta el destino del hipervínculo. Para obtener una lista de los protocolos de Internet que pueda escribir para crear hipervínculos, haga clic en  [image].


Protocolos de Internet que puede utilizar para crear hipervínculos

Al escribir uno de los siguientes protocolos de Internet en el cuadro de texto de un mensaje de correo, Outlook crea automáticamente un hipervínculo desde el texto. Si los destinatarios de un mensaje tienen instalado en sus equipos un explorador de Internet, como Microsoft Internet Explorer, que sea compatible con el protocolo, pueden hacer clic en el hipervínculo para ir rápidamente al destino.

Si la dirección de Internet incluye espacios, la dirección completa deberá ir entre paréntesis angulares (< >). Por ejemplo, <archivo://c:\Mis documentos\Miarchivo.doc>

Protocolo de Internet	Descripción
file://	Protocolo utilizado para abrir un archivo en una intranet.
ftp://	Protocolo de transmisión de archivo (FTP): el método más común para transmitir archivos a través de Internet.
gopher://	Protocolo Gopher: protocolo mediante el que se guardan los hipervínculos y el texto por separado.
http://	Protocolo de transmisión de hipertexto (HTTP).
https://	Protocolo de transmisión de hipertexto, seguro. Protocolo diseñado para proteger las comunicaciones por Internet que utilizan HTTP.
mailto:	Protocolo utilizado para enviar correo a una dirección de correo electrónico. Cuando el destinatario hace clic en este hipervínculo, se abre un nuevo mensaje que contiene la dirección de correo electrónico mailto.
news:	Protocolo utilizado para abrir un grupo de noticias de Internet, para destinatarios conectados a un servidor NNTP.
nntp://	Protocolo de transmisión de noticias en red. Protocolo utilizado para distribuir, consultar, recuperar y enviar artículos de noticias Usenet en Internet.
Outlook: u Outlook://	Protocolo utilizado para abrir una carpeta de Outlook o un elemento o archivo en Outlook. Este protocolo sólo es compatible con Outlook.
prospero://	Protocolo utilizado para organizar los recursos de Internet en su conjunto personal de hipervínculos conectados con información en servidores de archivos remotos, para su sistema personal de archivos virtuales.
telnet://	Protocolo estándar de Internet para iniciar sesiones desde lugares remotos.
wais://	Protocolo de Servidores de información de área extendida. Sistema distribuido de recuperación de la información utilizado para recuperar documentos a partir de las palabras claves que incluya.


Agregar automáticamente el código de país a los números de teléfono locales

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Opciones de marcado.

3	Active la casilla de verificación Agregar automáticamente el código de país a los números locales.

El código de país corresponderá al país especificado en el cuadro Zona geográfica del cuadro de diálogo Propiedades de marcado (haga clic en Propiedades de marcado).

Nota   Si la casilla de verificación Agregar automáticamente el código de país a los números locales no está disponible, Outlook no reconocerá el formato de número de teléfono del código de país especificado y no podrá dar formato automáticamente a los números de teléfono.


Cambiar el país predeterminado de las direcciones de los contactos

Para cambiar el país predeterminado, haga doble clic en el icono Configuración regional del Panel de control de Windows. Haga clic en la ficha Configuración regional y en el país que desee predeterminar para las direcciones de los contactos; a continuación, reinicie Outlook.

Nota   Al cambiar el país en el cuadro de diálogo Configuración regional, es posible que también cambien configuraciones como los formatos de moneda y de fecha. Compruebe todas las fichas del cuadro de diálogo Configuración regional para asegurarse de que todas las configuraciones sean correctas.


Especificar un módem diferente para marcado automático

Para especificar otro módem, deberá tener varios módems instalados en su equipo. Para obtener información acerca de cómo instalar un módem, consulte el tema Instalación de un módem en la documentación de Windows.

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y, a continuación, haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Opciones de marcado.

3	En el cuadro Conectar usando la línea, seleccione el módem que desee utilizar.


Crear un acceso directo a una carpeta Historial de Web

Para crear un acceso directo a una carpeta Historial de Web, debe ejecutar Windows 95 con Internet Explorer 3.0.

1	En el menú Inicio, haga clic en Programas y después en Explorador de Windows.

2	Haga doble clic en el directorio de Windows 95.

3	En el directorio de Windows 95, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Historial y, a continuación, haga clic en Crear acceso directo del menú contextual.

4	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo Otros y después arrastre el acceso directo que acaba de crear desde el Explorador de Windows hasta la carpeta Favoritos.

Nota   Para utilizar un acceso directo en la carpeta Historial, haga clic en Favoritos del grupo Otros en la barra de Outlook, haga doble clic en el acceso directo a la carpeta Historial y, por último, haga doble clic en el acceso directo que desee del Explorador de Windows.


Enviar un acceso directo de una carpeta en un mensaje de correo

1	Configure los permisos para compartir la carpeta de la que desea enviar un acceso directo.

¿Cómo?

2	Abra la carpeta para la que acaba de configurar los permisos para compartir.

3	Redacte el mensaje de correo, pero aún no lo envíe.

¿Cómo?

4	Arrastre el icono de la carpeta que acaba de abrir desde el título de carpeta hasta el botón de mensaje de correo de la barra de tareas de Windows y, a continuación, hasta el cuadro de texto del mensaje de correo.

5	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Para utilizar el acceso directo a la carpeta privada, el destinatario del mensaje debe utilizar Outlook.


Abrir un hipervínculo en un mensaje de correo

•	Haga clic en el hipervínculo.

Nota   Si utiliza varios exploradores, puede especificar el explorador que desee utilizar para ir al hipervínculo. Presione la tecla MAYÚS y, sin soltarla, haga clic en el hipervínculo; a continuación, busque el explorador que desee en el cuadro de diálogo Buscar explorador de vínculos.


Crear una carta para un contacto con Word 97

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	Haga clic en el contacto al que desee dirigir una carta.

3	En el menú Contactos, haga clic en Nueva carta al contacto.

4	Siga las instrucciones del Asistente para cartas de Word.


Crear un mensaje

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Mensaje.

2	Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para y CC.

Para seleccionar los nombres de los destinatarios en una lista, haga clic en el botón Para o CC.

3	En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

4	En el cuadro de texto, redacte el mensaje.

5	Haga clic en Enviar  [image].


Cambiar el formato de los mensajes reenviados

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Leer.

Mostrar

2	En el cuadro Al reenviar un mensaje, cambie las opciones que desee.


Cambiar el formato de los mensajes a los que responda

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Leer.

Mostrar

2	Debajo de Al responder a un mensaje, cambie las opciones que desee.


Cambiar la fuente de los nuevos mensajes

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

Mostrar

2	Haga clic en Fuente.

3	Seleccione las opciones que desee.


Copiar mensajes

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Seleccione los mensajes que desee copiar.

¿Cómo?

3	En el menú Edición, haga clic en Copiar.

4	Si desea ubicar las copias en otra carpeta, haga clic en la carpeta en la que desea copiar los mensajes.

5	En el menú Edición, haga clic en Pegar.


Eliminar mensajes

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Seleccione los mensajes que desee eliminar.

¿Cómo?

3	Haga clic en Eliminar  [image].


Reenviar mensajes

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Seleccione los mensajes que desee reenviar.

¿Cómo?

3	Haga clic en Reenviar  [image].

4	Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para y CC.

Para seleccionar los nombres de los destinatarios de una lista, haga clic en el botón Para o CC.

5	Si va a reenviar varios mensajes, escriba el asunto de los mismos en el cuadro Asunto.

6	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Si se seleccionan varios mensajes, se reenviarán como documentos adjuntos.


Establecer el nivel de importancia de un mensaje

1	Cree o abra un mensaje.

¿Cómo?

2	Para marcar un mensaje como muy importante, haga clic en Importancia alta  [image].

Para marcar un mensaje como no importante, haga clic en Importancia baja  [image].

Para quitar el símbolo de nivel de importancia del mensaje, vuelva a hacer clic en el botón de importancia.

Nota   Para marcar todos los mensajes enviados con el mismo nivel de importancia, vaya a la ficha Enviar del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). En el cuadro Importancia, haga clic en el nivel de importancia elegido.


Mover mensajes

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Seleccione los mensajes que desee mover.

¿Cómo?

3	Haga clic en Mover a una carpeta  [image] y después haga clic en el nombre de la carpeta a la que desea mover los mensajes.

Para mover los mensajes a una carpeta que no aparezca en la lista, haga clic en Mover a una carpeta y, a continuación, bajo Mover los elementos seleccionados a la carpeta, haga clic en la carpeta a la que desea mover los mensajes.


Responder a un mensaje

1	Abra el mensaje al que desee responder.

¿Cómo?

2	Para responder únicamente al remitente del mensaje, haga clic en Responder  [image].

Para responder a todos los destinatarios incluidos en los cuadros Para y CC, haga clic en Responder a todos  [image].


Recibir una notificación al entregar los mensajes

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Informar cuando se hayan entregado todos los mensajes.

Nota   Para recibir la notificación de un solo mensaje, haga clic en la ficha Opciones del mensaje y, a continuación, active la casilla de verificación Informar cuando se hayan entregado todos los mensajes.


Recibir una notificación cuando se leen los mensajes enviados

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Informar cuando se hayan leído todos los mensajes.

Nota   Para recibir la notificación de un solo mensaje, haga clic en la ficha Opciones del mensaje y, a continuación, active la casilla de verificación Informar cuando se hayan leído todos los mensajes.


Realizar el seguimiento de entrega o lectura de mensajes

Podrá realizar un seguimiento de los mensajes para saber cuándo se entregan o los leen sus destinatarios. Recibirá una notificación cuando cada mensaje se entregue o se lea. A continuación, el contenido de la notificación quedará automáticamente registrado en la ficha Seguimiento del mensaje original. Podrá activar o desactivar el registro automático del resultado del seguimiento, así como revisar cada notificación antes de que quede registrada en la ficha Seguimiento. También podrá eliminar automáticamente las notificaciones de los mensajes en la lista de mensajes.

¿Qué desea hacer?

Revisar el resultado del seguimiento

Registrar automáticamente el resultado del seguimiento

Leer las notificaciones de los mensajes entregados o leídos, antes de registrar el resultado del seguimiento

Eliminar automáticamente las notificaciones de los mensajes entregados y leídos


Registrar automáticamente el resultado del seguimiento

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Procesar las confirmaciones de entrega, lectura y recuperación al recibirlas.


Revisar el resultado del seguimiento

1	En la carpeta Elementos enviados, abra el mensaje original que esté siguiendo.

2	Haga clic en la ficha Seguimiento y revise el resultado.


Conservar y eliminar automáticamente las notificaciones de los mensajes entregados y leídos

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Seleccione la casilla de verificación Eliminar confirmaciones y respuestas en blanco una vez procesadas.


Leer las notificaciones de los mensajes entregados o leídos, antes de registrar el resultado del seguimiento

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Desactive la casilla de verificación Procesar las convocatorias y respuestas al recibirlas.


Establecer la acción que tendrá lugar después de mover o eliminar un mensaje

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Leer.

Mostrar

2	En el cuadro Después de mover o eliminar un elemento abierto, haga clic en la acción que desee ejecutar.


Mostrar u ocultar el cuadro De en un mensaje

1	Redacte el mensaje.

2	En el menú Ver, haga clic en Campo De.

Nota   Deberá estar autorizado para enviar un mensaje desde una bandeja de entrada que no sea la suya.


Copiar una carpeta

1	Haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic en la carpeta que desee copiar.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Copiar.

4	En el cuadro Copiar la carpeta seleccionada a la carpeta, haga clic en la ubicación en la que desea copiar la carpeta.

Nota   Para copiar en una carpeta pública deberá contar con las autorizaciones necesarias en las carpetas de origen y de destino.


Crear una carpeta para elementos

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Carpeta.

2	En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar a la carpeta.

3	En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en el tipo de elementos que desee que contenga la carpeta.

4	En el cuadro Guardar como subcarpeta de, haga clic en la ubicación de la carpeta.


Eliminar una carpeta

1	Haga clic en la carpeta que desee eliminar.

2	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Eliminar.

Nota   Para eliminar una carpeta pública deberá tener permisos de Propietario.

Sugerencia   Para ver rápidamente todas las carpetas y subcarpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Mover una carpeta

1	Haga clic en la carpeta que desee mover.

2	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Mover.

3	En el cuadro Mover la carpeta seleccionada a la carpeta, haga clic en la ubicación hacia la que desea mover la carpeta.

Nota   Para mover una carpeta pública deberá contar con las autorizaciones necesarias en las carpetas de origen y de destino. Si trata de mover una carpeta pública arrastrando entre carpetas, Outlook copia la carpeta en vez de moverla.

Sugerencia   Para ver rápidamente todas las carpetas y las subcarpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Cambiar el nombre de una carpeta de Outlook

1	Haga clic en la carpeta cuyo nombre desee cambiar.

2	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Cambiar nombre.

3	Escriba el nuevo nombre que desee asignar a la carpeta.

Notas

•	Para cambiar el nombre de una carpeta pública deberá tener permisos de Propietario.

•	Para ver rápidamente todas las carpetas y subcarpetas, haga clic en Lista de carpetas  [image].


Guardar una copia de los mensajes que se envían

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Guardar copias de los mensajes en la carpeta Elementos enviados.

3	Para guardar las respuestas en la carpeta que contiene el mensaje original, active la casilla de verificación En carpetas diferentes a la Bandeja de entrada, guardar respuesta con el mensaje original. Las respuestas a los mensajes de la Bandeja de entrada seguirán guardándose en la carpeta Elementos enviados.

Para guardar una copia de un mensaje reenviado, active la casilla de verificación Guardar los mensajes reenviados.

Nota   Para guardar la copia de un único mensaje enviado, haga clic en la ficha Opciones del mensaje y, a continuación, active la casilla de verificación Guardar el mensaje enviado en. Para especificar la carpeta en la que desee guardar el mensaje, haga clic en el botón Examinar.


Guardar un elemento como un archivo

1	Haga clic en el elemento que desee guardar como archivo.

2	En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

3	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee asignar al archivo.

4	En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en el tipo de archivo que desee.

5	En el cuadro Guardar en, haga clic en la ubicación en la que desee guardar el archivo.


Guardar un mensaje no finalizado

1	Haga clic en el mensaje.

2	En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Nota   El mensaje se guardará en la Bandeja de entrada, pero no se enviará.


Marcar un mensaje como privado, personal o confidencial

1	En el mensaje que desee marcar, haga clic en la ficha Opciones.

2	En el cuadro Confidencialidad, haga clic en la opción que desee.

Notas

•	Al marcar un mensaje como Privado impedirá que pueda modificarse tras su envío.

•	Para marcar todos los mensajes enviados con el mismo nivel de confidencialidad, vaya a la ficha Enviar del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). En el cuadro Confidencialidad, haga clic en el nivel de confidencialidad que desee.


Enviar a otro usuario las respuestas a su mensaje

1	En el mensaje, haga clic en la ficha Opciones.

2	Active la casilla de verificación Enviar las respuestas a.

3	Escriba el nombre de otro usuario o haga clic en Seleccionar nombres para seleccionarlo de una lista.

No es posible hacer que las respuestas se envíen a una lista personal de distribución.


Aplazar la entrega de un mensaje

1	En el mensaje cuya entrega desee aplazar, haga clic en la ficha Opciones.

2	Active la casilla de verificación No entregar antes de y, a continuación, escriba la fecha de entrega que desee.

Nota   Esta característica sólo está disponible en el Servidor de Microsoft Exchange.


Anular la disponibilidad de un mensaje enviado a partir de una fecha especificada

1	En el mensaje, haga clic en la ficha Opciones.

2	Active la casilla de verificación Caduca después de y, a continuación, escriba la fecha de caducidad que desee.


Mostrar u ocultar el cuadro CCO en un mensaje

1	Redacte el mensaje.

2	En el menú Ver, haga clic en el cuadro Campo CCO.


Mostrar una vista previa del contenido de los mensajes

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Haga clic en Vista previa automática  [image].

Sugerencia   Para una vista previa sólo del contenido de los mensajes no leídos, en el menú Ver haga clic en Formato de vista y después en Mostrar los elementos no leídos.


Pedir a otros usuarios que voten en un mensaje

1	Redacte el mensaje.

2	Haga clic en la ficha Opciones.

3	Active la casilla de verificación Usar botones de voto y, a continuación, haga clic en los botones de voto que desee utilizar en el cuadro.

Para crear botones de voto con nombres definidos por usuario, elimine los nombres de botón predeterminados y escriba el texto que desee. Separe el texto con signos de punto y coma. Por ejemplo: Pequeño;Grande;Extra grande.

4	Active la casilla de verificación Guardar el mensaje enviado en y, a continuación, escriba el nombre de la carpeta en la que desee guardar el mensaje.

5	Haga clic en Enviar  [image].


Ver las respuestas de voto a un mensaje

1	Abra el mensaje original que contenga el voto. Generalmente, lo encontrará en la carpeta Elementos enviados.

2	Haga clic en la ficha Seguimiento.

Nota   De forma predeterminada, las respuestas que no contengan comentarios quedarán registradas en el mensaje original y después las respuestas se almacenarán en la Bandeja de entrada. Para eliminar automáticamente los mensajes de respuesta, en la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas), seleccione la casilla de verificación Eliminar confirmaciones y respuestas en blanco una vez procesadas.


Acerca de las marcas de mensaje

Marcar un mensaje es un método rápido para realizar un seguimiento o para realizar una petición a otro usuario.

Al marcar un mensaje, aparecerá uno de los siguientes símbolos en la columna Estado de marca  [image]  de la lista de mensajes.

Si en la columna Estado de marca aparece	Significa
en blanco	No marcado
	Marcado
	Marcado como completado
Cuando el destinatario recibe un mensaje con una marca, en la parte superior del mismo aparecerá un comentario explicando por qué se ha insertado. Si se establece una fecha de vencimiento, también aparecerá. Podrá seleccionar cualquiera de las siguientes marcas de la lista de marcas de Microsoft Outlook, así como configurar una propia.

•	Informativo

•	Leído

•	Llamar

•	No reenviar

•	Reenviar

•	Responder

•	Responder a todos

•	Respuesta no necesaria

•	Revisar

•	Seguimiento

•	Responder


Marcar un mensaje

1	En Bandeja de entrada, abra el mensaje cuya marca desee cambiar.

2	Haga clic en Marca de mensaje  [image].

3	En el cuadro Marca, haga clic en la marca de mensaje que desee o incluya una marca personalizada.

4	Si desea asignar una fecha de vencimiento, escríbala en el cuadro Cuándo.


Cambiar la fecha de vencimiento en una marca de mensaje

1	En Bandeja de entrada, abra el mensaje cuya fecha de vencimiento desee cambiar.

2	Haga clic en Marca de mensaje  [image].

3	En el cuadro Cuándo, escriba la nueva fecha.

Nota   Los elementos cuya fecha de vencimiento haya caducado aparecerán en el color definido en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). De forma predeterminada, los mensajes marcados caducados aparecen en rojo.


Marcar un mensaje como completado

1	En Bandeja de entrada, abra el mensaje que desee marcar como completado.

2	Haga clic en Marca de mensaje  [image].

3	Active la casilla de verificación Completado.


Borrar una marca de mensaje

1	En Bandeja de entrada, abra el mensaje cuyas marcas desee borrar.

2	Haga clic en Marca de mensaje  [image].

3	Haga clic Borrar marca.


Abrir un mensaje

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En la lista de mensajes, haga doble clic en el mensaje que desee abrir.


Marcar mensajes como leídos o no leídos

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Seleccione los mensajes que desee cambiar.

¿Cómo?

3	Para marcar los mensajes como leídos, haga clic en Marcar como leído del menú Edición.

Para marcar los mensajes como no leídos, haga clic en Marcar como no leído del menú Edición.

Para marcar todos los mensajes de la carpeta como leídos, haga clic en Marcar todos como leídos del menú Edición.

Nota   Si se selecciona un mensaje respondido o reenviado, su símbolo no cambiará al marcar el mensaje como no leído, aunque seguirá siendo considerado no leído para ordenar, agrupar o filtrar.


Incluir nombre y comentarios en un mensaje

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Leer.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Marcar mis comentarios con y, a continuación, escriba el texto (su nombre, por ejemplo) que desea que aparezca en el cuadro con sus observaciones.

Notas

•	Sólo el texto incluido junto al texto previamente escrito en un mensaje aparecerá con su nombre al lado.

•	Esta configuración no afectará a los mensajes actualmente abiertos. Cierre y vuelva a abrir cualquier mensaje abierto en el que desee incluir comentarios.


Recuperar o reemplazar un mensaje enviado

Sólo es posible recuperar o reemplazar mensajes enviados a usuarios y destinatarios registrados de Outlook que no hayan leído el mensaje o que lo hayan movido fuera de sus bandejas de entrada.

1	En la barra de Outlook, haga clic en Correo.

2	Haga clic en Elementos enviados  [image].

3	Abra el mensaje que desee recuperar o reemplazar.

4	En el menú Herramientas, haga clic en Recuperar este mensaje.

5	Para recuperar el mensaje, haga clic en Eliminar las copias no leídas del mensaje.

Para reemplazar el mensaje por otro, haga clic en Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje, haga clic en Aceptar y después redacte un nuevo mensaje.

6	Para recibir una notificación de cada destinatario acerca de los resultados de la recuperación o del reemplazo, active la casilla de verificación Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

Nota   Para reemplazar un mensaje, deberá enviar uno nuevo. Si no envía el nuevo elemento, seguirá recuperándose el mensaje original.


Mostrar u ocultar el encabezado del mensaje

1	Abra el mensaje cuyo encabezado de mensaje desee mostrar u ocultar.

2	En el menú Ver, haga clic en Encabezado del mensaje  [image].


Buscar todos los mensajes de una conversación de correo electrónico

1	Abra uno de los mensajes en la conversación de correo electrónico.

2	En el menú Herramientas, seleccione Buscar todos y, a continuación, haga clic en Mensajes relacionados.


Utilizar contactos de Outlook como origen de datos para combinar correspondencia en Word

Si utiliza Microsoft Word, puede usar la lista de contactos de Outlook como origen de datos para combinar correspondencia en Word a fin de generar una gran variedad de documentos combinados. Por ejemplo, puede crear cartas modelo, imprimir una lista de etiquetas postales o las direcciones de los sobres.

Existen dos formas de utilizar la lista de contactos de Outlook como origen de datos para combinar correspondencia de Word, a partir de los campos disponibles que desee en Word. La lista de contactos se puede encontrar en una carpeta privada o en una pública.

•	Utilice una lista de contactos de la Libreta de direcciones de Outlook si desea utilizar los campos estándar de nombre, dirección y número de teléfono para los contactos de Outlook en Word. Para obtener información acerca de los campos de Outlook disponibles en Word, haga clic en  [image].

•	Utilice una lista de contactos exportada desde Outlook si desea utilizar cualquier campo de la lista completa de campos en Word, a excepción de los campos personalizados. Emplee este método si está utilizando Word 95.

¿Qué desea hacer?

Utilizar una lista de contactos de la Libreta de direcciones de Outlook

Utilizar una lista de contactos exportada de Outlook


Utilizar una lista de contactos de la Libreta de direcciones de Outlook

1	Si no desea utilizar todos los contactos de una carpeta o si desea combinar los contactos de varias carpetas de contactos, cree una carpeta temporal de contactos y después copie los contactos que desee.

¿Cómo?

2	Asegúrese de que la carpeta de contactos aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook.

¿Cómo?

3	Combine los contactos con un documento en Word.

¿Cómo?


Crear una lista de contactos para exportar o combinar correspondencia

1	Cree una carpeta para los contactos que desee exportar o utilizar al combinar correspondencia.

¿Cómo?

2	En la barra de Outlook, haga clic en Contactos  [image] o en cualquier otra carpeta de contactos privada o pública que desee utilizar.

3	Presione la tecla CTRL y, sin soltarla, arrastre los contactos que desee desde la carpeta de contactos en la que acaba de hacer clic hasta la carpeta temporal de contactos para copiar los contactos.

Sugerencia   También puede utilizar el comando Buscar elementos para buscar los contactos que desee. Para obtener información acerca de cómo buscar elementos, haga clic en  [image].


Utilizar una lista de contactos exportada de Outlook

1	Si no desea utilizar todos los contactos de una carpeta o si desea combinar contactos de varias carpetas de contactos, cree una carpeta temporal de contactos y después copie los contactos que desee.

¿Cómo?

2	Abra la carpeta de contactos que desee utilizar para combinar correspondencia.

3	Exporte los contactos a un archivo separado. Utilice la opción Exportar a un archivo.

¿Cómo?

4	Combine los contactos con un documento en Word.

¿Cómo?


Campos de Outlook disponibles cuando se usa la Libreta de direcciones de Outlook en Word

Nombre del campo del contacto de Outlook	Nombre del campo combinado en Word
Tratamiento	Tratamiento_de_cortesía
Nombre	Nombre
Apellidos	Apellidos
Sufijo	Generación
Puesto	Puesto
Organización	Organización
Departamento	Departamento
Ubicación de la oficina	Oficina
Dirección	Dirección
Ciudad	Ciudad
Provincia o estado	Estado_o_provincia
Código postal	Código_postal
País	País
Teléfono del trabajo	Teléfono_de_oficina
Teléfono del trabajo 2	Teléfono_de_oficina_2
Fax del trabajo	Fax_de_oficina
Nombre del asistente	Nombre_del_asistente
Número de teléfono del asistente	Teléfono_del_asistente
Cónyuge	Cónyuge
Teléfono particular	Teléfono_privado
Teléfono particular 2	Teléfono_privado_2
Fax particular	Fax_privado
Calle del domicilio	Domicilio_privado
Ciudad de residencia	Ciudad_del_domicilio_privado
Provincia o estado de residencia	Estado_o_provincia_del_domicilio_privado
Código postal del domicilio	Código_postal_del_domicilio_privado
País de residencia	País_del_domicilio_privado
Otro número de teléfono	Otro_teléfono
Otro fax	Fax_principal
Otra calle de residencia	Otra_dirección
Otra ciudad de residencia	Otra_ciudad
Otra provincia o estado de residencia	Otro_estado_o_provincia
Otro código postal	Otro_código_postal
Otro país de residencia	Otro_país
Dirección de correo	Dirección_de_correo_electrónico
Número de teléfono móvil	Teléfono_móvil
Localizador	Localizador
Correo electrónico	Nombre_de_correo_electrónico


Combinar contactos de Outlook con un documento de Word

1	Cambie a Microsoft Word.

2	Si desea utilizar un documento de Word existente para combinar correspondencia, abra el documento de Word que contenga el texto estándar de la carta modelo u otro documento que desee combinar con la lista de contactos.

3	En el menú Herramientas de Word, haga clic en Combinar correspondencia.

4	Haga clic en Crear y, a continuación, en el tipo de documento que desee.

5	Para utilizar el documento de Word que acaba de abrir, haga clic en Ventana activa.

Si desea crear un nuevo documento para combinar correspondencia, haga clic en Nuevo documento principal.

6	Haga clic en Obtener datos.

7	Para utilizar una lista de contactos de la Libreta de direcciones de Outlook, haga clic en Usar Libreta de direcciones y, a continuación, en Libreta de direcciones de Outlook. Si tiene varias carpetas de contactos, haga clic en la que desee utilizar.

Para utilizar una lista de contactos exportada desde Outlook, haga clic en Abrir origen de datos. Abra la carpeta que contenga la lista de contactos exportada. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos y, a continuación, haga doble clic en el archivo que contenga la lista de contactos.

8	Una vez que haya indicado el origen de los datos y que Word muestre un mensaje, haga clic en Modificar documento principal.

9	Haga clic donde desee insertar un nombre, una dirección o cualquier otra información que cambie para cada contacto. En la barra de herramientas Combinar correspondencia, haga clic en Insertar campo de combinación y, a continuación, en el nombre del campo que desee. Repita el procedimiento para cada campo que desee insertar.

10	Cuando haya terminado, haga clic en el comando Combinar correspondencia  [image]  de la barra de herramientas Combinar correspondencia.

11	Haga clic en Combinar y después seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de los comandos y de las herramientas de Word, consulte la Ayuda de Microsoft Word.


Solución de problemas al utilizar contactos de Outlook para combinar correspondencia en Word

¿Sobre qué necesita ayuda?

El campo que desea combinar no aparece en Word

Los nombres de campos de Word no coinciden con los de Outlook

No aparecen en Word todos los contactos de Outlook

Los contactos que filtró en Outlook aparecen al combinar correspondencia en Word


El campo que desea combinar no aparece en Word

•	Si utiliza una lista de contactos de la Libreta de direcciones de Outlook para combinar correspondencia, es posible que el campo que desee utilizar no se encuentre en el conjunto de campos incluidos en la Libreta de direcciones de Outlook. En Outlook, utilice el comando Importar y exportar (menú Archivo) para exportar la lista de contactos a un archivo independiente y, a continuación, ejecute la combinación de correspondencia con los contactos exportados. Para obtener información acerca de los campos de Outlook disponibles al utilizar la Libreta de direcciones de Outlook en Word, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo crear una lista de contactos para exportarla o para combinar correspondencia, haga clic en  [image].

•	Si desea utilizar un campo personalizado para combinar correspondencia, no podrá usar la Libreta de direcciones de Outlook ni ningún archivo exportado como origen de datos. En su lugar, cree una vista de tabla personalizada, en Outlook, que contenga los campos que desee utilizar para combinar correspondencia. Pase a la vista personalizada, seleccione los contactos que desee y, a continuación, cópielos en el Portapapeles. Seguidamente, péguelos en un nuevo documento de Word y guárdelo. Este documento será el origen de los datos para combinar correspondencia. Cambie al documento de Word que desee utilizar para combinar correspondencia y, para iniciarla, haga clic en el comando Combinar correspondencia del menú Herramientas. Para utilizar el documento de Word que acaba de guardar como origen de los datos para combinar correspondencia, haga clic en Obtener datos, en Abrir origen de datos y, a continuación, en el documento guardado. Inserte los campos de combinación que desee utilizar y después haga clic en Combinar.


Los nombres de campos de Word no coinciden con los de Outlook

¿Combinó la correspondencia utilizando la Libreta de direcciones de Outlook? Ésta es una libreta de direcciones especial que actúa como intermediaria entre Outlook y Word. Cuando Word interpreta la Libreta de direcciones de Outlook, utiliza nombres de campos con los que están familiarizados los usuarios de Word. Si no encuentra el campo que busca, intente usar un campo de nombre similar. Para obtener información acerca de cuáles son los campos de Outlook que se llaman al utilizar la Libreta de direcciones de Outlook en Word, haga clic en  [image]. Si, a pesar de ello, no encuentra el campo que busca, exporte la lista de contactos a un archivo separado para iniciar la combinación de correspondencia con los contactos exportados. Para obtener información acerca de cómo exportar una lista de contactos, haga clic en  [image].


No aparecen en Word todos los contactos de Outlook

¿Guarda los contactos en varias carpetas de contactos de Outlook? Si para combinar correspondencia utilizó los contactos de la Libreta de direcciones de Outlook, sólo puede especificar los contactos incluidos en una sola carpeta de contactos cada vez. Si desea exportar los contactos, sólo puede hacerlo desde una carpeta cada vez.

Para utilizar todos los contactos, puede realizar una combinación de correspondencia separada desde cada carpeta de contactos o copiar los contactos en una sola carpeta de contactos, antes de exportarlos o de utilizar la Libreta de direcciones de Outlook, para combinar correspondencia.


Los contactos que filtró en Outlook aparecen al combinar correspondencia en Word

Word utiliza todos los contactos de la lista, independientemente de si configuró un filtro en Outlook, antes de utilizar la Libreta de direcciones de Outlook en Word, o antes de exportar una lista de contactos desde Outlook para utilizarla en Word. Para usar solamente algunos contactos en la carpeta, cree una carpeta de contactos independiente y, a continuación, mueva o copie sólo los contactos que desee insertar en esa carpeta. Para obtener información acerca de cómo crear una lista de contactos para exportar o para combinar correspondencia, haga clic en  [image]. A continuación, utilice la Libreta de direcciones de Outlook o exporte la lista de contactos desde Outlook para combinar correspondencia en Word.


Quitar o agregar asistentes y recursos

1	Abra la reunión.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Agenda de reuniones.

3	Haga clic en Invitar a otros.

4	Para quitar un asistente o un recurso, haga clic en el nombre que desee quitar y, a continuación, presione la tecla SUPR.

Para agregar un asistente o un recurso, escriba el nombre que desee agregar en el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista y, a continuación, haga clic en Necesario, en Opcional o en Recursos.


Cambiar la información de la reunión después de enviar la invitación

1	Abra la reunión.

¿Cómo?

2	En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee cambiar.

3	Para convertir a la reunión en periódica, haga clic en Periodicidad del menú Cita.

4	Escriba las horas de comienzo y fin.

5	Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual) con que desee que se repita la cita y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

6	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar  [image].

Sugerencia   Puede cambiar rápidamente la hora de una reunión; teniendo a la vista los días, haga clic en el controlador de movimiento izquierdo de la cita, o bien teniendo a la vista semanas o meses, haga clic en cualquier lugar de la cita y arrástrela hasta una nueva hora, o un nuevo día, en el Explorador de fechas.


Invitar a asistentes y recursos a una reunión

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	Haga clic en Organizar una reunión  [image].

3	Haga clic en Invitar a otros.

4	En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre del asistente o del recurso que desee invitar a la reunión.

5	Para cada nombre incluido, haga clic en Necesario, en Opcional o en Recursos. Los asistentes Necesario y Opcional aparecerán en el cuadro Para, y Recursos en el cuadro Ubicación.

6	Haga clic en Aceptar y, a continuación, utilice las barras de desplazamiento para ver el tiempo libre y de ocupación de los invitados.

Sugerencias

•	Puede programar rápidamente una reunión con alguien de la lista de contactos. En Contactos, haga clic en el contacto y, a continuación, en Nueva reunión con el contacto del menú Contactos.

•	Para obtener información acerca de las salas de conferencia, compruebe las propiedades de cada recurso.


Programar una reunión

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	Haga clic en Organizar una reunión  [image].

3	Invite a los asistentes y a los recursos.

¿Cómo?

4	Determine una hora para la reunión.

¿Cómo?

5	Haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

7	Si no se ha programado una sala, escriba el lugar en el cuadro Ubicación.

8	Seleccione las demás opciones que desee.

9	Haga clic en Enviar  [image].

Sugerencia   Para enviar agendas o actas de la reunión, adjunte un archivo a la convocatoria de reunión.


Programar una reunión periódica

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	Haga clic en Organizar una reunión  [image].

3	Invite a los asistentes y a los recursos.

¿Cómo?

4	Determine una hora para la reunión.

¿Cómo?

5	Haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

7	Si no se ha programado una sala, escriba el lugar en el cuadro Ubicación.

8	Seleccione las demás opciones que desee.

9	En el menú Cita, haga clic en Periodicidad.

10	Seleccione las opciones de frecuencia y de intervalo de repetición que desee.

11	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Enviar  [image].


Seleccionar una hora de reunión

1	En la ficha Agenda de reuniones, utilice las barras de desplazamiento para encontrar los horarios libres de todos los invitados.

2	Escriba las horas de comienzo y fin.

Sugerencias

•	Podrá utilizar Autoselección para buscar el siguiente horario libre disponible o arrastrar las barras de selección de reuniones.

•	Si los asistentes se encuentran en otra zona horaria, sus horarios ocupados se ajustarán para presentarse correctamente en su zona horaria.


Agenda de reuniones

La Agenda de reuniones del calendario le resultará de utilidad para organizar reuniones rápidamente. La Agenda de reuniones muestra el tiempo libre y de ocupación de las personas y de los recursos invitados, de manera que podrá determinar fácilmente cuándo programar la reunión.

Para cambiar el día y la hora que se está viendo, utilice las barras de desplazamiento o los cuadros Hora de comienzo y Hora de finalización. Utilice las barras de selección de reuniones para seleccionar el horario de la reunión. Haga clic en Invitar a otros para agregar o quitar asistentes y recursos.

Sugerencias

•	Para cambiar la escala de la cuadrícula y ocultar o mostrar horarios de días laborables, haga clic en Opciones.

•	Para ver una fecha futura, cambie la hora de comienzo a la fecha que desee ver.


Convertir una cita en una reunión

1	Abra la cita.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Agenda de reuniones.

3	Invite a los asistentes y a los recursos.

¿Cómo?

4	Determine una hora para la reunión.

¿Cómo?

5	Haga clic en la ficha Cita.

6	Si no se ha programado una sala, escriba el lugar en el cuadro Ubicación.

7	Haga clic en Enviar  [image].

Sugerencia   Para convertir rápidamente una cita en una reunión, abra la cita, haga clic en Invitar asistentes del menú Cita y, a continuación, escriba los nombres en el cuadro Para.


Registro de Microsoft Office o de Outlook

Si tiene acceso a un módem y no registró Outlook o Microsoft Office al ejecutar el programa de instalación, puede hacerlo ejecutándolo otra vez. Si no tiene acceso a un módem o si está ejecutando Windows NT Workstation, rellene la tarjeta de registro incluida con el programa y envíela.

Si originalmente instaló el programa desde un servidor de archivos de red o desde una carpeta compartida, pregúntele al administrador del sistema si el programa ya está registrado.

1	Cierre todos los programas.

2	Si está habilitada la Barra de acceso directo de Office, haga clic en Agregar o quitar programas de Office en el menú de la Barra de acceso directo de Office  [image]. En el cuadro Elija una aplicación, haga clic en el programa de Office que desee registrar y, a continuación, en Aceptar.

Si la Barra de acceso directo de Office no está habilitada, seleccione Configuración en el menú Inicio de Windows y, a continuación, haga clic en Panel de control. Haga doble clic en el icono Agregar o quitar programas. En la ficha Instalar o desinstalar, haga clic en el programa de Office que desee registrar y, a continuación, en Agregar o quitar.

3	Haga clic en el botón Registro en línea.

4	Siga las instrucciones del Asistente para registro en línea.


Mostrar en pantalla el libro Obtenga resultados

Esta función sólo estará disponible si ha instalado Microsoft Office desde un CD-ROM.

•	Si está ejecutando la Barra de acceso directo de Office, haga clic en Libro Obtenga resultados  [image]  de la barra de herramientas Office.

•	Si no está ejecutando la Barra de acceso directo de Office, inserte el CD en la unidad de CD-ROM o conéctese a la unidad de red desde la que instaló Office. En el CD, haga doble clic en la carpeta Cdonline o en la carpeta Microsoft Office de la red y, a continuación, haga doble clic en el archivo Result97.htm.

Nota   Si instaló Office desde un CD-ROM, está ejecutando la Barra de acceso directo de Office y el botón Obtenga resultados no está disponible, vuelva a ejecutar el programa de instalación de Office para instalar la opción Libro Obtenga resultados. Para obtener información acerca de cómo instalar un programa o componente de Office, haga clic en  [image].


Barra de acceso directo de Microsoft Office

Si instaló Microsoft Office, puede utilizar la Barra de acceso directo de Office para, con sólo hacer clic, tener acceso a los recursos que utilice con más frecuencia. En Microsoft Outlook podrá abrir rápidamente una nueva propuesta de presupuesto, buscar y abrir una presentación de diapositivas, enviar un mensaje de correo electrónico, concertar una cita o crear una tarea, nota, contacto o entrada del Diario.

Es posible arrastrar la Barra de acceso directo a cualquier posición de pantalla. Si la Barra de acceso directo está en el margen, podrá ocultarla hasta que sea necesaria haciendo clic en Ocultar automáticamente en el menú de la Barra de acceso directo de Office  [image]. Cuando desee volver a usar la Barra de acceso directo, puede hacer que vuelva a estar visible situando el cursor sobre la zona de la pantalla en la que esté situada.

Para crear rápidamente cualquier tipo de documento desde la Barra de acceso directo de Office, por ejemplo, un cuaderno de Office o una hoja de cálculo de Microsoft Excel, haga clic en Nuevo documento de Office  [image]. Haga clic en la ficha que contenga el tipo de archivo que desea crear y, a continuación, haga doble clic en el archivo o plantilla que desee. El programa apropiado se iniciará automáticamente.

Para buscar y abrir rápidamente archivos desde la Barra de acceso directo de Office, haga clic en Abrir documento de Office  [image], busque el archivo que desee en la lista de carpetas y, a continuación, haga doble clic en él.

La primera vez que utilice Microsoft Office, la Barra de acceso directo de Office mostrará sólo la barra de herramientas Office. Los demás botones de acceso directo y barras de herramientas están disponibles, aunque ocultos. Para ver los botones o barras de herramientas ocultos, con el botón secundario del mouse (ratón) haga clic en el fondo de cualquier barra de herramientas en la Barra de acceso directo de Office y, a continuación, haga clic en Personalizar del menú contextual. Por ejemplo, muestre la barra de herramientas Escritorio de la Barra de acceso directo de Office para poder abrir fácilmente archivos y programas del escritorio de Windows aunque no pueda verlo en pantalla. Para abrir otra barra de herramientas en la Barra de acceso directo de Office, haga clic en el icono que represente a la barra de herramientas. Para ver el nombre de un botón o de una barra de herramientas de la Barra de acceso directo de Office, sitúe el puntero del mouse sobre el botón o icono que desee hasta que aparezca el nombre.

También puede agregar sus propias barras de herramientas y botones. Para agregar los archivos y programas que utiliza con mayor frecuencia como botones de la barra de herramientas, arrástrelos hasta la Barra de acceso directo de Office desde el Explorador de Windows o desde Mi PC. En Windows NT Workstation 3.51, arrastre los archivos desde el Administrador de archivos hasta la Barra de acceso directo de Office.

Si la Barra de acceso directo de Office no está disponible, vuelva a ejecutar el programa de instalación de Office para instalarla. Al instalar la Barra de acceso directo de Office, quedará configurada para ejecutarse automáticamente cada vez que inicie Windows. Para obtener información acerca de cómo instalar un programa o componente de Office, haga clic en  [image].


Administrar horarios, contactos, tareas y mensajes desde la Barra de acceso directo de Office

Si está utilizando Microsoft Office e instaló Microsoft Outlook al instalar Office, la barra de herramientas de Office de la Barra de acceso directo de Office presentará seis accesos directos a las características más comunes de Microsoft Outlook.

Para	Haga clic en
Enviar un mensaje desde Outlook	Nuevo mensaje
Agregar una nueva cita al Calendario de Outlook	Nueva cita
Agregar una nueva tarea a la lista de tareas de Outlook	Nueva tarea
Crear un contacto en Outlook	Nuevo contacto
Registrar manualmente una actividad en el Diario de Outlook	Nueva entrada del Diario
Crear una nota en Outlook	Nueva nota


Microsoft Camcorder

Si instaló Office desde un CD-ROM, puede instalar y utilizar Microsoft Camcorder para grabar acciones, procedimientos y sonidos que podrá reproducir en su equipo. Puede guardar la grabación como película para reproducirla en Camcorder o guardar la película como programa independiente para enviarla a otros usuarios, quienes podrán reproducirla aunque no tengan Camcorder. Por ejemplo, puede utilizar Camcorder para crear un tutorial y enviarlo a otros usuarios. También puede configurar preferencias para las películas que grabe, como por ejemplo qué teclas utilizar para detener la grabación, la calidad del sonido grabado y hacer que Camcorder aparezca o no delante de los programas abiertos.

Aunque no es posible ejecutar Camcorder en Microsoft Windows NT Workstation, puede reproducir una película grabada en Camcorder como programa independiente.

Para obtener información acerca de cómo utilizar Microsoft Camcorder, consulte la Ayuda de Microsoft Camcorder.

Nota   Si todavía no ha instalado Microsoft Camcorder, inserte el CD-ROM de Microsoft Office en la unidad de CD-ROM y, a continuación, ejecute el programa de instalación de Microsoft Camcorder. Para ello, haga doble clic en la carpeta ValuPack del CD-ROM, haga doble clic en la carpeta MSCam y, por último, en el archivo Camcordr.exe. Para iniciar Microsoft Camcorder, haga clic en el botón Inicio de Windows, seleccione Programas y, a continuación, haga clic en Microsoft Camcorder.


Instalar o quitar componentes individuales

Si originalmente instaló el programa desde un servidor de archivos de red o desde una carpeta compartida, ejecute la misma copia del programa de instalación.

1	Cierre todos los programas.

2	Haga clic en el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Panel de control.

3	Haga doble clic en el icono Agregar o quitar programas  [image].

4	Si instaló Outlook utilizando el programa de instalación de Office, haga clic en Microsoft Office en la ficha Instalar o desinstalar y, a continuación, en Agregar o quitar.

Si instaló Outlook por separado, haga clic en Outlook en la ficha Instalar o desinstalar y, a continuación, en Agregar o quitar.

5	Siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Para buscar los componentes del programa de instalación, haga clic en  [image].

Notas

•	Si instaló Outlook desde un CD-ROM y después asignó a la unidad CD-ROM una letra distinta de la original, vuelva a ejecutar el programa de instalación desde el CD-ROM. Si está ejecutando cualquier archivo de Outlook desde el CD-ROM, deberá desinstalar Outlook y, a continuación, volver a instalarlo desde el CD-ROM.

•	Para agregar o quitar componentes de Outlook en Windows NT Workstation 3.51, inicie el programa de instalación de Outlook o de Office del mismo modo que lo hizo la primera vez que instaló Outlook y, a continuación, siga las instrucciones que aparecen en pantalla.


Office no funciona

Puede que el programa o componente de Office no esté instalado, se haya quitado o falten algunos archivos necesarios para ejecutarse correctamente. Para obtener información acerca de cómo instalar un programa o componente de Office, haga clic en  [image].

Si aparece un mensaje de error comunicándole que no se encuentra la aplicación al ejecutar un programa compartido de Office, como el Editor de ecuaciones, después de quitar e instalar de nuevo el programa compartido, puede que el programa no se haya registrado correctamente. Para registrar correctamente el programa compartido, realice los pasos siguientes.

En el menú Inicio de Windows, haga clic en Ejecutar.

1	En el cuadro Abrir, escriba la ruta de acceso al programa de instalación de Outlook o de Microsoft Office (que encontrará en el CD, en el Disco 1 o en la unidad de red desde la que lo instaló), seguida de /y /r.

Por ejemplo, escriba d:\Instalar /y /r.

2	Haga clic en Aceptar.

Nota   En Windows NT Workstation 3.51, haga clic en Ejecutar en el menú Archivo del Administrador de archivos o del Administrador de programas. En el cuadro Línea de comando, escriba la ruta de acceso al programa de instalación seguido de /y /r.


Configurar la impresora predeterminada

Para realizar este procedimiento, deberá tener una impresora configurada. Para obtener información acerca de cómo configurar una impresora, haga clic en  [image].

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Impresoras.

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en la impresora que desee utilizar como predeterminada y, a continuación, haga clic en Configurar como predeterminada del menú contextual.

Si junto a este comando aparece una marca de verificación, la impresora ya está configurada como predeterminada.

Nota   En Windows NT Workstation 3.51, ejecute Panel de control y, a continuación, haga clic en el icono Impresoras. En la barra de herramientas Administrador de impresión, haga clic en una impresora en el cuadro Predeterminada.


Instalar una nueva impresora

Para obtener información acerca de cómo realizar este procedimiento con Windows NT Workstation 3.51, consulte la documentación de Windows NT Workstation.

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Impresoras.

2	Haga doble clic en el icono Agregar impresora  [image].

3	Siga las instrucciones del Asistente para agregar impresora.

Si desea imprimir una página de prueba, asegúrese de que la impresora está encendida y preparada para imprimir.

Sugerencia   Si desea utilizar una impresora compartida en red, puede hacer doble clic en el icono Entorno de red del escritorio de Windows para configurar la impresora rápidamente. Haga doble clic en el equipo que esté conectado a la impresora compartida. Haga clic en el icono Impresora y, a continuación, haga clic en Instalar en el menú Archivo.


Ver el estado de la impresora y de los archivos durante la impresión

•	Haga doble clic en el icono de impresora situado junto al reloj de la barra de tareas de Windows.

Cuando el archivo termine de imprimirse, el icono de impresora desaparecerá.

Nota   En Windows NT Workstation 3.51, ejecute Panel de control y, a continuación, haga clic en el icono Impresoras. Haga clic en la ventana correspondiente a la impresora cuyo estado desea ver.


Imprimir un tema de la Ayuda

1	En la ventana del tema de la Ayuda, haga clic en Opciones.

2	Haga clic en Imprimir tema.


Cambiar el tamaño de fuente de un tema de la Ayuda

1	En la ventana del tema de la Ayuda, haga clic en Opciones.

2	Para cambiar el tamaño de fuente, seleccione Fuente y, a continuación, haga clic en Pequeña, Normal o Grande.

Nota   Si se cambia el tamaño de fuente, sólo afectará al archivo de Ayuda que esté utilizando.


Iniciar automáticamente Outlook al encender el equipo

Para obtener información acerca de cómo realizar este procedimiento con Windows NT Workstation 3.51, consulte la documentación de Windows NT Workstation.

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Barra de tareas.

2	Haga clic en Programas del menú Inicio y, a continuación, haga clic en Agregar.

3	Haga clic en Examinar.

4	En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad en la que esté instalado Outlook.

5	En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta llegar a la que contenga Outlook.

6	Haga doble clic en Outlook y, a continuación, en Siguiente.

7	En la lista de carpetas, haga clic en Inicio y, a continuación, en Siguiente.

8	En el cuadro Seleccione un nombre para el acceso directo, escriba el nombre que desee asignar al acceso directo, como por ejemplo Microsoft Outlook y, a continuación, haga clic en Finalizar.


Minimizar todas las ventanas de programas del escritorio de Windows

Este procedimiento no es aplicable a Windows NT Workstation 3.51.

•	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el fondo de la barra de tareas de Windows y, a continuación, haga clic en Minimizar todas las ventanas del menú contextual.


Configurar la resolución de pantalla para ver más o menos contenido de la pantalla

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Panel de control.

2	Haga doble clic en el icono Pantalla  [image].

3	Haga clic en la ficha Configuración.

4	Bajo Área del escritorio, arrastre el control deslizante para cambiar la resolución de pantalla.

Notas

•	En Windows NT Workstation 3.51, haga doble clic en el icono Panel de control del grupo Principal del Administrador de programas. Haga doble clic en el icono Pantalla y, a continuación, arrastre el control deslizante situado debajo de Área del escritorio para cambiar la resolución de la pantalla.

•	El monitor y el adaptador de vídeo determinarán si es posible o no cambiar la resolución de pantalla.


Ver todos los tipos de archivos y extensiones de nombres de archivo

1	En Mi PC o en el Explorador de Windows, abra la carpeta cuyos archivos desea ver.

2	En el menú Ver, haga clic en Opciones.

3	Para ver todos los tipos de archivos, haga clic en Mostrar todos los archivos de la ficha Ver.

Para ver todas las extensiones de nombres de archivos, desactive la casilla de verificación Ocultar extensiones de archivos MS-DOS para tipos de archivos registrados de la ficha Ver.

Nota   Para ver todos los tipos de archivos en Windows NT Workstation 3.51, ejecute el Administrador de archivos. En el menú Ver, haga clic en Por tipo de archivo y, a continuación, active las casillas de verificación Programas, Documentos, Otros archivos y Mostrar archivos ocultos/sistema.


Cambiar el programa que se inicia al abrir un archivo

Numerosos tipos de archivos de Windows están registrados para abrirse con un determinado programa. Por ejemplo, el Bloc de notas se iniciará cuando abra un tipo de archivo de documento de texto. Puede modificar el programa que se iniciará al abrir un archivo.

Para obtener información acerca de cómo realizar este procedimiento con Windows NT Workstation 3.51, consulte la documentación de Windows NT Workstation.

1	En Mi PC o en el Explorador de Windows, haga clic en Opciones del menú Ver.

2	Haga clic en la ficha Tipos de archivo.

3	En el cuadro Tipos de archivos registrados, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir con un programa diferente.

4	Haga clic en Editar.

5	En el cuadro Acciones, haga clic en Abrir.

6	Haga clic en Editar.

7	En el cuadro Aplicación que se utiliza para realizar la acción, escriba la ruta de acceso al programa que desee utilizar para abrir archivos del tipo de archivo seleccionado o haga clic en Examinar para seleccionar la ruta en una lista de carpetas.

Nota   No todos los tipos de archivos registrados tienen una acción Abrir.


Escribir ¢, £, ¥, ® y otros caracteres que no aparecen en el teclado

1	En el menú Inicio de Windows, seleccione Programas, Accesorios y, a continuación, haga clic en Mapa de caracteres.

Si Mapa de caracteres no está disponible, consulte la Ayuda de Windows para obtener información acerca de cómo instalar un componente de Windows.

En Windows NT Workstation 3.51, abra el grupo Accesorios del Administrador de programas y, a continuación, haga doble clic en el icono Mapa de caracteres.

2	En el cuadro Fuente, seleccione la fuente que contenga el carácter que desee.

3	En la tabla de caracteres, haga clic en el carácter que desee.

4	Haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Copiar.

5	Pase al elemento en el que esté trabajando y sitúe el punto de inserción en el cuadro de texto en el que desee pegar el carácter.

6	Haga clic en Pegar  [image].

7	Si el carácter tiene un aspecto diferente al seleccionado, seleccione el carácter y aplíquele la misma fuente que seleccionó en Mapa de caracteres.

Sugerencia   El Mapa de caracteres muestra la combinación de teclas que podrá utilizar en Outlook para insertar el carácter seleccionado. Para escribir los números de la combinación de teclas, utilice el teclado numérico y no el teclado "normal".


Mostrar todas las ventanas del escritorio de Windows

•	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el fondo de la barra de tareas de Windows y, a continuación, haga clic en Mosaico horizontal o en Mosaico vertical del menú contextual.

En Windows NT Workstation 3.51, presione CTRL+ESC para abrir la Lista de tareas. Haga clic en el botón Cascada o Mosaico para mostrar las ventanas de la manera que desee.


Agregar un idioma o diseño de teclado

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Panel de control.

2	Haga doble clic en Teclado  [image].

3	Haga clic en la ficha Idioma.

4	Haga clic en Agregar.

5	En el cuadro Idioma haga clic en el idioma que desee y, a continuación, en Aceptar.

6	Active la casilla de verificación Activar el indicador en la barra de tareas.

Nota   Las configuraciones de teclado varían para acomodar los caracteres y símbolos especiales que se utilizan en diferentes idiomas. Esto afectará a los caracteres que aparecerán al presionar las teclas del teclado. Después de cambiar el idioma del teclado, es posible que los caracteres que aparezcan en pantalla ya no correspondan a los indicados en el teclado.

Sugerencias

•	Si está activada la casilla de verificación Activar el indicador en la barra de tareas y tiene instalados dos o más idiomas, en la barra de tareas de Windows aparecerá un indicador que representará al idioma predeterminado. Para cambiar rápidamente de un idioma a otro, haga clic en el indicador y, a continuación, en el idioma que desee utilizar.

•	También puede utilizar teclas de método abreviado para cambiar de un idioma a otro mientras escribe. Seleccione algunas de las opciones de Cambiar idiomas de la ficha Idioma para configurar las teclas de método abreviado.


Instalar soporte para varios idiomas

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y, a continuación, haga clic en Panel de control.

2	Haga doble clic en el icono Agregar o quitar programas  [image].

3	Haga clic en la ficha Instalación de Windows.

4	En el cuadro Componentes, haga clic en Soporte multilenguaje y, a continuación, en Detalles.

5	Active las casillas de verificación correspondientes al idioma o idiomas que desea utilizar.


Buscar elementos por campos en un formulario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en el tipo de elemento que desea buscar o haga clic en Cualquier elemento de Outlook a fin de incluir en la búsqueda todo tipo de elementos.

3	Si la carpeta en la que desea efectuar la búsqueda no aparece en el cuadro En de la derecha, o si desea buscar en más de una carpeta, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación situadas junto a las carpetas en las que desea efectuar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desea buscar. Haga clic en Aceptar.

4	Haga clic en la ficha Avanzado.

5	Haga clic en Campo y, a continuación, en Formularios.

6	En el cuadro de la esquina superior izquierda, haga clic en la biblioteca de formularios que desee.

7	Haga clic en el formulario que contenga el campo que desea utilizar en los criterios de búsqueda.

8	Haga clic en Agregar.

9	Haga clic en Cerrar.

10	Haga clic en Campo, sitúe el puntero sobre el formulario que haya seleccionado y, a continuación, haga clic en el campo que desee utilizar en los criterios de búsqueda.

11	En el cuadro Condición, haga clic en la condición que desea utilizar con el campo seleccionado.

12	Si la condición requiere un valor, introduzca en el cuadro Valor el valor que desea que cumplan el campo y la condición.

¿Cómo?

13	Haga clic en Agregar a la lista.

14	Para utilizar campos adicionales del formulario como criterios de búsqueda, repita los pasos del 10 al 13.

Nota   Al definir los criterios de búsqueda, si se selecciona más de una opción de búsqueda, sólo se encontrarán los elementos que cumplan todos los criterios de la búsqueda. No obstante, si se utiliza el mismo campo para definir múltiples criterios, se encontrarán elementos que cumplan al menos uno de los varios criterios incluidos en ese campo.


Buscar elementos y archivos que contienen una frase

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos.

2	En el cuadro Buscar, haga clic en el tipo de elemento o de archivo que desea buscar.

3	Si la carpeta en la que desea efectuar la búsqueda no aparece en el cuadro En de la derecha, o si desea buscar en más de una carpeta, haga clic en Examinar para seleccionarla en la lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación ubicadas junto a las carpetas en las que desea efectuar la búsqueda y desactive las casillas de verificación correspondientes a aquéllas en las que no desea buscar. Haga clic en Aceptar.

4	En el cuadro Buscar las palabras, escriba entre comillas la frase que desea encontrar; por ejemplo, "fuera de la oficina".

5	Haga clic en Buscar ahora.


Cambiar el tamaño de los botones de la barra de herramientas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

Mostrar

2	Active o desactive la casilla de verificación Iconos grandes en la barra de herramientas.

Nota   Al activar o desactivar la casilla de verificación Iconos grandes en la barra de herramientas, la configuración afectará a todas las aplicaciones de Microsoft Office.


Faltan algunos botones de la barra de herramientas

Al reducir el ancho de una ventana de Outlook o de un elemento abierto, los botones de la barra de herramientas desaparecerán de la barra Estándar. Por ejemplo, es posible que los botones Pegar, Copiar y Cortar no aparezcan en un mensaje de correo cuyo ancho haya reducido. También, es posible que los botones Cuadro agrupar por y Deshacer no aparezcan en una ventana de Outlook. Para mostrar todos los botones disponibles en la barra de herramientas Estándar, incremente el ancho de la ventana de Outlook o del elemento abierto hasta que aparezcan todos los botones o haga clic en el botón Maximizar de la ventana o del elemento.


Al cambiar un elemento en los resultados de la búsqueda, el cambio no aparece

Si hace clic en Detener durante la búsqueda de elementos o de archivos y después modifica los elementos o archivos de la búsqueda, estas modificaciones no aparecerán de inmediato. Para ver los cambios realizados, haga clic en Buscar ahora para volver a iniciar la búsqueda.


Activar o desactivar Word como editor de correo electrónico

Para utilizar Word como editor de correo electrónico, deberá tener un mínimo de 16 MB de memoria disponibles.

1	En Outlook, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Para activar o desactivar Word como editor de correo electrónico, active o desactive la casilla de verificación Usar Microsoft Word como editor de correo electrónico.


Acerca de Word como editor de correo electrónico

Las siguientes funciones de Word estarán disponibles en Outlook si utiliza Word como editor de correo electrónico. Para utilizar estas funciones, debe tener instalado Word 97. Puede activar o desactivar Word como editor de correo electrónico en la ficha Correo electrónico (comando Opciones, menú Herramientas).

•	Autocorrección. Corrige automáticamente errores tipográficos mientras escribe.

•	Revisión ortográfica. Verifica la ortografía mientras trabaja, subrayando las palabras incorrectamente escritas y presentando diversas alternativas para sustituirlas.

•	Numeración y viñetas. Agrega viñetas y números para destacar partes importantes.

•	Tablas. Utilice las tablas para presentar la información de manera organizada.

•	Resaltar. Utilice color para destacar partes importantes de un mensaje para otros usuarios que estén trabajando en pantalla. Funciona como un marcador de color.

•	Conversión de nombres de correo electrónico y de direcciones de Internet. Conversión automática de nombres de correo electrónico y de direcciones de Internet en hipervínculos.

•	Mapa del documento. Permite desplazarse por los mensajes de correo electrónico y organizarlos rápidamente. Word detecta automáticamente si un mensaje contiene una secuencia de conversación larga y crea un mapa, a través de hipervínculos, para cada mensaje.

Si utiliza Word como editor de correo electrónico, puede enviar y recibir mensajes de correo electrónico a usuarios que no utilicen Word, aunque las características exclusivas de Word se convertirán en texto normal. Por ejemplo, una tabla se convertirá en texto delimitado por tabulaciones.


Cambiar el aspecto de los mensajes de WordMail

Word incluye varias plantillas de correo electrónico que puede utilizar si usa Word como editor de correo electrónico. Cada plantilla tiene una temática diferente. Por ejemplo, puede utilizar la plantilla con el tema urgente para redactar un mensaje de correo urgente.

1	En Outlook, haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Redacción, haga clic en Elegir plantilla.

3	Haga clic en la ficha Outlook y, a continuación, en la plantilla que desea utilizar.

Nota   Para obtener información acerca de cómo configurar una plantilla de correo electrónico de Word como plantilla predeterminada de Bandeja de entrada, haga clic en  [image].


Asignar la plantilla predeterminada de correo electrónico de Word en Microsoft Outlook

1	En Outlook, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Usar Microsoft Word como editor de correo electrónico.

3	Haga clic en Plantilla.

4	Haga doble clic en la plantilla que desea utilizar.


Solución de problemas de Word como editor de correo electrónico

¿Sobre qué necesita ayuda?

Los mensajes de correo electrónico presentan un aspecto diferente en otros sistemas

El correo electrónico es muy lento o no funciona correctamente

No puede encontrar la Ayuda de Microsoft Outlook cuando utiliza Word como editor de correo electrónico


Los mensajes de correo electrónico presentan un aspecto diferente en otros sistemas

Existen varias características de formato de WordMail que no aparecen en otros editores de correo electrónico. Si los destinatarios de sus mensajes no utilizan WordMail como editor de correo electrónico, no aparecerán los bordes, el texto resaltado, las listas numeradas y los dibujos flotantes incluidos en el mensaje. Asimismo, otros editores presentarán las tablas como texto delimitado por tabulaciones y todas las viñetas como viñetas redondas.


El correo electrónico es muy lento o no funciona correctamente

•	Para utilizar WordMail como editor de correo electrónico, deberá tener un mínimo de 16 MB de memoria disponible.

•	Antes de utilizar WordMail, cierre los cuadros de diálogo de Word que no estén en uso.

•	Los programas que funcionan en segundo plano, como por ejemplo los detectores de virus, pueden reducir la velocidad de funcionamiento de WordMail y de Word en general. Utilice Monitor de sistema, un programa opcional de accesorios de Windows 95, para comprobar si están en ejecución programas que pudieran retardar el funcionamiento de su equipo y para comprobar qué programas utilizan el mayor porcentaje de tiempo del procesador.


No puede encontrar la Ayuda de Microsoft Outlook cuando utiliza Word como editor de correo electrónico

Si está en un mensaje abierto en Outlook, al escribir una pregunta en el Ayudante de Office obtendrá ayuda acerca de Word y de Outlook. Si sólo desea la Ayuda de Outlook, como por ejemplo el método para enviar un mensaje, haga clic en Bandeja de entrada de la barra de Outlook para volver a Outlook y, a continuación, escriba la pregunta en el Ayudante.


Ahorrar espacio en el equipo mientras usa Outlook

Existen diversas opciones para ahorrar espacio en el equipo mientras usa Outlook. El método más sencillo es vaciar la carpeta Elementos eliminados. Pruebe alguno o todos los procedimientos que se explican a continuación. No obstante, recuerde que algunos de los procedimientos sólo funcionarán si su equipo está configurado de una manera determinada. Por ejemplo, puede comprimir un archivo de carpeta sin conexión sólo si utiliza carpetas sin conexión.

¿Qué desea hacer?

Activar o desactivar el vaciado automático de la carpeta Elementos eliminados

Desactivar la función de guardar automáticamente copias de los mensajes enviados

Desactivar el registro automático de entradas del Diario para un contacto

Archivar o eliminar elementos antiguos

Comprimir un archivo de carpeta sin conexión


Activar o desactivar el vaciado automático de la carpeta Elementos eliminados

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

Mostrar

2	Active o desactive la casilla de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir.


Desactivar la función de guardar automáticamente copias de los mensajes enviados

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Enviar.

Mostrar

2	Desactive la casilla de verificación Guardar copias de los mensajes en la carpeta Elementos enviados.


Controlar qué ocurre al iniciar Outlook

1	En Windows 95 y Windows NT Workstation 4.0, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el icono de acceso directo a Microsoft Outlook, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Acceso directo.

En Windows NT Workstation 3.51, haga clic en el icono de programa Microsoft Outlook y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú Archivo.

2	En el cuadro Destino o Línea de comandos, incluya un espacio después de la ruta de acceso y escriba una o más de las siguientes opciones de línea de comandos.

Las rutas de acceso que incluyan espacios entre palabras, como por ejemplo C:\Archivos de programa, deben ir entre comillas y distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Para especificar una ruta en Outlook, delante de la ruta de acceso escriba "Outlook:\\".

Por ejemplo, para que se abra la carpeta Mis documentos al iniciar Outlook, la ruta de acceso completa debe ser "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Outlook.exe" /select "C:\Mis documentos".

Para iniciar Outlook y	Escriba esta opción de línea de comandos
Ocultar la barra de Outlook	/folder
Abrir el cuadro de diálogo Elegir perfiles independientemente de la configuración en la ficha Opciones (menú Herramientas)	/profiles
Utilizar el perfil especificado	/profile "nombre del perfil"
Hacer visible la carpeta especificada	/select "ruta/nombre de carpeta"
Crear un mensaje de correo electrónico.	/c ipm.note
Crear un envío	/c ipm.post
Crear una cita	/c ipm.appointment
Crear una tarea	/c ipm.task
Crear un contacto	/c ipm.contact
Crear una entrada del Diario	/c ipm.activity
Crear una nota	/c ipm.stickynote
Crear un elemento de la clase de mensaje personalizado especificado	/c message class
Crear un elemento con el archivo especificado como datos adjuntos. Si no se especifica ningún tipo de elemento con el modificador /c, se utilizará ipm.note. Puede utilizarse únicamente con una clase de mensaje Outlook.	/a "ruta/nombre de archivo"


Especificar la carpeta que ha de abrirse al iniciar Outlook

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

Mostrar

2	En el cuadro Carpeta de inicio, haga clic en la carpeta que desea que aparezca al iniciar Outlook.


Buscar mensajes nuevos

En la mayoría de los casos, los mensajes se reciben automáticamente y aparecen en la Bandeja de entrada. No obstante, existen diversas formas de comprobar la llegada de nuevos mensajes, dependiendo de la configuración de Outlook. Al comprobar nuevos mensajes, Outlook busca los mensajes que le hayan enviado y entrega los que desee enviar. Dependiendo de la configuración de su equipo, desde la Bandeja de entrada pruebe cualquiera de los siguientes métodos.

•	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar correo nuevo. Si en su perfil de usuario tiene configurados múltiples servicios de información, haga clic en Buscar correo nuevo (menú Herramientas) y, a continuación, active las casillas de verificación pertinentes.

•	Si está utilizando carpetas sin conexión, elija Sincronizar del menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Esta carpeta.

•	Para obtener información acerca de cómo utilizar Correo remoto para buscar nuevo correo, haga clic en  [image].


Enviar mensajes

En la mayoría de los casos, los mensajes se envían automáticamente al hacer clic en Enviar  [image]. No obstante, existen diversos métodos para enviar mensajes, dependiendo de la configuración de Outlook. Al comprobar nuevos mensajes, Outlook busca los mensajes que le hayan enviado y entrega los que desee enviar. Dependiendo de la configuración de su equipo, desde la Bandeja de entrada pruebe cualquiera de los siguientes métodos.

•	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar correo nuevo. Si en su perfil de usuario tiene configurados múltiples servicios de información, haga clic en Buscar correo nuevo (menú Herramientas) y, a continuación, active las casillas de verificación pertinentes.

•	Para obtener información acerca de cómo utilizar carpetas sin conexión para enviar mensajes, haga clic en  [image].

•	Para obtener información acerca de cómo utilizar Correo remoto para enviar mensajes, haga clic en  [image].


Imprimir un folleto

En Outlook, puede imprimir elementos de manera que puedan cortarse y graparse en un folleto. Al imprimir un folleto, el diseño y la numeración de página se configuran automáticamente. Puede imprimir un folleto utilizando una impresora que imprima a dos caras (denominada dúplex) o una que imprima a una sola cara. Para imprimir con una impresora a dos caras, ésta debe estar configurada para ese tipo de impresión desde el cuadro de diálogo Propiedades (menú Archivo, cuadro de diálogo Imprimir). Para obtener más información, consulte la documentación de la impresora.

Si utiliza un tipo de vista de tarjeta de visita, puede imprimir un folleto de elementos, como por ejemplo una lista de contactos, con un estilo de impresión integrado. Para ello, seleccione una vista de tarjetas de visita. En el menú Archivo, seleccione Configurar página y, a continuación, haga clic en Estilo de folleto pequeño o en Estilo de folleto medio.

¿Qué desea hacer?

Imprimir un folleto desde una impresora para impresión a una cara

Imprimir un folleto desde una impresora para impresión a doble cara


Imprimir un folleto desde una impresora para impresión a una cara

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

3	Haga clic en Configurar página y, a continuación, en la ficha Papel.

4	En el cuadro Tamaño, haga clic en Folleto de media hoja, Folleto de 1/4 de hoja o Folleto de 1/8 de hoja.

5	Es posible que necesite ajustar otras configuraciones, como por ejemplo la fuente utilizada, la página y la orientación de página. Haga clic en Vista preliminar para comprobar cómo será el aspecto de la configuración en el papel.

6	Haga clic en Imprimir.

7	En el cuadro Número de páginas, haga clic en Par y, a continuación, en Aceptar.

8	Vuelva a insertar el papel en la impresora para imprimir la cara en blanco.

9	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

10	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que utilizó para imprimir el folleto.

11	En el cuadro Número de páginas, haga clic en Impar y, a continuación, en Aceptar.

12	Corte y grape el papel para elaborar el folleto.

¿Cómo?


Imprimir un folleto desde una impresora para impresión a doble cara

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

3	Haga clic en Configurar página y, a continuación, en la ficha Papel.

4	En el cuadro Tamaño, haga clic en Folleto de media hoja, Folleto de 1/4 de hoja o Folleto de 1/8 de hoja.

5	Es posible que necesite ajustar otras configuraciones, como por ejemplo la fuente utilizada, la página y la orientación de página. Haga clic en Vista preliminar para comprobar cómo será el aspecto de la configuración sobre el papel.

6	Haga clic en Imprimir.

7	Corte y grape el papel para elaborar el folleto.

¿Cómo?


Imprimir una dirección de contacto en un sobre o en una etiqueta

Este procedimiento requiere la utilización de Microsoft Word.

1	Asegúrese de que la carpeta de contactos aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook. Para obtener información del método de configuración de una carpeta de contactos para que aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook, haga clic en  [image].

2	En Word, haga clic en Sobres y etiquetas del menú Herramientas.

3	Si desea imprimir etiquetas, haga clic en la ficha Etiquetas.

Si desea imprimir sobres, haga clic en la ficha Sobres.

4	Haga clic en Libreta de direcciones  [image]  para buscar la dirección que desea agregar.

5	En el cuadro Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en la carpeta que contenga el contacto. El nombre de la carpeta aparecerá bajo el título Libreta de direcciones de Outlook.

6	Haga clic en Correo, en Domicilio o en Otros, según el tipo de dirección que desee utilizar.

7	Haga doble clic en la entrada que desee.

8	Haga clic en las demás opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

9	Haga clic en Imprimir.

Nota   Para imprimir una lista de contactos en sobres o etiquetas, puede utilizar una carpeta de contactos de Outlook como origen de datos para combinar correspondencia en Microsoft Word y, a continuación, imprimir desde Word. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Al imprimir una lista de contactos, no se imprimen las etiquetas alfabéticas

Si ordena por un campo que no está visible en la vista, las etiquetas alfabéticas no se imprimirán. Para imprimirlas, agregue a la vista el campo por el que esté ordenando. Para obtener información acerca de cómo agregar un campo, haga clic en  [image].


Utilizar inglés de EE.UU. en los campos de encabezado de los mensajes

Esta opción no estará disponible si utiliza una versión de Outlook que no sea en inglés.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Leer.

Mostrar

2	Para utilizar el inglés en los campos de encabezado de mensaje, como por ejemplo los campos De, Enviar, Para y Asunto, active la casilla de verificación Usar inglés de EE.UU. en los encabezados de mensaje incluidos.


Notificar la llegada de nuevos elementos

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Correo electrónico.

Mostrar

2	Bajo Cuando llegan nuevos elementos, active las casillas de verificación correspondientes a las opciones que desee.


Definir que los mensajes se envíen a un destinatario en texto sin formato

1	Abra el contacto al que desee enviar mensajes en forma de texto sin formato.

¿Cómo?

2	En el cuadro Correo electrónico, haga doble clic en la dirección de correo electrónico.

3	Desactive la casilla de verificación Enviar siempre a este destinatario en formato RTF Microsoft Exchange.

Nota   También puede configurar esta opción para los destinatarios en su Libreta personal de direcciones. Abra la Libreta personal de direcciones, haga doble clic en el nombre del destinatario y, a continuación, desactive la casilla de verificación Enviar siempre como texto con formato de Windows.


Definir que los mensajes se envíen a un destinatario en formato de texto enriquecido (RTF)

1	Abra el contacto al que desea enviar mensajes en forma de texto enriquecido (RTF).

¿Cómo?

2	En el cuadro Correo electrónico, haga doble clic en la dirección de correo electrónico.

3	Active la casilla de verificación Enviar siempre a este destinatario en formato RTF Microsoft Exchange.

Nota   También puede configurar esta opción para los destinatarios en su Libreta personal de direcciones. Abra la Libreta personal de direcciones, haga doble clic en el nombre del destinatario y, a continuación, active la casilla de verificación Enviar siempre a este destinatario en formato RTF Microsoft Exchange.


Copiar el contenido de los campos en otro elemento o programa

1	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en una vista del tipo de vista tabla.

2	Agregue las columnas cuyo contenido desee copiar en la vista.

¿Cómo?

3	Seleccione los elementos en los que desea copiar la información.

¿Cómo?

4	En el menú Edición, haga clic en Copiar.

5	Cambie al otro programa o al cuadro de texto del elemento en el que desea copiar la información.

6	En el menú Edición, haga clic en Pegar.

Nota   Si utiliza el comando Cortar, los elementos no quedarán eliminados. Para eliminar los elementos, selecciónelos y, a continuación, haga clic en Eliminar (menú Edición).


Copiar los resultados de respuestas de votos

1	Vea las respuestas de votos.

¿Cómo?

2	Seleccione las respuestas que desea copiar.

Para seleccionar todas las filas, haga clic en la primera, presione la tecla MAYÚS y, sin soltarla, haga clic en la última fila.

Para seleccionar filas no adyacentes, haga clic en la primera, presione la tecla MAYÚS y, sin soltarla, haga clic en filas adicionales.

3	En el menú Edición, haga clic en Copiar.

4	Pase al otro programa o al cuadro de texto del elemento en el que desea copiar la información.

5	En el menú Edición, haga clic en Pegar.


Reenviar un mensaje

Puede reenviar sólo los mensajes que haya enviado previamente.

1	En la barra de Outlook, haga clic en Correo.

2	Haga clic en Elementos enviados  [image].

3	Abra el mensaje que desea reenviar.

4	En el menú Herramientas, haga clic en Enviar de nuevo este mensaje.


Hay demasiados accesos directos en la barra de Outlook

Cada vez que cree una carpeta, tendrá la opción de agregar un acceso directo a la carpeta en la barra de Outlook. Si no desea crear un acceso directo en el momento de crear la carpeta, desactive la casilla de verificación Crear un acceso directo a esta carpeta en la barra de Outlook del cuadro de diálogo Crear nueva carpeta (en el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta). Para eliminar un acceso directo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el acceso directo y, a continuación, haga clic en Quitar de la barra de Outlook del menú contextual.


Abrir la Bandeja de salida

1	En la barra de Outlook, haga clic en Correo.

2	Haga clic en Bandeja de salida  [image].


Acerca de los complementos suministrados con Outlook

Los complementos son funciones, como por ejemplo Seguridad digital y Acceso delegado, o componentes, como programas de otros fabricantes, que amplían la funcionalidad de Outlook. Outlook incorpora diversos complementos que se instalan y cargan automáticamente en la instalación. Si por alguna razón se elimina uno de estos complementos, o si desea utilizar un complemento de otro fabricante, puede instalarlo y cargarlo. Para obtener información acerca de cómo instalar y cargar un complemento, haga clic en  [image].

Con Outlook dispondrá de componentes opcionales, además de los complementos. Para ver una lista de los componentes que puede instalar con Outlook, haga clic  [image].

Nombre del complemento	Nombre de archivo	Descripción
Extensión de menú cc:Mail	Ccmxp.ecf	Agrega cc:Mail a la lista de servicios de información disponibles que puede utilizar.
Acceso delegado	Dlgsetp.ecf	Agrega la ficha Delegados al cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).
Seguridad digital	Etexch.ecf	Agrega la ficha Seguridad al cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas) para utilizar las funciones de firma digital y precintado de mensajes.
Extensiones de Exchange	Emsuix.ecf	Agrega los comandos Asistente para fuera de oficina y Asistente para bandeja de entrada al menú Herramientas.
Correo de Internet	Minet.ecf	Agrega correo de Internet a la lista de servicios de información disponibles que puede utilizar.
Extensiones de Mail 3.0	Mail3.ecf	Habilita en Outlook extensiones creadas para Microsoft Mail 3.0.
Microsoft Fax	Awfext.ecf	Si estaba previamente instalado, agrega software de fax de Microsoft At Work a la lista de servicios de información disponibles que puede utilizar.
Extensiones de menú de Microsoft Mail 3.x	Msfsmenu.ecf	Habilita en Outlook extensiones creadas para Microsoft Mail 3.x.
Extensiones de hoja de propiedades de Microsoft Mail 3.x	Msfsprop.ecf	Habilita en Outlook las extensiones de cuadro de diálogo creadas para Microsoft Mail 3.x.
Extensiones de correo remoto de Exchange	Emsuix.ecf	Agrega la configuración de Correo remoto al Panel de control de Windows a través del icono Correo.
Schedule+	Msspc.ecf	Proporciona compatibilidad con Schedule+.
The Microsoft Network	Msn.ecf	Agrega The Microsoft Network a la lista de servicios de información disponibles que puede utilizar.


Crear un elemento a partir de una plantilla diferente

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Elegir plantilla.

3	Haga doble clic en la plantilla a partir de la que desea crear el elemento.


Acerca de las plantillas de Outlook

Las plantillas son elementos predefinidos, guardados con una extensión .oft, que puede utilizar para crear rápidamente tipos de elementos comunes. Puede crear sus propias plantillas a partir de elementos que guarde o utilizar las incluidas en Outlook.

Por ejemplo, puede utilizar la plantilla Lista de sitios Web para enviar un mensaje con una lista de hipervínculos a sitios del World Wide Web o puede guardar un elemento de contactos, con algunos de los campos ya rellenados, como plantilla para otros elementos de contactos.

Para crear un elemento a partir de una plantilla, cambie a la bandeja de entrada, seleccione Nuevo en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Elegir plantilla.


Guardar un elemento como una plantilla de Outlook

1	Abra el elemento que desee guardar como plantilla.

2	En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

3	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desea asignar al archivo.

4	En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook.

5	En el cuadro Guardar en, haga clic en la ubicación en la que desea guardar el archivo.

Si guarda la plantilla en la carpeta de Outlook, la plantilla aparecerá en la ficha Outlook cada vez que seleccione Nuevo en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Elegir plantilla. Si guarda la plantilla en otra carpeta, no aparecerá en la ficha Outlook.


El mensaje aparece en gris o tachado con una línea

Cuando el mensaje caduca, aparece en la lista de mensajes en color gris o tachado. Si el mensaje está en un buzón del Servidor de Microsoft Exchange, se eliminará cuando el administrador borre los mensajes caducados. Puede configurar los mensajes caducados para que se eliminen automáticamente al archivar. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Diseñar un folleto

1	Corte el papel en el número de secciones que haya especificado. Por ejemplo, si ha especificado un folleto de ¼ de página, corte el papel en cuatro secciones. Cada sección deberá tener dos páginas.

2	Apile las páginas por el orden de numeración, y pliéguelas con una regla o con un borde recto.

3	Grape las páginas.


Firmar mensajes con Autofirma

Utilice una Autofirma para agregar automáticamente texto a los cuadros de texto de los mensajes que envíe. Por ejemplo, puede crear una Autofirma que incluya su nombre, puesto y número de teléfono. También puede utilizar una Autofirma para agregar un encabezado personalizado a sus mensajes, o incluir un párrafo estándar explicando cómo desea que los destinatarios respondan a sus mensajes.

Puede cambiar la fuente y la alineación de la Autofirma para darle un aspecto único y utilizar en la firma diferentes formatos para caracteres o palabras individuales.

La Autofirma puede utilizarse de las siguientes maneras:

•	Cree una Autofirma y configúrela para que aparezca automáticamente en los cuadros de texto de los nuevos mensajes que cree, o bien en los nuevos mensajes que cree, en los mensajes que responda y en los mensajes que reenvíe.

•	Cree una Autofirma, pero no la configure para que aparezca automáticamente en los mensajes. Más tarde puede insertar la Autofirma, sólo si es necesario.

•	Si ya ha creado una Autofirma, puede insertarla en el cuadro de texto de cualquier elemento, salvo en una nota.

•	Si utiliza WordMail como editor de correo electrónico, cree la Autofirma en un mensaje de correo y, a continuación, guárdela como parte de la plantilla del mensaje. La Autofirma se insertará automáticamente en los mensajes que cree, responda y reenvíe.

¿Qué desea hacer?

Crear una Autofirma para uso automático

Crear una Autofirma para uso posterior

Insertar una Autofirma

Crear una Autofirma para utilizarla con WordMail


Crear una Autofirma para uso automático

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Autofirma.

3	Para agregar automáticamente la Autofirma a los mensajes que cree, active la casilla de verificación Agregar la firma al final de cada nuevo mensaje.

4	En el cuadro, escriba el texto que desee incluir en la Autofirma.

En el cuadro de texto Autofirma también puede pegar o arrastrar texto de otro documento.

5	Para cambiar la fuente, seleccione el texto, haga clic en Fuente y después seleccione las opciones que desee.

6	Para alinear el texto o agregar viñetas, seleccione el texto, haga clic en Párrafo y seleccione las opciones que desee.

7	Para agregar automáticamente la Autofirma a las respuestas o a los mensajes reenviados, desactive la casilla de verificación No agregar la firma a las respuestas o mensajes reenviados.

Nota   Aunque no seleccione una opción para agregar automáticamente la Autofirma a los mensajes, puede utilizar la Autofirma creada. En el cuadro de texto de cualquier elemento abierto, excepto en una nota, haga clic en la ubicación en la que desee insertar la Autofirma. En el menú Insertar, haga clic en Autofirma.


Crear una Autofirma para uso posterior

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Autofirma.

3	En el cuadro, escriba el texto que desee incluir en la Autofirma.

En el cuadro de texto Autofirma también puede pegar o arrastrar texto de otro documento.

4	Para cambiar la fuente, seleccione el texto, haga clic en Fuente y después seleccione las opciones que desee.

5	Para alinear el texto o agregar viñetas, seleccione el texto, haga clic en Párrafo y seleccione las opciones que desee.


Insertar una Autofirma

Para insertar una Autofirma, debe haberla creado previamente.

1	Abra cualquier elemento, excepto una nota, en el que desee insertar una Autofirma.

2	En el cuadro de texto, haga clic en el lugar en el que desee insertar la Autofirma.

3	En el menú Insertar, haga clic en Autofirma.


Cambiar una Autofirma

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Autofirma.

Mostrar

3	En el cuadro, realice las modificaciones que desee en la Autofirma.

4	Para cambiar la fuente, seleccione el texto, haga clic en Fuente y después seleccione las opciones que desee.

5	Para modificar la alineación del texto o agregarle o quitarle viñetas, seleccione el texto, haga clic en Párrafo y seleccione las opciones que desee.

6	Para agregar o quitar la Autofirma al final de las respuestas o de los mensajes reenviados, active o desactive la casilla de verificación No agregar la firma a las respuestas o mensajes reenviados.

Nota   Para modificar la Autofirma en un solo mensaje, efectúe los cambios directamente en la Autofirma del mensaje.


Desactivar una Autofirma

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Autofirma.

Mostrar

3	Para desactivar la Autofirma en las respuestas o en los mensajes reenviados, active la casilla de verificación No agregar la firma a las respuestas o mensajes reenviados.

Para desactivar la Autofirma en los mensajes que cree, desactive la casilla de verificación Agregar la firma al final de cada nuevo mensaje.

Nota   Para quitar una Autofirma de un solo mensaje, seleccione la Autofirma en el mensaje y, a continuación, elimínela.


Seguridad en Microsoft Outlook

Outlook y el Servidor de Microsoft Exchange incorporan diversos métodos para proteger la información confidencial de lectores no autorizados. Puede utilizar el Servidor de Microsoft Exchange para emplear cualquiera de estas características.

•	Firmar un mensaje con una firma digital para asegurarse de que nadie pueda modificarlo. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Precintar el texto de un mensaje para asegurarse de que tanto éste como sus documentos adjuntos no los puedan leer nadie que no sean los destinatarios seleccionados. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Si recibe mensajes protegidos con una firma digital o mensajes precintados, cambie con frecuencia la contraseña de seguridad. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Si otorgó a otro usuario acceso de delegado a cualquiera de sus carpetas, puede ocultar la información personal. Abra cada elemento personal y active la casilla de verificación Privado.

•	Marque los mensajes que envíe como privados, personales o confidenciales. Al marcar un mensaje como privado, puede impedir que se modifique. Al marcar un mensaje como personal o confidencial no impedirá que el mensaje se modifique. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Si es propietario de una carpeta pública y puede tener acceso a su sistema de correo electrónico desde World Wide Web, puede configurar la carpeta pública para que no sea posible tener acceso a ella desde Web. Para obtener información acerca del acceso desde Web a su sistema de correo electrónico y sus carpetas privadas, consulte al administrador. Para obtener información acerca de cómo configurar los permisos de una carpeta pública, haga clic en  [image].


Buscar texto en un elemento

1	Abra el elemento en el que desee encontrar texto.

2	En el menú Edición, haga clic en Buscar.

Mostrar

3	En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee encontrar.

4	Para encontrar sólo texto con el mismo estilo de mayúsculas y minúsculas que el que escriba, active la casilla de verificación Hacer coincidir mayúsculas y minúsculas.

5	Para encontrar sólo palabras enteras active la casilla de verificación Sólo palabras completas.

6	Haga clic en Buscar siguiente.

Sugerencias

•	Para encontrar las demás apariciones del mismo texto, haga clic en Buscar siguiente del menú Edición.

•	También puede buscar todos los elementos de una carpeta que contengan el texto que especifique. Para obtener información acerca de cómo buscar elementos, haga clic en  [image].


Mostrar u ocultar carpetas

•	Haga clic en Lista de carpetas  [image].

Para mover la Lista de carpetas hacia arriba, haga clic en Subir un nivel  [image].

Sugerencia   Para ver rápidamente una lista de carpetas y ocultarla automáticamente al seleccionarla, haga clic en el título de la carpeta abierta, por ejemplo en Bandeja de entrada, en el título de la carpeta.


Ir al elemento siguiente o al anterior

1	Abra un elemento.

2	Para pasar al siguiente elemento, haga clic en Elemento siguiente  [image].

Para ir al elemento anterior, haga clic en Elemento anterior  [image].

Para ir al elemento siguiente o anterior de determinado tipo, haga clic en la flecha ubicada junto a Elemento anterior  [image] o a Elemento siguiente  [image] y seleccione la opción que desee.

Nota   Para obtener información acerca de cómo configurar una acción para que se produzca tras mover o eliminar un elemento, haga clic en  [image].


Crear un acceso directo en la barra de Outlook para una carpeta

1	En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el segundo plano del grupo al que desee agregar el acceso directo y, a continuación, haga clic en Agregar a la barra de Outlook del menú contextual.

2	En el cuadro Nombre de carpeta, haga clic en el nombre de la carpeta para la que desea crear un acceso directo.


Eliminar un acceso directo de la barra de Outlook

•	En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el acceso directo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Quitar de la barra de Outlook del menú contextual.


Agregar un grupo a la barra de Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el segundo plano y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo grupo del menú contextual.

2	Escriba el nombre que desee asignar al grupo y después presione ENTRAR.


Quitar un grupo de la barra de Outlook

•	En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el grupo que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar grupo del menú contextual.


Cambiar el nombre de un grupo en la barra de Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el grupo cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo del menú contextual.

2	Escriba el nombre que desee asignar al grupo y después presione ENTRAR.


Mover un acceso directo en la barra de Outlook

•	Arrastre el acceso directo elegido a una nueva posición en la barra de Outlook.

Utilice las flechas que aparecen para ubicar el acceso directo en la posición que desea.

Nota   Si desea arrastrar el acceso directo hasta un grupo que no esté abierto en la barra de Outlook, coloque el puntero encima del nombre del grupo que desee abrir. Si desea desplazarse dentro de los elementos de un grupo que esté abierto, sitúe el puntero cerca de la parte superior o inferior del grupo.


Abrir un grupo en la barra de Outlook

•	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo que desee abrir.


Mostrar el contenido de Mi PC

1	En la barra de Outlook, haga clic en Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image].


Mostrar u ocultar la barra de Outlook

•	En el menú Ver, haga clic en Barra de Outlook.


Abrir una carpeta en una ventana distinta

1	Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón), en la carpeta que desee abrir en una ventana separada y, a continuación, haga clic en Abrir en ventana nueva del menú contextual.


Cambiar el tamaño de accesos directos en la barra de Outlook

•	Para reducir el tamaño de los accesos directos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el segundo plano de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Iconos pequeños del menú contextual.

Para aumentar el tamaño de los accesos directos, haga clic con el botón secundario del mouse en el segundo plano de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Iconos grandes del menú contextual.


Notas

Las notas son el equivalente electrónico de las notas adhesivas de papel. Utilice las notas para incluir preguntas, ideas, avisos y cualquier otra cosa que escribiría en papel. Además, las notas son de utilidad para guardar elementos de información que pueda necesitar más tarde, como por ejemplo instrucciones o texto que vaya a utilizar nuevamente en otros elementos o documentos.

Es posible mantener abiertas las notas en pantalla mientras trabaja. Al modificar una nota, los cambios se guardarán automáticamente.

El texto de las notas aparecerá en la fuente que haya configurado en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Cambiar el color de una nota

1	Abra una nota.

¿Cómo?

2	En la parte superior de la nota, haga clic en el icono de nota  [image].

3	Elija Color y haga clic en el color que desee.

Sugerencia   Puede cambiar el color de todas las notas nuevas en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Crear una nota

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Nota.

2	Escriba el texto de la nota.

3	Para cerrar la nota, haga clic en el botón Cerrar.


Cambiar las opciones de formato para las nuevas notas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

Mostrar

2	Bajo Valores predeterminados de las notas, seleccione las opciones que desee.


Eliminar una nota

1	En Notas, seleccione las notas que desea eliminar.

¿Cómo?

2	Haga clic en Eliminar  [image].

Nota   Es posible eliminar notas que estén abiertas. En la parte superior de la nota, haga clic en el icono de nota  [image]  y después en Eliminar.


Abrir una nota

1	Haga clic en Notas  [image].

2	Seleccione las notas que desea abrir.

¿Cómo?

3	En el menú Archivo, haga clic en Abrir.

Sugerencia   Para abrir una nota rápidamente, haga doble clic en la misma.


Cambiar el tamaño de una nota

1	Abra una nota.

¿Cómo?

2	Arrastre la esquina inferior derecha de la nota.

Nota   Puede cambiar el tamaño de todas las notas nuevas en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Mostrar u ocultar la hora y la fecha en las notas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

Mostrar

2	Active o desactive la casilla de verificación Mostrar la hora y la fecha.


Insertar un elemento en otro

1	Abra cualquier elemento, excepto una nota, en el que desee insertar otro elemento.

2	En el menú Insertar, haga clic en Elemento.

Mostrar

3	En el cuadro Buscar en, haga clic en la carpeta que contenga los elementos que desee insertar.

4	En el cuadro Elementos, seleccione los elementos que desea insertar.

¿Cómo?

5	Bajo Insertar como, haga clic en una opción.

Sugerencias

•	Puede insertar un elemento arrastrándolo hasta el cuadro de texto de un elemento abierto. Por ejemplo, puede arrastrar una tarea desde la carpeta Tareas hasta el cuadro de texto de un mensaje de correo.

•	Para crear un nuevo elemento de otro tipo, puede utilizar el botón secundario del mouse (ratón) para arrastrar un elemento hasta una carpeta que contenga un tipo de elemento diferente. El elemento arrastrado quedará insertado en el nuevo elemento como acceso directo, como datos adjuntos o como texto. Por ejemplo, puede utilizar el botón secundario del mouse para arrastrar un mensaje de correo hasta la carpeta Contactos y crear un contacto nuevo. El mensaje de correo aparecerá como acceso directo, como datos adjuntos o como texto en el cuadro de texto del nuevo contacto. Si opta por copiar el elemento como datos adjuntos, el elemento quedará guardado en dos ubicaciones: en la carpeta original desde la que se arrastró el elemento y en el cuadro de texto del elemento nuevo. Dos copias del elemento ocuparán más espacio en el disco duro o en el servidor.


Mostrar u ocultar el Ayudante de Office

•	Para mostrar el Ayudante de Office, haga clic en Ayudante de Office  [image].

•	Para ocultar el Ayudante, haga clic en el botón Cerrar del Ayudante.

Nota   Para mostrar el Ayudante después de leer un tema de la Ayuda, haga clic en la ventana de Outlook o cierre el tema de la Ayuda.


Mover el Ayudante de Office y su globo

•	Arrastre el Ayudante de Office hasta cualquier ubicación de la pantalla.

Nota   Para ver el Ayudante después de abrir un tema de la Ayuda, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook o cierre el tema de la Ayuda.


Elegir otro Ayudante de Office

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Opciones.

Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

3	Haga clic en la ficha Galería y, a continuación, en Atrás o en Siguiente hasta que aparezca el Ayudante que busca.

Notas

•	Los ayudantes Natura y Dr. Genio, no estarán disponibles si instaló Outlook desde discos de 3,5 pulgadas; requieren un monitor y un adaptador de vídeo de 256 colores como mínimo. Para obtener información acerca de cómo cambiar el número de colores aceptados por el monitor, consulte la Ayuda de Windows.

•	Si tiene acceso a Internet,, podrá transferir otros ayudantes desde el sitio de Web de Microsoft Office Web. En el menú de ayuda, seleccione Microsoft en el Web y haga clic en Página principal de Microsoft Office.


Solución de problemas del Ayudante de Office

¿Sobre qué necesita ayuda?

La presencia del Ayudante de Office le impide concentrarse en su trabajo

No es posible desactivar el Ayudante de Office

No aparece ningún Ayudante de Office

El Ayudante de Office no muestra el tema de la Ayuda que busca

Algunas barras de herramientas desaparecen al aparecer la Ayuda


La presencia del Ayudante de Office le impide concentrarse en su trabajo

•	Algunos ayudantes de Office son más activos que otros. Para elegir otro Ayudante, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el Ayudante y, a continuación, haga clic en Elegir Ayudante del menú contextual. En la ficha Galería, haga clic en Atrás o en Siguiente para ver los ayudantes disponibles. El Ayudante Logotipo de Office es el menos activo. Los ayudantes más activos y que emiten sonidos con mayor frecuencia son Ridondo y Capitán Can, no disponibles si instaló Outlook desde discos de 3,5 pulgadas.

•	Para limitar los movimientos del Ayudante de Office en pantalla, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones. En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mover cuando moleste.

•	Para desactivar los sonidos del Ayudante de Office, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones. En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Con sonido.

•	El Ayudante de Office tiene dos tamaños. Para cambiar el tamaño, sitúe el puntero del mouse sobre el borde de cualquier Ayudante de Office, hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas. Arrastre el borde hasta dar con el tamaño que desea.


No es posible desactivar el Ayudante de Office

•	Para ocultar el Ayudante, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el Ayudante y, a continuación, haga clic en Ocultar Ayudante del menú contextual. Si el Ayudante está mostrando una sugerencia, un mensaje o un tema de la Ayuda, ciérrelo y, a continuación, oculte el Ayudante.

•	Para configurar el Ayudante de manera que no proporcione ayuda con asistentes, haga clic en él y, a continuación, en Opciones. En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Ayuda con asistentes.

•	Para ocultar el Ayudante de Office para un solo asistente, inicie el asistente y, a continuación, haga clic en Ayudante de Office  [image].

•	Puede quitar el Ayudante de Office de los programas de Office ejecutando el programa de instalación de Outlook. Para obtener más información acerca de cómo quitar el Ayudante, haga clic en  [image].


No aparece ningún Ayudante de Office

Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image]. Si a pesar de todo no aparece, es posible que no se haya cargado durante la instalación. Para obtener información acerca de cómo instalar el Ayudante de Office, haga clic en  [image].


El Ayudante de Office no muestra el tema de la Ayuda que busca

Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

Para obtener resultados óptimos durante la búsqueda de un tema de la Ayuda, escriba en el Ayudante una oración o pregunta completa, en lugar de una sola palabra o frase. Por ejemplo, para buscar ayuda acerca de cómo imprimir más de una copia de un archivo cada vez, escriba Imprimir más de una copia cada vez, y no imprimir.


Algunas barras de herramientas desaparecen al aparecer la Ayuda

Al ver la Ayuda, mediante el Ayudante de Office o haciendo clic en Contenido e índice del menú de ayuda, las barras de herramientas flotantes quedarán temporalmente ocultas. Esto ocurre porque, al abrir un tema de la Ayuda, Outlook deja de ser la ventana activa de la pantalla; la ventana activa es la de la Ayuda. Las barras de herramientas flotantes reaparecerán automáticamente. Para ver inmediatamente las barras de herramientas flotantes, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook.


Obtener ayuda sin utilizar el Ayudante de Office

•	En el menú de ayuda, haga clic en Contenido e índice.

Sugerencia   Para ver la Ayuda sin el Ayudante de Office al presionar F1, haga clic en Opciones en el globo del Ayudante. Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones. En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Responder a la tecla F1.


Mostrar la Sugerencia al iniciar Outlook

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Opciones.

Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

3	En la ficha Opciones, active la casilla de verificación Mostrar sugerencia al inicio.


Obtener ayuda, sugerencias y mensajes con el Ayudante de Office

El Ayudante de Office puede responder a sus consultas, ofrecer sugerencias y proporcionar ayuda acerca de una gran variedad de características específicas de la aplicación en la que esté trabajando. El Ayudante puede presentar cualquiera de los siguientes elementos:

•	Ayuda automática, para la tarea específica que está realizando; aparece incluso antes de que pida ayuda. Por ejemplo, si hace clic en el Ayudante mientras está en una vista preliminar, habiendo seleccionado esta opción, el Ayudante presentará los temas de la Ayuda acerca de cómo cerrar la vista preliminar y cómo personalizar la impresión, así como soluciones para problemas de impresión.

•	Ayuda para asistentes, que aparece al iniciar un asistente. Si no desea ayuda, puede desactivar la casilla Ayuda con asistentes.

•	Las sugerencias indican cómo utilizar las características o los métodos abreviados del teclado de manera más eficaz. La sugerencia aparecerá junto a una luz amarilla en el Ayudante; haga clic en la luz para ver la sugerencia. Si el Ayudante no está visible cuando llegue una sugerencia, aparecerá el botón Ayudante de Office con una luz. Haga clic en Ayudante de Office  [image] para ver la sugerencia.

•	Los mensajes aparecen en el Ayudante de Office cuando éste se activa. Podrá elegir ver los mensajes en el globo del Ayudante de Office o en otro cuadro de diálogo.

•	Los avisos acerca de su trabajo, como reuniones y tareas que deben entregarse, aparecen en el Ayudante de Office cuando éste se activa.

El Ayudante es una herramienta compartida por todas las aplicaciones de Office. Todas las opciones de Ayudante que modifique, como por ejemplo el tipo de sugerencias que debe mostrar, afectarán al Ayudante en todas las aplicaciones de Office. Para ver el Ayudante después de abrir un tema de la Ayuda, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook o cierre el tema de ayuda.

¿Qué desea hacer?

Hacer que el Ayudante de Office sugiera automáticamente temas de la Ayuda

Desactivar la Ayuda con plantillas del Ayudante de Office

Mostrar sugerencias del programa en el Ayudante de Office

Presentar mensajes sin utilizar el Ayudante de Office


Mostrar sugerencias del programa en el Ayudante de Office

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Sugerencias.

Si el botón Sugerencias no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Sugerencias.

3	Para ver otra sugerencia, haga clic en Atrás o en Siguiente.

Sugerencia   Para seleccionar determinados tipos de sugerencias, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones. Bajo Mostrar sugerencias acerca de y Otras opciones de sugerencias de la ficha Opciones, active las casillas de verificación correspondientes a los tipos de sugerencias que desee.


Desactivar la Ayuda con plantillas del Ayudante de Office

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Opciones.

Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

3	En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Ayuda con asistentes.


Hacer que el Ayudante de Office sugiera automáticamente temas de la Ayuda

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Opciones.

Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

3	En la ficha Opciones, active la casilla de verificación Sugerir temas de Ayuda.


Presentar mensajes sin utilizar el Ayudante de Office

1	Si el Ayudante de Office no aparece en pantalla, haga clic en Ayudante de Office  [image].

2	Haga clic en Opciones.

Si el botón Opciones no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

3	En la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar alertas.


Desactivar los avisos

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Avisos.

2	Desactive la casilla de verificación Mostrar el aviso.


Cambiar el tamaño del Ayudante de Office

1	Sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre el borde del Ayudante de Office hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos puntas.

2	Arrastre el borde para aumentar o reducir el tamaño.

Nota   Para ver el Ayudante después de abrir un tema de la Ayuda, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook o cierre el tema de ayuda.

Sugerencia   Para que el Ayudante cambie automáticamente de tamaño grande a tamaño pequeño tras cinco minutos de inactividad, haga clic en Opciones. Si este botón no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones. En la ficha Opciones, active la casilla de verificación Mover cuando moleste.


Activar o desactivar el sonido del Ayudante de Office

Para escuchar sonidos con el Ayudante de Office deberá tener instalada una tarjeta de sonido en su equipo.

1	En el Ayudante de Office, haga clic en Opciones.

Si este botón no está visible, haga clic en el Ayudante y, a continuación, en Opciones.

2	En la ficha Opciones, active o desactive la casilla de verificación Con sonido.

Nota   Para ver el Ayudante después de abrir un tema de la Ayuda, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook o cierre el tema de ayuda.


No aparece el globo del Ayudante de Office

•	Es posible que haya un globo delante de otro, ocultándolo. Cierre el globo situado en primer plano para ver el que esté detrás.

•	Las sugerencias, mensajes y avisos desaparecerán al abrir la Ayuda, y reaparecerán automáticamente al cerrar la ventana de la Ayuda o al hacer clic en cualquier punto de la ventana de Outlook.

•	Si acaba de pasar a otra aplicación, dejará de ver el globo que aparecía en la primera aplicación. Los mensajes son específicos del programa en el que esté trabajando, y no se aplican cuando se pasa a otro.

•	Algunos globos del Ayudante de Office se cierran automáticamente al hacer clic en la ventana de Outlook. Existen mensajes informativos que no requieren respuesta del usuario, por ejemplo, al realizar una corrección ortográfica, aparece un mensaje informativo indicando que la corrección ha terminado. No podrá volver a ver estos mensajes hasta que no repita la acción que provocó su aparición. En el caso de este ejemplo, hasta que no termine una corrección ortográfica.

•	Si el Ayudante presenta una sugerencia en un programa, cuando pase a otro programa aparecerá una sugerencia acerca de éste.


No puede continuar trabajando con Outlook

Cuando aparecen algunos mensajes, presentados por el Ayudante de Office o sin él, no podrá seguir trabajando en Outlook hasta que no los cierre. Existen mensajes importantes que requieren una respuesta del usuario. Haga clic en un botón de opción del mensaje que aparece en pantalla para continuar trabajando en Outlook. Si el mensaje desaparece, aunque en pantalla haya una sugerencia o un tema de ayuda, haga clic en cualquier punto de la ventana de Outlook para volver a ver el mensaje.


Por qué no puede ver una sugerencia

Cuando aparece un aviso de Outlook presentado por el Ayudante de Office, éste no puede presentar una sugerencia. Haga clic en un botón de opción del aviso para cerrarlo y, a continuación, se mostrará la sugerencia.


Obtenga resultados - Lo nuevo en Office

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Lo nuevo en Office 97.

Haga clic en el tema que desee

Obtener ayuda, sugerencias y mensajes con el Ayudante de Office

Barra de acceso directo de Microsoft Office

Administrar horarios, contactos, tareas y mensajes desde la Barra de acceso directo de Office

Utilizar el dispositivo señalador IntelliMouse

Características principales en Microsoft Outlook 97

Inicio con Microsoft Outlook 97


Obtenga resultados - Instalar Office

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Instalación e inicio de Microsoft Office.

Haga clic en el tema que desee

Instalar o quitar componentes individuales

Configurar el lugar y el modo de entregar correo electrónico

Utilizar Outlook en un equipo diferente en una red

Configurar Outlook para funcionar sin conexión

Conectar con Microsoft en el Web desde Outlook

Abrir, instalar o quitar un complemento


Obtenga resultados - Ayuda

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Obtenga ayuda mientras trabaja.

Haga clic en el tema que desee

Obtener ayuda

Cómo obtener ayuda mientras trabaja

Obtener ayuda sin utilizar el Ayudante de Office

Conectar con el Soporte técnico de Microsoft

Opciones para personas con discapacidades

Teclas de método abreviado

Usar el Ayudante de Office

Obtener ayuda, sugerencias y mensajes con el Ayudante de Office

Elegir otro Ayudante de Office

Mostrar u ocultar el Ayudante de Office

Cambiar el tamaño del Ayudante de Office

Mover el Ayudante de Office y su globo

Activar o desactivar el sonido del Ayudante de Office

Desactivar la Ayuda con plantillas del Ayudante de Office


Obtenga resultados - Acceso directo

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Métodos abreviados de trabajo.

Haga clic en el tema que desee

Barra de acceso directo de Microsoft Office

Administrar horarios, contactos, tareas y mensajes desde la Barra de acceso directo de Office


Obtenga resultados - Uso conjunto de las aplicaciones de Office

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Uso conjunto de varias aplicaciones de Office.

Haga clic en el tema que desee

Usar objetos vinculados o incrustados

Métodos para compartir información en Outlook

Utilizar objetos vinculados e incrustados para compartir información entre programas de Office

Actualizar un objeto vinculado

Insertar un documento de Word en un mensaje de Outlook

Insertar un gráfico o un libro de Microsoft Excel en un mensaje de Outlook

Importar y exportar

Tipos de archivo que pueden importarse y exportarse en Outlook

Exportar información a otros programas de Office

Importar una lista o un archivo de contactos desde otro programa de Office

Usar Outlook con los programas de Office

Utilizar contactos de Outlook como origen de datos para combinar correspondencia en Word

Acerca de Word como editor de correo electrónico

Crear un formulario a partir de un archivo de Office

Iniciar un nuevo archivo de Office desde Outlook


Obtenga resultados - Personalizar Office

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Personalización de Office.

Haga clic en el tema que desee

Personalizar el Ayudante de Office

Elegir otro Ayudante de Office

Mostrar u ocultar el Ayudante de Office

Cambiar el tamaño del Ayudante de Office

Mover el Ayudante de Office y su globo

Activar o desactivar el sonido del Ayudante de Office

Personalizar Outlook

Cambiar una vista

Controlar qué ocurre al iniciar Outlook

Especificar la carpeta que ha de abrirse al iniciar Outlook

Activar o desactivar el vaciado automático de la carpeta Elementos eliminados

Notificar la llegada de nuevos elementos

Cambiar el tamaño de los botones de la barra de herramientas

Abrir, instalar o quitar un complemento

Personalizar la configuración del correo

Cambiar la fuente de los nuevos mensajes

Cambiar el formato de los mensajes reenviados

Cambiar el formato de los mensajes a los que responda

Guardar una copia de los mensajes que se envían

Desactivar la función de guardar automáticamente copias de los mensajes enviados

Incluir nombre y comentarios en un mensaje

Recibir una notificación al entregar los mensajes

Recibir una notificación cuando se leen los mensajes enviados

Conservar las notificaciones de los mensajes entregados y leídos

Activar o desactivar el uso de comas para separar direcciones de correo electrónico

Establecer la acción que tendrá lugar después de mover o eliminar un mensaje

Activar o desactivar Word como editor de correo electrónico

Asignar la plantilla predeterminada de correo electrónico de Word en Microsoft Outlook

Personalizar la configuración del calendario

Seleccionar los días de la semana laboral

Establecer las horas primera y última del día laborable

Agregar al calendario los días no laborables de un país

Aceptar automáticamente las convocatorias de reunión

Agregar otra zona horaria

Cambiar la zona horaria actual

Cambiar la frecuencia de actualización del tiempo de ocupación

Limitar el número de meses de tiempo de ocupación mostrado a otras personas

Personalizar la configuración de otro elemento

Cambiar las opciones de formato para las nuevas notas

Cambiar los permisos de acceso de un delegado

Cambiar el color de las tareas atrasadas o completadas

Seleccionar opciones del corrector ortográfico para todos los elementos nuevos

Establecer una hora de aviso predeterminada

Desactivar el registro automático de entradas del Diario para un contacto

Activar o desactivar la comprobación automática de los nombres

Registrar automáticamente documentos en el diario


Obtenga resultados - Acerca de documentos y bases de datos

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Crear y abrir documentos y bases de datos.

Haga clic en el tema que desee

Trabajar con elementos y archivos

Ver, compartir y tener acceso a archivos

Acerca de la presentación de archivos en Microsoft Outlook

Acerca de la búsqueda de elementos y archivos

Buscar elementos y archivos

Crear una carpeta para archivos

Iniciar un nuevo archivo de Office desde Mi PC

Cambiar el nombre de una carpeta o un archivo

Ver las propiedades de un archivo

Trabajar con plantillas

Acerca de las plantillas de Outlook

Crear un elemento a partir de una plantilla diferente

Guardar un elemento como una plantilla de Outlook


Obtenga resultados - Compartir documentos

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Compartir documentos en pantalla.

Haga clic en el tema que desee

Acerca de Word como editor de correo electrónico

Asignar la plantilla predeterminada de correo electrónico de Word en Microsoft Outlook

Activar o desactivar Word como editor de correo electrónico

Cambiar el aspecto de los mensajes de WordMail

Crear una Autofirma para utilizarla con WordMail


Obtenga resultados - Web y Office

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Web y Office.

Haga clic en el tema que desee

Ir a la página World Wide Web para un contacto

Insertar un acceso directo a una página favorita de World Wide Web en un mensaje de Outlook

Crear un acceso directo a una carpeta Historial de Web

¿Por qué no puede ir a la página World Wide Web de un contacto?

Protocolos de Internet que puede utilizar para crear hipervínculos

Instalar un servicio de información


Configurar el lugar y el modo de entregar correo electrónico

Según su ubicación, existen diversos métodos de configurar Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrónico. Puede definir la ubicación y el método de envío y recepción de mensajes. Para obtener más información acerca de las ubicaciones y métodos de correo electrónico disponibles, haga clic en  [image].

Si trabaja en una organización, pida al administrador que le proporcione la solución más idónea para su caso. De lo contrario, puede utilizar como guía cualquiera de los siguientes escenarios habituales.

Escenario	Ubicación de envío y recepción de mensajes	Método para utilizar al enviar y recibir mensajes
Si trabaja en una organización y utiliza el Servidor de Microsoft Exchange.	Buzón del Servidor de Microsoft Exchange.	Automático.
Si trabaja en una organización y utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, dispone de un equipo portátil o conectable que utiliza en sus desplazamientos.	Archivo de carpeta sin conexión (OST).	Carpetas sin conexión. Automático mientras esté conectado. Si no está conectado, utilice el submenú Sincronizar (menú Herramientas).
Si utiliza solamente un servicio de entrega de correo como MSN, The Microsoft Network o AOL.	Archivo de carpeta personal (PST).	Correo remoto. Utilice el submenú Correo remoto (menú Herramientas).
¿Qué desea hacer?

Configurar el buzón del Servidor de Microsoft Exchange

Configurar carpetas sin conexión

Configurar Correo remoto

Comparar el uso de Correo remoto con el de las carpetas sin conexión


Métodos y ubicaciones de correo electrónico disponibles

Ubicaciones a las que puede enviar, y desde las que puede recibir, mensajes de correo electrónico.

•	Un buzón del Servidor de Microsoft Exchange. El buzón está ubicado en un servidor mantenido por el administrador y requiere un mantenimiento mínimo por el usuario. Al estar el buzón en un servidor ahorrará espacio en su equipo aunque los mensajes no estarán disponibles si la red o el servicio de entrega de correo están desconectados. Esta opción está disponible sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.

•	Un archivo de carpeta sin conexión (OST). Este archivo se encuentra en el disco duro de su equipo, y el contenido se sincroniza para mantenerse idéntico al contenido del buzón del Servidor de Microsoft Exchange. Los archivos sin conexión estarán disponibles incluso si la red o el servicio de entrega de correo están desconectados; pueden comprimirse para ahorrar espacio en su equipo. Esta opción está disponible sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.

•	Un archivo de carpeta personal (PST). Generalmente, este archivo se encuentra en el disco duro del equipo. El archivo de la carpeta personal ocupa espacio en su equipo, está disponible incluso cuando la red o el servicio de entrega de correo están desconectados y puede comprimirse para ahorrar espacio.

Para obtener información acerca de la ubicación a la que se envían los mensajes, haga clic en  [image]. Para seleccionar una ubicación para el envío y recepción de mensajes, haga clic en  [image]. Si desea obtener información acerca de cómo crear un archivo de carpeta personal, haga clic en  [image].

Métodos que pueden utilizarse para enviar y recibir mensajes. Generalmente, el método utilizado dependerá del lugar desde el que envíe y en el que reciba mensajes:

•	Conéctese a una red mediante conexión continua, por teléfono o por línea de red y, a continuación, haga clic en Buscar correo nuevo (menú Herramientas). Si utiliza diversos servicios de entrega de correo, puede utilizar el comando Buscar correo nuevo en y después activar las casillas de verificación correspondientes a los servicios que desee utilizar para enviar y recibir mensajes.

•	Sincronice las carpetas sin conexión para que el contenido de las mismas en su equipo local se mantenga idéntico al contenido del buzón de un servidor. Esta opción sólo está disponible en el Servidor de Microsoft Exchange y deberá tener instalado un archivo de carpeta sin conexión.

•	Conéctese utilizando el Correo remoto para descartar los mensajes que no desee descargar. Primero, descargue los encabezados de los mensajes y, a continuación, descargue sólo los mensajes que le interesen. Para esta opción, deberá tener un archivo de carpeta personal al que enviar mensajes.

Puede utilizar las opciones de ubicación de correo electrónico y de método de la lista precedente en diversas combinaciones, como emplear varias de las opciones en el mismo equipo. Por ejemplo, puede recibir mensajes en el archivo de carpeta personal desde una ubicación de red utilizando el comando Buscar correo nuevo. Si trabaja en una organización, pida al administrador que le proporcione la solución más idónea para su caso.


Carpetas sin conexión

Las carpetas sin conexión son el método más rápido y sencillo para trabajar sin conexión con Microsoft Exchange. Estas carpetas permiten elegir una carpeta de una ubicación del servidor, trabajar con el contenido de la misma sin estar conectado a la red y actualizar la carpeta, y su correspondiente carpeta de servidor, para que el contenido de ambas sea idéntico. Puede agregar, eliminar y modificar el contenido de una carpeta sin conexión como lo haría con la carpeta de un servidor. Por ejemplo, puede modificar y mover elementos en la bandeja de entrada sin conexión, enviar mensajes que se ubicarán en la bandeja de salida sin conexión y leer las carpetas públicas sin conexión. En el servidor, puede recibir nuevos mensajes en su bandeja de entrada y otros usuarios puede agregar, eliminar y cambiar elementos en las carpetas públicas. No obstante, no tendrá conocimiento de estos cambios realizados en el servidor mientras trabaje con la carpeta sin conexión.

Cuando necesite actualizar el contenido de la carpeta sin conexión y de su carpeta de servidor correspondiente, para que el contenido de ambas sea idéntico, sincronice las carpetas y siga trabajando sin conexión. Con el submenú Sincronizar del menú Herramientas puede conectarse al servidor, copiar las modificaciones de cada carpeta a la otra carpeta y, a continuación, desconectarse. Todo elemento que se haya eliminado de la carpeta sin conexión o de la carpeta de servidor correspondiente, quedará eliminado de ambas.

Las carpetas sin conexión están guardadas en el archivo de carpeta sin conexión (OST). Encontrará este archivo en el disco duro de su equipo y estará disponible incluso si la red no funciona. El OST puede comprimirse para ocupar menos espacio en su equipo.

Las carpetas sin conexión están disponibles sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.


Configurar carpetas sin conexión

Las carpetas sin conexión están disponibles sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.

1	Si todavía no lo ha hecho, instale Outlook en el equipo en el que desee trabajar sin conexión. Si aparece el mensaje "¿Viaja con este PC?" mientras esté creando el perfil de usuario, haga clic en Sí.

Si ya ha instalado Outlook en el equipo en el que desea trabajar sin conexión, deberá crear un archivo de carpeta sin conexión (OST). Para obtener información acerca de cómo crear un archivo de carpeta sin conexión haga clic en  [image].

2	Conéctese a la red.

3	Descargue la Libreta de direcciones a su equipo. Si va a utilizar la característica de seguridad para mensajes precintados mientras trabaja sin conexión, asegúrese de descargar la Libreta de direcciones con la información de detalles.

¿Cómo?

4	Si tiene previsto trabajar sin conexión con una red de llamadas, instale y configure el software de red de llamadas. Para obtener información acerca de cómo instalar una conexión de llamadas, consulte el tema Configurar una conexión de red utilizando Acceso telefónico a redes de la documentación de Windows.

5	Agregue las carpetas públicas con las que desea trabajar sin conexión a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas.

¿Cómo?

6	Configure las carpetas que desea tener disponibles para utilizar sin conexión.

¿Cómo?

7	Sincronice las carpetas sin conexión.

¿Cómo?

8	Configure Outlook para funcionar sin conexión.

¿Cómo?

9	Salga de Outlook y, a continuación, vuelva a iniciarlo desde una ubicación sin conexión.


Usar carpetas sin conexión

1	Si todavía no lo ha hecho, configure carpetas sin conexión.

¿Cómo?

2	Realice su trabajo como normalmente lo hace. Los elementos enviados se mantendrán en su bandeja de salida.

3	Cuando desee actualizar el archivo de carpeta sin conexión y la carpeta del servidor para que el contenido sea idéntico, sincronice las carpetas.

¿Cómo?


Crear una carpeta sin conexión

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en Microsoft Exchange Server.

4	Haga clic en Propiedades y después haga clic en Avanzadas.

5	Haga clic en Configuración de carpeta archivo sin conexión.

6	En el cuadro Archivo, escriba la ruta de acceso al archivo que desee utilizar como archivo de carpeta sin conexión.


Habilitar el uso de una carpeta sin conexión

Las carpetas Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos eliminados, Elementos enviados, Calendario, Contactos, Tareas, Diario y Notas estarán disponibles sin conexión la primera vez que configure las carpetas sin conexión. Para obtener información acerca de cómo configurar las carpetas sin conexión, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	En Lista de carpetas, haga clic en la carpeta Buzón o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas que desee habilitar para utilizar sin conexión.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta, haga clic en Propiedades de y después haga clic en la ficha Sincronización.

4	Haga clic en Cuando está sin conexión o en conexión y después en Aceptar. Si todavía no ha configurado un archivo de carpeta sin conexión, aparecerá un mensaje preguntándole si desea hacerlo. Haga clic en Sí y siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Para obtener ayuda, haga clic en el botón Ayuda del cuadro de diálogo.

5	Repita los pasos del 1 al 4 por cada carpeta que desee habilitar para utilizar sin conexión.

6	Sincronice las carpetas sin conexión.

¿Cómo?


Sincronizar carpetas sin conexión

•	Para sincronizar la carpeta sin conexión seleccionada, elija Sincronizar en el menú Herramientas y haga clic en Esta carpeta.

•	Para sincronizar todas las carpetas sin conexión, elija Sincronizar en el menú Herramientas y haga clic en Todas.

•	Para sincronizar automáticamente todas las carpetas al cerrar Outlook, seleccione la casilla de verificación Durante la conexión, sincronizar todas las carpetas al salir en la ficha General del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

Nota   Al sincronizar, aparecerá un archivo de registro como mensaje en la carpeta Elementos eliminados. Este archivo de registro incluye información acerca de la hora de sincronización, los nombres de las carpetas sincronizadas y el número de elementos agregados.


Deshabilitar el uso de una carpeta sin conexión

1	Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	En Lista de carpetas, haga clic en la carpeta Buzón o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas que desee deshabilitar para utilizar sin conexión.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta, haga clic en Propiedades de y después haga clic en la ficha Sincronización.

4	Haga clic en Sólo cuando está en conexión.

Notas

•	Para deshabilitar la utilización sin conexión de las carpetas Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos eliminados, Elementos enviados, Calendario, Contactos, Tareas, Diario y Notas, debe deshabilitar o eliminar el archivo de carpeta sin conexión. Para obtener información acerca de cómo deshabilitar un archivo de carpeta sin conexión, haga clic en  [image].

•	Si la carpeta que desea deshabilitar para trabajar sin conexión contiene subcarpetas que sí están habilitadas para su uso sin conexión, esas subcarpetas se mantendrán habilitadas.


Comprimir un archivo de carpeta sin conexión

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en Servidor de Microsoft Exchange.

4	Haga clic en Propiedades y después haga clic en Avanzadas.

5	Haga clic en Configuración de carpeta sin conexión.

6	Haga clic en Compactar ahora.


Deshabilitar un archivo de carpeta sin conexión

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en Servidor de Microsoft Exchange.

4	Haga clic en Propiedades y después haga clic en Avanzadas.

5	Haga clic en Configuración de carpeta archivo sin conexión.

6	Haga clic en Desactiva usuarios sin conexión.

Nota   Para eliminar de forma permanente el archivo de carpeta sin conexión del disco duro del equipo, debe borrarlo.


Comprobar el estado de una carpeta sin conexión

1	Si la Lista de carpetas no aparece, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	En Lista de carpetas, haga clic en la carpeta Buzón o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas cuyo estado para trabajo sin conexión desee comprobar.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta, haga clic en Propiedades de y después haga clic en la ficha Sincronización.

4	Bajo Estadísticas de esta carpeta, lea las descripciones de estado.


Configurar Outlook para funcionar sin conexión

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en Servidor de Microsoft Exchange.

4	Haga clic en Propiedades y después en General.

5	Para iniciar siempre Outlook sin conexión, haga clic en Trabajar sin conexión y usar la red telefónica.

Para poder elegir si trabajar con o sin conexión cada vez que inicie el programa, active la casilla de verificación Elegir el tipo de conexión al iniciar.

6	Haga clic en Aceptar.

7	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.


Insertar un gráfico o un libro de Microsoft Excel en un mensaje de Outlook

Es posible crear un gráfico o un libro de Microsoft Excel directamente en un mensaje de Outlook o insertar en el mensaje un gráfico o un libro ya existentes. De cada gráfico o libro de Microsoft Excel que inserte podrá ver los datos directamente en el mensaje, o en forma de un icono que represente a los datos del mensaje.

Al crear en Outlook el gráfico o el libro de Microsoft Excel, las barras de herramientas de Microsoft Excel sustituirán temporalmente a las de Outlook, lo que le permitirá crear el objeto sin necesidad de pasar a otra ventana. Para que vuelvan a aparecer las barras de herramientas de Outlook, haga clic fuera del gráfico o del libro de Microsoft Excel.

Si presenta los datos del gráfico o del libro directamente en el mensaje, y los destinatarios de éste no tienen Microsoft Excel, podrán ver el gráfico o el libro contenido en el mensaje pero no podrán modificarlo.

¿Qué desea hacer?

Incrustar un nuevo gráfico o libro de Microsoft Excel

Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un gráfico o libro de Microsoft Excel existente


Incrustar un nuevo gráfico o libro de Microsoft Excel

1	En el cuadro de texto del mensaje, haga clic en el lugar en el que desee insertar el gráfico o el libro de Microsoft Excel.

2	En el menú Insertar, haga clic en Archivo.

Mostrar

3	Haga clic en Crear nuevo.

4	En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Gráfico de Microsoft Excel o en Hoja de cálculo de Microsoft Excel.

5	Para mostrar el gráfico o el libro como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

6	Haga clic en Aceptar.

7	Cree el gráfico o el libro.

Para obtener ayuda acerca de los comandos y herramientas de Microsoft Excel, haga clic en Ayuda de Microsoft Excel en el menú de ayuda.

Nota   Al hacer clic en Hoja de cálculo de Microsoft Excel en el cuadro Tipo de objeto, estará incrustando un libro de Microsoft Excel en el mensaje. El mensaje presentará una sola hoja cada vez. Para ver otra hoja, haga doble clic en el objeto de Microsoft Excel y, a continuación, en una hoja diferente.


Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un gráfico o libro de Microsoft Excel existente

1	En el cuadro de texto del mensaje, haga clic en el lugar en el que desee insertar el libro de Microsoft Excel.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

Mostrar

3	Haga clic en Crear de un archivo.

4	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del libro de Microsoft Excel que contenga la información a partir del que desea crear un objeto vinculado o incrustado, o bien haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

5	Para crear un objeto vinculado, active la casilla de verificación Vincular.

Si no activa la casilla de verificación Vincular, el objeto se creará como incrustado.

6	Para mostrar el libro como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

Notas

•	Si crea un objeto vinculado a partir de un libro de Microsoft Excel y desea que otras personas puedan modificar el objeto vinculado, es necesario que los destinatarios del mensaje tengan acceso al recurso compartido de red en el que se encuentra almacenado ese libro, que la red admita direcciones UNC, y que se escriba la dirección UNC correspondiente al recurso de red que contiene el archivo en el cuadro Archivo.

Escriba, por ejemplo \\Datos\Hojas_cálculo\Archivo.xls

•	Cuando se crea un objeto incrustado a partir de un libro de Microsoft Excel en un mensaje, el mensaje muestra una hoja en cada momento. Para ver una hoja distinta, haga doble clic en el objeto de Microsoft Excel y, a continuación, haga clic en otra hoja.


Insertar un documento de Word en un mensaje de Outlook

Podrá crear un documento de Word directamente en un mensaje Outlook o especificar un documento de Word existente para insertarlo en el mensaje. El contenido del documento podrá verse directamente en el mensaje o mostrarse en forma de icono que represente al contenido del mismo.

Al crear en Outlook un documento de Word, las barras de herramientas de Word sustituirán temporalmente a las de Outlook, lo que le permitirá crear el objeto sin necesidad de pasar a otra ventana. Para que vuelvan a aparecer las barras de herramientas de Outlook, haga clic fuera del documento de Word.

Si presenta el contenido del documento directamente en el mensaje de Outlook, y los destinatarios de éste no tienen Word, podrán ver el documento contenido en el mensaje pero no podrán modificarlo.

¿Qué desea hacer?

Incrustar un nuevo documento de Word

Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un documento de Word existente


Incrustar un nuevo documento de Word

1	En el cuadro de texto del mensaje, haga clic en el lugar en el que desee insertar el documento de Word.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

Mostrar

3	Haga clic en Crear nuevo.

4	En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Documento de Microsoft Word.

5	Para mostrar el documento como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

6	Haga clic en Aceptar.

7	Redacte el documento.

Para obtener ayuda acerca de los comandos y herramientas de Word, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el menú de ayuda.


Crear un objeto vinculado o incrustado a partir de un documento de Word existente

1	En el cuadro de texto del mensaje, haga clic en el lugar en el que desee insertar el documento de Word.

2	En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

Mostrar

3	Haga clic en Crear de un archivo.

4	En el cuadro Archivo, escriba el nombre del documento de Word a partir del que desea crear un objeto vinculado o incrustado, o bien haga clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

5	Para crear un objeto vinculado, active la casilla de verificación Vincular.

Si no activa la casilla de verificación Vincular, el objeto se creará como incrustado.

6	Para mostrar el documento como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

Nota   Si crea un objeto vinculado a partir de un documento de Word y desea que los demás puedan modificarlo, los destinatarios del mensaje deben tener acceso al directorio de la red en el que esté almacenado el documento, la red debe admitir direccionesUNC y la dirección UNC correspondiente tiene que figurar en el cuadro Archivo.

Escriba, por ejemplo, \\Datos\Documentos\Archivo.doc


Solución de problemas de inserción de información en Outlook

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede ver ni realizar cambios en un objeto del mensaje

Desea insertar parte de un archivo, pero Outlook lo inserta entero

Al hacer doble clic en un objeto vinculado o incrustado aparece el mensaje de error "Imposible modificar"

Para que en el elemento aparezca el objeto incrustado en lugar de su icono


No puede ver ni realizar cambios en un objeto del mensaje

•	Si recibió un mensaje que contiene un objeto vinculado, es posible que el archivo al que el objeto vinculado hace referencia exista en un servidor no disponible temporalmente o que no tenga autorización para abrir. Para obtener información, consulte al administrador.

•	Es posible que el remitente no le haya proporcionado la dirección UNC del archivo. Por ejemplo, c:\Datos\Hojas\Archivo.xls. Solicite esta información al remitente.

•	Es posible que no tenga el programa de origen necesario para ver el objeto. Si no tiene instalado el programa de origen, convierta el objeto al formato de archivo de un programa que sí tenga cargado. Para obtener información acerca de cómo convertir un objeto a un formato de archivo diferente, haga clic en  [image].


Desea insertar parte de un archivo, pero Outlook lo inserta entero

Al insertar un objeto vinculado desde un archivo a un elemento de Outlook, esta aplicación utilizará el archivo íntegro al que haga referencia el objeto vinculado. Podrá insertar parte de un archivo como objeto vinculado si el programa con el que se guardó el archivo es compatible con la vinculación de objetos. Para insertar parte de un archivo, primero debe copiar en el archivo original la parte que desea insertar. En Outlook, haga clic en el cuadro de texto de un elemento. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial. Haga clic en un formato bajo Como y, a continuación, en Pegar vínculo.

Si la aplicación en la que se guardó el archivo no es compatible con la vinculación de objetos, podrá utilizar el comando Pegar (menú Edición) para pegar parte de un archivo directamente en un elemento, pero no podrá mantener un vínculo con el archivo original.


Insertar un acceso directo a una página favorita de World Wide Web en un mensaje de Outlook

El Internet Explorer de Microsoft ofrece un método cómodo para compartir con otros usuarios direcciones en sus páginas favoritas de Web. Los destinatarios deben tener instalado en sus equipos un explorador de Internet para poder utilizar los accesos directos.

1	Redacte el mensaje, pero no lo envíe.

¿Cómo?

2	En el cuadro de texto del mensaje, haga clic en el lugar en el que desee insertar el acceso directo.

3	En el menú Insertar, haga clic en Archivo.

Mostrar

4	Haga clic en Buscar en favoritos  [image].

5	Haga clic en el acceso directo a la página favorita de Web que desee insertar.

6	Bajo Insertar como, haga clic en Datos adjuntos.

Sugerencias

•	Para insertar rápidamente un acceso directo a una página favorita de Web, arrastre el icono del acceso directo desde la carpeta Favoritos, en la carpeta Windows del Explorador de Windows, hasta el cuadro de texto del mensaje. Si para Internet utiliza un explorador que no sea Internet Explorer, arrastre el icono de acceso directo desde la carpeta en la que guarde las páginas favoritas de Web hasta el cuadro de texto del mensaje.

•	Para crear un hipervínculo a una página Web en un mensaje, escriba la dirección del hipervínculo en el cuadro de texto del mensaje. Por ejemplo, escriba http://www.microsoft.com. Para editar la dirección del hipervínculo, presione la tecla CTRL y, sin soltarla, utilice el botón principal del mouse (ratón) para seleccionar la parte de la dirección que desee modificar. A continuación, escriba los cambios.


Resumen de operadores

Los operadores pueden utilizarse para combinar y ampliar las funciones incluidas en Outlook.

Operadores aritméticos

Operadores de comparación

Operadores de concatenación

Operadores lógicos


Operadores aritméticos

Operador ^

Operador *

Operador /

Operador \

Operador Mod

Operador +

Operador -


Operadores de comparación

Se utiliza para comparar expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 operadorcomparación expresión2

resultado = cadena Like patrón

Los operadores de comparación constan de las siguientes partes:

Parte	Descripción
expresión	Cualquier expresión.
operadorcomparación	Cualquier operador de comparación.
cadena	Cualquier expresión de cadena.
patrón	Cualquier expresión de cadena o intervalo de caracteres.
Comentarios

El operador Like tiene una funcionalidad de comparación específica que lo diferencia de los operadores de la siguiente tabla. La siguiente tabla contiene una lista de los operadores de comparación y de las condiciones que determinarán si resultado es True, False o Null:

Operador	Descripción	True si	False si	Null si
<	Menor que	expresión1 < expresión2	expresión1 >= expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
<=	Menor o igual que	expresión1 <= expresión2	expresión1 > expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
>	Mayor que	expresión1 > expresión2	expresión1 <= expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
>=	Mayor o igual que	expresión1 >= expresión2	expresión1 < expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
=	Igual a	expresión1 = expresión2	expresión1 <> expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
<>	No igual a	expresión1 <> expresión2	expresión1 = expresión2	expresión1 o expresión2 = Null
Al comparar dos expresiones, no siempre podrá determinar fácilmente si las expresiones se comparan como números o como cadenas. La siguiente tabla muestra cómo se comparan las expresiones o cuáles serán los resultados cuando alguna de ellas no es un valor Variant:

Si	Entonces
Ambas expresiones son tipos de datos numéricos (Byte, Boolean, Integer, Long, Single, Double, Date o Currency)	Efectúa una comparación numérica.
Ambas expresiones son un valor String	Efectúa una comparación de cadena.
Una expresión es de tipo numérico y la otra un valor Variant que es, o puede ser, un número	Efectúa una comparación numérica.
Una expresión es de tipo numérico y la otra una cadena Variant que no puede convertirse en un número	Efectúa una comparación de cadena.
Una expresión es un valor String y la otra es cualquier valor Variant (a excepción de Null)	Efectúa una comparación de cadena.
Una expresión es un valor Empty y la otra es de tipo numérico	Efectúa una comparación numérica utilizando 0 como la expresión Empty.
Una expresión es Empty y la otra es un valor String	Efectúa una comparación de cadena utilizando una cadena de longitud cero ("") como la expresión Empty.
Si expresión1 y expresión2 son ambas expresiones Variant, su tipo subyacente determinará de qué forma se compararán. La siguiente tabla muestra cómo se compararán las expresiones o cuáles serán los resultados de la comparación, según el tipo subyacente de la Variant:

Si	Entonces
Ambas expresiones Variant son numéricas	Efectúa una comparación numérica.
Ambas expresiones Variant son cadenas	Efectúa una comparación de cadena.
Una expresión Variant es numérica y la otra es una cadena	La expresión numérica es menor que la expresión de cadena.
Una expresión Variant es un valor Empty y la otra es numérica	Efectúa una comparación numérica utilizando 0 como la expresión Empty.
Una expresión Variant es un valor Empty y la otra es una cadena	Efectúa una comparación de cadena utilizando una cadena de longitud cero como la expresión Empty.
Ambas expresiones Variant son un valor Empty	Las expresiones son iguales.
Nota   Si se compara un valor Currency con un valor Single o un valor Double, el valor Single o Double se convertirá en el valor Currency. Esto hará que se pierda cualquier parte fraccional del valor Single o Double inferior a 0,0001, y puede provocar que dos valores se comparen como iguales cuando no lo son. Cuando se compara un valor Single con un valor Double, el valor Double se redondeará a la misma precisión que el valor Single.


Operadores de concatenación

Operador &

Operador +


Operadores lógicos

Operador And

Operador Eqv

Operador Imp

Operador Not

Operador Or

Operador Xor


Precedencia de operadores

Cuando en una expresión se producen varias operaciones, cada parte se evaluará y se resolverá en un orden predeterminado denominado precedencia del operador.

Cuando las expresiones contienen operadores de más de una categoría, primero se evaluarán los operadores aritméticos; a continuación, los operadores de comparación y, por último, los operadores lógicos. Todos los operadores de comparación tienen igual precedencia; esto es, se evalúan en el orden de izquierda a derecha en que aparecen. Los operadores aritméticos y lógicos se evalúan en el siguiente orden de precedencia:

Aritméticos	Comparación	Lógicos
Exponenciación (^)	Igualdad (=)	Not
Negación (-)'	Desigualdad (<>)	And
Multiplicación y división (*, /)	Menor que (<)	Or
División de enteros (\)	Mayor que (>)	Xor
Resto aritmético (Mod)	Menor o igual que (<=)	Eqv
Suma y resta (+, -)	Mayor o igual que (>=)	Imp
Concatenación de cadena (&)	Like
Cuando en una expresión se producen conjuntamente una multiplicación y una división, cada operación se evalúa en el orden en que aparece de izquierda a derecha. De igual modo, cuando en una expresión se producen conjuntamente una suma y una resta, cada operación se evalúa en su orden de aparición de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadena (&) no es un operador aritmético, aunque sigue en precedencia a todos los operadores aritméticos y está por delante de todos los operadores de comparación. De igual modo, el operador Like, aunque iguala en precedencia a todos los operadores de comparación, es en realidad un operador de coincidencia de patrones.

Pueden utilizarse paréntesis para suprimir el orden de precedencia, forzando que algunas partes de una expresión se evalúen antes que otras. Las operaciones que se encuentran encerradas entre paréntesis siempre se realizarán antes que las que están fuera de ellos. No obstante, dentro de los paréntesis se mantiene la precedencia del operador.


Operador ^

Se utiliza para elevar un número a la potencia de un exponente.

Sintaxis

resultado = número^exponente

La sintaxis del operador ^ consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número	Cualquier expresión numérica.
exponente	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Número sólo puede ser negativo si exponente es un valor entero. Cuando se efectúa más de una exponenciación en una misma expresión, el operador ^ se evalúa a medida que se encuentra de izquierda a derecha.

Por lo general, el tipo de datos de resultado es un valor Double o un valor Variant que contiene un valor Double. No obstante, si número o exponente es una expresión Null, entonces resultado será Null.


Operador +

Se utiliza para sumar dos números.

Sintaxis

resultado = expresión1+expresión2

La sintaxis del operador + consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

Utilice el operador & para concatenar a fin de eliminar ambigüedades y proporcionar un código de autodocumentación.

Utilizando el operador + es posible que no pueda determinar si se producirá una suma o una concatenación de cadena. Si al menos una expresión no es un valor Variant, se aplicarán las siguientes reglas:

Si	Entonces
Ambas expresiones son tipos de datos numéricos (Byte, Boolean, Integer, Long, Single, Double, Date o Currency)	Suma.
Ambas expresiones son un valor String	Concatena.
Una expresión es del tipo de datos numéricos y la otra es cualquier valor Variant, a excepción de Null	Suma.
Una expresión es un valor String y la otra es cualquier valor Variant, a excepción de Null	Concatena.
Una expresión es un valor Variant Empty	Devuelve la expresión restante sin cambios como resultado.
Una expresión es del tipo de datos numéricos y la otra es un valor String	Se produce el error Tipos incorrectos.
Cualquiera de las expresiones es Null	resultado será Null.
Si ambas expresiones son Variant, se aplican las siguientes reglas:

Si	Entonces
Ambas expresiones Variant son numéricas	Suma.
Ambas expresiones Variant son cadenas	Concatena.
Una expresión Variant es numérica y la otra es una cadena	Suma.
En la suma aritmética sencilla que incluya sólo expresiones de tipos de datos numéricos, el tipo de datos de resultado será por lo general el mismo que el de la expresión más exacta. El orden de exactitud, desde el menos hasta el más exacto, es Byte, Integer, Long, Single, Double y Currency. Las siguientes son las excepciones a este orden:

•	Cuando se suma un valor Single y un valor Long, el tipo de datos de resultado se convierte en un valor Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Long, Single o Date que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Byte que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Integer.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Integer que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Long.

•	Cuando se suma un valor Date a cualquier tipo de datos, el tipo de datos de resultado será siempre un valor Date.

Nota   El orden de precisión utilizado por la suma y la resta no es el mismo que utiliza la multiplicación.

Si una o ambas son expresiones Null, resultado será Null. Si ambas expresiones son Empty, resultado será un valor Integer. No obstante, si sólo una de las expresiones es un valor Empty, la otra se devolverá sin cambios como resultado.


Operador -

Se utiliza para hallar la diferencia entre dos números o para indicar el valor negativo de una expresión numérica.

Sintaxis 1

resultado = número1-número2

Sintaxis 2

-número

La sintaxis del operador - consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número	Cualquier expresión numérica.
número1	Cualquier expresión numérica.
número2	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

En Sintaxis 1, el operador - es el operador de resta aritmética utilizado para hallar la diferencia entre dos números. En Sintaxis 2, el operador - se utiliza como operador de negación unaria para indicar el valor negativo de una expresión.

Por lo general, el tipo de datos de resultado es el mismo que el de la expresión más exacta. El orden de exactitud, desde el menos hasta el más exacto, es Byte, Integer, Long, Single, Double y Currency. Las siguientes son las excepciones a este orden:

•	Cuando en la resta participan un valor Single y un valor Long, el tipo de datos de resultado se convierte en un valor Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Long, Single o Date que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en un valor Variant que contiene un valor Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Byte que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Integer.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Integer que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Long.

•	Cuando la resta incluye un valor Date y cualquier otro tipo de datos, el tipo de datos de resultado será un valor Date.

•	Cuando una resta incluye dos expresiones Date, el tipo de datos de resultado es Double.

Nota   El orden de precisión utilizado por la suma y la resta no es el mismo que utiliza la multiplicación.

Si una o ambas son expresiones Null, resultado será Null. Si una expresión es un valor Empty, se considerará como 0.


Operador *

Se utiliza para multiplicar dos números.

Sintaxis

resultado = número1*número2

La sintaxis del operador * consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número1	Cualquier expresión numérica.
número2	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Por lo general, el tipo de datos de resultado es el mismo que el de la expresión más exacta. El orden de exactitud, desde el menos hasta el más exacto, es Byte, Integer, Long, Single, Currency y Double. Las siguientes son las excepciones a este orden:

•	Cuando la multiplicación incluye un valor Single y un valor Long, el tipo de datos de resultado se convierte en un valor Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Long, Single o Date que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en un valor Variant que contiene un valor Double.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Byte que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Integer.

•	Cuando el tipo de datos de resultado es una variante Integer que desborda el límite establecido, resultado se convertirá en una variante Long.

Nota   El orden de precisión utilizado por la multiplicación no es el mismo que utilizan la suma y la resta.

Si una o ambas son expresiones Null, resultado será Null. Si una expresión es un valor Empty, se considerará como 0.


Operador /

Se utiliza para dividir dos números y devolver un resultado de coma flotante.

Sintaxis

resultado = número1/número2

La sintaxis del operador / consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número1	Cualquier expresión numérica.
número2	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Por lo general, el tipo de datos de resultado es un valor Double o una variante Double. Las siguientes son las excepciones a este regla:

•	Cuando ambas expresiones son Byte, Integer o Single, resultado será un valor Single salvo que desborde el límite establecido, en cuyo caso se producirá un error.

•	Cuando ambas expresiones son Byte, Integer o Single, resultado será una variante Single salvo que desborde el límite establecido, en cuyo caso resultado será Variant que contiene un valor Double.

Si una o ambas son expresiones Null, resultado será Null. Si una expresión es un valor Empty se considerará como 0.


Operador \

Se utiliza para dividir dos números y devolver un resultado entero.

Sintaxis

resultado = número1\número2

La sintaxis del operador \ consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número1	Cualquier expresión numérica.
número2	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

Antes de efectuarse la división, las expresiones numéricas se redondean a expresiones Byte, Integer o Long.

Por lo general, el tipo de datos de resultado será Byte, una variante de Byte, Integer, una variante de Integer, Long o una variante de Long, independientemente de si resultado es o no un entero. Toda parte fraccional quedará truncada. No obstante, si alguna expresión es Null, resultado será Null. Si una expresión es un valor Empty se considerará como 0.


Operador Mod

Se utiliza para dividir dos números y devolver sólo el residuo, o resto.

Sintaxis

resultado = número1 Mod número2

La sintaxis del operador Mod consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
número1	Cualquier expresión numérica.
número2	Cualquier expresión numérica.
Comentarios

El operador residuo, o resto, divide al número1 en el número2, redondeando los números de coma flotante a enteros, y devuelve sólo el resto como resultado. Por ejemplo, en la siguiente expresión, A (que es el resultado) es igual a 5.

A = 19 Mod 6,7

Por lo general, el tipo de datos de resultado será Byte, una variante de Byte, Integer, una variante de Integer, Long o una Variant que contenga Long, independientemente de si resultado es o no un entero. Toda parte fraccional quedará truncada. No obstante, si alguna expresión es Null, resultado será Null. Si una expresión es un valor Empty se considerará como 0.


Operador &

Se utiliza para forzar la concatenación de cadenas de dos expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 & expresión2

La sintaxis del operador & consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variante de String o de Variant.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

Si una expresión no es una cadena, se convertirá a una variante de String. El tipo de datos de resultado será String si ambas expresiones son expresiones de String; de lo contrario, resultado será una variante de String. Si ambas son expresiones Null, resultado será Null. No obstante, si sólo una expresión es Null, dicha expresión se considerará como cadena de longitud cero ("") al concatenarse con la otra expresión. También se considerará como cadena de longitud cero cualquier expresión que sea Empty.


Operador And

Se utiliza para efectuar una unión lógica de dos expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 And expresión2

La sintaxis del operador And consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

Si ambas expresiones se evalúan como True, resultado será True. Si alguna de las expresiones se evalúa como False, resultado será False. La siguiente tabla muestra cómo se determina resultado:

Si expresión1 es	Y expresión2 es	El resultado será
True	True	True
True	False	False
True	Null	Null
False	True	False
False	False	False
False	Null	False
Null	True	Null
Null	False	False
Null	Null	Null
El operador And también efectúa una comparación bit a bit de bits situados en idéntica posición en dos expresiones numéricas y define el bit correspondiente en resultado según la siguiente tabla:

Si el bit de expresión1 es	Y el bit de expresión2 es	El resultado será
0	0	0
0	1	0
1	0	0
1	1	1


Operador Eqv

Se utiliza para efectuar una equivalencia lógica en dos expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 Eqv expresión2

La sintaxis del operador Eqv consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

Si alguna expresión es un valor Null, resultado será también Null. Si ninguna de las expresiones es un valor Null, resultado se determinará según la siguiente tabla:

Si expresión1 es	Y expresión2 es	El resultado será
True	True	True
True	False	False
False	True	False
False	False	True
El operador Eqv efectúa una comparación bit a bit de bits situados en idéntica posición en dos expresiones numéricas y define el bit correspondiente en resultado según la siguiente tabla:

Si el bit de expresión1 es	Y el bit de expresión2 es	El resultado será
0	0	1
0	1	0
1	0	0
1	1	1


Operador Imp

Se utiliza para efectuar una implicación lógica en dos expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 Imp expresión2

La sintaxis del operador Imp consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

La siguiente tabla muestra cómo se determina resultado:

Si expresión1 es	Y expresión2 es	El resultado será
True	True	True
True	False	False
True	Null	Null
False	True	True
False	False	True
False	Null	True
Null	True	True
Null	False	Null
Null	Null	Null
El operador Imp efectúa una comparación bit a bit de bits situados en idéntica posición en dos expresiones numéricas y define el bit correspondiente en resultado según la siguiente tabla:

Si el bit de expresión1 es	Y el bit de expresión2 es	El resultado será
0	0	1
0	1	1
1	0	0
1	1	1


Operador Not

Se utiliza para efectuar una negación lógica en una expresión.

Sintaxis

resultado = Not expresión

La sintaxis del operador Not consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión	Cualquier expresión.
Comentarios

La siguiente tabla muestra cómo se determina resultado:

Si expresión es	Entonces resultado será
True	False
False	True
Null	Null
Además, el operador Not invierte los valores de bit de cualquier variable y define el bit correspondiente en resultado según la siguiente tabla:

Bit en expresión	Bit en resultado
0	1
1	0


Operador Or

Se utiliza para efectuar una disyuntiva lógica en dos expresiones.

Sintaxis

resultado = expresión1 Or expresión2

La sintaxis del operador Or consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
expresión1	Cualquier expresión.
expresión2	Cualquier expresión.
Comentarios

Si una o las dos expresiones se evalúan como True, resultado será True. La siguiente tabla muestra cómo se determina resultado:

Si expresión1 es	Y expresión2 es	El resultado será
True	True	True
True	False	True
True	Null	True
False	True	True
False	False	False
False	Null	Null
Null	True	True
Null	False	Null
Null	Null	Null
El operador Or también efectúa una comparación bit a bit de bits situados en idéntica posición en dos expresiones numéricas y define el bit correspondiente en resultado según la siguiente tabla:

Si el bit de expresión1 es	Y el bit de expresión2 es	El resultado será
0	0	0
0	1	1
1	0	1
1	1	1


Operador Xor

Se utiliza para efectuar una exclusión lógica en dos expresiones.

Sintaxis

[resultado =] expresión1 Xor expresión2

La sintaxis del operador Xor consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Opcional. Cualquier variable numérica.
expresión1	Requerida. Cualquier expresión.
expresión2	Requerida. Cualquier expresión.
Comentarios

Si una, y sólo una, de las expresiones se evalúa como True, resultado será True. No obstante, si alguna expresión es Null, resultado será también Null. Si ninguna de las expresiones es Null, resultado se determinará según la siguiente tabla:

Si expresión1 es	Y expresión2 es	El resultado será
True	True	False
True	False	True
False	True	True
False	False	False
El operador Xor actúa como operador lógico y bit a bit. Una comparación bit a bit de dos expresiones utilizando la lógica excluyente o para formar el resultado, como muestra la siguiente tabla:

Si el bit de expresión1 es	Y el bit de expresión2 es	El resultado será
0	0	0
0	1	1
1	0	1
1	1	0


Operador Like

Se utiliza para comparar dos cadenas.

Sintaxis

resultado = cadena Like patrón

La sintaxis del operador Like consta de las siguientes partes:

Parte	Descripción
resultado	Cualquier variable numérica.
cadena	Cualquier expresión de cadena.
patrón	Cualquier expresión de cadena que cumpla las convenciones de coincidencia de patrones descrita en Comentarios.
Comentarios

Si cadena coincide con patrón, resultado será True; si no existe coincidencia, resultado será False; y si cadena o patrón es Null, resultado será Null.

El comportamiento del operador Like dependerá de un orden derivado de las representaciones binarias internas de los caracteres. En Microsoft Windows, este orden está determinado por la página de códigos. En el siguiente ejemplo se muestra un orden binario típico:

A < B < E < Z < a < b < e < z < À < Ê < Ø < à < ê < ø

La coincidencia de patrones incorporada ofrece una herramienta versátil para las comparaciones de cadenas. Las funciones de coincidencia de patrones permiten utilizar caracteres comodines, listas o intervalos de caracteres, en cualquier combinación, para la coincidencia de cadenas. La siguiente tabla presenta los caracteres permitidos en patrón y sus coincidencias:

Caracteres en patrón	Coincidencias en cadena
?	Cualquier carácter individual.
*	Cero o más caracteres.
#	Cualquier dígito individual (0 – 9).
[listcaract]	Cualquier carácter individual en listcaract.
[!listcaract]	Cualquier carácter individual que no aparezca en listcaract.
Puede utilizarse un grupo de uno o más caracteres (listcaract) encerrados entre corchetes ([ ]) para hacer coincidir cualquier carácter individual de cadena, y puede incluir casi cualquier código de caracteres, dígitos incluidos.

Nota   Para la coincidencia de los caracteres especiales corchete de apertura ([), signo de interrogación de cierre (?), signo de número (#) y asterisco (*), enciérrelos entre corchetes. El carácter corchete de cierre (]) no puede utilizarse dentro de un grupo para una coincidencia, aunque puede utilizarse fuera de un grupo como carácter individual.

Utilizando un guión (-) para separar los límites superior e inferior del intervalo, listcaract puede especificar un intervalo de caracteres. Por ejemplo, [A-Z] da como resultado una coincidencia si la posición del carácter correspondiente en cadena contiene cualquiera de las letras mayúsculas dentro del intervalo entre la A y la Z. Dentro de los corchetes se incluyen intervalos sin delimitadores.

El significado de un intervalo específico dependerá de la ordenación de caracteres válida en el momento de la ejecución. Utilizando el mismo ejemplo anterior, el intervalo [A – E] da las coincidencias A, B y E.

Entre otras importantes reglas para la coincidencia de patrones se incluyen las siguientes:

•	Un signo de exclamación de cierre (!) al inicio de listcaract significa que tiene lugar una coincidencia si en cadena se encuentra cualquier carácter, a excepción de los incluidos en listcaract. Si se utiliza fuera de los corchetes, el signo de admiración de cierre coincidirá consigo mismo.

•	El guión (-) puede aparecer al inicio, detrás de un signo de exclamación de cierre, si se utiliza alguno, o al final de listcaract para coincidir consigo mismo. En cualquier otra posición, el guión se utiliza para identificar un intervalo de caracteres.

•	Cuando se especifica un intervalo de caracteres, deben aparecer en orden ascendente, desde el menor hasta el mayor. [A-Z] es un patrón Válido, pero [Z-A] no lo es.

•	La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de longitud cero.

Algunos idiomas tienen en sus alfabetos caracteres especiales que representan dos caracteres separados. Por ejemplo, varios idiomas utilizan el carácter "æ" para representar los caracteres "a" y "e" cuando aparecen juntos. El operador Like reconoce dicho carácter individual especial y los dos caracteres individuales como equivalentes.

Cuando en la configuración regional del sistema se especifica un idioma que utiliza un carácter especial, la aparición de un carácter especial individual en patrón o en cadena coincidirá con la secuencia de 2 caracteres equivalentes en la otra cadena. De igual modo, cualquier carácter especial individual contenido en patrón y encerrado entre corchetes, aislado, en una lista o en un intervalo, coincidirá con la secuencia de dos caracteres equivalentes en cadena.


Configurar Outlook para realizar llamadas telefónicas

Si dispone de módem, puede utilizar Outlook para marcar cualquier número de teléfono que especifique. El marcado telefónico automático no está disponible con Microsoft Windows NT Server 3.51 ni con Windows NT Workstation 3.51.

Antes de que Outlook pueda efectuar automáticamente llamadas telefónicas, debe configurar el equipo y el módem para el marcado automático de llamadas. Sólo entonces Outlook podrá marcar los números que especifique, incluyendo los de los teléfonos de los contactos de la lista de contactos de Outlook.

Si realiza frecuentes llamadas a determinados números, puede crear una lista de marcado rápido y efectuar las llamadas desde la lista o seleccionar un número al que llame con frecuencia en una lista con los últimos números de teléfono marcados.

Si desea medir automáticamente el tiempo de un llamada y escribir notas en Outlook mientras habla, puede configurar una opción antes de iniciar la llamada y crear una entrada del Diario para esa llamada. Por ejemplo, si desea facturar a sus clientes por el tiempo dedicado a conversaciones telefónicas quizá le resulte conveniente utilizar esta opción.

¿Qué desea hacer?

Configurar el marcado automático de teléfono

Realizar una nueva llamada telefónica

Realizar una llamada telefónica personal o comercial usando la lista de contactos

Crear una lista con los números de teléfono de uso frecuente

Marcar un número de teléfono de uso frecuente

Volver a marcar un número de teléfono


Configurar el marcado automático de teléfono

1	Configure un módem.

Para obtener más información, consulte el tema Instalar un módem de la documentación de Windows.

2	Configure la línea telefónica para marcado automático.

¿Cómo?

3	Configure la ubicación desde la que se efectuará el marcado.

¿Cómo?

4	Si utiliza una tarjeta de llamada, configure las opciones de la tarjeta.

¿Cómo?


Configurar la línea de teléfono para marcado automático

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Propiedades de marcado.

3	En las fichas General, Conexión y Opciones, seleccione las opciones de módem y de conexión que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.


Establecer una ubicación para el marcado automático de teléfono

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Propiedades de marcado.

3	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.


Utilizar una tarjeta para el marcado automático del teléfono

1	Si todavía no lo ha hecho, configure el módem.

Para obtener información a cerca de cómo configurar un módem, consulte el tema Instalar un módem de la documentación de Windows.

2	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

3	Haga clic en Propiedades de marcado.

4	Para configurar la primera vez, active la casilla de verificación Con tarjeta de llamada.

Para utilizar una tarjeta de llamada diferente, haga clic en Cambiar.

5	En el cuadro Tarjeta de llamada que desea utilizar, haga clic en una tarjeta de llamada.

Si la tarjeta de llamada que busca no está en el cuadro, haga clic en Nueva, escriba el nombre de la tarjeta y después haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Número de la tarjeta de llamada, escriba el número de la tarjeta de llamada.

7	Si desea definir las reglas de marcado para el uso de la tarjeta de llamada, haga clic en Avanzado, configure las opciones que desee y haga clic en Cerrar.

Para obtener información acerca de las reglas de marcado, consulte a su administrador.


Realizar una nueva llamada telefónica

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Para que Outlook busque un número en la lista de contactos, escriba un nombre en el cuadro Contacto.

3	Si el nombre que escribió en el cuadro Contacto se encuentra en la lista de contactos de Outlook y ya se han incluido los números de teléfono de ese contacto, haga clic en el número al que desee llamar en el cuadro Número.

Si el nombre no aparece en la lista de contactos de Outlook o no tiene todavía un número de teléfono, escriba el número con formato de marcar o con formato internacional en el cuadro Número.

4	Para mantener un registro de la llamada en el diario, active la casilla de verificación Crear una nueva entrada del Diario al iniciar una nueva llamada.

Si activa esta casilla de verificación, después de iniciar la llamada se abrirá una entrada del Diario en la que aparecerá el tiempo transcurrido. Mientras hable, podrá escribir notas en el cuadro de texto de la entrada del Diario.

5	Haga clic en Iniciar llamada.

6	Descuelgue el teléfono y haga clic en Hablar.

7	Si especificó la creación de una entrada del Diario para la llamada, cuando termine haga clic en Pausar cronómetro para parar el reloj y después en Guardar y cerrar  [image].

8	Haga clic en Finalizar llamada y cuelgue el teléfono.

Notas

•	Si no incluye el código de país ni el código de provincia o estado del número de teléfono, el marcador automático utilizará la configuración del cuadro de diálogo Propiedades de marcado (en el menú Herramientas elija Marcar y haga clic en Nueva llamada).

•	Si incluye letras en el número de teléfono, el marcador automático no las reconocerá.


Realizar una llamada telefónica a una persona incluida en la lista de contactos

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	Haga clic en el contacto al que desea llamar.

3	En el menú Herramientas, elija Marcar y haga clic en el número al que desea llamar.

4	Para mantener un registro de la llamada en el diario, active la casilla de verificación Crear una nueva entrada del Diario al iniciar una nueva llamada.

Si activa esta casilla de verificación, después de iniciar la llamada se abrirá una entrada del Diario en la que aparecerá el tiempo transcurrido. Mientras hable, podrá escribir notas en el cuadro de texto de la entrada del Diario.

5	Haga clic en Iniciar llamada.

6	Descuelgue el teléfono y haga clic en Hablar.

7	Si especificó la creación de una entrada del Diario para la llamada, cuando termine haga clic en Pausar cronómetro para parar el reloj y después en Guardar y cerrar  [image].

8	Haga clic en Finalizar llamada y cuelgue el teléfono.


Marcar un número de teléfono de uso frecuente

1	En el menú Herramientas, elija sucesivamente Marcar y Marcado rápido y haga clic en el número al que desea llamar.

2	Para mantener un registro de la llamada en el diario, active la casilla de verificación Crear una nueva entrada del Diario al iniciar una nueva llamada.

Si activa esta casilla de verificación, después de iniciar la llamada se abrirá una entrada del Diario en la que aparecerá el tiempo transcurrido. Mientras hable, podrá escribir notas en el cuadro de texto de la entrada del Diario.

3	Haga clic en Iniciar llamada.

4	Descuelgue el teléfono y haga clic en Hablar.

5	Si especificó la creación de una entrada del Diario para la llamada, cuando termine haga clic en Pausar cronómetro para parar el reloj y después en Guardar y cerrar  [image].

6	Haga clic en Finalizar llamada y cuelgue el teléfono.


Volver a marcar un número de teléfono

1	En el menú Herramientas, elija sucesivamente Marcar y Volver a marcar y después haga clic en el número al que desee llamar.

2	Para mantener un registro de la llamada en el diario, active la casilla de verificación Crear una nueva entrada del Diario al iniciar una nueva llamada.

Si activa esta casilla de verificación, después de iniciar la llamada se abrirá una entrada del Diario en la que aparecerá el tiempo transcurrido. Mientras hable, podrá escribir notas en el cuadro de texto de la entrada del Diario.

3	Haga clic en Iniciar llamada.

4	Descuelgue el teléfono y haga clic en Hablar.

5	Si ha especificado la creación de una entrada del Diario para la llamada, cuando termine haga clic en Pausar cronómetro para parar el reloj y después en Guardar y cerrar  [image].

6	Haga clic en Finalizar llamada y cuelgue el teléfono.


Crear una lista con los números de teléfono de uso frecuente

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Opciones de marcado.

3	En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona u organización a la que llame con frecuencia.

4	En el cuadro Teléfono, escriba el número de teléfono o de fax.

5	Haga clic en Agregar.


Quitar un número de teléfono de la lista de marcado rápido

1	En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada.

Mostrar

2	Haga clic en Opciones de marcado.

3	Haga clic en el número telefónico que desea quitar.

4	Haga clic en Eliminar.


Solución de problemas de marcado automático

¿Sobre qué necesita ayuda?

Outlook no marca el número de teléfono

Outlook no marca un número de teléfono internacional

Aparece un mensaje de error del operador

No puede realizar una llamada local a un código de provincia o estado diferente

No puede realizar una llamada de larga distancia al mismo código de provincia o estado

No puede realizar una llamada con una tarjeta telefónica

El marcador de teléfono automático no marca su número correctamente


Outlook no marca el número de teléfono

•	Si utiliza un módem externo, asegúrese de que el puerto de comunicaciones y el módem están conectados por cable y que el módem está enchufado al teléfono. A continuación, vuelva a intentar la llamada.

•	Asegúrese de que el puerto de comunicaciones está correctamente configurado. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y compruebe las opciones de configuración seleccionadas.

•	Asegúrese de que la ubicación desde la que está marcando está correctamente configurada y que se hayan especificado las instrucciones de marcado oportunas, por ejemplo marcar el 9 para obtener línea externa. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y, a continuación, compruebe las opciones e instrucciones de marcado seleccionadas.


Outlook no marca un número de teléfono internacional

•	Asegúrese de que el número telefónico que va a marcar tiene formato internacional.

•	Es posible que la llamada se haya cancelado antes de establecerse. Intente aumentar el tiempo de espera hasta la cancelación de la llamada. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Opciones de marcado y en Propiedades de la línea y, a continuación, compruebe las opciones seleccionadas bajo Preferencias de llamada en la ficha Conexión.

•	Asegúrese de que la ubicación desde la que está marcando está correctamente configurada y que se hayan especificado las instrucciones de marcado oportunas, por ejemplo marcar el 9 para obtener línea externa. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y, a continuación, compruebe las opciones e instrucciones de marcado seleccionadas.

•	¿Ha incluido el código de acceso internacional? Outlook no requiere este código cuando se incluye un código de país para marcar un número de teléfono de larga distancia. Para el número de teléfono, utilice el siguiente formato: +código de país (código de área) número; por ejemplo, +44 (171) 555-7788.


Aparece un mensaje de error del operador

•	¿Ha aparecido un mensaje indicando que marque primero el 1 y, a continuación, el código de área? En tal caso, vuelva al cuadro en el que ha escrito el número telefónico y agregue un 1 y el código de área.

•	¿Utiliza tarjeta de llamada? Si no lo hace, asegúrese de no haberla especificado. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y, a continuación, asegúrese de que la casilla de verificación Con tarjeta de llamada está desactivada.


No puede realizar una llamada local a un código de provincia o estado diferente

Si tiene que efectuar una llamada local en un código de provincia o estado diferente, el marcador automático intentará establecerla como llamada de larga distancia. Para poder realizar la llamada, escriba el código de su provincia o estado e incluya el código de provincia o estado real en el número de teléfono. Por ejemplo, si su teléfono se encuentra en el código de provincia o estado 212, para marcar el número local 555-1212 del código de provincia o estado 718, cambie el número de teléfono a +1(212)718 555-1212.


No puede realizar una llamada de larga distancia al mismo código de provincia o estado

Si tiene que efectuar una llamada de larga distancia en el mismo código de provincia o estado desde el que está llamando, el marcador automático intentará establecer la llamada como local. Para poder realizar la llamada, escriba el código de su provincia o estado y vuelva a incluir el código de provincia o estado en el número de teléfono. Por ejemplo, si el teléfono desde el que llama se encuentra en el código de provincia o estado 214, para marcar el número de larga distancia 555-1212 del mismo código de provincia o estado, cambie el número de teléfono a +1(214)214 555-1212.


No puede realizar una llamada con una tarjeta telefónica

•	Asegúrese de que su tarjeta de llamada está correctamente configurada. Para obtener información acerca de cómo configurar una tarjeta de llamada, haga clic en  [image].

•	Si agregó una nueva tarjeta de llamada, asegúrese de que las reglas de marcado de la misma están correctamente configuradas. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado, en Cambiar y en Avanzadas para comprobar las reglas de marcado de la tarjeta de llamada. La información acerca de cómo marcar suele aparecer al dorso de la tarjeta de llamada; de lo contrario, consulte al proveedor de la tarjeta. Para copiar las reglas de marcado de otra tarjeta a la que haya agregado, haga clic en Copiar de. Asegúrese de que el número de acceso sea el correcto. Esta información deberá convertirla en reglas de marcado para llamadas locales, de larga distancia e internacionales. Para obtener más información acerca de las reglas de marcado, consulte a su administrador.


El marcador de teléfono automático no marca su número correctamente

•	Si el número de teléfono tiene formato internacional, asegúrese de incluirlo en su formato correcto.

+código de país (código de provincia o estado) número local.

Por ejemplo, el formato internacional de un número típico de Argentina podría ser:

+54 (51) 555-1212

•	Si el número corresponde a un teléfono internacional, asegúrese de que la ubicación desde la que está marcando está correctamente configurada y que se han especificado las instrucciones de marcado oportunas, por ejemplo marcar el 9 para obtener línea externa. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y, a continuación, compruebe las opciones e instrucciones de marcado seleccionadas.

•	Asegúrese de que la ubicación desde la que marca está correctamente configurada y que se han especificado las instrucciones de marcado oportunas, por ejemplo marcar el 9 para obtener línea externa. En el menú Herramientas, seleccione Marcar y después haga clic en Nueva llamada. Haga clic en Propiedades de marcado y, a continuación, compruebe las opciones e instrucciones de marcado seleccionadas.

•	El marcador automático no reconocerá las letras. Convierta las letras en números.

•	Si incluye letras detrás del número de teléfono, como por ejemplo "ext. 1234", el marcador automático dejará de marcar cuando llegue a las letras.


Imprimir

En cualquier carpeta, podrá imprimir elementos individuales o una vista de elementos. Por ejemplo, en Calendario podrá imprimir el contenido de una cita o todo lo que aparece en pantalla.

¿Qué desea hacer?

Imprimir un elemento

Imprimir una vista


Personalizar la impresión

En el caso de los elementos, el contenido de cada uno se imprime con los campos más comunes de la parte superior de la página, como los campos De, Enviado y Asunto en un mensaje. Además, puede imprimir un elemento con los campos personalizados que creó.

En el caso de las vistas, puede cambiar lo impreso modificando el aspecto de la vista o el estilo de impresión, que controla la configuración de página y papel, las fuentes y demás opciones de formato. Para obtener información acerca de las vistas estándar que puede utilizar, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de la creación de vistas personalizadas, haga clic en  [image].

Tanto en el caso de elementos como de vistas, podrá modificar y guardar el estilo de impresión o crear un estilo propio para utilizarlo en otro momento.

¿Qué desea hacer?

Elementos

Imprimir un elemento con campos personalizados

Vistas

Revisar las sugerencias para configurar una vista de impresión

Elementos y vistas

Modificar un estilo de impresión

Crear un estilo de impresión


Imprimir un elemento

1	Seleccione los elementos que desea imprimir.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo de memorando.

4	Seleccione las demás opciones que desee.

5	Para cambiar las opciones de formato, papel o encabezado y pie de página, haga clic en Configurar página y después seleccione las opciones que desee en las distintas fichas.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.


Imprimir una vista

1	Abra la carpeta que contenga la vista que desea imprimir.

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desee utilizar.

Estilo de memorando imprime un elemento, no una vista, por lo que no es aplicable.

Para obtener más información acerca de los estilos de impresión disponibles, haga clic en  [image].

4	Para cambiar las opciones de formato, papel o encabezado y pie de página, haga clic en Configurar página y después seleccione las opciones que desee en las distintas fichas.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

5	Haga clic en Aceptar.

Notas

•	No es posible imprimir vistas creadas a partir de un tipo de vista de escala de tiempo o de icono. Para imprimir la vista de entradas del Diario o de una lista de archivos, utilice el tipo de vista de tabla.

•	Para obtener más información acerca de cómo configurar una vista para su impresión, haga clic en  [image].


Revisar las sugerencias para configurar una vista de impresión

Al imprimir una vista debe tener en cuenta varias cosas. Cada vista se crea a partir de un tipo de vista, que es la base para el modo en que los elementos o archivos están organizados y tienen formato. Para obtener información acerca de los tipos de vista, haga clic en  [image].

Todos los tipos de vistas

•	Los estilos y tamaños de fuente deben configurarse desde el cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo). Los estilos y tamaños de fuente configurados durante la creación de una vista se ignorarán al imprimir ésta.

•	Podrá imprimir uno o varios elementos en una vista seleccionándolos antes de imprimirlos. Para obtener más información acerca del método para seleccionar múltiples elementos, haga clic en  [image].

Tipo de vista de tabla

•	Para organizar la información en una lista antes de imprimirla, podrá ordenar, agrupar o filtrar elementos. Para obtener más información, haga clic en  [image].

•	Para imprimir más columnas de las que pueden presentarse en una vista, desactive el ajuste automático de columna. Las columnas que no quepan en una página aparecerán impresas en una nueva página. Para obtener más información, haga clic en  [image].

Tipo de vista de tarjeta de visita

•	Para obtener información acerca de cómo agregar campos a las tarjetas, haga clic en  [image].

•	Para obtener información acerca de cómo quitar campos de las tarjetas, haga clic en  [image].

Tipo de vista de día, semana y mes

•	Podrá especificar la inclusión del Cuadro de tareas y de un área para las notas cuando imprima a través del cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo). El mostrar o el ocultar el Cuadro de tareas en Calendario no afectará a la manera de imprimir el calendario.

•	Los horarios configurados para mostrarse como relojes se imprimirán como texto.

•	Las reuniones que aparezcan en el estilo de impresión Diario y que no se encuentren dentro de los horarios configurados para impresión, aparecerán impresas en la parte inferior de la página. Para obtener información acerca de cómo configurar los horarios a imprimir, haga clic en  [image].

Tipos de vista de escala de tiempo e icono

•	No es posible imprimir una vista creada a partir del tipo de vista Escala de tiempo o de iconos. Para imprimir la vista de entradas del Diario o de una lista de archivos, utilice el tipo de vista de tabla.


Crear un estilo de impresión

1	Abra la carpeta que contenga los elementos y la vista para los que desea crear un estilo de impresión.

2	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en Definir estilos de impresión.

Mostrar

3	En el cuadro Estilos de impresión, haga clic en el estilo de impresión a partir del que desea crear el nuevo estilo.

4	Haga clic en Copiar.

5	En el cuadro Nombre del estilo, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo de impresión.

6	En las fichas que aparecerán, seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

7	Haga clic en Aceptar.


Realizar una vista previa de la impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en Vista preliminar.


Seleccionar las opciones de papel y página para la impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Papel.

3	Para utilizar un tipo de papel predeterminado, haga clic en el tipo que desee en el cuadro Tipo.

Para especificar un tamaño de página personalizado, escriba el ancho en el cuadro Ancho y el alto en el cuadro Alto.

4	En el cuadro Tamaño, haga clic en el tamaño de página que desee imprimir.

Notas

•	Incluya las medidas utilizando el sistema de unidades especificado en la ficha Número del cuadro de diálogo Configuración regional del Panel de control de Windows.

•	Para obtener información acerca de la relación entre el papel y las páginas, haga clic en  [image].


Seleccionar el suministro de papel

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Papel.

3	En el cuadro Suministro de papel, haga clic en el suministro de papel que desee.


Establecer los márgenes para la impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Papel.

3	Bajo Márgenes, escriba las dimensiones que desee.

Nota   Escriba las medidas utilizando el sistema de unidades especificado en la ficha Número del cuadro de diálogo Configuración regional del Panel de control de Windows.


Cambiar la orientación de página

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Papel.

3	Haga clic en Vertical o en Horizontal.

Nota   La orientación define el diseño de la página, no del papel. Para obtener más información, haga clic en  [image].


Cambiar el encabezado o el pie de página

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Encabezados y pies.

3	En los cuadros Encabezado, Pie o ambos escriba el texto que desee que aparezca. Por ejemplo, para que un encabezado aparezca a la derecha de la página, escriba en el cuadro de la derecha bajo Encabezado.

4	Para agregar cualquiera de los elementos siguientes a un encabezado o a un pie, haga clic en el cuadro Encabezado o Pie y, a continuación, en el botón correspondiente.

Para agregar	Haga clic en
Número de página
Número total de páginas
Fecha de impresión
Hora de impresión
Nombre de usuario


Agregar un número de página a un encabezado o pie de página

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en la ficha Encabezados y pies.

3	Haga clic en el cuadro correspondiente a la posición en la que desee situar el encabezado o el pie. Por ejemplo, para que un encabezado aparezca a la derecha de la página, haga clic en el cuadro de la derecha bajo Encabezado.

4	Haga clic en Número de página  [image].


Solución de problemas de impresión

¿Sobre qué necesita ayuda?

Al intentar imprimir no se produce acción alguna

La configuración de la impresora seleccionada no se refleja en la impresión

Al imprimir una semana o un mes, el texto se corta

Se imprimieron más días de los que deseaba

Al hacer clic en Configurar página, no aparece el estilo de impresión que desea


Al intentar imprimir no se produce acción alguna

Compruebe que la configuración de la impresora en Windows es correcta. Para obtener información acerca de la solución de problemas en la configuración de la impresora, consulte el tema Solución de problemas de impresión en la documentación de Windows.


Se imprimieron más días de los que deseaba

Outlook imprime los días que aparecen en la vista. Así, si está viendo un mes y ha elegido el estilo de impresión Diario, se imprimirá cada uno de los días del mes. Para obtener información acerca de la configuración de los días a imprimir, haga clic en  [image].


Al imprimir una semana o un mes, el texto se corta

Outlook no puede ajustar el texto al imprimir semanas o meses. Intente disminuir el tamaño de la fuente o imprima con el estilo de impresión Diario para que aparezca el texto íntegro. Para obtener información acerca de cómo cambiar el tamaño de las fuentes, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo cambiar a otra vista, haga clic en  [image].


La configuración de la impresora seleccionada no se refleja en la impresión

•	Las fuentes deben seleccionarse en el cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo). Para obtener información acerca de cómo cambiar el tamaño de las fuentes, haga clic en  [image].

•	El tamaño del papel debe seleccionarse en el cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo). Para obtener información acerca de cómo seleccionar el tamaño del papel, haga clic en  [image].


Al hacer clic en Configurar página, no aparece el estilo de impresión que desea

Los estilos de impresión se guardan con cada tipo de vista y no aparecen en el cuadro Estilo de impresión salvo en el caso de que la vista seleccionada sea del mismo tipo que el estilo de impresión que desee. Para seleccionar un estilo de impresión de creación propia, primero deberá encontrarse en una vista creada a partir del mismo tipo de vista que el estilo de impresión.


Estilos de impresión predeterminados

Cada tipo de vista tiene estilos de impresión asociados que podrá seleccionar para imprimir una vista o un elemento. Utilice Estilo de memorando para imprimir elementos y cualquiera de los demás estilos de impresión predeterminados para imprimir vistas. Si selecciona el tipo de vista de iconos o de escala de tiempo, no podrá imprimir la vista. Sólo estará disponible el Estilo de memorando, con el que puede imprimir elementos individuales.

Los estilos de impresión predeterminados pueden modificarse, pero no eliminarse. Si restablece el estilo de impresión, volverá a su configuración original. Todos los estilos de impresión predeterminados incluyen en el pie de página la fecha de impresión, el nombre de usuario y la numeración de página.

Tipo de vista	Estilo de impresión predeterminado	Qué imprime
Todos los tipos de vistas	Memorando	Los elementos seleccionados, uno cada vez, en forma de mensaje de correo. Los datos adjuntos se imprimen en forma de gráficos.
Tabla	Tabla	Los elementos seleccionados o todos los elementos de una lista con las columnas visibles que aparecen en pantalla.
Calendario	Diario	Un día por página, desde las 7:00 A.M. hasta las 7:00 P.M., con áreas de tareas y de notas.
	Semanal	Una semana por página, sin áreas de tareas ni de notas.
	Mensual	Una mes por página, sin áreas de tareas ni de notas.
	Tríptico	Un día, un mes y el Cuadro de tareas en forma de tres secciones separadas en una página, lo que permitirá plegarlo en tres partes.
Escala de tiempo	Memorando	Los elementos seleccionados, uno cada vez, en forma de mensaje de correo. Los datos adjuntos se imprimen en forma de gráficos.
Icono	Memorando	Los elementos seleccionados, uno cada vez, en forma de mensaje de correo. Los datos adjuntos se imprimen en forma de gráficos.
Tarjeta de visita	Tarjeta de visita	Todas las tarjetas, una cada vez, desde la parte superior a la inferior de la página, a dos columnas de ancho, con seis tarjetas en blanco al final y con etiquetas alfabéticas laterales y títulos.
	Folleto pequeño	Todas las tarjetas en las dos caras de una hoja de papel, 8 páginas por hoja, con orientación horizontal. Podrá cortarlo y graparlo para crear un folleto.
	Folleto medio	Todas las tarjetas en las dos caras de una hoja de papel, 4 páginas por hoja, con orientación vertical. Podrá cortarlo y graparlo para crear un folleto.
	Lista de teléfonos	Nombres y números de teléfono de todos los elementos de contactos, desde la parte superior de la página hasta la inferior con etiquetas alfabéticas laterales y títulos.


Modificar un estilo de impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea modificar.

2	Haga clic en la ficha Formato y seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

3	Para modificar la configuración del papel y de la página, haga clic en Papel y seleccione las opciones que desee.

4	Para modificar el encabezado o el pie de página, haga clic en la ficha Encabezados y pies y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

5	Haga clic en Aceptar.

Nota   Al imprimir, las fuentes seleccionadas en el cuadro de diálogo Formato de vista tendrán precedencia sobre la configuración de fuentes efectuada en el cuadro de diálogo Configurar página (comando Formato de vista del menú Ver).


Ver páginas en la vista previa

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

2	Haga clic en Vista preliminar.

3	Haga clic en un botón.

Para una vista preliminar de	Haga clic en
Una página	Una página
Múltiples páginas	Varias páginas
La página siguiente	Av Pág
La página anterior	Re Pág
La página actual al tamaño en que se imprimirá	Tamaño actual


Cerrar la vista preliminar

•	En la vista preliminar, haga clic en Cerrar.


Eliminar un estilo de impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en Definir estilos de impresión.

Mostrar

2	En el cuadro Estilos de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea eliminar.

3	Haga clic en Eliminar.

Nota   No es posible eliminar un estilo de impresión predeterminado.


Restablecer un estilo de impresión

1	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en Definir estilos de impresión.

Mostrar

2	En el cuadro Estilos de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea restablecer.

3	Haga clic en Restablecer.

Nota   Sólo podrá restablecer un estilo de impresión predeterminado.


Papel y páginas

El papel y las páginas tienen significados especiales en Microsoft Outlook. Por papel se entiende el papel físico que se inserta en la impresora. Por página se entiende el área de papel que se imprimirá. Podrá imprimir varias páginas en una misma hoja de papel. Por ejemplo, podrá imprimir dos páginas de un folleto en una sola hoja de papel configurando el tamaño de la página a folleto de media hoja.

Los tamaños de página y de papel se configuran con un estilo de impresión. La configuración definida en el estilo de impresión tendrá precedencia sobre la definida desde el cuadro de diálogo Imprimir, botón Propiedades.

La configuración de orientación, vertical y horizontal, es aplicable a las páginas, no al papel.

Para obtener información acerca de los tipos de papel y de página que podrá imprimir desde Outlook, haga clic en  [image].


Imprimir datos adjuntos con los elementos

1	Seleccione los elementos que contengan los datos adjuntos que desea imprimir.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo de memorando.

4	Active la casilla de verificación Imprimir archivos adjuntos con cada elemento.


Seleccionar una impresora

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Nombre, seleccione la impresora que desea utilizar.


Imprimir en un archivo

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	Active la casilla de verificación Imprimir en archivo.


Imprimir más de una copia

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Número de copias, seleccione el número de copias que desea imprimir.


Imprimir un número determinado de días en el calendario

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

4	En el cuadro Comienzo, escriba el primer día que desea imprimir.

5	En el cuadro Fin, escriba el último día que desea imprimir.

Nota   Si intenta imprimir un intervalo de días inferior al intervalo de días especificado en el estilo de impresión seleccionado, se imprimirá el intervalo de este último. Por ejemplo, si selecciona imprimir tres días en el estilo de impresión Semanal, se imprimirá toda la semana dentro de la que se encuentren los tres días.


Imprimir todos los elementos asignados a una categoría

1	Asigne los elementos que desea imprimir en la misma categoría.

¿Cómo?

2	Busque los elementos que ya tengan la categoría que desee.

¿Cómo?

3	Seleccione todos los elementos que desea imprimir.

¿Cómo?

4	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

5	En el cuadro Estilo de impresión, seleccione el estilo que desee utilizar.


Cambiar el número de tarjetas de contacto en blanco que se van a imprimir

1	Haga clic en Contactos  [image].

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo de tarjeta de visita, Estilo de folleto pequeño o en Estilo de folleto medio.

4	Haga clic en Configurar página.

5	En el cuadro Formularios en blanco al final, escriba un número.

Nota   Podrá cambiar los campos mostrados en una tarjeta en blanco. Para obtener información acerca de cómo agregar un campo a una tarjeta, haga clic en  [image].


Imprimir un elemento con campos personalizados

1	Abra la carpeta que contenga el elemento que desea imprimir.

2	Si todavía no lo ha hecho, cree los campos personalizados que desee incluir en la carpeta.

¿Cómo?

3	Agregue el campo personalizado a una columna de la vista actual.

¿Cómo?

4	Haga clic en el elemento que desee imprimir.

5	En el menú Archivo, elija Configurar página y después haga clic en Estilo de memorando.

6	Haga clic en Imprimir.


Imprimir un intervalo de horas en el calendario

1	Haga clic en Calendario  [image].

2	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

3	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo diario.

4	Seleccione las demás opciones que desee.

5	Haga clic en Configurar página.

6	En el cuadro Imprimir desde, escriba la primera hora que desea imprimir.

7	En el cuadro Imprimir hasta, escriba la última hora que desea imprimir.

8	Haga clic en Aceptar.

Nota   Las reuniones que aparezcan en el estilo de impresión diario que se encuentren fuera del intervalo de tiempo configurado para imprimir, se imprimirán en la parte inferior de la página.


Imprimir una vista de una lista de archivos

1	En la barra de Outlook, haga clic en Otros.

2	Haga clic en Mi PC  [image] y, a continuación, haga doble clic en la unidad que desee y en la carpeta que contenga la lista de archivos que desea imprimir.

3	En el menú Ver, seleccione Vista actual y después haga clic en Detalles.

4	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

5	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo de tabla.


Tipos de papel y página que se imprimen desde Outlook

Además de los tipos de papel que aceptan las impresoras, como Carta y Oficio, Outlook acepta los siguientes tipos de papel y tamaños de página personalizados. Para obtener más información acerca de cómo seleccionar las opciones del papel y de la página, haga clic en  [image].

Tipos de papel

Avery 41-206

Avery 41-256

Avery 41-307

Avery 41-357

Avery L7901

Avery L7902

FiloFax No. 106

Personalizado

Tamaños de página

Carta

Cuartilla

Cartera

Pocket

Folleto de media hoja

Folleto de 1/4 de hoja

Folleto de 1/8 de hoja

Day-Timer Senior Desk

Day-Timer Senior Pocket

Day-Timer Junior Desk

Day-Timer Junior Pocket

Day Runner Entrepreneur

Day Runner Classic

Day Runner Running Mate

Franklin Day Planner Monarch

Franklin Day Planner Classic


Cambiar la fuente de impresión

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

3	Haga clic en Configurar página.

4	Bajo Fuentes, seleccione las opciones que desee.

5	Haga clic en Aceptar.


Agregar o quitar sombreado en una página impresa

1	En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Mostrar

2	En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desea utilizar.

3	Haga clic en Configurar página.

4	Para quitar el sombreado, desactive la casilla de verificación Imprimir usando escala de grises.

Para agregar sombreado, active la casilla de verificación Imprimir usando escala de grises.


Establecer opciones de aviso para las nuevas tareas

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

Mostrar

2	Para configurar la hora de aviso para las nuevas tareas, escriba una hora en el cuadro Aviso.

3	Para activar automáticamente un aviso para las nuevas tareas, active la casilla de verificación Establecer avisos en las tareas con fecha de vencimiento.

Notas

•	Estas opciones de aviso afectarán sólo a las tareas que tengan fecha de vencimiento.

•	Si se asigna una tarea con aviso, Outlook desconectará el aviso para que la persona que acepte la tarea pueda establecer un aviso.


Realizar un seguimiento de nuevas tareas asignadas a otras personas y recibir informes de estado

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

Mostrar

2	Para efectuar un seguimiento automático del progreso de las nuevas tareas asignadas a otros, active la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

3	Para recibir automáticamente una notificación cuando esté terminada una tarea asignada, active la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas.


Cambiar el color de las tareas atrasadas o completadas

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

2	Para cambiar el color de las tareas atrasadas, haga clic en un color en el cuadro Tareas atrasadas.

3	Para cambiar el color de las tareas terminadas, haga clic en un color en el cuadro Tareas completadas.


Establecer por día y por semana las horas a partir de las que se calcula el trabajo en las tareas

Mostrar

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Tareas y notas.

2	Para establecer el número de horas diarias a partir de las que se calcula el trabajo de la tarea, escriba un número en el cuadro Jornada laboral.

3	Para establecer el número de horas semanales en a partir de las que se calcula el trabajo de la tarea, escriba un número en el cuadro Semana laboral.


Hacer que una tarea sea privada

1	Abra la tarea que desea hacer visible exclusivamente para usted.

¿Cómo?

2	Active la casilla de verificación Privado situada en la esquina inferior derecha.


Cambiar el orden de las tareas

Si las tareas no están ordenadas ni agrupadas, podrá cambiar su orden subiéndolas o bajándolas en la lista de tareas. Subir o bajar tareas individuales en la lista de tareas resulta útil cuando lo que se desea es cambiar sólo el orden de algunas tareas, como por ejemplo colocarlas una junto a la otra.

También puede ordenar la lista de tareas íntegra y, a continuación, guardar el nuevo orden como predeterminado. Este procedimiento resulta de utilidad cuando se desea organizar las tareas por el contenido de determinado campo, como por ejemplo ver las tareas por orden de prioridad o por fecha de vencimiento.

¿Qué desea hacer?

Mover las tareas hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas

Ordenar las tareas y guardar el nuevo orden como valor predeterminado


Mover las tareas hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas

1	Haga clic en Tareas  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Ordenar, en Borrar todo y en Aceptar.

Mostrar

3	En el menú Ver, haga clic en Agrupar por, en Borrar todo y en Aceptar.

Mostrar

4	Arrastre una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas, utilizando la guía para ubicarla.

Sugerencia   También puede subir o bajar las tareas en el Cuadro de tareas del calendario, siempre y cuando no estén ordenadas o agrupadas.


Ordenar las tareas y guardar el nuevo orden como valor predeterminado

1	Haga clic en Tareas  [image].

2	En el menú Ver, haga clic en Agrupar por, en Borrar todo y en Aceptar.

Mostrar

3	En el menú Ver, elija Filtro, haga clic en Borrar todo y después haga clic en Aceptar.

Mostrar

4	Ordene las tareas del modo en que desee guardarlas.

¿Cómo?

5	En el menú Tareas, haga clic en Guardar el orden de tareas.


Registrar la información de facturación de una tarea

1	Abra la tarea cuya información de facturación desea registrar.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	Escriba en el cuadro Facturación.


Registrar el kilometraje de una tarea

1	Abra la tarea cuyo kilometraje desea registrar.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	Para registrar la distancia recorrida, por ejemplo, en el caso en que deban reintegrarse los gastos de kilometraje, escriba en el cuadro Kilometraje.


Registrar la información de contactos de una tarea

1	Abra la tarea cuya información de contactos desea registrar.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	En el cuadro Contactos, escriba los nombres de los contactos.


Registrar la información de organización de una tarea

1	Abra la tarea de la que desea registrar la información acerca de la organización.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	En el cuadro Organizaciones, escriba los nombres de las organizaciones.


Registrar el tiempo estimado y el real invertido en una tarea

1	Abra la tarea cuyo tiempo estimado y real invertido desea registrar.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Estado.

3	En el cuadro Trabajo total, escriba el número estimado de horas que considere necesarias para completar una tarea.

4	En el cuadro Trabajo real, escriba el número de horas invertido para completar la tarea.

Nota   Las horas incluidas en los cuadros Trabajo total y Trabajo real se convertirán a días en función de la configuración de Jornada laboral y Semana laboral en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Mostrar u ocultar la barra de estado

•	En el menú Ver, haga clic en Barra de estado.


Qué se puede escribir en los campos de fecha y hora

En lugar de escribir los números correspondientes a una fecha u hora, podrá escribir una descripción de las mismas. Outlook convertirá automáticamente la descripción en formato de número. Esta conversión se denomina Autofecha. Por ejemplo, si escribe una semana después de hoy en un campo de fecha, Outlook mostrará los números que representen el mes, día y año correctos.

La siguiente lista muestra ejemplos de lo que podrá escribir en los campos de fecha y de hora. Utilice esta lista como base e intente elaborar algunas descripciones propias. Además, intente escribir abreviaturas. Por ejemplo, podrá escribir feb en lugar de febrero.

Fechas

•	Veintitrés de julio, 28 de marzo, primero de septiembre

•	este vie, dentro de dos días, sesenta días después

•	hace tres sem, próxima semana

•	en un mes

Horas

•	mediodía, medianoche

•	nueve am, cinco horas veinte minutos

Descripción de fechas y horas

•	ahora

•	ayer, hoy, mañana

•	siguiente, último

•	después, antes, a partir de, anterior, inicio

•	después, final de, al cabo de

•	para, este, durante, hasta

Días no laborables y festividades que se repiten o bien el mismo día de la semana o en la misma fecha todos los años

•	Día del Trabajo

•	Reyes Magos

•	Navidades, Navidad, Nochebuena

•	Día de la Independencia (México)

•	Día de la Constitución (España)

•	Primero de enero, Año Nuevo

•	Día de Todos los Santos

•	San José (Día del padre)

•	Día de la Hispanidad

Nota   Si en un campo de fecha o de hora escribe algo que posteriormente desee modificar, puede eliminar la entrada o escribir ninguna.


Acerca de las carpetas públicas

Para utilizar las carpetas públicas debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con autorización para leer elementos. Para obtener información acerca de cómo obtener permisos para carpetas, haga clic en  [image].

Las carpetas públicas son un método sencillo y eficaz para reunir, organizar y compartir información con otros miembros de su equipo o dentro de su organización. Puede utilizar las carpetas públicas para guardar cualquier clase de archivos o elementos de Outlook.

Utilice las carpetas públicas para:

•	Ubicar información en un boletín electrónico. Las personas que utilicen el boletín pueden participar en discusiones en línea. Por ejemplo, un grupo de trabajo puede analizar y aportar opiniones acerca de ideas para un nuevo producto.

•	Compartir elementos de Outlook en una programación, lista de contactos o lista de tareas. De este modo, los usuarios pueden ver y revisar la información que se actualiza constantemente. Por ejemplo, puede utilizar una carpeta del calendario de la organización para publicar los resultados de las reuniones o de los días no laborables, una carpeta de contactos del grupo para que todos puedan obtener acceso a la información acerca de los participantes de un proyecto y una carpeta de tareas de equipo para que todos sus integrantes se mantengan informados acerca del avance de un proyecto.

•	Compartir archivos. De este modo, los usuarios pueden obtener fácil acceso a los archivos creados en otras aplicaciones, como Microsoft Excel o Word. Por ejemplo, puede utilizar una carpeta de información acerca de los empleados para buscar información de la política de la organización o utilizar una carpeta de referencia a productos para proporcionar datos de los productos a todos quienes los necesiten.

Las carpetas públicas las crean y diseñan los administradores, así como otros usuarios del grupo de trabajo o de la organización que cuenten con los permisos necesarios. Si dispone de permisos, puede crear sus propias carpetas públicas, otorgando a otros usuarios permisos para obtener acceso a ellas. Si desea ser innovador, puede aplicar a las carpetas públicas sus propias vistas, formularios y campos personalizados, así como aplicar sus propias reglas.


Comprobar el estado de los permisos de acceso a las carpetas públicas

1	Si la lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública cuyos niveles de permiso desee examinar y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Resumen. Su nivel de permiso aparecerá bajo Sus permisos.

Si aparece la ficha Permisos en lugar de la ficha Resumen, ello indica que posee permiso de propietario. Si no aparece ninguna ficha, esto indica que no posee el permiso necesario para cambiar las propiedades de la carpeta.


Comprobar el estado de los permisos de acceso a las carpetas privadas compartidas

1	Abra la carpeta privada compartida cuyo estado de permisos desee comprobar.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Propiedades de <carpeta>.

3	Haga clic en la ficha Resumen. Su nivel de permiso aparecerá bajo Sus permisos.

Si aparece la ficha Permisos en lugar de la ficha Resumen, ello indica que posee permiso de propietario. Si no aparece ninguna ficha, esto indica que no posee el permiso necesario para cambiar las propiedades de la carpeta.


Permisos para tener acceso a carpetas de Outlook

Para utilizar las carpetas públicas o compartir las carpetas privadas debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange. Si el administrador configuró una carpeta pública, deberá contar con los permisos necesarios para utilizar algunas o todas las carpetas contenidas en la carpeta pública. Si alguien compartió con usted alguna de sus carpetas privadas, esto indica que cuenta con permisos para realizar determinadas actividades en esa carpeta. El alcance de las actividades que puede realizar en una carpeta pública o en una carpeta privada compartida, en la que tenga permiso de apertura, dependerá de su función o combinación de permisos en esa carpeta.

Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos para carpetas públicas, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos para carpetas privadas compartidas, haga clic en  [image].

En esta función	Puede
Propietario	Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta, puede modificar los niveles de permisos de otros usuarios para obtener acceso a la carpeta.
Editor de publicaciones	Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, y crear subcarpetas.
Editor	Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.
Autor de publicaciones	Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas y modificar y eliminar todos los elementos que cree.
Autor	Crear y leer elementos y archivos, y modificar y eliminar todos los elementos que cree.
Revisor	Sólo leer elementos y archivos.
Colaborador	Sólo crear elementos y archivos. No podrá ver el contenido de la carpeta.
Personalizado	Realizar actividades definidas por el propietario de la carpeta.
Ninguno	No cuenta con ningún permiso. No puede abrir la carpeta.


Ver información en una carpeta pública

Para ver información en una carpeta pública debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y debe tener los permisos necesarios para leer elementos. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

En una carpeta pública puede ver la información de los siguientes modos:

•	Abra una carpeta pública para desplazarse entre las carpetas incluidas en esa carpeta pública o para ver los elementos o archivos en la misma.

•	Cambie a otra vista predeterminada en una carpeta pública para ver una organización diferente de los detalles u otro nivel de detalle.

•	Guarde una vista personal de una carpeta pública para personalizar la vista del modo que desee, aunque no tenga permisos para efectuar cambios en la carpeta. Al guardar una vista personal de una carpeta pública, siempre tendrá disponible esa vista.

•	Si es propietario de una carpeta pública, podrá cambiar la vista que aparecerá cuando otros abran la carpeta.

¿Qué desea hacer?

Abrir una carpeta pública

Pasar a otra vista

Guardar la vista personal de una carpeta pública

Cambiar la vista predeterminada de una carpeta pública


Abrir una carpeta pública

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en el nombre en el título de carpeta.

2	En la Lista de carpetas, haga clic en la carpeta pública que desea abrir bajo Carpetas públicas.

Si la carpeta pública que desea abrir es una subcarpeta, haga clic en el signo más (+) junto a cada subcarpeta hasta encontrar la carpeta que busca.

Sugerencia   Para abrir rápidamente una carpeta pública de uso frecuente, cree un acceso directo a la carpeta pública en la barra de Outlook. Para obtener información acerca de cómo crear un acceso directo a una carpeta pública, haga clic en  [image].


Guardar la vista personal de una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública para la que desea guardar una vista personal.

¿Cómo?

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en la vista con la que desea comenzar.

3	Puede agregar o quitar campos para ver más o menos información en una tabla o en un tipo de vista de tarjeta.

¿Cómo?

4	Puede personalizar las fuentes y el formato de una tabla o de un tipo de vista de tarjeta.

¿Cómo?

5	Escriba el nuevo nombre que desea asignar a la vista en el cuadro Vista actual  [image], y presione Entrar.

6	Bajo Puede usarse en, haga clic en Esta carpeta, visible sólo para mí.


Compartir elementos de Outlook en una carpeta pública

Para compartir elementos de Outlook en una carpeta pública, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con permisos para crear elementos. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos para una carpeta, haga clic en  [image].

A una carpeta pública puede agregarle elementos de Outlook de dos maneras:

•	Creando un nuevo elemento.

•	Copiando o moviendo un elemento existente desde otra carpeta.

¿Qué desea hacer?

Crear un elemento en una carpeta pública

Agregar un elemento existente a una carpeta pública


Crear un elemento en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública en la que desea crear un elemento.

¿Cómo?

2	En el menú Archivo, seleccione Nuevo y después haga clic en el comando para un elemento del mismo tipo que el de los demás elementos de la carpeta.

3	Escriba el nombre que desea asignar al nuevo elemento.

4	Seleccione las opciones que desee.

5	Haga clic en Guardar y cerrar  [image].


Agregar un elemento existente a una carpeta pública

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, busque la carpeta pública a la que desea agregar el elemento existente.

3	Abra la carpeta que contenga el elemento que desea agregar a la carpeta pública.

4	Con el botón secundario del mouse (ratón), arrastre el elemento hasta la carpeta pública que desee de Lista de carpetas.

En el menú contextual, haga clic en el comando Copiar o Mover que desee.

Sugerencia   Puede mostrar temporalmente la Lista de carpetas para agregar un elemento existente a una carpeta pública. Cuando la Lista de carpetas no esté visible, arrastre el elemento hasta el nombre en el título de carpeta. A continuación, arrastre el elemento hasta la carpeta pública que desea en Lista de carpetas. Si la carpeta pública que desea se encuentra bajo una subcarpeta cerrada, mantenga el elemento sobre el nombre de la subcarpeta cerrada para abrirla.


Eliminar un elemento o archivo de una carpeta pública

Para eliminar elementos o archivos de una carpeta pública, debe contar con los permisos necesarios. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de una carpeta, haga clic en  [image].

1	Abra la carpeta pública en la que desea eliminar elementos o archivos.

¿Cómo?

2	Seleccione los elementos o archivos que desea eliminar.

¿Cómo?

3	Haga clic en Eliminar  [image].


Crear un acceso directo a una carpeta pública utilizada con frecuencia

Si su organización cuenta con una larga lista de carpetas públicas, quizá le resulte útil crear accesos directos a las carpetas que utilice con mayor frecuencia. Los accesos directos a las carpetas públicas puede guardarlos en la barra de Outlook o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas.

•	Agregue una carpeta pública a la barra de Outlook en forma de acceso directo, lo que le permitirá ahorrar tiempo al no tener que buscarla en la Lista de carpetas.

•	Si desea utilizar el acceso directo a menudo, agregue un acceso directo a una carpeta pública para recibir mensajes de correo a la barra de Outlook.

•	Agregue la carpeta pública a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas, en Lista de carpetas, si desea que la carpeta pública esté disponible para utilizarla con carpetas sin conexión. Para obtener información acerca de las carpetas sin conexión, haga clic en  [image]. A continuación, para agregar a la barra de Outlook un acceso directo a la carpeta pública que desea utilizar con carpetas sin conexión, cree el acceso directo desde la carpeta Favoritos en lugar de hacerlo desde la carpeta pública. Para obtener información acerca de cómo configurar las carpetas sin conexión, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Agregar un acceso directo de una carpeta pública a la barra de Outlook

Agregar a la barra de Outlook un acceso directo de una carpeta pública recibido en un mensaje de correo

Agregar un acceso directo de una carpeta pública a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas


Agregar un acceso directo de una carpeta pública a la barra de Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic en el grupo en el que desea colocar el acceso directo a la carpeta pública.

2	En el menú Archivo, haga clic en Agregar a la barra de Outlook.

3	En el cuadro Buscar en, haga clic en Outlook.

4	Para agregar un acceso directo que no tenga previsto utilizar con carpetas sin conexión, haga clic en una carpeta dentro del cuadro Nombre de carpeta. Si la carpeta que busca no está en el cuadro Nombre de carpeta, haga clic en la carpeta dentro de la lista de carpetas que aparece debajo.

Para agregar un acceso directo que tenga previsto utilizar con carpetas sin conexión, haga clic en la carpeta dentro de la carpeta Favoritos de Carpetas públicas de la lista de carpetas. Para obtener información acerca de cómo configurar las carpetas sin conexión, haga clic en  [image].


Agregar a la barra de Outlook un acceso directo de una carpeta pública recibido en un mensaje de correo

1	Abra el mensaje de correo que contenga el acceso directo de la carpeta pública que desea agregar a la barra de Outlook.

¿Cómo?

2	Haga doble clic en el acceso directo para abrir la carpeta pública en una ventana separada.

3	Organice las ventanas de Outlook y de la carpeta pública de modo que pueda ver ambas.

¿Cómo?

4	En la ventana de la carpeta pública, arrastre el icono desde el lado derecho del título de carpeta hasta la barra de Outlook.


Agregar un acceso directo de una carpeta pública a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic en la carpeta pública que desea agregar como acceso directo a la carpeta Favoritos.

3	En el menú Archivo, elija Carpeta y haga clic en Agregar a la carpeta pública Favoritos.


Enviar un acceso directo a una carpeta pública en un mensaje de correo

1	Abra la carpeta pública a la que desea enviar un acceso directo a través de un mensaje de correo.

¿Cómo?

2	Redacte el mensaje de correo, pero todavía no lo envíe.

¿Cómo?

3	Arrastre el icono de la carpeta pública desde el lado derecho del título de carpeta hasta el botón de mensaje de correo de la barra de tareas de Windows y, a continuación, al cuadro de texto del mensaje de correo.

4	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Para utilizar el acceso directo a la carpeta pública, el destinatario del mensaje debe utilizar Outlook.


Usar una carpeta pública como boletín electrónico

Para usar una carpeta pública como boletín electrónico, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange, la carpeta debe poder contener mensajes de correo y el usuario debe tener permisos para leer, crear y modificar elementos. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image]. Posiblemente tenga que utilizar un formulario específico para exponer la información.

Utilice una carpeta pública como boletín electrónico para facilitar las conversaciones en línea de los miembros de un grupo. Los miembros del grupo pueden participar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, estos miembros se mantienen informados puntualmente de los asuntos que afectan al grupo. Con la información expuesta podrá trabajar de diversos modos.

•	Para obtener información general de una discusión en línea sin leer todos los detalles, puede ver la información expuesta en una carpeta, ordenada por tema de conversación.

•	Para iniciar una conversación en línea acerca de un nuevo tema, exponga la información en una carpeta pública.

•	Una vez iniciada la discusión en línea, puede exponer una respuesta en la carpeta pública para que el grupo la lea.

•	Si no desea que todo el grupo lea la respuesta, responda directamente a la persona que expuso la información o vuelva a exponer la información recibida sólo a los destinatarios de su elección.

•	Utilizando un programa de Microsoft Office, como por ejemplo Microsoft Excel, puede exponer archivos a una carpeta pública desde el programa de Office. Por ejemplo, puede exponer informes de proyecciones de ventas o de las ventas trimestrales de determinado producto en un libro de Microsoft Excel para que el grupo pueda ver o guardar rápidamente la información más actualizada.

¿Qué desea hacer?

Ver la información expuesta en una carpeta pública ordenada por tema de conversación

Exponer información en una carpeta pública

Exponer la respuesta a la información contenida en una carpeta pública

Responder a la persona que expuso información en una carpeta pública

Reenviar un elemento o archivo expuesto en una carpeta pública

Exponer un archivo de Office en una carpeta de Microsoft Exchange


Ver la información expuesta en una carpeta pública ordenada por tema de conversación

1	Abra la carpeta pública que contenga la información expuesta que desea ver ordenada por tema de conversación.

¿Cómo?

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en Por tema de conversación.


Exponer información en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública en la que desea exponer información.

¿Cómo?

2	Para utilizar el formulario predeterminado para exponer información, haga clic en Nuevo anuncio en esta carpeta del menú Redacción.

3	Rellene el formulario con la información que desea exponer.

4	Haga clic en Exponer  [image].

Sugerencia   Para exponer información, también puede mover o copiar un archivo o mensaje de correo en una carpeta pública.


Exponer la respuesta a la información contenida en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública que contenga la información expuesta a la que desea responder.

¿Cómo?

2	Seleccione el elemento o el archivo en el que desea exponer una respuesta.

3	Para utilizar el formulario predeterminado para responder a la información expuesta, haga clic en Exponer respuesta en esta carpeta del menú Redacción.

4	Rellene el formulario con la información que desea exponer.

5	Haga clic en Exponer  [image].


Responder a la persona que expuso información en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública que contenga la información a la que desea responder.

¿Cómo?

2	Seleccione el elemento o el archivo al que desea responder.

3	Haga clic en Responder  [image].

4	Escriba la respuesta.

5	Haga clic en Enviar  [image].


Reenviar un elemento o archivo expuesto en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública que contenga el elemento o archivo que desea volver a enviar a otros usuarios.

¿Cómo?

2	Seleccione el elemento o el archivo que desea volver a enviar.

¿Cómo?

3	Haga clic en Reenviar  [image].

4	Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para y CC.

5	Si vuelve a enviar varios elementos o archivos, escriba el asunto del mensaje en el cuadro Asunto.

6	Haga clic en Enviar  [image].

Nota   Si selecciona varios elementos o archivos, se volverán a enviar como datos adjuntos.


Compartir un plan, una lista de contactos o una lista de tareas en una carpeta pública

Para compartir un plan, una lista de contactos o una lista de tareas, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con los permisos necesarios para leer elementos. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpetas, haga clic en  [image].

Utilice carpetas públicas para compartir información de los siguientes modos.

•	Comparta un plan para mantener un seguimiento de las reuniones, actividades, días festivos, vacaciones y plazos que afecten al grupo.

•	Comparta una lista de contactos para que el grupo tenga a su disposición los nombres, puestos, direcciones y números de teléfono de los contactos. Una carpeta pública para contactos es un buen método para que los miembros del grupo y los contactos de fuera del grupo obtengan acceso a la información de los contactos.

•	Comparta una lista de tareas para mantener un seguimiento de los progresos de cada miembro en los proyectos que estén a cargo del grupo.

¿Qué desea hacer?

Compartir un plan

Compartir una lista de contactos

Compartir una lista de tareas


Compartir un plan

1	Configure una carpeta pública.

Si crea una nueva carpeta Calendario en lugar de copiar una carpeta del calendario ya existente, asegúrese de seleccionar Calendario como tipo de carpeta que desea crear.

¿Cómo?

2	Agregue al calendario las reuniones y eventos.

¿Cómo?

3	En un mensaje de correo, envíe un acceso directo a la carpeta pública dirigido a los usuarios a los que autoriza el uso de la carpeta.

¿Cómo?


Compartir una lista de contactos

1	Configure una carpeta pública.

Si crea una nueva carpeta Contactos en lugar de copiar una carpeta de contactos ya existente, asegúrese de seleccionar Contactos como tipo de carpeta que desea crear.

¿Cómo?

2	Agregue los contactos a la lista de contactos.

¿Cómo?

3	En un mensaje de correo, envíe un acceso directo a la carpeta pública dirigido a los usuarios a los que autoriza el uso de la carpeta.

¿Cómo?

Nota   Para que la lista de contactos compartida aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook, los usuarios de la carpeta pública deberán configurar la carpeta pública de contactos para que aparezca en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Cuando la lista de contactos compartida aparece como Libreta de direcciones de Outlook, es posible utilizarla para combinar correspondencia en Word y para comprobar los nombres de los mensajes de correo en Outlook. Para obtener información acerca de cómo configurar una carpeta de contactos para que aparezca en la Libreta de direcciones de Outlook, haga clic en  [image].


Compartir una lista de tareas

1	Configure una carpeta pública.

Si crea una nueva carpeta Tareas en lugar de copiar una carpeta de tareas ya existente, asegúrese de seleccionar Tareas como tipo de carpeta que desea crear.

¿Cómo?

2	Agregue las tareas a la lista de tareas.

¿Cómo?

3	En un mensaje de correo, envíe un acceso directo a la carpeta pública dirigido a los usuarios a los que autoriza el uso de la carpeta.

¿Cómo?

Nota   Desde una carpeta pública no es posible crear una solicitud de tarea. Al agregar tareas a una carpeta pública, no cree una solicitud de tarea desde una carpeta privada para asignar una tarea a la carpeta pública. Si lo hace, aparecerá la fecha de vencimiento de la tarea.


Copiar información de una carpeta pública en una carpeta privada en Outlook

Para copiar una cita, un contacto o una tarea desde una carpeta pública en su carpeta privada Calendario, Contactos o Tareas de Outlook, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con los permisos necesarios para leer elementos en la carpeta pública. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

Puede copiar información de diversos modos.

•	Copiando una cita desde una carpeta pública en su carpeta privada Calendario de Outlook para ver la cita junto con otras actividades en el Calendario.

•	Copiando un contacto desde una carpeta pública a su carpeta privada Contactos de Outlook para agregar notas personales al contacto o para exportar el contacto a un archivo con el resto de los contactos personales.

•	Copiando una tarea desde una carpeta pública a su carpeta privada Tareas de Outlook para mantener un seguimiento privado de la tarea o para asignar la tarea a otra persona y realizar un seguimiento de sus progresos en la lista de tareas.

•	Copiando cualquier elemento desde una carpeta pública para crear un nuevo elemento en una carpeta privada. Para ello, utilice el botón secundario del mouse (ratón) para arrastrar el elemento hasta la carpeta que contenga elementos de diferente tipo. A continuación, puede copiar el elemento arrastrado como texto, como acceso directo o como datos adjuntos, en el área de texto del nuevo elemento. Por ejemplo, puede copiar un contacto de una carpeta pública en su Bandeja de entrada como datos adjuntos de un mensaje y, a continuación, enviar el contacto a otro usuario que no disponga de los permisos necesarios para utilizar la carpeta pública.

¿Qué desea hacer?

Copiar una cita en un calendario privado

Copiar un contacto en una lista de contactos privada

Copiar una tarea en una lista de tareas privada

Copiar un elemento de una carpeta pública y crear con él un elemento en una carpeta privada


Copiar una cita en un calendario privado

1	Abra la carpeta pública de la que desea copiar una cita.

¿Cómo?

2	Abra la cita que desea copiar en su calendario privado.

3	En el menú Cita, haga clic en Copiar en el calendario personal.


Copiar un contacto en una lista de contactos privada

1	Abra la carpeta pública de la que desea copiar un contacto.

¿Cómo?

2	Abra el contacto que desea copiar en su lista de contactos personales.

3	En el menú Contacto, haga clic en Copiar en contactos personales.


Copiar una tarea en una lista de tareas privada

1	Abra la carpeta pública de la que desea copiar una tarea.

¿Cómo?

2	Abra la tarea que desea copiar en su lista de tareas privada.

3	En el menú Tarea, haga clic en Copiar en la lista de tareas personales.


Copiar un elemento de una carpeta pública y crear con él un elemento en una carpeta privada

1	Abra la carpeta pública de la que desea copiar un elemento.

¿Cómo?

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), arrastre el elemento hasta la carpeta privada que contenga elementos de diferente tipo y en la que desea copiar el elemento.

3	Para copiar el elemento como texto en el nuevo elemento, haga clic en Copiar aquí como elemento con texto del menú contextual.

Para copiar el elemento como acceso directo en el nuevo elemento, haga clic en Copiar aquí como elemento con acceso directo del menú contextual.

Para copiar el elemento como datos adjuntos en el nuevo elemento, haga clic en Copiar aquí como elemento con datos adjuntos del menú contextual.


Mover un elemento desde una carpeta pública para crear un elemento en una carpeta privada

Para mover un elemento desde una carpeta pública a su carpeta privada Calendario, Contactos o Tareas de Outlook, debe utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con los permisos necesarios para eliminar elementos en la carpeta pública. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Abra la carpeta pública de la que desea mover un elemento.

¿Cómo?

2	Con el botón secundario del mouse (ratón), arrastre el elemento hasta la carpeta privada que contenga elementos de diferente tipo y a la que desea mover el elemento.

3	En el menú contextual, haga clic en el comando Mover.

Nota   Las notas sólo puede moverlas a una carpeta privada Notas.


Compartir archivos en una carpeta pública

Utilice las carpetas públicas para compartir los archivos que los miembros de un grupo leen o actualizan con frecuencia. Además, debe tener instalado en su equipo el programa en el que se haya guardado el archivo. Tendrá que utilizar el Servidor de Microsoft Exchange y contar con los permisos necesarios para leer o crear elementos en la carpeta pública. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

Puede compartir archivos utilizando carpetas públicas de las siguientes maneras.

•	Abriendo un archivo en una carpeta pública para leerlo o actualizarlo, o bien para examinar rápidamente una serie de archivos.

•	Si utiliza una aplicación de Microsoft Office, como por ejemplo Microsoft Excel, Word, PowerPoint o Microsoft Access, puede iniciar un nuevo archivo de Office desde la carpeta pública. Utilice este método para poder emplear los comandos y herramientas de la otra aplicación sin necesidad de salir de Outlook.

•	Utilice el Explorador de Windows para copiar un archivo existente desde otra aplicación que no esté abierta. Este método es conveniente para compartir el archivo en una carpeta pública sin necesidad de abrir la otra aplicación.

•	Exponga un archivo de Office existente a una carpeta pública desde otra aplicación de Office que ya esté abierta. Este método es conveniente para compartir el archivo en una carpeta pública sin necesidad de salir de la otra aplicación. Por ejemplo, puede exponer informes de proyecciones de ventas o de las ventas trimestrales de determinado producto en un libro de Microsoft Excel para que el grupo pueda ver rápidamente la información más actualizada.

Al copiar un archivo desde el Explorador de Windows o exponer un archivo desde otra aplicación de Office que está abierta a una carpeta pública, el archivo original se mantendrá en el lugar en el que esté guardado. Las modificaciones efectuadas en un archivo copiado o expuesto de la carpeta pública no afectarán al archivo original.

¿Qué desea hacer?

Abrir un archivo en una carpeta pública

Iniciar un nuevo archivo de Office desde una carpeta pública

Copiar un archivo del Explorador de Windows en una carpeta pública

Exponer un archivo de Office en una carpeta de Microsoft Exchange


Abrir un archivo en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública que contenga el archivo que desea abrir.

¿Cómo?

2	Haga doble clic en el archivo.

Sugerencia   Para pasar al siguiente archivo de Office, haga clic en Elemento siguiente  [image]. Para pasar al anterior archivo de Office, haga clic en Elemento anterior  [image].


Copiar un archivo del Explorador de Windows en una carpeta pública

1	Abra la carpeta pública en la que desea copiar un archivo.

¿Cómo?

2	Utilice el Explorador de Windows o Mi PC para buscar el archivo que desea copiar.

3	Organice la Lista de carpetas y la otra ventana de modo que pueda ver ambas.

¿Cómo?

4	Arrastre el archivo desde el Explorador de Windows o desde Mi PC hasta la carpeta pública que desea de Lista de carpetas.


Configurar una carpeta pública

Para configurar una carpeta pública, solicite la colaboración del administrador. Para obtener más información acerca de las carpetas públicas, consulte la guía Kit de Recursos de Microsoft Office 97. Si desea información acerca de cómo conseguir esta guía, haga clic en  [image].

1	Cree la carpeta pública.

¿Cómo?

2	Establezca los permisos para determinar quién puede utilizar la carpeta pública, y en qué medida.

¿Cómo?

3	Cree vistas para organizar y buscar información.

¿Cómo?

4	Configure la vista predeterminada de la carpeta.

¿Cómo?

5	Especifique los formularios disponibles para que los otros usuarios envíen información a la carpeta pública.

¿Cómo?

6	Establezca las reglas para procesar los elementos enviados a la carpeta.

¿Cómo?

7	Notifique a los demás usuarios que la carpeta pública está disponible enviándoles un acceso directo a la carpeta.

¿Cómo?


Crear una carpeta pública

Para crear una carpeta pública, debe tener autorización para crear carpetas en una carpeta pública existente. Si desea información acerca de cómo obtener permisos, consulte al administrador.

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Carpeta.

Mostrar

2	En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea asignar a la carpeta.

3	En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en el tipo de carpeta que desea crear. El tipo de carpeta determinará el tipo de elemento que puede contener la carpeta.

4	En el cuadro Guardar como subcarpeta de, haga clic en la carpeta pública en la que desea que aparezca su carpeta bajo Carpetas públicas.

5	En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la carpeta.

6	Si no desea agregar un acceso directo a la carpeta pública en la barra de Outlook, desactive la casilla de verificación Crear un acceso directo a esta carpeta en la barra de Outlook.

Sugerencia   Puede copiar una carpeta privada en una pública para iniciar rápidamente ésta con los elementos existentes. Para obtener información acerca de cómo copiar una carpeta, haga clic en  [image].


Usar las vistas de tabla de Outlook con Microsoft Exchange

El tipo de vista de tabla de Outlook puede incluir características incompatibles con Microsoft Exchange, como por ejemplo campos de fórmulas y de combinación, y la ordenación por más de un campo. Si comparte una carpeta privada, crea una pública u otorga o otro usuario acceso como delegado a una carpeta, y ésta se utiliza en Microsoft Exchange Client, puede crear vistas de tabla personalizadas disponibles para usuarios de Microsoft Exchange sólo con las funciones que esta aplicación acepte. Esto se realiza haciendo que Outlook mantenga automáticamente una versión de la vista que Microsoft Exchange pueda utilizar.

Para que las vistas de tabla personalizadas estén disponibles para los usuarios de Microsoft Exchange debe tener permiso de propietario de la carpeta y, al guardar la vista de carpeta personalizada, debe haber definido al menos una vista de tabla personalizada para la carpeta para, a continuación, seleccionar la opción Esta carpeta, visible para todo el mundo del cuadro de diálogo Copiar vista. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta cuyas vistas de tabla desea que estén disponibles en Microsoft Exchange y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	En la ficha General, active la casilla de verificación Generar automáticamente vistas de Microsoft Exchange.

Outlook conservará una versión de Microsoft Exchange de las vistas de tabla personalizadas que cree o cambie a partir de este momento.

Nota   Si cambia la vista de tabla personalizada en Microsoft Exchange, los cambios no se guardarán en Outlook.


Cambiar la vista predeterminada de una carpeta pública

Para cambiar la vista predeterminada de una carpeta pública, debe tener permiso de propietario de la carpeta y debe existir al menos una vista personalizada de la carpeta visible para todos los usuarios.

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública cuya vista predeterminada desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Administración.

Si la ficha Administración no aparece, ello indica que no tiene permiso de propietario.

4	En el cuadro Presentación inicial en carpeta, incluya la vista que desea que aparezca cada vez que se abra la carpeta.

La vista normal muestra la vista predeterminada de Outlook para el tipo de elementos que contenga la carpeta.


Cambiar el nombre del campo De en los mensajes copiados o movidos a una carpeta pública

Para cambiar la configuración del campo De en una carpeta pública, debe tener permiso de propietario de la carpeta. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, con el botón secundario del mouse (ratón) haga clic en la carpeta pública de cuyo campo De desea cambiar la configuración y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Administración.

4	Para conservar en el campo De el nombre de la persona que envió originalmente el mensaje, haga clic en Mover/Copiar del cuadro Arrastrar/colocar envío.

Para ver en el campo De el nombre de la persona que movió o copió el mensaje, haga clic en Reenviar del cuadro Arrastrar/colocar envío. El nombre de la persona que envió originalmente el elemento aparecerá en el cuadro de texto del mensaje.


Agregar una dirección de correo electrónico de una carpeta pública a la Libreta personal de direcciones

Para agregar una dirección de una carpeta pública debe tener configurada una Libreta personal de direcciones en su perfil de usuario. Para obtener información acerca de cómo agregar una libreta personal de direcciones a su perfil, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública a la que desea agregar una libreta personal de direcciones y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Si no es propietario de la carpeta, haga clic en la ficha Resumen.

Si es propietario de la carpeta, haga clic en la ficha Administración.

Si ninguna de las dos fichas está disponible, no podrá agregar la dirección de correo electrónico de la carpeta en la Libreta personal de direcciones.

4	Haga clic en Libreta personal de direcciones.


Limitar el acceso a una carpeta pública exclusivamente a sus propietarios

Para limitar el acceso a una carpeta pública, debe tener permiso de propietario de la misma. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública a la que desea limitar el acceso y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Administración.

4	Bajo Esta carpeta está disponible para, haga clic en Propietarios solamente.


Crear o modificar una regla de carpeta pública

Para crear o modificar las reglas de la carpeta pública, debe tener permiso de propietario de la misma. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Bajo Carpetas públicas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública cuyas reglas desea crear o modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

Haga clic en la ficha Administración.

3	Haga clic en Asistente para carpetas.

4	Para crear una regla, haga clic en Agregar regla.

Para modificar una regla, seleccione una regla de la lista y haga clic en Editar regla.

5	Seleccione las condiciones que el elemento debe cumplir para que se produzca la acción. Para ver más condiciones, haga clic en Avanzadas.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

6	Bajo Ejecutar estas acciones, seleccione las opciones que desee.

Nota   Al crear una regla, ésta se convertirá en activa predeterminada.


Especificar los formularios disponibles para una carpeta

Para agregar formularios a una carpeta privada compartida o a una carpeta pública debe tener permisos de editor, editor de publicación o de propietario. Si se trata de una carpeta pública y tiene permisos de propietario para esa carpeta, puede limitar los formularios disponibles para otros usuarios de la carpeta.

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta para la que desea especificar los formularios que están disponibles para otros usuarios y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Formularios y después en Administrar.

4	En el cuadro de la izquierda, seleccione los formularios que desea utilizar en la carpeta y haga clic en Copiar.

Si el formulario está en otra biblioteca de formularios, haga clic en Establecer para cambiar de biblioteca.

5	Haga clic en Cerrar.

6	Si se trata de una carpeta pública, haga clic en una opción para limitar los formularios disponibles para otros usuarios de la carpeta en Admitir estos formularios en esta carpeta.

Nota   Los formularios disponibles en una carpeta aparecen en una lista en la parte inferior del menú del elemento al trabajar con la carpeta; por ejemplo, los formularios de la Bandeja de entrada se encuentran en la parte inferior del menú Redacción.


Configurar los permisos de acceso de una carpeta pública

Para configurar los permisos de acceso de una carpeta pública deberá tener permiso de propietario de la misma. Puede configurar los permisos para una sola carpeta cada vez. Para obtener información acerca de los permisos de una carpeta, haga clic en  [image].

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública cuyos permisos de acceso desea modificar y después haga clic en Propiedades del menú contextual.

3	Haga clic en la ficha Permisos.

4	Para configurar permisos aplicables a todos los usuarios autorizados de la carpeta, haga clic en Predeterminado de la lista Nombre.

En el cuadro Funciones, seleccione la función que desea asignar a cada usuario o cree una función personalizada seleccionando las opciones individuales que aparecen en el cuadro Funciones.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

5	Para configurar diferentes permisos para determinada persona, haga clic en Agregar.

En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la persona para la que desea configurar diferentes permisos, haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar. En el cuadro Nombres, haga clic en el nombre que acaba de agregar. En el cuadro Funciones, haga clic en la función que desea asignar a esa persona.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.


Solución de problemas de carpetas públicas

¿Sobre qué necesita ayuda?

Dónde está la información de la carpeta pública

La vista que busca no está disponible en la carpeta pública

El formulario que busca no está disponible en la carpeta pública

No puede agregar un elemento a una carpeta pública

No encuentra las subcarpetas de la carpeta pública

No se guardaron los cambios efectuados en un archivo de la carpeta pública

La ficha Sincronización desapareció del cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta pública

Al buscar elementos en una carpeta pública, aparece un mensaje de error

Cómo actuar ante mensajes de aviso de conflicto en una carpeta pública


Dónde está la información de la carpeta pública

•	Algunos contactos pueden quedar temporalmente ocultos si la vista elegida filtra determinados detalles. Para ver todos los elementos de la carpeta, elija Filtro en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Borrar todo.

•	Si se están viendo los elementos de una tabla, es posible que estén agrupados y que los grupos estén contraídos, lo que impide ver los elementos incluidos en ellos. Para expandir los grupos a fin de ver los detalles, haga clic en el botón de expandir  [image]. Para contraer los grupos a fin de ocultar los detalles, haga clic en el botón de contraer  [image].

•	¿Está trabajando sin conexión? Es posible que haya abierto la carpeta pública utilizando un acceso directo de la barra de Outlook que señala a la carpeta pública original en lugar de hacerlo a un acceso directo a la carpeta pública contenida en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas. Para utilizar la carpeta pública sin conexión, debe tener un acceso directo a la carpeta pública en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas y la carpeta pública debe estar sincronizada. Para obtener información acerca de cómo agregar un acceso directo a una carpeta Favoritos de Carpetas públicas, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo hacer que esté disponible una carpeta sin conexión, haga clic en  [image].

•	¿Está la información que desea bajo Carpetas públicas en una carpeta sin conexión? Para obtener información acerca de las carpetas sin conexión, haga clic en  [image]. Si la carpeta pública que desea es una carpeta sin conexión y el acceso directo a la carpeta pública en la barra de Outlook o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas señala a una carpeta pública que tiene subcarpetas, las subcarpetas no aparecerán. Para cada subcarpeta que desee utilizar como carpeta sin conexión, debe crear accesos directos individuales a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas. Para obtener información acerca de cómo agregar un acceso directo a la carpeta Favoritos en Carpetas públicas, haga clic en  [image].


La vista que busca no está disponible en la carpeta pública

•	Es posible que la vista que desea ver esté disponible sólo para el propietario de la carpeta pública. Solicite al propietario que guarde una copia de la vista que sea visible para todos. Los contactos de una carpeta pública aparecen en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades de nombre de carpeta. (Haga clic en la carpeta con el botón secundario del mouse (ratón) y después haga clic en Propiedades.)

•	Puede que la vista que desea utilizar sólo esté disponible en una carpeta. En esa carpeta, guarde una copia de la misma y, a continuación, haga que la copia esté disponible en todas las carpetas que contengan el mismo tipo de elemento. Para obtener información acerca de cómo guardar una vista, haga clic en  [image].


El formulario que busca no está disponible en la carpeta pública

Es posible que no disponga de los permiso necesarios para utilizar el formulario o que esté obligado a utilizar otro tipo de formulario para agregar información a la carpeta pública. Consulte al propietario de la carpeta o al administrador. Los contactos de una carpeta pública aparecen en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades de nombre de carpeta. (Haga clic en la carpeta con el botón secundario del mouse (ratón) y después haga clic en Propiedades.)


No puede agregar un elemento a una carpeta pública

•	Es posible que no disponga de los permisos necesarios para crear elementos en la carpeta. Consulte al propietario de la carpeta o al administrador. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

•	Algunas carpetas públicas requieren que envíe información utilizando determinado tipo de formulario, que posiblemente no tenga instalado. Para obtener información acerca de los formularios, consulte a su administrador.


No encuentra las subcarpetas de la carpeta pública

¿Está trabajando con una carpeta sin conexión? Para obtener información acerca de las carpetas sin conexión, haga clic en  [image]. Si la carpeta pública que desea es una carpeta sin conexión y el acceso directo a la carpeta pública en la barra de Outlook o en la carpeta Favoritos de Carpetas públicas señala a una carpeta pública que tiene subcarpetas, las subcarpetas no aparecerán. Para cada subcarpeta que desee utilizar como carpeta sin conexión, deberá crear accesos directos individuales a la carpeta Favoritos de Carpetas públicas. Para obtener información acerca de cómo agregar un acceso directo a la carpeta Favoritos en Carpetas públicas, haga clic en  [image].


No se guardaron los cambios efectuados en un archivo de la carpeta pública

•	Si se creó el archivo en una aplicación que no acepta objetos vinculados, es posible que Outlook haya abierto el archivo como de sólo lectura, por lo que no podrá realizar un seguimiento y guardar los cambios. Para realizar modificaciones, guarde una copia del archivo en el disco duro, efectúe los cambios en la copia y, a continuación, guarde ésta en la carpeta pública.

•	Si se creó el archivo en un programa que acepta objetos vinculados e incrustados, es posible que haya modificado el archivo al mismo tiempo que otro usuario. Cuando más de un usuario modifica al mismo tiempo un archivo en una carpeta pública y la aplicación acepta objetos vinculados e incrustados, sólo se guardarán los cambios realizados por el primer usuario que guarde el archivo. Para permitir que más de un usuario cambie un archivo, intente asignar el archivo en un mensaje de correo, a fin de que sólo uno pueda modificarlo cada vez.


La ficha Sincronización desapareció del cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta pública

La ficha Sincronización aparece sólo en el cuadro de diálogo Propiedades de carpeta de una carpeta pública desde el acceso directo de la carpeta Favoritos de Carpetas públicas. Para utilizar la ficha Sincronización deberá abrir el cuadro de diálogo Propiedades de carpeta desde el acceso directo, y no desde la carpeta pública original. Para obtener información acerca de cómo agregar un acceso directo a la carpeta Favoritos en Carpetas públicas, haga clic en  [image].


Cómo actuar ante mensajes de aviso de conflicto en una carpeta pública

Si su organización mantiene carpetas públicas en más de un equipo del Servidor de Microsoft Exchange y el mismo elemento lo modifican diferentes equipos, en el caso de que éstos estén sincronizados aparecerán mensajes de conflicto.

Para resolver el conflicto, abra el mensaje de conflicto. Este mensaje contiene todas las versiones en conflicto del elemento. Para combinar toda la información en un solo elemento, abra uno de los elementos que aparezca en la lista del mensaje de conflicto y copie en él toda la información procedente de los demás elementos que desee. A continuación, haga clic en Guardar este elemento. Los otros elementos en conflicto quedarán eliminados.

Para guardar en la carpeta pública todos los elementos en conflicto como elementos separados, haga clic en Guardar todos.


Comparar el uso de Correo remoto con el de las carpetas sin conexión

Con Outlook puede enviar y recibir mensajes de correo electrónico, así como compartir otro tipo de información, desde la oficina, desde su hogar o incluso si está de viaje. En la oficina, por lo general deberá conectarse a un servidor de la red local. Desde su hogar o mientras está de viaje, para conectarse puede utilizar un módem, un teléfono, software de acceso telefónico a redes y un servicio de entrega de correo. Si utiliza Correo remoto o carpetas sin conexión, Outlook ofrece diversos métodos para administrar los mensajes y otros elementos desde lugares remotos.

Si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, es recomendable utilizar las carpetas sin conexión para administrar una conexión remota. Las carpetas sin conexión ofrecen una máxima flexibilidad. Puede sincronizar las carpetas Bandeja de entrada, Calendario, Tareas o cualquier otra desde la ubicación remota para que el contenido sea idéntico al de las carpetas del servidor que utilice. Puede descargar todos los elementos en una carpeta de una sola vez. Si utiliza carpetas sin conexión, no podrá utilizar la característica Correo remoto para descargar mensajes.

Si no utiliza el Servidor de Microsoft Exchange o necesita sólo descargar mensajes de la bandeja de entrada, utilice la característica Correo remoto. Esta característica le permite descartar los mensajes que no desee descargar. Para ello, descargue primero los encabezados del mensaje y, a continuación, descargue sólo los mensajes completos elegidos.

Utilice la siguiente tabla para determinar el método más adecuado a sus necesidades.

Utilice este método	Cuando	Ejemplos
Correo remoto	Desee reducir al mínimo el tiempo de conexión telefónica. Desee recuperar sólo los mensajes destinados a su bandeja de entrada. Utilice un servidor que no sea el Servidor de Microsoft Exchange.	En su hogar posee un segundo equipo con un módem lento. Se está conectando desde un hotel o un aeropuerto, donde el precio de la llamada es elevado.
Carpetas sin conexión	Utilice el Servidor de Microsoft Exchange. Desee actualizar el contenido de cualquier carpeta. Desee sincronizar las carpetas entre dos equipos. No le preocupe el coste de la conexión telefónica.	Desea que el contenido del servidor y del equipo remoto sean idénticos. Desea descargar un calendario o una lista de tareas a un equipo remoto La conexión telefónica al servicio de entrega de correo es local y de bajo precio.


Configurar Correo remoto

1	Si todavía no lo ha hecho, instale Outlook en el equipo que desea utilizar desde un lugar remoto.

2	Debe crear un archivo de carpeta personal (PST) en el disco duro de su equipo.

¿Cómo?

3	Descargue la Libreta de direcciones al disco duro de su equipo.

¿Cómo?

4	Configure las opciones del servicio de entrega de correo.

¿Cómo?

5	Configure los mensajes para que se entreguen en su archivo de carpeta personal.

¿Cómo?

6	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.


Utilizar Correo remoto

Para utilizar Correo remoto, debe configurar el equipo con un módem, un teléfono, software de acceso telefónico a redes y un servicio de entrega de correo. Una vez finalizada la configuración, puede conectarse y descargar los encabezados de mensajes para descartar los mensajes que no desee descargar. Marque los encabezados de mensaje para descargar, copiar o eliminar mensajes. A continuación, vuelva a conectarse y descargue los mensajes elegidos.

1	Si todavía no lo ha hecho, configure su equipo para Correo remoto.

¿Cómo?

2	Conéctese y descargue los encabezados de mensajes.

¿Cómo?

3	Marque los encabezados de mensaje para descargar, copiar o eliminar mensajes.

¿Cómo?

4	Conéctese y transfiera los mensajes.

¿Cómo?


Transferir encabezados de mensaje con Correo remoto

1	Si todavía no lo ha hecho, configure su equipo para Correo remoto.

¿Cómo?

2	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

3	En el menú Herramientas, seleccione Correo remoto y después haga clic en Conectar.

4	Siga las instrucciones del Asistente para Conexión remota.


Marcar encabezados de mensaje para transferir, copiar o eliminar mensajes

Al descargar los mensajes se transfieren únicamente a su equipo local. Al copiarlos, una copia queda en el servidor y otra en el equipo local. Al eliminarlos, se borran tanto del equipo local como del servidor. Si está utilizando un equipo portátil conectable, se recomienda descargar los mensajes.

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, seleccione Correo remoto y después haga clic en Herramientas remotas.

3	Seleccione los mensajes que desee descargar y haga clic en Marcar para recuperar  [image].

Seleccione los mensajes que desee copiar y descargar y haga clic en Marcar para recuperar una copia  [image].

Seleccione los mensajes que desee eliminar y haga clic en Eliminar  [image].

Nota   Para eliminar las marcas de todos los mensajes, haga clic en Desmarcar todo  [image].


Establecer opciones para el servicio de entrega de Correo remoto

Las opciones disponibles para Correo remoto dependerán del servicio de entrega de correo que utilice. Por ejemplo, si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, puede planear los horarios de sesiones de correo remoto o la recuperación de mensajes utilizando un filtro.

1	Haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

3	En el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios, haga clic en el servicio en el que desee configurar opciones.

4	Haga clic en Propiedades.

5	Seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

6	Haga clic en la ficha Entrega y seleccione las opciones que desee.

7	Haga clic en la ficha Dirección y seleccione las opciones que desee.

Notas

•	Si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, primero debe crear una conexión telefónica. Para obtener información acerca de cómo instalar una red de llamadas, consulte el tema Configurar una conexión de red utilizando Acceso telefónico a redes en la documentación de Windows.

•	Algunos servicios de entrega de correo ofrecen diversas opciones al iniciar el servicio. Consulte la documentación del servicio.


Obtenga resultados - Archivos de Outlook

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Compatibilidad de archivos.

Haga clic en el tema que desee

Importar información a Outlook

Tipos de archivo que pueden importarse y exportarse en Outlook

Importar un archivo de Microsoft Mail

Importar un archivo de Schedule+

Importar una lista o un archivo de contactos desde otro programa de Office

Cambiar desde Microsoft Exchange Client

Cambiar desde Microsoft Mail 3.x

Cambiar desde Microsoft Schedule+

Cambiar desde Lotus Notes 4.0

Cambiar desde Lotus cc:Mail

Cambiar desde Lotus Organizer 2.1

Cambiar desde Novell GroupWise 4.1

Cambiar desde NetManage ECCO Pro 3.0, 3.01 ó 3.02

Cambiar desde Starfish SideKick 95 Deluxe

Cambiar desde Symantec ACT! 2.0


Obtenga resultados - Instalar Outlook

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Instalación e inicio de Microsoft Outlook.

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Obtener ayuda, sugerencias y mensajes con el Ayudante de Office

Abrir, instalar o quitar un complemento

Acerca de los perfiles de usuario y los servicios de información

Definir desde dónde se envían mensajes de correo electrónico y dónde se reciben

Importar información a Outlook


Obtenga resultados - Lo nuevo en Outlook

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Microsoft Outlook 97 es totalmente nuevo.

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¿Qué es Microsoft Outlook?

Fundamentos de Outlook

Características principales en Microsoft Outlook 97

Acerca de los símbolos utilizados en Microsoft Outlook

Utilizar el mouse (ratón) para desplazarse

Crear elementos nuevos a partir de otros ya existentes


Obtenga resultados - Lista de tareas

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Mantenimiento de una lista de tareas.

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Acerca de la asignación de tareas

Símbolos en Tareas

Crear una solicitud de tarea a partir de una tarea existente

Crear una tarea a partir de un mensaje de correo

Cambiar la configuración de una tarea

Reclamar la propiedad de una tarea asignada que fue rechazada

Enviar un comentario acerca de una tarea asignada

Vistas en Tareas

Cambiar el orden de las tareas

Teclas para desplazarse por una tabla

Campos estándar de las tareas

Solución de problemas de tareas


Obtenga resultados - Vistas personalizadas

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Mostrar información de forma personalizada.

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Vistas

Cambiar una vista

Vistas estándar

Crear una vista personalizada

Eliminar una vista personalizada

Cambiar el nombre a una vista personalizada

Restablecer una vista estándar

Filtros

Mostrar u ocultar elementos o archivos con un filtro

Categorías

Asignar elementos a una categoría

Filtrar todos los elementos de una categoría

Cambiar el formato de iconos, fechas y números de una tabla

Acerca de los campos personalizados y los tipos de datos

Acerca de los grupos

Acerca de la ordenación

Personalizar la impresión

Solución de problemas de vistas


Obtenga resultados - Contactos

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Administración de contactos con Outlook.

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Importar una Libreta personal de direcciones a una carpeta Contactos

Símbolos en Contactos

Cambiar el modo de archivar un contacto en la lista de contactos

Incluir la dirección de correo electrónico de un contacto

Hacer una llamada telefónica a una persona incluida en la lista de contactos

Configurar Outlook para realizar llamadas telefónicas

Compartir una lista de contactos

Buscar información de contacto en un elemento

Registrar automáticamente elementos de contactos en el diario

Imprimir una dirección de contacto en un sobre o en una etiqueta

Imprimir un folleto

Solución de problemas de contactos


Obtenga resultados - Correo

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Organización del correo electrónico.

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Marcar mensajes como leídos o no leídos

Realizar el seguimiento de entrega o lectura de mensajes

Buscar mensajes nuevos

Buscar todos los mensajes enviados por una persona determinada

Acerca de las marcas de mensaje

Agregar seguridad a los mensajes

Configurar el lugar y el modo de entregar correo electrónico

Acerca de la Libreta de direcciones

Crear una lista personal de distribución

Pedir a otros usuarios que voten en un mensaje

Acceso delegado


Obtenga resultados - Calendario

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Agregar actividades al Calendario.

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Todo acerca de citas, reuniones y eventos

Programar una cita, reunión o evento

Buscar citas y reuniones con una hora de comienzo

Buscar reuniones a las que asiste una persona específica

Buscar reuniones organizadas por una persona

Cambiar una vista

Zonas horarias

Días no laborables

Quitar del Calendario los días no laborables de un país

Estilos de impresión predeterminados

Modificar eventos

Modificar una cita

Modificar una cita periódica

Mover una cita

Convertir una cita en periódica

Crear una cita a partir de un mensaje de correo

Programar tiempo en el calendario para completar una tarea

Establecer un aviso de cita

Cambiar el tiempo de ocupación de un elemento del calendario

Ver el calendario de otra persona

Administrar las citas y reuniones en el calendario de otra persona

Definir los permisos de acceso de un delegado

Programar una cita para otra persona

Solución de problemas de citas

¿Por qué no puede ver sus tareas?

Dónde está el Cuadro de tareas


Obtenga resultados - Reunión

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Confirmación de una reunión.

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Todo acerca de citas, reuniones y eventos

Programar una cita, reunión o evento

Agenda de reuniones

Zonas horarias

Convertir una cita en una reunión

Quitar o agregar asistentes y recursos

Cambiar la información de la reunión después de enviar la invitación

Crear una convocatoria de reunión a partir de un contacto

Aceptar automáticamente las convocatorias de reunión

Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión

Solución de problemas de reuniones

Administrar las citas y reuniones en el calendario de otra persona

Programar una reunión en nombre de otra persona


Obtenga resultados - Compartir carpetas

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Uso de Outlook para compartir carpetas.

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Acerca de las carpetas públicas

Configurar una carpeta pública

Compartir archivos en una carpeta pública

Compartir un plan, una lista de contactos o una lista de tareas en una carpeta pública

Copiar información de una carpeta pública en una carpeta privada en Outlook

Usar una carpeta pública como boletín electrónico

Comparar acceso delegado, carpetas privadas compartidas y carpetas públicas

Solución de problemas de carpetas públicas

Carpetas sin conexión

Configurar carpetas sin conexión

Comprobar el estado de una carpeta sin conexión


Obtenga resultados - Web y Outlook

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Abrir direcciones Web en Outlook.

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Ir a la página World Wide Web para un contacto

Insertar un acceso directo a una página favorita de World Wide Web en un mensaje de Outlook

¿Por qué no puede ir a la página World Wide Web de un contacto?

Protocolos de Internet que puede utilizar para crear hipervínculos


Obtenga resultados - Primera sesión de Outlook

Este cuadro contiene temas de ayuda que le ofrecen información acerca del tema de Obtenga resultados, Primera sesión de Outlook.

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¿Qué es Microsoft Outlook?

Importar información a Outlook

Mostrar una vista previa del contenido de los mensajes

Firmar mensajes con Autofirma

Recuperar o reemplazar un mensaje enviado

Agenda de reuniones

Todo acerca de citas, reuniones y eventos

Registrar una actividad en el diario

Acerca de la búsqueda de elementos y archivos

Archivar y Autoarchivar

Crear elementos nuevos a partir de otros ya existentes

Acerca de la presentación de archivos en Microsoft Outlook

Métodos y ubicaciones de correo electrónico disponibles

Acerca de Word como editor de correo electrónico


Calendario


Programe una actividad, como por ejemplo un seminario, unas vacaciones o un cumpleaños, y aparecerá en un título en la parte superior del calendario. Puede establecer un aviso que le anunciará cuándo se producirá la actividad.


Programe citas para cualquier actividad, como por ejemplo una reunión, una visita al médico o un almuerzo con un amigo. Si se trata de una cita periódica, sólo tendrá que programarla una vez. Puede establecer un aviso que le anunciará cuándo se producirá el momento de la cita. Puede ver las actividades por día, semana o mes, o bien en una lista.


Una fecha en formato negrita en el Explorador de fechas indica que la actividad tendrá lugar ese día.

Haga clic en el nombre del mes y después en un mes de la lista para pasar a otro mes.

Haga clic en una fecha del Explorador de fechas para ver las actividades previstas para ese día, o bien seleccione varios días o semanas. También puede ver días no adyacentes. Para ello, presione la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en martes o en viernes para ver sólo esos días.

Para pasar rápidamente una actividad de un día a otro, arrástrela desde el calendario a una fecha diferente del Explorador de fechas.


El Cuadro de tareas del calendario es una vista de la lista de tareas existentes en Tareas. Utilice el Cuadro de tareas para ver las tareas de diversos modos. Por ejemplo, ver sólo las tareas con vencimiento en una fecha seleccionada. Arrastre la tarea desde el Cuadro de tareas a un bloque de tiempo del calendario para programar el tiempo que se va a emplear en la tarea. Todo cambio que realice en las tareas dentro del Cuadro de tareas se reflejará automáticamente en la lista de tareas existente en Tareas.


La Agenda de reuniones facilita la tarea de programar reuniones. Al seleccionar una hora, un lugar y una lista de invitados, la Agenda de reuniones presentará el programa de cada invitado para que pueda ver quién estará disponible en el horario que elija. Utilice Autoselección para encontrar rápidamente un bloque de tiempo en el que todos los invitados estén desocupados.

Si algunos invitados residen en otra zona horaria, podrá comprobar cuándo están previstas las reuniones en esa zona abriendo una segunda zona horaria en la vista de días del calendario.

Cuando haya determinado el horario de la reunión, podrá enviar invitaciones en una convocatoria de reunión. Un invitado podrá aceptar o rechazar su invitación. En el primer caso, Outlook agregará la reunión al calendario del invitado.


Contactos


Al escribir el nombre o la dirección de un contacto, Outlook los separa en partes, ubicando cada una en un campo. Puede ordenar, agrupar o filtrar los contactos por la parte del nombre o de la dirección que desee.

En cada contacto puede escribir hasta tres direcciones. Especifique una dirección como la dirección de correo y utilícela para imprimir etiquetas de correo y combinar correspondencia en Word.


Guarde una dirección de World Wide Web para la página Web del contacto. Haga clic en el contacto y, a continuación, en Explorar página Web  [image]  para ir directamente a esa página Web.


Desde un contacto de la lista, puede hacer clic en un botón o comando de menú para que Outlook le envíe una convocatoria de reunión, un mensaje de correo o una solicitud de tarea. Si dispone de módem, Outlook puede marcar el número de teléfono del contacto, cronometrar la llamada y mantener un registro en el diario en el que puede incluir las notas que tome durante la conversación.


Puede archivar la información del contacto bajo el apellido, el nombre, el nombre de la organización, el sobrenombre o cualquier palabra que le ayude a encontrarlo rápidamente, como por ejemplo "electricista". Outlook ofrece varias opciones de nombre para guardar el contacto y también la posibilidad de que elija su propia opción.

Puede ver solamente las direcciones y números de teléfono que utiliza con más frecuencia, o todas las direcciones y teléfonos del contacto.


Puede ver rápidamente las actividades registradas de cada contacto en la lista de contactos. Por ejemplo, si desea revisar de una vez todas las conversaciones o reuniones mantenidas con un determinado contacto, sólo tiene que abrir el contacto y hacer clic en la ficha Diario. Las entradas del Diario que puede ver en Contactos son exactamente las mismas que verá en el diario.


Bandeja de entrada


Con Vista previa automática, puede ver las primeras líneas de texto de todos los mensajes o sólo de los mensajes que todavía no ha leído.

Utilice una marca de mensaje  [image]  para indicar si un mensaje requiere un seguimiento o una respuesta, como por ejemplo la solución de un determinado asunto en una fecha especificada.

Si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, cree reglas para procesar y organizar los mensajes de la Bandeja de entrada. Por ejemplo, especifique una regla para mover todos los mensajes de su coordinador a una carpeta determinada o para reenviar todos los mensajes procedentes de un compañero de trabajo al resto del equipo.


Puede utilizar Outlook con un servicio de entrega de correo y un módem para enviar y recibir mensajes en casa, en la oficina, en tránsito e incluso a través de Internet. Trabaje con los mensajes de correo desde una ubicación remota con el método más idóneo para sus necesidades.

•	Con Correo remoto, podrá descargar rápidamente los encabezados de mensajes para ver de qué se tratan y, a continuación, decidir si desea descargarlos o eliminarlos.

•	Si almacena información en el Servidor de Microsoft Exchange y utiliza carpetas sin conexión, podrá sincronizar todas las carpetas de Outlook para que los mensajes, citas, tareas y demás información con la que trabaje sin conexión sean idénticos al contenido de las carpetas del servidor.


Si desea recibir respuestas a una pregunta, puede utilizar los botones de voto para recopilarlas en el correo electrónico.

Outlook calcula los votos del mensaje original en la carpeta Elementos enviados, de forma que podrá ver rápidamente las respuestas en una sola ubicación.


Outlook comprueba los nombres seleccionados antes de enviar un mensaje. Si existe más de una coincidencia posible para un nombre, insertará un subrayado ondulado verde o rojo debajo del nombre para recordarle que debe comprobarlo antes de enviar el mensaje.

Podrá recuperar un mensaje después de enviarlo siempre y cuando el destinatario todavía no lo haya leído. Por ejemplo, si desea recuperar un mensaje que envió por error a un destinatario equivocado o reemplazar un mensaje si olvidó incluir datos adjuntos.


En el texto de los mensajes de correo puede utilizar una amplia variedad de fuentes, tamaños, estilos de fuente y colores. Además, puede cambiar la forma de alinear o aplicar sangría al texto o utilizar un formato automático para crear rápidamente una lista con viñetas.

Utilice Autofirma para agregar automáticamente texto a los mensajes de correo que envíe. Por ejemplo, cree una Autofirma que incluya su nombre, puesto y número de teléfono.

Si desea características adicionales de formato, como tablas o texto resaltado, puede utilizar Microsoft Word para redactar los mensajes.


Pasos finales


Con Autocrear podrá elegir un elemento, como por ejemplo un mensaje de correo, y crear otro a partir de él, como por ejemplo un contacto. Outlook copia automáticamente la información desde el elemento original al nuevo. Por ejemplo, si crea un contacto a partir de un mensaje de correo, Outlook insertará el nombre del remitente, la dirección de correo electrónico y el texto del mensaje en el nuevo elemento contacto. Lo único que debe hacer es agregar la dirección y el número de teléfono del contacto. El elemento original se mantendrá intacto.

Para ello, sólo tiene que arrastrar un elemento de una carpeta a otra. Utilice Autocrear para crear una solicitud de tarea dirigida a un contacto, planificar tiempo en el calendario para dedicarlo a una tarea, concertar una cita con un contacto o registrar una reunión en el diario.


La investigación de un proyecto le resultará sencilla si utiliza la carpeta Favoritos para abrir sus páginas favoritas de World Wide Web directamente desde Outlook.


La característica Autoarchivar guarda o elimina automáticamente elementos de Outlook sin actualizar. Outlook realiza un seguimiento de la antigüedad de los elementos y de la última vez en que fueron autoarchivados. A medida que los elementos de las carpetas alcanzan la antigüedad especificada, se mueven automáticamente a un archivo de datos o se eliminan.


Si utiliza el Servidor de Microsoft Exchange, podrá utilizar carpetas públicas para compartir información con un grupo de usuarios. Las carpetas públicas resultan de utilidad cuando dispone de información interesante para otras personas o que necesita revisar. Por ejemplo, podrá compartir una lista de contactos o de tareas con los miembros del equipo de un proyecto o participar en una discusión en línea con los integrantes del equipo.


Diario


Permita que Outlook registre automáticamente las actividades realizadas con los contactos seleccionados de la lista de contactos de Outlook. Además, puede mantener un seguimiento de cada uno de los documentos de Office que cree o utilice.


Cada entrada del Diario representa una actividad. Las entradas del Diario se registran a partir del momento en que se realiza la actividad. Por ejemplo, un documento de Word quedará registrado con la hora en que se creó o utilizó. Puede abrir una entrada del Diario para ver los detalles acerca de la actividad o utilizarla como acceso directo para ir directamente al elemento o documento de Outlook al que haga referencia esa entrada del Diario.


¿Recuerda el día en que trabajó en un archivo, pero se olvidó de la ruta de acceso al mismo? Utilice el diario para buscar información correspondiente al momento en que realizó las actividades. Por ejemplo, puede buscar rápidamente un documento de Microsoft Excel en el que trabajó el martes pasado si configuró los documentos de esa aplicación para que quedaran automáticamente registrados en el diario.


Es posible organizar en grupos lógicos las entradas del Diario como mensajes de correo, reuniones y llamadas telefónicas para encontrar rápidamente información, como todas las reuniones en las que participó durante la semana o el mes pasado.


Mantenga un registro de cualquier actividad que desee recordar, incluso de algo que no se encuentre en su equipo, como una conversación telefónica o una carta manuscrita que envió o recibió.


Ver, compartir y tener acceso a archivos


Si en su equipo tiene instalada otra aplicación de Office, por ejemplo, Microsoft Excel o Word, puede crear un archivo en esa aplicación sin necesidad de salir de Outlook. Si desea registrar cuánto tiempo dedica a un archivo, haga que Outlook registre automáticamente en el diario sus actividades en la aplicación.

Cuando esté preparado para compartir el archivo con otros usuarios, colóquelo en una carpeta pública o cree un mensaje de correo o un informe de estado de tarea y, a continuación, inserte el archivo en el mensaje o en el informe.


Con Outlook puede ver los nombres de los archivos incluidos en las carpetas, del mismo modo que con el Explorador de Windows. Outlook ofrece una gran variedad de métodos para ver y organizar los archivos. Por ejemplo, si utiliza aplicaciones de Office, podrá ordenar los archivos por propiedades como Autor y Palabras clave. Además, puede ver los archivos agrupados por nombre de autor o por tipo de archivo, verlos en una escala de tiempo para apreciar cuándo se modificaron por última vez, y crear vistas personalizadas para ver los archivos del modo que mejor se adapte a sus necesidades.


Puede buscar cualquier archivo sin salir de Outlook a partir de los criterios de búsqueda que especifique. Una vez que Outlook encuentre los archivos, podrá ordenar, agrupar o filtrar los resultados de la búsqueda, o abrirlos para ver sus detalles.


Tareas


Si realiza una tarea periódicamente, como un informe de estado por escrito o su cita con el peluquero, sólo tendrá que incluirla la primera vez que se produzca la tarea. Outlook creará automáticamente la siguiente ocasión de la tarea, a partir de un intervalo de tiempo especificado o cuando marque la tarea como finalizada.


Utilice una solicitud de tarea para asignar una tarea a otra persona. La persona que acepte completar la tarea se convertirá en su nuevo propietario y la tarea se agregará a su lista de tareas. A medida que el nuevo propietario vaya registrando los progresos realizados en la tarea, podrá hacer que Outlook actualice una copia de la tarea en su propia lista de tareas. Cuando el nuevo propietario complete la tarea, tendrá la opción de recibir un informe de estado.


Podrá mantener un seguimiento de las tareas en varios proyectos dentro de la misma lista de tareas en lugar de hacerlo en listas separadas. Cree un nombre de categoría para cada proyecto, asigne tareas a las categorías y, a continuación, agrupe las tareas por categorías en la lista de tareas. Si una tarea está asignada a más de una categoría, en la lista aparecerá bajo cada una de las categorías a las que se haya asignado.


Podrá subir o bajar tareas en la lista para colocarlas en el orden que desee. Si etiqueta las tareas como de alta o de baja prioridad, podrá ordenarlas de manera que las más importantes aparezcan al principio.


A medida que trabaje puede ir viendo los progresos de las tareas. Si desea que se le recuerde que una tarea está llegando a su fecha de vencimiento, podrá establecer una fecha y hora para que Outlook presente un mensaje de aviso. También podrá registrar el porcentaje de trabajo finalizado de una tarea y ver cómo queda tachada en la lista una vez que se ha completado al 100%.


Cambiar la fuente de un texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento en el que desea cambiar la fuente.

2	Seleccione el texto que desea cambiar.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	En el cuadro Fuente  [image], haga clic en la fuente que desee.


Cambiar el tamaño de un texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento cuyo tamaño de texto desea cambiar.

2	Seleccione el texto que desea cambiar.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	En el cuadro Tamaño de fuente  [image], haga clic en el tamaño que desee.


Cambiar el color del texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento cuyo color de texto desea cambiar.

2	Seleccione el texto que desea cambiar.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	Haga clic en Color de fuente  [image]  y después elija el color que desee.


Incluir texto en una lista con viñetas

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento en el que desea insertar una lista con viñetas.

2	Seleccione las líneas de texto a las que desea insertar viñetas.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	Haga clic en Viñetas  [image].


Aplicar negrita, subrayado o cursiva al texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento a cuyo texto desea aplicar formato.

2	Seleccione el texto al que desea aplicar formato.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	Haga clic en el botón correspondiente.

Negrita
Cursiva
Subrayado


Alinear texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento cuyo texto desea alinear.

2	Seleccione el texto que desea alinear.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	Haga clic en el botón correspondiente.

Alinear a la izquierda
Centrar
Alinear a la derecha


Aplicar sangría al texto

Para realizar este procedimiento, la barra de herramientas Formato debe estar visible. Para mostrarla, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formato.

1	Abra el elemento a cuyo texto desea aplicar sangría.

2	Seleccione el texto al que desea aplicar sangría.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	Haga clic en el botón correspondiente.

Aumentar sangría
Disminuir sangría


Usar marcas de tachado en el texto

1	Abra el elemento en el que desea insertar marcas de tachado.

2	Seleccione el texto que desea que aparezca con marcas de tachado.

Sólo podrá modificar el formato del texto contenido en el cuadro de texto de un elemento. El formato del texto de los demás campos no podrá modificarse.

3	En el menú Formato, haga clic en Fuente.

Mostrar

4	Active la casilla de verificación Tachado.


Fundamentos de Outlook


Outlook se organiza en torno a varios tipos de elementos como los mensajes de correo, las citas, los contactos, las entradas en el diario, las tareas y las notas. Para crear un elemento, elija Nuevo en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en el tipo de elemento que desea crear. Para ayudarle a mantener organizados los elementos, estos se guardan según el tipo. Por ejemplo, todos los mensajes de correo se guardan en la carpeta Bandeja de entrada y todas las tareas en la carpeta Tareas. Las carpetas que contienen elementos de Outlook se guardan juntas en un único archivo de Outlook, lo que le permite encontrar, organizar y archivar elementos rápidamente.


Haga clic en un acceso directo de la barra de Outlook para abrir sus carpetas favoritas o las que utilice con mayor frecuencia. Puede agregar o quitar accesos directos, ampliar o reducir su tamaño, y ocultar la barra de Outlook. Esta barra está dividida en grupos para facilitarle la organización de la información. Haga clic en un grupo, por ejemplo, Correo, para pasar a un conjunto diferente de accesos directos. También puede crear su propio grupo y arrastrar accesos directos a diferentes grupos.


Para ver en cualquier momento todas las carpetas de Outlook, haga clic en Lista de carpetas  [image]. El número entre paréntesis junto a los nombres de las carpetas indica el número de elementos no leídos incluidos en cada una. También puede abrir la Lista de carpetas haciendo clic en el título de la carpeta abierta, situado encima de la lista.


Los elementos de la carpeta seleccionada aparecerán en el visor de información. Para cambiar el modo de presentar la información puede agregar y quitar columnas, así como ordenar, agrupar y filtrar elementos.

Asimismo, puede seleccionar rápidamente una vista diferente en el cuadro Vista actual  [image].


Organizar la información en una vista


Organice los elementos para ordenarlos de forma ascendente o descendente. Por ejemplo, puede organizar los mensajes según la fecha y la hora de recepción ordenándolos por fecha. Además, puede organizar a partir de un solo campo o de varios. Para ordenar elementos rápidamente, haga clic en el título de la columna por la que desee efectuar la ordenación.


Agrupe los elementos en tablas y en escalas de tiempo para situar elementos afines bajo el mismo título como en un esquema. Por ejemplo, agrupe los elementos según el campo De para organizarlos por el nombre de los remitentes. Haga clic en el signo más  [image]  o menos  [image]  para expandir o contraer los grupos.


Filtre los elementos para ver sólo los que cumplan los criterios especificados. Por ejemplo, filtre los elementos en cuyos campos De aparezca el nombre "Federico Couto" para ver únicamente esos elementos. Todos los demás elementos de la carpeta seguirán allí. Para volver a verlos, sólo tiene que quitar el filtro.


Asigne elementos a categorías para buscar y organizar rápidamente elementos asociados a un asunto en particular. Por ejemplo, puede asignar los mensajes que reciba a las categorías Trabajo y Personal y, a continuación, ordenarlos, agruparlos o filtrarlos. También puede crear sus propias categorías y asignarles elementos.


Acerca del uso de Microsoft Team Manager o Outlook para asignación de tareas

Microsoft Team Manager es un programa que podrán utilizar usted y su equipo con Outlook para ampliar las capacidades de administración de tareas. Team Manager es un administrador de actividades de equipos que permite a éstos asignar, consolidar y realizar un seguimiento de tareas. Los miembros del equipo utilizan Outlook para ver las tareas, y Team Manager for team members para comunicarse con el equipo.

Para obtener información acerca de cómo utilizar Team Manager, consulte la Ayuda de Team Manager. Para obtener información acerca de Team Manager, vaya al sitio Web de Microsoft Team Manager.

La siguiente tabla compara lo que podrá hacer con las tareas en Outlook y en Team Manager.

Microsoft Outlook	Microsoft Team Manager
Permite cambiar una tarea sólo al propietario de la misma.	Permite cambiar una tarea tanto al administrador como al miembro del equipo. El miembro del equipo puede rechazar los cambios.
Asignar una tarea cada vez.	Asignar más de una tarea cada vez.
Enviar y recibir informes de estado de una tarea cada vez.	Enviar y recibir informes de estado de más de una tarea cada vez.
Ver las tareas personales junto con las tareas del equipo en una misma lista.	Ver el archivo de tareas del equipo para ver el estado de todos los miembros del equipo.


Trabajar con tareas de Microsoft Team Manager en Outlook

Para utilizar Outlook para efectuar un seguimiento de las tareas de Team Manager, debe instalar Team Manager en el equipo y aceptar un mensaje de configuración de miembros del administrador. Las tareas de equipo en Outlook pueden sincronizarse con el archivo de equipo del administrador.

En Outlook, puede trabajar con las tareas de Team Manager de las siguientes maneras:

•	Crear una vista que muestre en Outlook las tareas de Team Manager conjuntamente con las demás tareas de Outlook, de manera que puede ver y actualizar las tareas de Team Manager, así como elaborar informes a partir de las mismas.

•	Si crea tareas en Outlook, puede convertirlas en tareas de Team Manager. Al enviar una actualización de tareas al administrador, todas las adiciones, modificaciones o eliminaciones efectuadas en las tareas marcadas como tareas de Team Manager se comunicarán al administrador.

•	Utilice Outlook para efectuar un seguimiento de sus progresos en las tareas de Team Manager y, a continuación, actualice el archivo de equipo del administrador desde Outlook.

•	Envíe desde Outlook un informe de estado del equipo, en un mensaje de correo, al administrador para facilitarle una relación detallada de su trabajo en las tareas de equipo. Su informe de estado se combinará con los informes de estado de los demás miembros del equipo para generar un único informe de equipo integrado.

•	Reciba en Outlook una actualización de tareas de equipo de parte del administrador, y utilícela para actualizar sus tareas de equipo con las modificaciones efectuadas en el archivo de equipo del administrador.

•	Desde Outlook, negocie las tareas de equipo con un administrador; por ejemplo, cambie la información de la tarea como la fecha de vencimiento o la estimación del trabajo necesario.

•	Si está trabajando en tareas para más de un administrador o está utilizando más de un archivo de equipo, puede especificar qué archivo de equipo desea integrar con su lista de tareas de Outlook. (La lista de tareas de Outlook puede integrarse con un solo archivo de equipo cada vez.)

•	Inicie Team Manager desde Outlook para ver más detalles acerca de las tareas de equipo.

•	Vea el archivo de tareas del equipo para comprobar el estado de las tareas de todos los miembros del equipo. En el archivo de equipo no puede efectuar modificaciones permanentes.

¿Qué desea hacer?

Crear una vista para mostrar las tareas de Team Manager en Outlook

Seleccionar tareas de Outlook para incluirlas en las actualizaciones de Team Manager

Enviar una actualización de una tarea de equipo a un administrador desde Outlook

Enviar un informe de estado de la tarea a un administrador desde Outlook

Recibir una actualización de una tarea de equipo desde un administrador de Outlook

Negociar tareas de equipo con un administrador de Outlook

Seleccionar un archivo de equipo para integrarlo en la lista de tareas de Outlook

Ver más información acerca de las tareas del equipo

Ver el estado de las tareas de todo el equipo


Crear una vista para mostrar las tareas de Team Manager en Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic en Tareas  [image].

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en Lista detallada.

3	En el menú Ver, haga clic en Selector de campos.

4	Arrastre el campo Tarea en equipo hasta la fila del título de columna. Utilice el marcador de doble flecha  [image]  para situar el título de columna en la fila del encabezado de columna.

5	Haga clic en el cuadro Vista actual  [image], escriba Tareas de Team Manager y después presione ENTRAR.


Seleccionar tareas de Outlook para incluirlas en las actualizaciones de Team Manager

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	Busque la tarea que desea identificar como tarea de Team Manager y después active la casilla de verificación correspondiente a esa tarea en la columna Tarea en equipo.

3	Repita el paso 2 para todas las tareas que desea identificar como tareas de Team Manager.


Cambiar a la vista Tareas de Team Manager en Outlook

Si todavía no lo ha hecho, debe crear la vista Tareas de Team Manager para poder cambiar a ella. Para obtener información acerca de cómo crear la vista Tareas de Team Manager, haga clic en  [image].

1	En la barra de Outlook, haga clic en Tareas  [image].

2	En el cuadro Vista actual  [image], haga clic en Tareas de Team Manager.


Enviar una actualización de una tarea de equipo a un administrador desde Outlook

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	En el menú Tareas, haga clic en Send Updates.

3	Asegúrese de haber seleccionado Task Updates y después haga clic en Next.

Puede cambiar el asunto o escribir un mensaje en el cuadro de texto. También puede cambiar la información de cualquier tarea que aparezca en una columna modificable de la lista de tareas, en la parte inferior de la ventana del mensaje.

4	Haga clic en Send.


Enviar un informe de estado de la tarea a un administrador desde Outlook

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	En el menú Tareas, haga clic en Send Updates.

3	Haga clic en Status Report y después en Next.

4	Elabore el informe de estado de las tareas debajo de los encabezados de sección que aparecen.

El mensaje de informe de estado incluirá el formato de informe que el administrador haya configurado y enviado al equipo, así como los encabezados de sección que el administrador desee que se incluyan en el informe. No modifique los encabezados de sección ya que si lo hace el informe no se integrará correctamente con los informes del resto del equipo.

5	Haga clic en Send.


Recibir una actualización de una tarea de equipo desde un administrador de Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Abra el mensaje de actualización de tareas de equipo enviado por el administrador.

Si en la Bandeja de entrada hay más de un mensaje de actualización, deberá abrir los mensajes en el mismo orden en que los haya recibido.

3	Revise la lista de tareas en la parte inferior del mensaje para ver si cada tarea en equipo es nueva o se ha modificado o eliminado.

4	Para incorporar la información de las tareas a la lista de tareas en Outlook y en Team Manager, haga clic en Aceptar.

Para modificar la información de la tarea y enviar una explicación al administrador antes de incorporar la información a Outlook y a Team Manager, haga clic en Responder. En la tabla, efectúe las modificaciones que desea en las tareas y, a continuación, haga clic en Enviar.


Negociar tareas de equipo con un administrador de Outlook

1	En la barra de Outlook, haga clic en Bandeja de entrada  [image].

2	Abra el mensaje de actualización de tareas de equipo enviado por el administrador.

Si en la Bandeja de entrada hay más de un mensaje de actualización, deberá abrir los mensajes en el mismo orden en que los haya recibido.

3	Haga clic en Responder.

4	Si debe rechazar un asignación de tareas, cambie Sí por No en la columna Aceptar.

5	Modifique la información de la tarea que desee antes de incorporarla a Outlook y a Team Manager.

6	En el cuadro de texto, redacte el mensaje que desea enviar al administrador.

7	Haga clic en Enviar.

El mensaje se enviará al administrador. Las tareas, conjuntamente con la información modificada, quedarán incorporadas a Outlook y a Team Manager.


Seleccionar un archivo de equipo para integrarlo en la lista de tareas de Outlook

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	En el menú Tareas, haga clic en Team Manager for team members.

3	En Team Manager, haga clic en el botón Options de la ficha Tasks.

4	En el cuadro Add Team Manager tasks created in Outlook or Schedule+ to, haga clic en el nombre del archivo de equipo que desea integrar a la lista de tareas de Outlook.


Ver más información acerca de las tareas del equipo

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	En el menú Tareas, haga clic en Team Manager for team members.

Nota   Si trabaja en más de un equipo, puede ver las tareas de otro archivo de equipo. En el cuadro Send to de la ficha Tasks de Team Manager, haga clic en las iniciales del administrador cuyo archivo de equipo desea ver. Si un administrador tiene más de un archivo de equipo vinculado a su lista de tareas de miembro del equipo, detrás de las iniciales aparecerá un número que le permitirá elegir el archivo correcto.


Ver el estado de las tareas de todo el equipo

1	En Outlook, cambie a la vista Tareas de Team Manager.

¿Cómo?

2	En el menú Tareas, haga clic en View Team Status.


Cómo comparten información Outlook y Team Manager

La lista de tareas de Outlook está sincronizada con la lista de tareas de Team Manager al abrir o cerrar Team Manager y al aceptar un mensaje de configuración de miembros del equipo o un mensaje de actualización de tareas enviado por el administrador. Las tareas de Outlook con un nivel de prioridad normal aparecerán con un nivel de prioridad media en Team Manager. Los siguientes campos estarán sincronizados según las últimas modificaciones efectuadas en uno u otro programa.

Campo de Outlook	Campo de Team Manager
Trabajo real	Actual Work
Información de facturación	Billing Information
Categoría	Project. Si la tarea está asignada a más de una categoría en Outlook, en Team Manager se guardará sólo la primera categoría de la lista
Completada	Completed
Fecha de vencimiento	Deadline
Prioridad Alta Normal Baja	Priority Highest, Very High, High Medium High, Medium, Medium Low, Low, Very Low, Lowest (Las tareas de Outlook aparecen en Team Manager con el nivel de prioridad en formato de negrita)
Estado	Status
Asunto	Task Name
Trabajo total	Total Word
Trabajo total - Trabajo real	Remaining Work
—	Earliest Start


Solución de problemas de tareas de Team Manager en Outlook

¿Sobre qué necesita ayuda?

Aparece un mensaje de Team Manager en la Bandeja de entrada

Las tareas de Team Manager no aparecen en Outlook

No puede actualizar tareas de equipo en Team Manager

Desaparecen las categorías de la tarea

El informe de estado de las tareas de Team Manager desapareció

Los datos adjuntos desaparecieron

No puede encontrar una columna en Outlook para el seguimiento de tareas de Team Manager


Aparece un mensaje de Team Manager en la Bandeja de entrada

El administrador está utilizando Microsoft Team Manager para asignar, seguir y consolidar las tareas de su equipo. Si recibe un mensaje de configuración de miembro del equipo de su administrador, puede utilizar Outlook para efectuar un seguimiento de las tareas de Team Manager, aunque para ello debe haber instalado previamente Team Manager en su equipo. Las tareas en Outlook y en Team Manager se sincronizan automáticamente, por lo que puede ver las tareas en equipo por separado en Team Manager o verlas en Outlook conjuntamente con las demás tareas de Outlook.


Las tareas de Team Manager no aparecen en Outlook

•	Asegúrese de que el administrador le haya enviado el mensaje de configuración de miembro del equipo y de haberlo aceptado. Busque en la bandeja de entrada un mensaje cuyo asunto sea "Configuración de miembro del equipo" enviado por el administrador. Abra el mensaje y haga clic en Aceptar.

•	Asegúrese de haber activado la casilla de verificación Keep copies of tasks in en Team Manager. En el menú Tareas de Outlook, haga clic en Team Manager for team members. En Team Manager, haga clic en el botón Options. Active la casilla de verificación Keep copies of tasks in y, a continuación, haga clic en Outlook en el cuadro de la derecha.


No puede actualizar tareas de equipo en Team Manager

•	Asegúrese de que el administrador le haya enviado el mensaje de configuración de miembro del equipo, y de haberlo aceptado. Busque en la bandeja de entrada un mensaje cuyo asunto sea "Configuración de miembro del equipo" enviado por el administrador. Abra el mensaje y, a continuación, haga clic en Aceptar.

•	Asegúrese de que las tareas en equipo estén en la lista de tareas original. Si mantiene varias listas de tareas en diferentes carpetas, la lista original de tareas será la que vea al hacer clic en Tareas del grupo Outlook en la barra de Outlook.

•	¿Utilizó Outlook para asignar la tarea en equipo a otro usuario? Si lo ha hecho, habrá dejado de ser propietario de la tarea. Por ello, no puede modificar la tarea en la lista de tareas ni hacer clic en Aceptar en un mensaje de actualización para incorporar las modificaciones enviadas por el administrador. La tarea puede modificarla sólo la persona que la haya aceptado. Si optó por mantener una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas, las modificaciones que realice el propietario de la tarea estarán incluidas al enviar una actualización de la tarea en equipo al administrador.

•	¿Se perdieron las modificaciones efectuadas en los campos Trabajo real y Trabajo total, de una tarea en equipo asignada a otro usuario en Outlook, cuando envía una actualización de tarea en equipo al administrador? Asegúrese de que la persona a la que asignó la tarea actualice los campos Porcentaje completado y Trabajo total, ya que de lo contrario los campos no se incluirán en las actualizaciones de la tarea en equipo.


Desaparecen las categorías de la tarea

En la carpeta Tareas de Outlook, si está activada la casilla de verificación Tarea en equipo de la tarea seleccionada, la tarea puede asignarse a una sola categoría. Si asigna la tarea a más de una categoría, las demás categorías quedarán eliminadas de la lista de tareas al utilizar el comando Enviar actualizaciones (menú Tareas) de Outlook o el botón Send Updates de Team Manager.


El informe de estado de las tareas de Team Manager desapareció

Al utilizar Outlook para enviar un informe de estado de tareas en equipo al administrador, el informe de estado no se guardará con la tarea. Posiblemente tendrá una copia del informe de estado en la carpeta Elementos enviados. En la barra de Outlook, haga clic en Correo y después en Elementos enviados  [image].


Los datos adjuntos desaparecieron

Si acepta un mensaje de actualización de tareas en equipo enviado por el administrador para eliminar una tarea, y ésta tiene datos adjuntos, los datos adjuntos se eliminarán junto con la tarea. Es posible que la tarea en equipo con datos adjuntos eliminada esté todavía en la carpeta Elementos eliminados. En la barra de Outlook, haga clic en Correo y después haga clic en Elementos eliminados  [image].


No puede encontrar una columna en Outlook para el seguimiento de tareas de Team Manager

Outlook incluye una columna denominada Tarea en equipo que se utiliza para efectuar un seguimiento de las tareas de Team Manager. Para crear una vista que incluya la columna Tarea en equipo, haga clic en  [image].


Reloj Timex Data Link

El reloj Timex Data Link, producido por Timex Corporation, recibe información exportada desde Outlook. El Asistente para el reloj Timex Data Link en Outlook facilita la exportación al reloj de cualquiera de los siguientes elementos: citas, tareas, números de teléfono, aniversarios, avisos e información de la hora actual y la zona horaria.

Los archivos necesarios para exportar información al reloj están incluidos en el Value Pack de Office 97. Podrá obtener estos archivos desde la carpeta ValuPack\Timex del CD-ROM de Office 97 o de la red desde la que haya instalado Office. Si no instaló Office 97 desde un CD-ROM y tiene acceso a World Wide Web, seleccione Microsoft en el Web (menú de ayuda) y después haga clic en Material gratuito. A continuación, para exportar información, haga clic en Importar y exportar en el menú Archivo.


Utilizar Schedule+ 95 como calendario principal

Para utilizar Schedule+ 95 como calendario principal, primero debe haber instalado Schedule+ 95. Antes de seleccionar esta opción consulte a su administrador pues la configuración óptima es que todos los usuarios utilicen Schedule+ 95 u Outlook.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

2	Active la casilla de verificación Usar Microsoft Schedule+ 95 como calendario principal.

Nota   Al utilizar el calendario de Schedule+ 95 como calendario principal en lugar del calendario de Outlook, no podrá abrir el calendario de Outlook de otro usuario desde Schedule+ 95.


Copiar información desde Outlook en el reloj Timex Data Link

Antes de efectuar este procedimiento, obtenga los archivos del reloj Timex Data Link de la carpeta ValuPack\Timex que encontrará en el CD-ROM de Office 97 o en la red desde la que haya instalado Outlook. Si no instaló Office 97 desde un CD-ROM y tiene acceso a World Wide Web, seleccione Microsoft en el Web (menú de ayuda) y, a continuación, haga clic en Material gratuito.

1	En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2	Haga clic en Exportar al reloj Timex Data Link.

3	Siga las instrucciones del Asistente para el reloj Timex Data Link.


No se puede utilizar Schedule+ 95 como calendario principal

Si la casilla de verificación Usar Microsoft Schedule+ como calendario principal de la ficha Calendario (comando Opciones, menú Herramientas) no está disponible, debe instalar Schedule+ 95. Se requiere una instalación completa. No basta con instalar Schedule+ 95 desde el programa de instalación Outlook/Office 97. Instale Schedule+ 95 desde los discos del programa de instalación de Office 95 o desde los discos de la versión independiente de Schedule+ 95. Una vez instalado Schedule+ 95, deberá reinstalar Outlook.


Agregar seguridad a los mensajes

Puede incorporar dos características de seguridad a los mensajes que envíe: firmar un mensaje con una firma digital para asegurarse de que nadie pueda modificarlo o precintar o codificar un mensaje para asegurarse de que tanto éste como los documentos adjuntos sólo los puedan leer los destinatarios seleccionados. Estas dos características están disponibles únicamente dentro de su organización y sólo si los destinatarios de los mensajes utilizan el Servidor de Microsoft Exchange y han configurado opciones de seguridad en sus equipos.

Para precintar o firmar digitalmente un mensaje deberá solicitar al administrador una clave para su archivo de seguridad y los destinatarios del mensaje deberán incluir sus contraseñas para abrir el mensaje precintado o verificar su firma digital.

¿Qué desea hacer?

Configurar la seguridad de los mensajes

Enviar un mensaje con una firma digital

Enviar un mensaje precintado


Enviar un mensaje con una firma digital

1	Redacte el mensaje.

2	Haga clic en Firma el mensaje digitalmente  [image].

3	Haga clic en Enviar  [image].

4	En el cuadro Contraseña, escriba su contraseña de seguridad.

Nota   Para agregar una firma digital a todos los mensajes que envíe, active la casilla de verificación Agregar firma digital al mensaje de la ficha Seguridad en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Cambiar la contraseña para precintar o firmar digitalmente los mensajes

Este procedimiento está disponible sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Seguridad.

2	Haga clic en Cambiar contraseña.

3	En el cuadro Contraseña anterior, escriba su contraseña de seguridad.

4	En el cuadro Contraseña nueva, escriba la nueva contraseña de seguridad.

La contraseña debe tener como mínimo seis caracteres; distingue entre mayúsculas y minúsculas.

5	En el cuadro Confirmar contraseña nueva, vuelva a escribir la nueva contraseña.


Configurar la seguridad de los mensajes

Para configurar las medidas de seguridad, debe tener una conexión de red al servidor de administración de claves.

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Seguridad.

2	Haga clic en Configurar seguridad avanzada.

3	En el cuadro Token, escriba la clave que el administrador le haya asignado; por ejemplo, NLSWQGSS.

4	En el cuadro Contraseña, escriba la contraseña.

La contraseña debe tener como mínimo seis caracteres; distingue entre mayúsculas y minúsculas.

5	En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la nueva contraseña.


Enviar un mensaje precintado

1	Redacte el mensaje.

2	Haga clic en Precintar mensaje con codificación  [image].

3	Haga clic en Enviar  [image].

4	En el cuadro Contraseña, escriba su contraseña de seguridad.

Notas

•	Si el destinatario del mensaje no tiene configuradas medidas de seguridad, el mensaje no puede enviarse con garantías de confidencialidad. Puede optar por enviar una versión no precintada del mensaje a los destinatarios no seguros, por no precintar el mensaje o por cancelarlo.

•	Para precintar todos los mensajes que envíe, active la casilla de verificación Codificar contenido del mensaje y datos adjuntos en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Comprobar una firma digital

1	Abra el mensaje que contenga la firma digital.

2	Haga clic en Verificar firma digital  [image].

Para obtener ayuda acerca de una descripción, haga clic en Ayuda.

Nota   Si un delegado envió un mensaje en nombre de otra persona, el nombre del delegado aparecerá como remitente.


Solución de problemas de seguridad

¿Sobre qué necesita ayuda?

No encuentra la ficha Seguridad ni los botones Precintar mensaje con codificación y Firmar mensaje digitalmente

¿Por qué el sistema pide continuamente la contraseña al abrir un mensaje?

Estableció las opciones de seguridad en la ficha Propiedades, pero no funcionan en todos los mensajes


No se encuentra la ficha Seguridad ni los botones Precinta mensaje con codificación y Firma el mensaje digitalmente

•	Estas características están disponibles sólo en el Servidor de Microsoft Exchange.

•	Es posible que el complemento que contiene estas características, Seguridad digital, no esté cargado. Para obtener información acerca de cómo cargar un complemento, haga clic en  [image].


El sistema pide continuamente la contraseña al abrir un mensaje

Posiblemente el remitente envió un mensaje precintado con una codificación. La codificación garantiza que los mensajes y sus datos adjuntos sólo los puedan abrir el remitente y los destinatarios que éste especifique. Para abrir el mensaje deberá escribir una contraseña.


Se establecieron las opciones de seguridad en la ficha Propiedades, pero no funcionan en todos los mensajes

Las opciones de seguridad de la ficha Propiedades son para mensajes individuales. Para precintar o firmar digitalmente todos los mensajes que envíe, active las casillas de verificación Codificar contenido del mensaje y datos adjuntos o Agregar firma digital al mensaje en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Acerca de los perfiles de usuario y los servicios de información

Perfiles de usuario

Un perfil de usuario es un grupo de configuraciones que definen cómo está configurado Outlook para determinado usuario. Por ejemplo, un perfil puede incluir el acceso a un buzón del Servidor de Microsoft Exchange y especificar que la Libreta de direcciones de Outlook aparezca en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Un perfil puede incluir cualquier número de servicios de información.

Por lo general, no necesitará más de un perfil de usuario. Si alguna vez necesita trabajar con un conjunto diferente de servicios de información, resultará de ayuda crear un perfil adicional para utilizar esos servicios. Si más de un usuario utiliza el equipo, es conveniente que cada uno de ellos tenga un perfil separado para mantener la confidencialidad de los elementos personales.

Para crear su propio perfil, puede copiar un perfil de usuario existente, cambiarle el nombre y después modificarlo. Puede hacer que Outlook se inicie siempre con el mismo perfil o que presente un mensaje solicitando que seleccione el perfil cada vez que inicie la aplicación.

Servicios de información

Los servicios de información son configuraciones que permiten enviar, almacenar y recibir mensajes y elementos, así como especificar dónde guardar direcciones. En un perfil de usuario puede tener varios servicios de información.

Con los servicios de información puede controlar cómo los sistemas de correo electrónico encaminan y envían el correo, y cómo se guardan sus mensajes de correo y carpetas. Puede especificar la ubicación de entrega del correo entrante, la ubicación de la Libreta personal de direcciones y la utilización de cualquier archivo de carpetas personales que cree. También puede configurar los servicios de información para enviar mensajes de fax o conectarse a otros sistemas de correo electrónico.

Por ejemplo, en su perfil de usuario puede tener los dos servicios de información siguientes: Servidor de Microsoft Exchange para enviar y recibir mensajes y una libreta personal de direcciones para guardar las listas personales de distribución.

Antes de poder utilizar un servicio de información, deberá agregarlo a su perfil de usuario.


Crear un perfil de usuario

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y haga clic en Panel de control.

En Windows NT Workstation 3.51, Panel de control se encuentra en el grupo de programas Principal.

2	Haga doble clic en el icono Correo  [image].

3	En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles.

4	En la ficha General, haga clic en Agregar y después siga las instrucciones del Asistente para la Bandeja de entrada.


Agregar un archivo de la carpeta personal a un perfil de usuario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en Carpetas personales.

4	Haga clic en Aceptar.

5	Especifique el nombre y la ubicación del archivo de carpetas personales.

6	Haga clic en Abrir.

7	En el cuadro Nombre, escriba el nombre del archivo de carpetas personales.

8	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

Nota   Para agregar un archivo de carpetas personales a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desee en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 8 descritos anteriormente.


Agregar una Libreta de direcciones de Outlook a un perfil de usuario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en Libreta de direcciones de Outlook.

4	Haga clic dos veces en Aceptar.

5	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

Notas

•	En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones aparecerán sólo las entradas en las carpetas de contactos configuradas para aparecer en Libreta de direcciones de Outlook. Para obtener información acerca de cómo configurar una carpeta de contactos para que aparezca, haga clic en  [image].

•	Para agregar una Libreta de direcciones de Outlook a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 5 descritos anteriormente.


Agregar una Libreta personal de direcciones a un perfil de usuario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en Libreta personal de direcciones.

4	Haga clic en Aceptar.

5	En la ficha Libreta personal de direcciones, escriba el nombre que desea asignar a la Libreta personal de direcciones en el cuadro Nombre.

6	En el cuadro Ruta, escriba la ruta de acceso a Libreta personal de direcciones.

7	Haga clic dos veces en Aceptar.

8	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

Nota   Para agregar una Libreta personal de direcciones a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desee en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 8 descritos anteriormente.


Agregar un buzón del Servidor de Microsoft Exchange a un perfil de usuario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en Microsoft Exchange Server.

4	Haga clic en Aceptar.

5	En la ficha General, escriba el nombre de su servidor en el cuadro Microsoft Exchange Server. Si ignora el nombre del servidor, consulte al administrador.

6	En el cuadro Buzón, escriba el nombre de su buzón. Si ignora el nombre del buzón, consulte al administrador.

7	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

8	Haga clic dos veces en Aceptar.

9	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

Nota   Para agregar un buzón del Servidor de Microsoft Exchange a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 9 descritos anteriormente.


Agregar un servicio de información a un perfil de usuario

Antes de poder agregar un servicio de información a un perfil de usuario, deberá haber instalado el servicio. Para obtener información acerca de cómo instalar un servicio de información, haga clic en  [image].

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en el servicio de información que desea agregar.

4	Haga clic en Aceptar.

5	Si fuera necesario, seleccione el nombre de archivo, la ubicación y demás opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

6	Haga clic dos veces en Aceptar.

7	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

Nota   Para agregar un servicio de información a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 7 descritos anteriormente.


Instalar un servicio de información

Outlook incluye los siguientes servicios de información. Si se quitó alguno de estos servicios de información, utilice el programa de instalación de Outlook para instalar el componente adecuado.

•	Correo de Internet.

•	Lotus cc:Mail, encontrará el controlador de Lotus cc:Mail en la carpeta ValuPack del CD-ROM de Office 97 o de la red desde la que haya instalado Office. Si no instaló Office 97 desde un CD-ROM y tiene acceso a World Wide Web, seleccione Microsoft en el Web (menú de ayuda) y, a continuación, haga clic en Material gratuito.

•	Servidor de Microsoft Exchange.

•	Software para fax Microsoft At Work, si ya tiene instalado en su equipo el software para fax Microsoft At Work, se actualizará al instalar Outlook. Si el software para fax Microsoft At Work no está instalado, instale el controlador del software para fax Microsoft At Work, desde los discos de Windows 95, antes de instalar Outlook.

•	Microsoft Mail.

•	El servicio en línea Microsoft Network, utilice el proveedor de servicios de Internet Mail para utilizar este servicio.

Para instalar cualquier otro servicio de información, deberá tener el software de ese servicio.

¿Qué desea hacer?

Instalar o quitar componentes individuales

Instalar un servicio de información no suministrado con Outlook


Instalar un servicio de información no suministrado con Outlook

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en Agregar.

3	Haga clic en Hacer que el disco.

4	En el cuadro, escriba la ubicación del archivo de instalación del servicio de información.

5	Haga clic en Aceptar.

6	En el cuadro Servicios de información disponibles, haga clic en el servicio de información.

7	Haga clic en Aceptar.

8	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en Ayuda.

9	Haga clic en Aceptar.

10	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

Nota   Para agregar un servicio de información a un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 10 descritos anteriormente.


Eliminar un perfil de usuario

1	En el botón Inicio de Windows, seleccione Configuración y haga clic en Panel de control.

En Windows NT Workstation 3.51, Panel de control se encuentra en el grupo de programas Principal.

2	Haga doble clic en el icono Correo  [image].

3	En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles.

4	En la ficha General, haga clic en el perfil que desee eliminar en el cuadro Perfiles.

5	Haga clic en Quitar.


Quitar un servicio de información

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, haga clic en el servicio de información que desea quitar dentro del cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios.

3	Haga clic en Quitar.

Nota   Para quitar un servicio de información de un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desee en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos 2 y 3 descritos anteriormente.


Seleccionar un perfil de usuario para utilizarlo al iniciar Outlook

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

Mostrar

2	Para especificar el perfil de usuario que deba utilizarse cada vez que inicie Outlook, haga clic en Usar siempre este perfil y después seleccione el perfil que desee.

Para que aparezca un mensaje solicitando qué perfil de usuario utilizar cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil.

3	Haga clic en Aceptar.

4	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.


Cambiar el nombre de un servicio de información

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, seleccione el servicio de información cuyo nombre desee cambiar en el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios.

3	Haga clic en Propiedades.

4	En los cuadros Nombre y Ruta, escriba el nombre del servicio de información. Si el cuadro Nombre no aparece, no podrá cambiar el nombre del servicio de información.

Nota   Para cambiar el nombre de un servicio de información en un perfil de usuario diferente, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4 descritos anteriormente.


Copiar un servicio de información en otro perfil de usuario

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	En la ficha Servicios, seleccione el servicio de información que desea copiar en el cuadro En este perfil se han configurado los siguientes servicios.

3	Haga clic en Copiar.

4	En el cuadro Copiar al perfil, seleccione el perfil de usuario en el que desea copiar el servicio y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.

Nota   Para copiar un servicio de información desde un perfil de usuario que no sea el activo, haga doble clic en el icono Correo  [image]  del Panel de control de Windows. En la ficha Servicios, haga clic en Mostrar perfiles. En la ficha General, haga clic en el perfil que desea en el cuadro Perfil, haga clic en Propiedades y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4 descritos anteriormente.


Definir desde dónde se envían mensajes de correo electrónico y dónde se reciben

1	En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.

2	Haga clic en la ficha Entrega.

3	En el cuadro Entregar nuevos elementos en este almacén de información, haga clic en la ubicación en la que desea enviar y recibir nuevos elementos.

Si configuró su PC para utilizar Correo remoto, haga clic en el nombre de un archivo de carpetas personales. Si configuró su PC para utilizar carpetas sin conexión, haga clic en el nombre del buzón del Servidor de Microsoft Exchange.

4	Haga clic en Aceptar.

5	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

6	En algunos casos tendrá que copiar manualmente el contenido de las carpetas de Outlook en las nuevas carpetas de Outlook, en el lugar de entrega que haya configurado.


Configurar un equipo para más de un usuario

1	Cree un perfil de usuario para cada usuario.

¿Cómo?

2	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha General.

Mostrar

3	Haga clic en Solicitar un perfil.

4	Haga clic en Aceptar.

5	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

6	En el cuadro Nombre del perfil, haga clic en el perfil de usuario que desea utilizar.


Utilizar Outlook en un equipo diferente en una red

1	En el equipo principal, configure el correo para que se entregue en su buzón en el servidor.

¿Cómo?

2	En el otro equipo, cree un perfil de usuario.

¿Cómo?

3	En el nuevo equipo, haga clic en Opciones del menú Herramientas y después en la ficha General.

Mostrar

4	Haga clic en Solicitar un perfil.

5	Haga clic en Aceptar.

6	Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo.

7	En el cuadro Nombre del perfil, haga clic en el perfil de usuario que desea utilizar.

Notas

•	Algunos formularios y vistas normalmente disponibles en el equipo principal pueden no estarlo en otro equipo.

•	Para trabajar con carpetas personales guardadas en el equipo principal, primero debe mover o copiar el archivo de carpetas personales en el otro equipo.

•	Si utiliza las funciones de seguridad del Servidor de Microsoft Exchange, debe copiar también el archivo de seguridad en el otro equipo.


Determinar desde dónde se envían mensajes de correo electrónico y dónde se reciben

1	Si la Lista de carpetas no está visible, haga clic en Lista de carpetas  [image].

2	Haga clic en el signo menos (-) situado junto a cualquier carpeta abierta.

3	Busque un pequeño triángulo negro  [image]  en los iconos de carpeta del nivel superior. Los mensajes de correo electrónico se envían desde, y se reciben en, la Bandeja de entrada de esta carpeta.


Definir el servicio de información donde buscar nuevos mensajes de correo electrónico

1	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar correo nuevo.

Mostrar

2	En el cuadro Buscar correo nuevo en los siguientes servicios, active las casillas de verificación correspondientes a los servicios en los que desea buscar correo.


Usar el corrector ortográfico

1	Abra el elemento cuya ortografía desee revisar y haga clic en el cuadro de texto.

2	En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía.

3	Si una palabra queda seleccionada, elija las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.

Nota   Toda palabra que agregue se guarda en el diccionario personalizado, denominado Custom.dic, que se proporciona con Microsoft Office y que generalmente se encuentra en la carpeta C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Proof.


Seleccionar opciones del corrector ortográfico para todos los elementos nuevos

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Ortografía.

Mostrar

2	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y después en la opción.


Crear un formulario

Outlook incluye elementos creados a partir de formularios integrados; es decir, formularios de Outlook. Por ejemplo, los mensajes de correo se crean a partir del formulario Nuevo mensaje y los contactos del formulario Nuevo contacto. Puede modificar el formulario integrado en el que se base cualquier elemento para crear su propio formulario. Cree un formulario para un elemento a fin de incluir la funcionalidad de ese elemento en el formulario.

También puede crear un formulario a partir de un archivo de Office. Por ejemplo, puede utilizar Microsoft Excel para crear un formulario de informes de gastos o utilizar Word para crear un formulario mensual de informes de situación. Estos formularios pueden guardarse como plantillas, que suelen utilizarse para que los elementos tengan el mismo aspecto; por ejemplo, para personalizar un mensaje de correo enviado a varios clientes. Cree un formulario a partir de un archivo de Office para incorporar la funcionalidad de otras aplicaciones de Office al formulario o para cambiar el aspecto de un elemento.

Para obtener más información acerca de los formularios, consulte el libro Building Microsoft Outlook 97 Applications. Para obtener información acerca de cómo conseguir este libro de Microsoft Press, haga clic en  [image].

¿Qué desea hacer?

Crear un formulario a partir de un elemento de Outlook

Crear un formulario a partir de un archivo de Office


Crear un formulario a partir de un elemento de Outlook

1	Abra el elemento a partir del que desea crear el formulario.

2	En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar formulario de Outlook.

3	Personalice las páginas del formulario.

¿Cómo?

4	Oculte o muestre páginas en el formulario.

¿Cómo?

5	Defina las propiedades de la página (Propiedades).

¿Cómo?

6	Cree acciones personalizadas, como por ejemplo respuestas al formulario.

¿Cómo?

7	Guarde y distribuya el formulario.

¿Cómo?

8	Compruebe el formulario.

¿Cómo?


Crear un formulario a partir de un archivo de Office

En este procedimiento es necesario estar en una carpeta de Outlook para elementos o en una carpeta pública y no en una carpeta de archivo.

1	En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Documento de Office.

2	Haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de archivo que desea iniciar.

3	Para crear un formulario que pueda enviar a una carpeta pública o privada y que contenga sólo una página Documento, haga clic en Exponer el documento en esta carpeta.

Para crear un formulario que pueda enviar y que contenga las páginas Documento, Mensaje y Opciones, haga clic en Enviar el documento a una persona.

4	En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar formulario de Outlook.

5	Oculte o muestre páginas en el formulario.

¿Cómo?

6	Defina las propiedades de la página (Propiedades).

¿Cómo?

7	Cree acciones personalizadas, como por ejemplo respuestas al formulario.

¿Cómo?

8	Guarde y distribuya el formulario.

¿Cómo?

9	Compruebe el formulario.

¿Cómo?


Definir las propiedades de un control

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el control y, a continuación, haga clic en Propiedades del menú contextual.

2	Para enlazar el control a un campo o para definir los valores iniciales y calculados, haga clic en la página Valor y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Las páginas Valor y Validación no aparecen en el control MultiPage.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

3	Para configurar las propiedades de fuente y de formato, haga clic en la página Presentación y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

4	Para definir la configuración de validación y las fórmulas, haga clic en la página Validación y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

5	Haga clic en Aceptar.

6	Para configurar propiedades de visualización adicionales, haga clic con el botón secundario del mouse en el control y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas del menú contextual.


Ocultar o mostrar páginas en un formulario

1	Haga clic en la página que desee ocultar o mostrar.

2	En el menú Formulario, haga clic en Mostrar esta página para desactivar o activar la casilla correspondiente.

Notas

•	Los paréntesis que incluyen un número de página indican que la página está oculta. No puede mostrar las páginas (Propiedades) ni (Acciones).

•	Si arrastra un campo o un control a una página oculta, la página se mostrará automáticamente.

•	Para cambiar el aspecto de la página predeterminada o de la primera página de un elemento, oculte la primera página y, a continuación, cree una nueva versión en una de las páginas personalizadas.


Personalizar páginas en un formulario

Generalmente, en un formulario puede personalizar hasta cinco páginas. En los mensajes de correo y en los envíos puede personalizar una sexta página: la página Mensaje.

1	Haga clic en la página que desee personalizar.

2	Desde el Selector de campos, arrastre un campo hasta la página. La función Autodiseño establecerá automáticamente el tamaño del campo.

Si el campo que busca no aparece en el Selector de campos, haga clic en otro conjunto de campos en el cuadro superior del Selector de campos.

3	Para alinear, modificar el tamaño o quitar campos, haga clic en el campo con el botón secundario del mouse (ratón); a continuación, seleccione las opciones que desee en el menú contextual.

4	Agregue y quite controles.

¿Cómo?

Sugerencias

•	Para crear campos, haga clic en el comando Nuevo del Selector de campos. Escriba el nombre del campo en el cuadro Nombre y, a continuación, seleccione un tipo y un formato de campo. Los campos aceptan expresiones calculadas, fórmulas de validación y formatos de campo. Para obtener más información acerca de cómo crear campos, haga clic en  [image].

•	Si arrastra un campo o un control a una página oculta, la página se mostrará automáticamente en el formulario.


Guardar y distribuir un formulario

Hay tres métodos para guardar un formulario que haya creado.

•	Guardar el formulario en la carpeta abierta. Utilice esta opción cuando desee enviar un formulario a otras personas empleando el correo electrónico o cuando no tenga previsto compartir el formulario.

•	Guardar el formulario como archivo. Utilice esta opción cuando desee trabajar con el formulario en otra aplicación o desee guardarlo como plantilla, cuando no tenga previsto compartirlo con otros usuarios o cuando desee enviarlo a otras personas a través del correo electrónico.

•	Guardar el formulario en una biblioteca de formularios. Utilice esta opción cuando desee guardar un formulario en una ubicación (biblioteca) para poder tener acceso con facilidad. Existen tres bibliotecas de formularios.

•	Biblioteca de formularios personales. A los formularios guardados en esta biblioteca sólo puede tener acceso usted y se guardan en su buzón de correo. Estos formularios están disponibles en el menú de elemento del comando Elegir formulario. Utilice esta biblioteca cuando haya creado un formulario para uso personal, como por ejemplo uno para registrar el kilometraje recorrido.

•	Carpeta biblioteca de formularios. A los formularios guardados en esta carpeta pueden tener acceso todos los usuarios, si se trata de una carpeta pública, o sólo usted, si es una carpeta privada. Si guarda el formulario en una biblioteca de su disco duro, puede tener acceso a él sólo mientras esté en la carpeta. Estos formularios estarán disponibles en el menú de elemento mientras esté en la carpeta. Utilice esta biblioteca al guardar formularios en una carpeta específica, por lo general una pública. Por ejemplo, en una carpeta pública de seguimiento de clientes puede guardar un formulario de informe de reunión y un formulario de perfil del cliente.

•	Biblioteca de formularios corporativos. A los formularios guardados en esta biblioteca pueden tener acceso todas las personas de su organización y se guardan en el servidor. Para guardar en el servidor deberá tener permisos de escritura; si desea información, consulte con el administrador. Estos formularios estarán disponibles en el menú de elemento del comando Elegir formulario. Utilice esta biblioteca cuando desee que el formulario esté a disposición de todas las personas de la organización, como por ejemplo un formulario para indicar los períodos de vacaciones. Guardar en esta biblioteca es un método fácil y sencillo de distribuir y actualizar formularios.

Si desea guardar un formulario con otro nombre, abra el formulario y, a continuación, haga clic en la página Propiedades. Escriba el nuevo nombre en el cuadro Título del formulario y, a continuación, guarde el formulario.

Puede mover formularios de ejemplo a una biblioteca de formularios. Abra el formulario de ejemplo y, a continuación, guárdelo en una biblioteca de formularios utilizando el comando Publicar formulario como del menú Archivo.

¿Qué desea hacer?

Guardar un formulario en la carpeta abierta

Guardar un formulario como archivo

Guardar un formulario en una biblioteca de formularios

Enviar un formulario a otras personas mediante correo electrónico


Enviar un formulario a otras personas mediante correo electrónico

1	En la ficha (Propiedades) del formulario, active la casilla de verificación Guardar definición del formulario con el elemento.

2	Si aún no lo ha hecho, guarde el formulario en la carpeta abierta.

¿Cómo?

3	Cierre el formulario y, a continuación, cree un mensaje de correo.

4	En el menú Insertar, haga clic en Elemento y, a continuación, en el formulario que desee insertar.

5	Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Enviar  [image].

Sugerencias

•	Puede enviar el formulario a otros usuarios fuera de la organización si las puertas de enlace o conectores son compatibles con datos adjuntos en formato de texto enriquecido (RTF).

•	En los mensajes de correo, la casilla de verificación Guardar definición del formulario con el elemento está activada de forma predeterminada. En todos los demás elementos, esta opción está desactivada de forma predeterminada.


Guardar un formulario en una biblioteca de formularios

1	En el menú Archivo, haga clic en Publicar formulario como.

2	En el cuadro Nombre del formulario, escriba el nombre que desee asignar al formulario.

3	Para cambiar la ubicación (biblioteca) en la que vaya a guardar el formulario, haga clic en Publicar en.

4	Para guardar el formulario en la Biblioteca de formularios corporativos, haga clic en Formularios corporativos del cuadro Biblioteca de formularios.

Para guardar el formulario en la Biblioteca de formularios de carpeta, haga clic en Carpeta biblioteca de formularios y, a continuación, en la carpeta en la que desee guardar el formulario.


Guardar un formulario como archivo

1	En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2	En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee asignar al formulario.

3	En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en un tipo de archivo.

Para guardar el formulario como plantilla de Outlook, haga clic en Plantilla de Outlook y, a continuación, guarde el formulario en la carpeta Plantillas.


Guardar un formulario en la carpeta abierta

•	En el menú Archivo, haga clic en Guardar  [image].


Comprobar un formulario

•	Para pasar entre las vistas de diseño y de lectura del formulario, como aparecen cuando se utilizan, haga clic en Diseñar formulario de Outlook del menú Herramientas.

Nota   Puede comprobar el formulario fuera del diseñador de formularios de Outlook. Abra una nueva instancia del formulario. Para obtener información, haga clic en  [image]. Incluya información en el formulario, envíelo y, a continuación, abra el formulario para asegurarse de que aparece correctamente. Si el formulario no es correcto, puede efectuar modificaciones en el mismo. Para obtener información acerca de cómo modificar un formulario, haga clic en  [image].


Agregar o quitar controles en un formulario

1	Para agregar un control, haga clic en Cuadro de controles  [image] y, a continuación, arrastre el control hasta el formulario.

2	Configure las propiedades del control.

¿Cómo?

3	Para quitar un control, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el control y, a continuación, haga clic en el comando Eliminar del menú contextual.


Abrir un formulario

En Outlook puede abrir los formularios personalizados que haya creado. La manera de abrir un formulario personalizado depende de cómo lo haya guardado. También puede abrir los ejemplos de formularios incluidos en Outlook.

Para abrir un formulario	Haga lo siguiente
En la carpeta Biblioteca de formularios	En la carpeta en la que haya guardado el formulario, haga clic en el formulario del menú de elemento.
En la Biblioteca de formularios corporativos	En el menú de elemento, haga clic en Elegir formulario. Si fuera necesario, haga clic en Formularios corporativos en el cuadro superior. Para ver los formularios agrupados por categorías, active la casilla de verificación Mostrar categorías.
En la Biblioteca de formularios personales	En el menú de elemento, haga clic en Elegir formulario. Si fuera necesario, haga clic en Formularios personales en el cuadro superior. Para ver los formularios agrupados por categorías, active la casilla de verificación Mostrar categorías.
Guardado como plantilla de Outlook	En el menú de elemento, haga clic en Elegir plantilla.
Guardado como archivo	En el menú Herramientas, haga clic en Buscar elementos. En el cuadro Buscar haga clic en Archivos y, a continuación, escriba el nombre del archivo en el cuadro Nombre.
Que sea un formulario de ejemplo integrado en Outlook	En el menú de elemento, haga clic en Elegir plantilla.


Crear distintas versiones de redacción y lectura de un formulario

Puede crear y modificar versiones independientes de redacción y lectura de cada página de un formulario. La versión de redacción es la que ve el remitente; por ejemplo, lo que usted ve al crear un mensaje. La versión de lectura es la que ve el destinatario; por ejemplo, lo que usted ve cuando lee un mensaje de correo.

1	Para crear o modificar la página de redacción, haga clic en Modificar página de redacción del menú Formulario.

Para crear o modificar la página de lectura, haga clic en Modificar página de lectura del menú Formulario.

2	Personalice las páginas en el formulario.

¿Cómo?

Nota   Puede cambiar rápidamente de una a otra versión haciendo clic en los botones Modificar página de redacción y Modificar página de lectura de la barra de herramientas Diseño de formulario. Si estos botones no están disponible, indica que ha configurado las versiones de redacción y de lectura para que sean la misma. Para configurar versiones independientes de redacción y de lectura, haga clic en Diseño de lectura separada del menú Formulario.


Crear acciones personalizadas para un formulario

1	Haga clic en la página (Acciones).

2	Haga clic en Nuevo.

3	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación  [image]  y, a continuación, en la opción.

Notas

•	Puede especificar si desea que una acción aparezca como comando no sólo en el menú de elemento del formulario sino también en la barra de herramientas Diseño de formulario o sólo en el menú de elemento.

•	Puede utilizar las acciones para abrir otros formularios, aunque sean de tipo distinto. Por ejemplo, puede crear un formulario de mensajes con una acción que abra un formulario de contactos.

•	También puede utilizar las acciones para crear nuevos elementos. Por ejemplo, puede crear un formulario de mensajes con una acción que cree un nuevo contacto. El nuevo elemento se creará en la carpeta abierta, no en la carpeta Contactos.


Formularios

Un formulario es un método fácil para distribuir y reunir información electrónicamente. Por ejemplo, puede existir un formulario disponible en una carpeta pública para que cualquier usuario efectúe pedidos de suministros o inserte información. Microsoft Outlook incorpora formularios como el formulario Nuevo mensaje, para redactar mensajes, y Nuevo contacto, para incluir la información relativa a un contacto. Si ha enviado un mensaje de correo electrónico o ha creado una cita, habrá utilizado un formulario. Cada elemento de Outlook se basa en un formulario.

Para crear formularios personalizados a partir de un elemento, basado en un formulario integrado, o a partir de un archivo de Office utilice el Diseñador de formularios de Outlook. Utilice un formulario integrado para aprovechar la funcionalidad del elemento asociado al mismo; por ejemplo, para incluir la comprobación automática de nombres de un formulario personalizado, cree el formulario a partir de un formulario basado en un mensaje de correo. Para modificar un formulario, puede agregar y quitar campos, controles, opciones y fichas. Puede utilizar un archivo de Office para incorporar la funcionalidad de otra aplicación de Office, como por ejemplo Microsoft Excel o Word, a un formulario personalizado. Un formulario puede guardarse como archivo, para utilizarlo como plantilla o en otra aplicación, o bien en una biblioteca de formularios para que los demás usuarios puedan disponer de él.

Outlook incorpora varios ejemplos de formularios. Para ver los ejemplos de formularios incluidos en Outlook, haga clic en  [image].

Los programadores pueden ampliar los formularios con controles ActiveX y OLE, así como colocar páginas del World Wide Web directamente en sus formularios utilizando controles de Internet Control Pack. Los formularios pueden programarse utilizando Visual Basic Scripting Edition. Para obtener información acerca de los formularios de Outlook, consulte el libro Building Microsoft Outlook 97 Applications. Para obtener información acerca de cómo conseguir este libro de Microsoft Press, haga clic en  [image].

No puede utilizar los formularios de Outlook en Visual Basic ni en Microsoft Exchange, aunque en Outlook sí puede utilizar los formularios creados con el Diseñador de formularios de Microsoft Exchange.


Modificar un formulario

1	Abra el formulario.

¿Cómo?

2	En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar formulario de Outlook para cambiar al modo de diseño de la página.

3	Efectúe las modificaciones que desee.

4	Guarde el formulario.

¿Cómo?


Cambiar el formulario predeterminado de una carpeta pública

En este procedimiento es necesario tener permiso de usuario. Para obtener información acerca de cómo comprobar los permisos de carpeta, haga clic en  [image].

1	Con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en la carpeta para la que desee especificar el formulario predeterminado y, a continuación, haga clic en el comando Propiedades del menú contextual.

2	En el cuadro Al enviar un anuncio a esta carpeta, usar haga clic en el formulario que desee que utilicen los demás usuarios.

Sugerencia   Para copiar, instalar, eliminar y actualizar los formularios de esta carpeta, haga clic en Administrar de la ficha Formularios. También puede especificar los formularios disponibles en esta carpeta seleccionando una opción debajo del cuadro Admitir estos formularios en esta carpeta.


Tipos de elementos y clases de mensajes

Id. de clase del mensaje	El tipo de elemento se utiliza para
Ipm.Activity	Crear entradas del Diario.
Ipm.Appointment	Crear citas.
Ipm.Contact	Crear contactos.
Ipm.Document	Crear documentos.
Ipm.OLE.Class	Crear el elemento de excepción de una serie de periodicidad.
Ipm	Si el formulario especificado no se encuentra.
Ipm.Note	Crear mensajes de correo electrónico.
Ipm.Note.IMC.Notification	Crear un informe a partir de Internet Mail Connect, la puerta de enlace del Servidor de Microsoft Exchange con Internet.
Ipm.Note.Rules.Oof.Template.Microsoft	Mostrar plantillas de fuera de la oficina.
Ipm.Post	Colocar una nota en una carpeta.
Ipm.StickyNote	Crear una nota.
Ipm.Recall.Report	Crear un informe de recuperación de mensaje.
Ipm.Outlook.Recall	Recuperar los mensajes enviados de las Bandejas de entrada de los destinatarios.
Ipm.Remote	Representar un encabezado de mensaje de Correo remoto.
Ipm.Note.Rules.ReplyTemplate.Microsoft	Modificar las reglas de las plantillas de respuesta.
Report	Informar del estado del elemento.
Ipm.Resend	Volver a enviar un mensaje que falló al enviarse.
Ipm.Schedule.Meeting.Canceled	Enviar cancelaciones de reuniones.
Ipm.Schedule.Meeting.Request	Crear convocatorias de reunión.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Neg	Crear respuestas rechazando reuniones.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Pos	Crear respuestas aceptando reuniones.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Tent	Crear respuestas provisionales a convocatorias de reunión.
Ipm.Note.Secure	Enviar notas codificadas a otras personas.
Ipm.Note.Secure.Sign	Enviar notas firmadas digitalmente a otras personas.
Ipm.Task	Crear tareas.
Ipm.TaskRequest.Accept	Crear respuestas aceptando solicitudes de tarea.
Ipm.TaskRequest.Decline	Crear respuestas rechazando solicitudes de tarea.
Ipm.TaskRequest	Crear solicitudes de tarea.
Ipm.TaskRequest.Update	Crear actualizaciones de las tareas solicitadas.


Formularios de ejemplo suministrados en Outlook

Formulario	Descripción
Anuncios clasificados	Formulario de respuesta utilizado para adquirir artículos en los anuncios clasificados y una base de datos de muestra.
Administración de ventas	Conjunto de formularios que se utilizan para la administración del proceso de ventas genérico; los formularios se sincronizan con Calendario, Tareas, Contactos y Diario.
Departamento de enseñanza	Formularios utilizados para la inscripción y programación de cursos; los formularios se sincronizan con Calendario.
Vacaciones y bajas por enfermedad	Formularios utilizados para informes de vacaciones y ausencias por enfermedad; los formularios se sincronizan con el calendario del usuario.
Mientras estaba ausente	Formulario basado en el mensaje típico "Mientras estaba ausente", utilizado para tomar un mensaje dirigido a otro empleado y, a continuación, enviado a la Bandeja de entrada del empleado ausente.
Nota   Estos formularios de ejemplo, a excepción del formulario Mientras estaba ausente, no se instalan durante la instalación de Outlook. Están incluidos como parte del Value Pack. Se pueden obtener de la carpeta ValuPack del CD-ROM de Office 97 o de la red desde la que haya instalado Office. Si no instaló Office 97 desde un CD-ROM y tiene acceso a World Wide Web, seleccione Microsoft en el Web (menú de ayuda) y, a continuación, haga clic en Material gratuito.


Definir las propiedades de un formulario

1	Haga clic en la página (Propiedades).

2	En el cuadro Título del formulario, escriba el nombre que desee asignar al formulario.

3	Para proteger el formulario con una contraseña, active la casilla de verificación Proteger el diseño del formulario y, a continuación, escriba una contraseña en los cuadros Contraseña y Confirmar. Haga clic en Aceptar.

4	Para poder enviar una copia del formulario por correo electrónico, active la casilla de verificación Guardar definición del formulario con el elemento.

5	Para que el formulario muestre sólo las respuestas a los mensajes, active la casilla de verificación Usar formulario sólo en las respuestas.

6	Seleccione las opciones que desee.

Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en ¿Qué es esto? del menú de ayuda y, a continuación, en la opción que desee consultar.

Nota   Al crear un formulario a partir de un mensaje de correo, está activada la casilla de verificación Guardar definición del formulario con el elemento. Al crear un formulario a partir de una cita o de una convocatoria de reunión, esta opción está desactivada.


Utilizar un formulario de Outlook en Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Client no reconoce los formularios de Outlook. Un usuario de Microsoft Exchange Client que abra un formulario de Outlook verá sólo las propiedades del formulario de mensaje estándar; ninguno de los campos personalizados estará visible. No obstante, Outlook puede abrir formularios creados con el Diseñador de formularios de Microsoft Exchange.


Solución de problemas de formularios

¿Sobre qué necesita ayuda?

Utilizar un formulario de Outlook en Microsoft Exchange

No puede encontrar el formulario que creó

Cómo evitar que se ejecute Visual Basic Scripting Edition

Procedimientos para cambiar información en un formulario de sólo lectura


No puede encontrar el formulario que creó

•	Es posible que el formulario sea visible sólo para respuestas a mensajes. Para activar el formulario de respuesta, cree un formulario, como por ejemplo un nuevo formulario de mensaje, y envíeselo a usted mismo. Abra el formulario de respuesta, haga clic en la página (Propiedades) y, a continuación, desactive la casilla de verificación Usar formulario sólo en las respuestas. Para obtener información acerca de cómo abrir un formulario, haga clic en  [image].

•	Posiblemente no se haya guardado el formulario o no se haya guardado en una biblioteca de formularios. Para obtener información acerca de cómo guardar un formulario, haga clic en  [image].

•	Según el tipo de elemento utilizado, pasar a una vista de tabla puede facilitar la visión del formulario. Para obtener información acerca de cómo pasar a otra vista, haga clic en  [image].


Cómo evitar que se ejecute Visual Basic Scripting Edition

Para evitar la ejecución de un código de Visual Basic Scripting Edition, mantenga presionada la tecla MAYÚS. Por ejemplo, manteniendo presionada la tecla MAYÚS al abrir un elemento impide la ejecución del código VBScript para el evento Open.


Acerca de los símbolos utilizados en Microsoft Outlook

Outlook utiliza varios símbolos en el visor de información para ayudar a identificar el tipo de elemento y cualquier atributo asociado con el mismo como los datos adjuntos o un estado de importancia alta.

¿Sobre qué desea información?

Símbolos en Calendario

Símbolos en Contactos

Símbolos en Bandeja de entrada

Símbolos en Diario

Símbolos en Tareas


Símbolos en Bandeja de entrada

Columna	Símbolo	Descripción
Importancia		Mensaje de importancia alta
		Mensaje de importancia baja
Icono		Mensaje leído
		Mensaje no leído
		Mensaje reenviado
		Mensaje respondido
		Mensaje guardado o no enviado
		Mensaje precintado
		Mensaje firmado digitalmente
		Formulario de Microsoft Mail 3.x, como un formulario de Team Manager
		Mensaje expuesto en una carpeta pública
		Intento de recuperación del mensaje
		Notificación de que se consiguió recuperar el mensaje
		Notificación de que no se consiguió recuperar el mensaje
		Notificación de que se entregó un mensaje
		Notificación de que se ha leído un mensaje
		Notificación de que no se entregó un mensaje
		Notificación de que no se ha leído un mensaje
		Convocatoria de reunión aceptada
		Convocatoria de reunión provisionalmente aceptada
		Convocatoria de reunión rechazada
		Reunión cancelada
		Solicitud de tarea
		Tarea aceptada
		Tarea rechazada
		Notificación de conflicto para mensajes de carpetas sin conexión
Datos adjuntos		El mensaje incluye datos adjuntos
Estado de marca		El mensaje está marcado para seguimiento
		El mensaje está marcado como completado
Estado remoto		Encabezado de mensaje del correo remoto
		Mensaje marcado para descargar
		Mensaje marcado para copiar y descargar


Símbolos en Calendario

Símbolo	Descripción
	Cita
	Haga clic para ver los elementos del calendario que no caben en la vista actual
	Reunión
	Convocatoria de reunión
	Cita periódica
	Reunión periódica
	Reunión o cita periódica
	Aviso de cita o de reunión
	Reunión o cita privada
	Horarios de comienzo y de fin de la cita o de la reunión
	El elemento del calendario incluye datos adjuntos
	Notificación de conflicto para elemento de calendario en carpetas sin conexión


Símbolos en Tareas

Símbolo	Descripción
	Tarea aceptada
	Tarea finalizada
	Tarea rechazada
	Tarea de importancia alta
	Tarea de importancia baja
	Tarea periódica
	Tarea
	Tarea asignada a otra persona
	Tarea asignada a usted
	La tarea incluye datos adjuntos
	Tarea no completada
	Notificación de conflicto para tarea de carpeta sin conexión


Símbolos en Diario

Símbolo	Descripción
	Cita
	Solicitud de cita, respuesta a la cita, reunión, convocatoria de reunión, respuesta a la reunión
	Conversación
	Documento
	Mensaje de correo electrónico
	Fax
	Carta
	Base de datos de Microsoft Access
	Libro de Microsoft Excel
	Documento de Cuaderno de Microsoft Office
	Presentación de Microsoft PowerPoint
	Documento de Microsoft Word
	Nota
	Llamada telefónica
	Tarea
	Solicitud de tarea, respuesta a la tarea
	El elemento del diario incluye datos adjuntos
	Notificación de conflicto para entrada del Diario de carpeta sin conexión


Símbolos en Contactos

Símbolo	Descripción
	Las actividades para este contacto han quedado automáticamente registradas en el diario
	Contacto
	El contacto incluye datos adjuntos
	Notificación de conflicto para contacto de carpeta sin conexión


Introducción

Este asistente le ayuda a exportar información de Outlook al reloj Timex Data Link. Seleccione la información que desee exportar y el tipo de reloj. Haga clic en Configurar y calibrar para asegurarse de que la instalación es correcta y para probar el monitor. Seleccione el tipo de reloj Timex Data Link que posee en el cuadro Tipo de dispositivo. Seleccione el modo de transmisión correspondiente al tipo de monitor que utilice en el cuadro Tipo de datos. A continuación aparecen las instrucciones para la selección del modo de transmisión.

•	Para Windows 95: en primer lugar, intente enviar datos en modo 2 y después desplácese por la lista. Los modos se enumeran de mayor a menor fiabilidad.

•	Para Windows NT Workstation o Windows NT Server: el modo 2 no funciona con este sistema operativo. El modo 3 proporciona la transmisión más rápida. El modo 4 es ligeramente más rápido que el modo 5, el más lento pero el más fiable.

Para calibrar automáticamente el sistema con el tipo de salida seleccionado, active el reloj en modo Comm Ready y después haga clic en Instalación.

Para verificar la calibración automática o para calibrar manualmente el sistema, active el reloj en modo Comm Ready y después haga clic en Prueba. Si utiliza Windows NT Workstation, efectúe la calibración manualmente.

Nota   El asistente muestra la memoria que utiliza cada selección. Más tarde, podrá establecer las opciones de cada una de ellas.


En este paso, seleccione el número y el tipo de citas que desea exportar al reloj Timex Data Link

Seleccione el intervalo de días de las citas que desee exportar. Si hace clic en Exacto, Outlook exporta al reloj exactamente los días que se han seleccionado para las citas. Si hace clic en Al menos, Outlook exporta al menos los días que se han seleccionado para las citas, pero llena la memoria de reloj que queda libre después de haber exportado el resto de los elementos con las citas que admita la memoria.

Para especificar la fecha desde la que desee exportar información, escríbala en el cuadro A partir de. Para incluir ubicaciones y citas provisionales, así como para establecer avisos, seleccione las opciones que desee.


A continuación, seleccione las tareas que desea exportar al reloj Timex Data Link

Puede exportar todas las tareas activas: las tareas no finalizadas y las que no tengan fecha de vencimiento, las tareas cuya fecha de vencimiento coincida con el intervalo de días que se especifique y las tareas cuya fecha de inicio o de vencimiento, o bien cualquiera de los días incluidos entre las dos, coincida con la fecha o con el intervalo de días que se especifique. También puede exportar las tareas activas que se encuentren incluidas sólo en el intervalo de días especificado. Para especificar un nivel de prioridad, haga clic en Baja, Normal o Alta. Para exportar todas las tareas después de una fecha determinada, escriba la fecha en el cuadro Comenzar desde.


Ahora, seleccione si desea usar zonas horarias de Outlook o zonas horarias personalizadas

Para utilizar las zonas horarias de Outlook, haga clic en Usar configuración de zona horaria de Outlook. Para especificar una zona horaria personalizada, haga clic en Usar configuración de zona horaria personalizada. En el cuadro Zona horaria primaria, seleccione una zona horaria y, a continuación, escriba un rótulo de 3 caracteres que haga referencia a ella en el cuadro anterior. Si no desea que la zona horaria se ajuste automáticamente para el horario de verano, desactive la casilla de verificación Ajustar para ahorro diurno. Para que la zona horaria aparezca en formato de 24 horas, active la casilla de verificación Formato de 24 horas. También puede especificar una segunda zona horaria y seleccionar opciones para la misma. Las horas de comienzo de las citas no cambian al modificar la zona horaria principal del reloj.


En este paso, seleccione los contactos cuyo número de teléfono desea exportar al reloj Timex Data Link

Haga clic en un nombre de contacto para exportar el número de teléfono del contacto al reloj. Los nombres de los contactos aparecen en el formato que se elija en la carpeta Contactos. Si no se ha incluido ningún número de teléfono para el contacto en esa carpeta, no aparecerá el contacto. Mientras se cargan los contactos, puede interrumpir el proceso y trabajar sólo con los que se hayan cargado. Haga clic en el botón Cancelar del cuadro de diálogo que aparece mientras se cargan los contactos.


Ahora, seleccione los eventos anuales que desea exportar al reloj Timex Data Link

Haga clic en el evento anual que desee exportar. Sólo aparecerán los contactos de la carpeta Contactos para los que se haya incluido el campo de aniversario o cumpleaños.


A continuación, puede crear hasta cinco alarmas personalizadas

Para crear una alarma, active la casilla de verificación Alarma. En el cuadro Texto, escriba la descripción de la alarma. En el cuadro Hora, escriba la hora del día en la que desee que suene la alarma. En el cuadro Ocasión, seleccione la frecuencia. En el caso de alarmas mensuales o anuales, seleccione la fecha en que desee que suene la alarma. Las alarmas anuales se activan todos los años, independientemente del año especificado en el cuadro Fecha. Las alarmas no utilizan memoria de reloj superior.


Por último, exporte la información seleccionada al reloj Timex Data Link

Para exportar información, presione el botón Mode del reloj para definirlo en modo Comm Ready. Sitúe la esfera del reloj un poco separada de la pantalla y, a continuación, haga clic en el comando Aceptar de la pantalla. Para obtener más información acerca de cómo definir el reloj en modo Comm Ready, consulte el software y la documentación que se incluye con el reloj.


Mostrar u ocultar una barra de herramientas

•	Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier barra de herramientas y, a continuación, haga clic en la barra que desea mostrar u ocultar del menú contextual.

Nota   Si ocultó todas las barras de herramientas y desea volver a mostrar una, haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de menús y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas que desee del menú contextual.

Sugerencia   Para ocultar rápidamente una barra de herramientas flotante, haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas.


Mover una barra de herramientas

1	Haga clic en el controlador de movimiento  [image]  de una barra de herramientas acoplada o en la barra de título de una barra de herramientas flotante.

2	Arrastre la barra de herramientas hasta la nueva ubicación. Si arrastra la barra de herramientas hasta el borde de la ventana de la aplicación, se convertirá en barra de herramientas acoplada.


Cambiar el tamaño de una barra de herramientas

•	Para cambiar el tamaño de una barra de herramientas flotante, mueva el puntero del mouse (ratón) sobre cualquiera de sus bordes hasta que se convierta en una flecha de doble punta. A continuación, arrastre el borde de la barra de herramientas.

Nota   No es posible cambiar el tamaño de una barra de herramientas acoplada.


Solución de problemas de envío y recepción de mensajes

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede enviar ni recibir mensajes de correo electrónico

No puede abrir una carpeta compartida para ver mensajes

No puede ver todos los elementos de una carpeta

El envío y la recepción de mensajes son lentos. ¿Cómo puede agilizarlos?

Los mensajes permanecen en la Bandeja de salida y no se envían

Cuando intenta utilizar Correo remoto, aparece un mensaje de error

Al iniciar Outlook, el programa solicita opciones que no desea

Problemas con el envío y la recepción de mensajes de correo electrónico a través de Internet


No puede enviar ni recibir mensajes de correo electrónico

•	El modo de envío y recepción de mensajes de correo electrónico depende de la configuración de Outlook. Para obtener información acerca de cómo enviar mensajes, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de cómo verificar la llegada de nuevos mensajes, haga clic en  [image].

•	Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, debe contar con un módem, un servicio de entrega de correo y una conexión de línea telefónica o de red. Si utiliza módem, asegúrese de que las opciones de acceso telefónico a redes estén correctamente configuradas. Para obtener información, consulte la Ayuda de Windows.

•	Es posible que el servidor que utilice no esté disponible. Espere y vuelva a intentarlo más tarde o consulte al administrador.

•	Es posible que en su perfil de usuario tenga configurados demasiados servicios de información para el envío y recepción de mensajes de correo electrónico. En la mayoría de los casos tendrá un solo servicio de información de correo electrónico. Consulte a su administrador cuál utilizar. Para obtener información acerca de cómo agregar un servicio de información, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de cómo quitar un servicio de información, haga clic en  [image].


No puede abrir una carpeta compartida para ver mensajes

•	Es posible que no tenga permiso para abrir la carpeta. Consulte al propietario de la carpeta o al administrador.

•	Es posible que no esté disponible el servidor en el que se encuentre la carpeta compartida. Espere y vuelva a intentarlo más tarde o consulte al administrador.

•	Si es un delegado, es posible que no tenga permiso. Solicite a la persona que le haya concedido acceso como delegado que efectúe los siguientes pasos para verificar los permisos que le haya concedido: en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Delegados. Haga clic en el nombre del delegado en el cuadro Delegados y, a continuación, en Permisos.


No puede ver todos los elementos de una carpeta

•	Es posible que exista un filtro que oculta algunos o todos los elementos de la carpeta. Si en la carpeta activa hay un filtro, aparecerá "Filtro aplicado" en la barra de estado. Para quitar un filtro, haga clic en Filtro del menú Ver y después en Borrar todo.

•	Es posible que los elementos agrupados estén contraídos. Para expandir los grupos para ver los detalles, haga clic en el botón de expandir  [image]. Para contraer los grupos para ocultar los detalles, haga clic en el botón de contraer  [image]. Para obtener información acerca de cómo expandir o contraer grupos, haga clic en  [image].

•	Es posible que el elemento se encuentre en otra carpeta. Compruebe las carpetas que desee. Para obtener información acerca de cómo buscar elementos, haga clic en  [image]. Para ver todas las carpetas a la vez, haga clic en Lista de carpetas  [image].

•	Es posible que haya configurado la carpeta para que autoarchive los elementos una vez que hayan alcanzado determinada antigüedad. Vaya a la ficha Autoarchivar del cuadro de diálogo Opciones, menú Herramientas. Si está activada la casilla de verificación Autoarchivar cada, es posible que el elemento que busca se haya archivado. Para obtener información acerca de cómo recuperar elementos archivados, haga clic en  [image].

•	Si ha modificado el origen y destino de mensajes de correo electrónico, es posible que esté buscando en la Bandeja de entrada equivocada. Para comprobar desde dónde se envían y dónde se reciben los mensajes de correo electrónico, haga clic en  [image].

•	Si trabaja sin conexión, es posible que la carpeta no esté configurada para uso sin conexión o que no esté sincronizada. Para obtener información acerca de cómo configurar y utilizar las carpetas sin conexión, haga clic en  [image].

•	Si ha configurado reglas, es posible que el mensaje se haya movido o eliminado automáticamente. Para obtener información acerca de cómo eliminar una regla, haga clic en  [image].


Los mensajes permanecen en la Bandeja de salida y no se envían

•	Es posible que esté utilizando servicios de entrega de correo entre los que existan conflictos, por lo que el mensaje está utilizando el servicio equivocado. Especifique sólo el servicio que necesita para la entrega de los mensajes. Para obtener información acerca de cómo especificar el servicio para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, haga clic en  [image].

•	Si utiliza carpetas sin conexión o correo remoto, debe utilizar comandos diferentes para enviar y recibir mensajes. Para obtener información acerca de cómo enviar mensajes, haga clic en  [image]. Si desea información acerca de cómo verificar la llegada de nuevos mensajes, haga clic en  [image].

•	Si modifica un mensaje en la Bandeja de salida y guarda los cambios, el mensajes no se enviará. Abra el mensaje y haga clic en Enviar  [image]. Los mensajes en espera de ser enviados aparecerán en la Bandeja de salida en formato de cursiva.


Cuando intenta utilizar Correo remoto, aparece un mensaje de error

•	Posiblemente ya esté conectado a su servicio de entrega de correo. Salga de Outlook y vuelva a iniciarlo sin conexión. Para obtener información acerca de cómo iniciar Outlook sin conexión, haga clic en  [image].

•	Es posible que tenga carpetas sin conexión en su equipo. Puede utilizar las carpetas sin conexión para conectarse remotamente al servidor o para quitar las carpetas sin conexión y utilizar Correo remoto y un archivo de carpeta personal. No obstante, es imposible utilizar ambos desde el mismo perfil de usuario. Para obtener información acerca de cómo utilizar carpetas sin conexión, haga clic en  [image]. Para obtener información acerca de cómo quitar carpetas sin conexión de su perfil de usuario, haga clic en  [image].

•	Es posible que esté intentando conectarse desde una ubicación diferente de la configurada. Para comprobar la configuración de la ubicación utilizada, inicie el Asistente para conexión remota y, en el primer paso, active la casilla de verificación Confirmar antes de conectarme. En una fase posterior podrá comprobar la configuración de la ubicación. Para obtener información acerca de cómo iniciar el Asistente para conexión remota, haga clic en  [image].

•	Es posible que Correo remoto no esté correctamente configurado en su equipo. Para obtener información acerca de cómo configurar Correo remoto, haga clic en  [image].


El envío y la recepción de mensajes son lentos. ¿Cómo puede agilizarlos?

•	Los sonidos y las notificaciones de mensajes enviados y leídos pueden disminuir la velocidad de recepción de mensajes. Para desactivar estas opciones, utilice la ficha Correo electrónico del cuadro de diálogo Opciones, menú Herramientas. Bajo Cuando llegan nuevos elementos, desactive las casillas de verificación correspondientes a las opciones que no desee.

•	Si está utilizando Correo remoto, puede seleccionar los mensajes viendo los encabezados de mensaje antes de descargar los mensajes íntegros. Para obtener información acerca de cómo recuperar mensajes con Correo remoto, haga clic en  [image].

•	Si utiliza carpetas sin conexión y suele sincronizar todas las carpetas, intente sincronizar sólo las carpetas que vaya a necesitar. Además, como la carpeta Elementos eliminados se actualiza automáticamente, vacíela antes de sincronizarla. Para obtener información acerca de cómo interrumpir la sincronización de una carpeta sin conexión, haga clic en  [image]. Para vaciar automáticamente la carpeta Elementos eliminados al salir de Outlook, active la casilla de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir de la ficha General en el cuadro de diálogo Opciones, menú Herramientas.

•	Si está utilizando WordMail como editor de correo electrónico, deberá tener un mínimo de 16 MB de memoria disponible. Para desactivar WordMail, desactive la casilla de verificación Usar Microsoft Word como editor de correo electrónico de la ficha Correo electrónico en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Al iniciar Outlook, el programa solicita opciones que no desea

•	Si aparece un mensaje solicitando que especifique un perfil de usuario y desea utilizar sólo uno, puede configurar un perfil para utilizarlo siempre. Para obtener información acerca de cómo configurar un perfil para uso permanente, haga clic en  [image].

•	Si aparece un mensaje solicitando que decida si conectarse al servidor o trabajar sin conexión y siempre prefiere un método en lugar de otro, puede configurar este método para utilizarlo siempre. Para obtener información acerca de cómo configurar una conexión en línea o sin conexión para uso permanente, haga clic en  [image].


Problemas con el envío y la recepción de mensajes de correo electrónico a través de Internet

•	Si recibe un mensaje de correo electrónico de Internet con retraso, puede ver la lista de transacciones del mensaje en Internet, como por ejemplo la hora en que el mensaje llegó a cada ubicación de su trayecto. Abra el mensaje cuyos encabezados de Internet desea ver y, a continuación, haga clic en la ficha Opciones.

•	Si los destinatarios de sus mensajes a través de Internet reciben datos adjuntos denominados WinMail.dat, ello indica que les está enviando mensajes que llevan incluido el formato de texto enriquecido (RTF), como por ejemplo en formato negrita o cursiva, pero que los destinatarios no utilizan una aplicación capaz de leer este formato. Para obtener información acerca de cómo enviar mensajes en formato de texto normal, haga clic en  [image].


Solución de problemas de tareas

¿Sobre qué necesita ayuda?

No puede ver las tareas

El Cuadro de tareas ha desaparecido

No puede omitir una tarea periódica

Asignó una tarea, pero luego desapareció. ¿Dónde puede estar?

No puede crear una copia no asignada para una tarea

No recibe informes de estado de una tarea que asignó

No se actualiza una tarea asignada en la lista de tareas

Recibió un mensaje de actualización de tarea en su bandeja de entrada, pero luego desapareció

No puede mover las tareas hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas


No puede ver las tareas

Algunas tareas pueden estar temporalmente ocultas, según la vista o el filtro utilizados para verlas. Puede hacer que aparezcan todas las tareas mediante cualquiera de los siguientes métodos:

•	Si se encuentra en Tareas, haga clic en Filtro del menú Ver y después en Borrar todo.

•	Si se encuentra en Cuadro de tareas, elija Vista Cuadro de tareas del menú Ver y después haga clic en Todas las tareas.


No puede omitir una tarea periódica

El comando Saltar repetición (menú Tarea) no estará disponible si activó Volver a crear una tarea nueva del cuadro de diálogo Repetir tarea. Al activar Volver a crear una tarea nueva, en la lista de tareas no aparecerá una nueva ocurrencia de la tarea hasta que haya marcado la anterior como completada. Por consiguiente, no será necesario que salte una ocurrencia de esta tarea.


Asignó una tarea, pero luego desapareció. ¿Dónde puede estar?

¿Ha creado la tarea asignada a partir de una existente en la lista de tareas? En tal caso, si desactivó la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas durante la solicitud de tarea, Outlook habrá eliminado la copia de la tarea asignada de la lista de tareas. Puede crear otra tarea para asignar o solicitar al nuevo propietario de la tarea que le envíe una copia. De uno u otro modo, si desea información acerca del estado de la primera tarea que asignó, deberá solicitarla al propietario de la tarea.


No puede crear una copia no asignada para una tarea

Puede crear una copia no asignada para una tarea sólo si no es el propietario de la misma. No puede crear una copia no asignada para una tarea cuando:

•	Creó la tarea y es el propietario de la misma.

•	Otra persona le asignó la tarea y ahora usted es el propietario de la tarea.

•	Ya ha creado una copia no asignada para la tarea.


No recibe informes de estado de una tarea que asignó

Al rellenar la solicitud de tarea, es posible que no haya activado la casilla de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea. Para recibir informes de estado de esta tarea, envíe un mensaje de correo al propietario de la tarea y solicítele que le envíe un informe de estado.

Para configurar las opciones y así recibir en el futuro informes de estado de todas las tareas que asigne, asegúrese de activar la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas en la ficha Tareas y notas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


No se actualiza una tarea asignada en la lista de tareas

•	Al rellenar la solicitud de tarea, es posible que no haya activado la casilla de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas.

•	Posiblemente eliminó la copia de la tarea asignada de la lista de tareas. Para recibir actualizaciones, debe mantener una copia de la tarea asignada en la lista de tareas.

•	Si creó una copia no asignada para la tarea, utilizando el botón Crear una copia no asignada de la ficha Estado correspondiente a la tarea, dejará de recibir actualizaciones en la lista de tareas de parte del propietario de la tarea original. Al crear una copia no asignada para una tarea, todos los nombres se eliminarán del cuadro Lista de actualización de la ficha Estado (cuadro de diálogo Tarea).


Recibió un mensaje de actualización de tarea en su bandeja de entrada, pero luego desapareció

Outlook comprueba periódicamente la llegada de mensajes de actualización de tareas en Bandeja de entrada. Cuando aparece un mensaje de actualización de tarea, Outlook actualizará la tarea en la lista de tareas y eliminará automáticamente el mensaje de la bandeja de entrada. La nueva información de la tarea se guardará con la misma en la lista de tareas, por lo que la información no se pierde.


No puede mover las tareas hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas

•	Puede subir o bajar tareas dentro de la lista de tareas siempre y cuando no las haya ordenado ni agrupado. En los cuadros de diálogo Ordenar y Agrupar por (menú Ver), haga clic en Borrar todo para eliminar esta configuración.

•	Si desea subir o bajar tareas en una carpeta pública, o si es un delegado y desea subir o bajar tareas en una carpeta para la que tenga acceso como delegado, debe tener permisos de propietario para esa carpeta. Para obtener más información acerca de los permisos, haga clic en [image].


Zonas horarias

En Outlook puede cambiar en cualquier momento la zona horaria haciendo clic en Zona horaria de la ficha Calendario en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Cambiar la zona horaria actual en Outlook es equivalente a cambiarla en el Panel de control de Windows. Esto afectará a todos los horarios que aparezcan en Outlook, así como a los de todas las demás aplicaciones para Windows.

En Outlook puede agregar y ver una segunda zona horaria, lo que resulta de utilidad a la hora de organizar reuniones o conferencias con usuarios residentes en otras horas horarias. Para ello, active la casilla de verificación Mostrar una zona horaria adicional en el cuadro de diálogo Zona horaria.

Al organizar reuniones con personas residentes en otras zonas horarias, el punto de referencia será la zona horaria del organizador de la reunión. Si organiza una reunión y muestra el tiempo de ocupación de los invitados de otras zonas horarias, estos tiempos se ajustarán a su zona horaria. Mostrar una segunda zona horaria es un método práctico para ver cuándo los invitados de otras zonas horarias tienen previsto celebrar reuniones. La segunda zona horaria estará visible sólo en la vista de días.

Para cambiar entre la zona horaria actual y la secundaria, haga clic en Intercambiar zonas horarias del cuadro de diálogo Zona horaria. Esto equivale a cambiar la zona horaria actual en el Panel de control de Windows. Por ejemplo, si suele viajar periódicamente entre México y Madrid, configure como zona horaria actual la hora de México y como segunda zona la de Madrid. Cuando vuele a Madrid, haga clic en Intercambiar zonas horarias para modificar la zona horaria. Para cambiar rápidamente la zona horaria en su equipo, debe tener abierta una vista de días; haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el espacio vacío de la parte superior de la barra de tiempo y, a continuación, haga clic en Cambiar zona horaria del menú contextual.


Agregar otra zona horaria

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

2	Haga clic en Zona horaria.

3	Active la casilla de verificación Mostrar una zona horaria adicional.

4	En el cuadro Etiqueta, escriba una descripción.

5	En el cuadro Zona horaria, haga clic en la zona horaria que desea agregar.

6	Si desea ajustar automáticamente el reloj del equipo a los cambios de horario de verano, active la casilla de verificación Ajustar para horario de verano.

Esta opción sólo estará disponible para las zonas horarias que utilicen un horario de verano.

Sugerencia   Puede pasar rápidamente de la zona horaria actual a una segunda zona horaria haciendo clic en Intercambiar zonas horarias. Esto afectará a todos los horarios que aparezcan en Outlook, así como a los de todas las demás aplicaciones de Windows.


Quitar una segunda zona horaria

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

2	Haga clic en Zona horaria.

3	Desactive la casilla de verificación Mostrar una zona horaria adicional.


Cambiar la zona horaria actual

1	En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Calendario.

2	Haga clic en Zona horaria.

3	Bajo Zona horaria actual, escriba una descripción en el cuadro Etiqueta.

4	En el cuadro Zona horaria, haga clic en la zona horaria que desee.

5	Si desea ajustar automáticamente el reloj del equipo a los cambios de horario de verano, active la casilla de verificación Ajustar para horario de verano.

Esta opción sólo estará disponible para las zonas horarias que utilicen horario de verano.

Sugerencia   Para cambiar rápidamente la zona horaria en su equipo, debe tener abierta una vista de días; haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el espacio vacío de la parte superior de la barra de tiempo y, a continuación, haga clic en Cambiar zona horaria del menú contextual.


Cambiar la longitud de la etiqueta de un elemento en una escala de tiempo

Mostrar

1	Desde la escala de tiempo, haga clic en Formato de vista del menú Ver.

2	En el cuadro Ancho máximo de etiqueta, escriba el número de caracteres de la etiqueta que desea mostrar.


Mostrar u ocultar la etiqueta de elemento en la vista de mes en una escala de tiempo

Mostrar

1	Desde la escala de tiempo, haga clic en Formato de vista del menú Ver.

2	Active o desactive la casilla de verificación Mostrar etiqueta al ver por mes.


Abrir el contacto al que hace referencia una entrada del Diario

1	Haga clic en Diario  [image].

2	Abra la entrada del Diario que haga referencia al contacto que desea.

3	Para comprobar cualquier nombre de contacto que no aparezca subrayado, haga clic en Comprobar nombres del menú Herramientas.

4	En el cuadro Contacto, haga doble clic en los nombres subrayados.

Nota   Si un nombre no aparece subrayado después de hacer clic en Comprobar nombres del menú Herramientas, indica que ese nombre no está en la carpeta Contactos. Para obtener información acerca de cómo crear un contacto, haga clic en  [image].


Abrir un elemento al que hace referencia una entrada del Diario

El elemento o documento al que hace referencia una entrada del Diario está disponible en el cuadro de texto de esa entrada si para crearla realizó cualquiera de los siguientes procedimientos: arrastró el elemento o el documento hasta la carpeta Diario configurándolo para que quede automáticamente registrado desde la ficha Diario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas), si utilizó el comando Registrar en el Diario o el botón Nueva entrada del Diario en la ficha Diario de un contacto.

1	Haga clic en Diario  [image].

2	Abra la entrada del Diario que haga referencia al elemento o al documento que desea abrir.

3	En el cuadro de texto, haga doble clic en el elemento o en el documento.

Sugerencia   Para abrir siempre el elemento o el documento al que haga referencia una entrada del Diario al hacer doble clic en la entrada, haga clic en Abrir el elemento correspondiente a la entrada del Diario de la ficha Diario en el cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).


Cambiar los campos utilizados para mostrar elementos en una escala de tiempo

Al ver elementos y documentos en una escala de tiempo, cada uno aparece con el intervalo de tiempo con que se creó, se guardó, se envió, se recibió, se abrió o se modificó dependiendo de los campos que se utilizaron para mostrar cada elemento. Puede cambiar los campos utilizados para mostrar elementos en una escala de tiempo. Como resultado, en la escala de tiempo pueden cambiar tanto la ubicación como la duración de los elementos.

1	En la escala de tiempo, haga clic en Mostrar campos del menú Ver.

2	En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, haga clic el conjunto de campos que desee.

3	En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, haga clic en el campo que contenga la hora que desea utilizar como fecha de inicio del elemento y, a continuación, haga clic en Inicio.

4	En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, haga clic en el campo que contenga la hora que desea utilizar como fecha de finalización del elemento y, a continuación, haga clic en Fin.


Ver las entradas del Diario correspondientes a un contacto

1	Abra el contacto cuyas entradas del Diario desea ver.

¿Cómo?

2	Haga clic en la ficha Diario.

3	En el cuadro Mostrar entradas del Diario relativas a este contacto de tipo, haga clic en el tipo de entradas del Diario que desea ver.


Cambiar la cantidad de tiempo mostrado en una escala de tiempo

Para ver elementos	Realice lo siguiente
En incrementos de hora en la escala de tiempo	Haga clic en Día
En incrementos de día en la escala de tiempo	Haga clic en Semana
En incrementos de semana en la escala de tiempo	Haga clic en Mes


Vista de tabla
Ejemplos de tipos de vistas

El tipo de vista determina la estructura básica de una vista. Al crear una vista, primero debe seleccionar alguno de los cinco tipos básicos: tabla, escala de tiempo, día, semana y mes, tarjeta de visita o icono, para formar la estructura de la organización y el formato de la información en la nueva vista.

¿Qué ejemplo desea ver?

Tipo de vista Tabla  Tipo de vista Escala de tiempo Tipo de vista Día, semana y mes Tipo de vista Tarjeta de visita Tipo de vista Iconos		En una tabla, los elementos se encuentran en una cuadrícula de filas y columnas. Cada fila contiene un elemento. Los detalles de los elementos aparecen en columnas. Para controlar el nivel de detalle en que aparecerán, agregue o quite columnas, filtre los elementos con los criterios que especifique, u organícelos o agrúpelos. El tipo de vista Tabla es el más adecuado para ver mensajes de correo, tareas y detalles acerca de otro elemento.


Vista de escala de tiempo
Ejemplos de tipos de vistas

El tipo de vista determina la estructura básica de una vista. Al crear una vista, primero debe seleccionar alguno de los cinco tipos básicos: tabla, escala de tiempo, día, semana y mes, tarjeta de visita o icono, para formar la estructura de la organización y el formato de la información en la nueva vista.

¿Qué ejemplo desea ver?

Tipo de vista Tabla Tipo de vista Escala de tiempo  Tipo de vista Día, semana y mes Tipo de vista Tarjeta de visita Tipo de vista Iconos		En una escala de tiempo, los elementos aparecen como iconos organizados en orden cronológico en una escala de tiempo, de izquierda a derecha. El tipo de vista Escala de tiempo es el más adecuado para ver entradas del Diario y cualquier elemento que desee trazarse en relación con el tiempo.


Vista de día, mes y semana
Ejemplos de tipos de vistas

El tipo de vista determina la estructura básica de una vista. Al crear una vista, primero debe seleccionar alguno de los cinco tipos básicos: tabla, escala de tiempo, día, semana y mes, tarjeta de visita o icono, para formar la estructura de la organización y el formato de la información en la nueva vista.

¿Qué ejemplo desea ver?

Tipo de vista Tabla Tipo de vista Escala de tiempo Tipo de vista Día, semana y mes  Tipo de vista Tarjeta de visita Tipo de vista Iconos		En el tipo de vista día, semana y mes, los elementos aparecen organizados en el calendario, de manera similar a una agenda de papel. Puede ver los elementos organizados en bloques de tiempo de uno o más días o semanas, o de un mes. El tipo de vista Día, semana y mes es el idóneo para ver citas y reuniones, así como las tareas programadas para determinadas fechas.


Vista de tarjetas
Ejemplos de tipos de vistas

El tipo de vista determina la estructura básica de una vista. Al crear una vista, primero debe seleccionar alguno de los cinco tipos básicos: tabla, escala de tiempo, día, semana y mes, tarjeta de visita o icono, para formar la estructura de la organización y el formato de la información en la nueva vista.

¿Qué ejemplo desea ver?

Tipo de vista Tabla Tipo de vista Escala de tiempo Tipo de vista Día, semana y mes Tipo de vista Tarjeta de visita  Tipo de vista Iconos		En una vista de tarjeta de visita, los elementos aparecen en tarjetas individuales, similares a un archivo de tarjetas de direcciones. Para controlar el nivel de detalle en que aparecerán, agregue o quite campos de un elemento, o bien filtre los elementos con los criterios que especifique. Haga clic en las letras que aparecen a la derecha de las tarjetas para pasar rápidamente a las de otras secciones alfabéticas. El tipo de vista Tarjeta de visita es el más adecuado para ver contactos y otros elementos que desee encontrar rápidamente en orden alfabético.


Vista de iconos
Ejemplos de tipos de vistas

El tipo de vista determina la estructura básica de una vista. Al crear una vista, primero debe seleccionar alguno de los cinco tipos básicos: tabla, escala de tiempo, día, semana y mes, tarjeta de visita o icono, para formar la estructura de la organización y el formato de la información en la nueva vista.

¿Qué ejemplo desea ver?

Tipo de vista Tabla Tipo de vista Escala de tiempo Tipo de vista Día, semana y mes Tipo de vista Tarjeta de visita Tipo de vista Iconos		En una vista de icono, los elementos y archivos aparecen representados por iconos individuales organizados en una cuadrícula invisible. La vista Icono es la más adecuada para ver notas y archivos en forma de iconos grandes o pequeños, o bien en una lista de iconos. Para ver información acerca de los iconos, utilice el tipo de vista de tabla.


¿Qué es Microsoft Outlook?