Actualizar una plantilla integrada

Antes de rellenar un formulario integrado, escriba el nombre de su organización, la dirección y cualquier otra información que desea que aparezca en cada factura, pedido o informe de gastos nuevo. Una vez que ha guardado la plantilla de formulario personalizada, usted u otros usuarios pueden rellenar nuevos formularios en blanco eligiendo Nuevo en el menú Archivo y haciendo doble clic a continuación en la plantilla personalizada.

1	En el menú Archivo elija Nuevo, haga clic en la ficha Soluciones hoja de cálculo y luego en la plantilla que desea usar.

2	Haga clic en el botón Personalizar, situado en la esquina superior derecha de la plantilla de formulario, y escriba la información indicada.

Si no agrega un logotipo al área de Información con formato, su marcador no se incluirá al imprimir un formulario.

3	Si otros usuarios van a utilizar el formulario y desea numerar automáticamente cada formulario, puede especificar una ubicación en la red para el archivo contador utilizado para asignar los números.

¿Cómo?

Para la plantilla Informe de gastos, puede configurar listas con información estándar de empleados que los usuarios pueden seleccionar cuando rellenan el formulario.

¿Cómo?

4	Después de rellenar la información, haga clic en el botón Bloquear y guardar hoja, en Bloquear y guardar plantilla y en Aceptar.

5	En el cuadro de diálogo Guardar plantilla, escriba un nombre para la plantilla personalizada en el cuadro de diálogo Nombre de archivo.

6	Asegúrese de que selecciona Plantillas como tipo de archivo.

7	Haga clic en Guardar.

8	En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Sugerencias

•	Microsoft Excel guarda la plantilla personalizada en la carpeta Plantillas de Microsoft Office o en la carpeta Microsoft Excel. La plantilla aparece en la ficha General del cuadro de diálogo Nuevo (menú Archivo). Si desea que la plantilla aparezca en una ficha diferente, guárdela en una subcarpeta de la carpeta Plantillas.

•	Para realizar cambios adicionales en una plantilla de formulario, utilice el comando Abrir del menú Archivo para abrir la plantilla. Haga clic en el botón Personalizar en la esquina superior derecha del formulario y, a continuación, en el botón Desbloquear esta hoja.

•	Si otros usuarios van a rellenar el formulario en sus equipos, primero tendrán que instalar y cargar el complemento Herramientas de plantilla en Microsoft Excel. Para obtener información acerca de la instalación de complementos, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.

•	Si está utilizando Microsoft Windows 95 o Windows NT, versión 4.0 o posterior, puede permitir que otros usuarios de una red utilicen una plantilla de formulario personalizada. Coloque la plantilla en una carpeta en una ubicación de red que esté accesible para todos los usuarios de su grupo. A continuación, cree un acceso directo a la carpeta o a la plantilla y haga que los usuarios coloquen el acceso directo en la carpeta Plantillas.


Usar las bases de datos incluidas en las plantillas del Asistente para plantillas

Cuando se basa un nuevo formulario en una de las plantillas de formulario integradas, se puede optar por guardar el conjunto de información que se ha introducido en forma de una base de datos especial de seguimiento que se proporciona con cada plantilla. Las bases de datos son libros de Microsoft Excel que se vinculan a las celdas de los formularios que contienen los datos introducidos.

Para utilizar las bases de datos, debe tener instalado y cargado el complemento Asistente para plantillas con seguimiento de datos. Si lo ha instalado pero no ve el comando Asistente para plantillas en el menú Datos, haga clic en Complementos en el menú Herramientas y active la casilla de verificación Asistente para plantillas con seguimiento de datos. Para obtener información acerca de la instalación de complementos, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.

Para agregar la información que ha introducido en un formulario en la base de datos asociada, guarde el formulario o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos que se muestra con cada formulario. Puede agregar la información a la base de datos que se proporciona para cada plantilla integrada o crear una nueva base de datos para utilizarla con la plantilla. Los archivos de la base de datos que se proporciona, denominados Expdb.xls, Invdb.xls y Podb.xls, deben almacenarse en la carpeta Library de Office.

Utilice el Asistente para plantillas para crear una nueva base de datos si desea realizar lo siguiente:

•	Cambiar el nombre de la base de datos

•	Almacenar la base de datos en una red o en una ubicación distinta de la carpeta Library en su PC

•	Incluir en la base de datos información introducida en diferentes celdas del formulario

•	Realizar el seguimiento de los datos contenidos en una base de datos de Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBase o Paradox

Para crear una nueva base de datos, cambie a la hoja (Factura, Pedido o Informe de gastos) que va a contener los datos que desea copiar a la base de datos. A continuación, haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas de la plantilla y en Crear una base de datos de plantillas nueva.


Agregar información de empleados a una base de datos

Los usuarios que rellenan un informe de gastos pueden seleccionar información estándar de empleados en una lista en vez de escribir la información en un formulario. Para que esta característica esté disponible, antes es preciso introducir la información en un archivo de la base de datos que utiliza la plantilla Informe de gastos. Al rellenar la hoja Personalizar informe, no olvide activar la casilla de verificación Habilitar selección de empleado.

1	Cierre las plantillas integradas o los formularios basados en una plantilla integrada.

2	Desde Microsoft Excel, abra el libro Común.xls, que se encuentra en la carpeta Macros de la carpeta Office

3	Rellene las tablas de la hoja Información de empleado.

Puede eliminar los datos de muestra.

4	En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.

Nota   Para utilizar esta característica del formulario, los usuarios deben cargar el complemento Herramientas de plantilla. Haga clic en Complementos en el menú Herramientas y active la casilla de verificación Herramientas de plantilla.


Numeración de facturas, pedidos e informes de gastos

Cuando rellena un formulario basado en las plantillas personalizadas Informe de gastos, Factura y Pedido, puede agregar automáticamente números de seguimiento secuenciales. Microsoft Excel mantiene una secuencia de numeración diferente para cada plantilla de formulario. La secuencia de numeración se incrementará cada vez que algún usuario del grupo asigne un número automático a un nuevo formulario basado en una plantilla.

Si otros usuarios van a utilizar un formulario en una red, puede especificar una ubicación de red o una carpeta compartida para un archivo contador al personalizar la plantilla. En la hoja Personalizar tipo de plantilla, especifique una dirección UNC (convenio de denominación universal) en el cuadro Ruta del archivo contador; no incluya un nombre de archivo en la dirección. Por ejemplo, escriba
\\ NombreServidor\Compartición\CarpetaFormulario

Si especifica una ubicación para el archivo contador en una red o en su PC, puede cambiar o restablecer el número inicial mediante Bloc de notas, Word u otro procesador de textos para modificar el archivo contador. El archivo contador es un archivo de texto que tiene un nombre igual al de la plantilla. El número debe comenzar con un dígito distinto de cero. Si no especifica una ubicación, Microsoft Excel mantiene la numeración internamente.

Para utilizar esta característica de las plantillas de formulario, cada usuario deberá cargar el complemento Herramientas de plantilla. Para cargar el complemento, haga clic en Complementos en el menú Herramientas y active la casilla de verificación Herramientas de plantilla.


Barra de herramientas Plantilla

Mostrar completa o restaurar tamaño

Muestra la plantilla completa a tamaño reducido o restablece el tamaño original de la plantilla.

Ocultar o mostrar comentarios de celda

Oculta o muestra comentarios que ayudan a rellenar una celda. Cuando se muestran comentarios, un pequeño triángulo rojo aparece en la esquina superior derecha de una celda para indicar que ésta tiene un comentario. Sitúe el puntero sobre una celda para mostrar su comentario. Si no ve ningún punto indicador de comentario, compruebe que este botón no está habilitado.

Documentar una celda

Permite agregar comentarios propios a cualquier celda de la plantilla.

Ayuda de plantillas

Muestra ayuda para rellenar el formulario actual.

Mostrar u ocultar ejemplo

Rellena celdas con información de muestra que indica como utilizar la hoja. Haga clic de nuevo en el botón para quitar el ejemplo.

Asignar número

Asigna un número secuencial a cada nueva copia de un formulario.

Capturar datos en la base de datos

Permite copiar datos introducidos en el formulario a un nuevo registro de la base de datos actualmente asociada con la plantilla o crear una nueva base de datos. Cree una nueva base de datos si desea copiar valores de diferentes celdas del formulario a la base de datos, utilizar una base de datos diferente o almacenar la base de datos en una ubicación de red.


Rellenar un formulario de factura

El formulario Factura realiza el seguimiento de las facturas que se envían a los clientes. Antes de rellenar la hoja Factura, escriba el nombre de su organización, la dirección, información fiscal y gastos de envío en la hoja Personalizar factura. Para obtener más información, haga clic en  [image].

Nota   Debe tener instalado y cargado el complemento Asistente para plantillas con seguimiento de datos en Microsoft Excel. Para obtener más información, haga clic en  [image].

1	En la hoja Factura, rellene información acerca del cliente, los productos o servicios que se facturan y los detallas de pago.

2	Para agregar al formulario un número de seguimiento automático, haga clic en el botón Asignar número en la barra de herramientas Factura.

Para asignar un número propio, escriba el número en la celda situada a la derecha de Factura núm.

3	Para crear un registro de base de datos en una factura, guarde la factura que ha rellenado o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Factura.

Para obtener más información acerca del modo de rellenar el formulario, sitúe el puntero sobre las celdas que tengan un pequeño triángulo rojo. Para obtener información acerca de la barra de herramientas Factura, haga clic en  [image].

Sugerencia   Para imprimir un formulario, haga clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas Estándar. El intervalo de impresión correcto se establece automáticamente.


Rellenar un formulario de pedido

El formulario Pedido controla los pedidos efectuados a los proveedores. Antes de rellenar la hoja Pedido, escriba el nombre de su organización, la dirección e información fiscal en la hoja Personalizar factura. Para obtener más información, haga clic en  [image].

Nota   Debe tener instalado y cargado el complemento Asistente para plantillas con seguimiento de datos en Microsoft Excel. Para obtener más información, haga clic en  [image].

1	En la hoja Pedido, escriba los detalles acerca del proveedor, los productos y servicios que está solicitando, así como del envío y del pago.

2	Para agregar al formulario un número de seguimiento automático, haga clic en el botón Asignar número en la barra de herramientas Pedido.

Para asignar un número propio, escriba el número en la celda situada a la derecha de Pedido núm.

3	Para agregar la información introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de datos asociada, guarde el pedido que ha rellenado o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Pedido.

Para obtener más información acerca del modo de rellenar el formulario, sitúe el puntero sobre las celdas que tengan un pequeño triángulo rojo. Para obtener información acerca de la barra de herramientas Pedido, haga clic en  [image].

Sugerencia   Para imprimir un formulario, haga clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas Estándar. El intervalo de impresión correcto se establece automáticamente.


Rellenar un formulario de informe de gastos

Utilice el Informe de gastos para controlar los gastos relacionados con el trabajo. Antes de utilizar el formulario, rellene la información relativa a la organización y a otros detalles y requisitos, como gastos de viaje permitidos, en la hoja Personalizar informe. Puede configurar la plantilla de modo que los usuarios puedan rellenar fácilmente la información acerca de los empleados y agregar números de seguimiento automáticos. Para obtener más información, haga clic en  [image].

Nota Debe tener instalado y cargado el complemento Asistente para plantillas con seguimiento de datos en Microsoft Excel. Para obtener más información, haga clic en  [image].

1	En la hoja Informe de gastos, rellene la información acerca de los empleados.

2	Introduzca los gastos efectuados durante el período especificado.

3	Introduzca todos los adelantos aplicables a este período.

4	Para agregar al formulario un número de seguimiento automático, haga clic en el botón Asignar número en la barra de herramientas Gastos.

Para asignar un número propio, escriba el número en la celda situada a la derecha de Factura núm.

5	Para agregar la información introducida en el formulario a un nuevo registro de la base de datos asociada, guarde el informe que ha rellenado o haga clic en el botón Capturar datos en la base de datos en la barra de herramientas Gastos.

Para obtener más información acerca del modo de rellenar el formulario, sitúe el puntero sobre las celdas que tengan un pequeño triángulo rojo. Para obtener información acerca de la barra de herramientas Gastos, haga clic en  [image].

Sugerencia   Para imprimir un formulario, haga clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas Estándar. El intervalo de impresión correcto se establece automáticamente.